可能會毀掉你業務的5個支出管理錯誤

1. 5個企業支出管理錯誤

人手操作流程

傳統上，支出管理是一項手動且需要大量人力的工作，給財務團隊帶來了沉重的負擔。不斷重複處理支出不僅耗費時間，而且容易出現人為錯誤。錯誤記錄的數字、錯誤分配的支出或重複輸入等錯誤很容易便會發生，並導致各種不利的結果。

手動輸入錯誤可能會導致輸出不可靠的資料，繼而影響財務分析和預測。這種錯誤訊息可能會引致未能基於現實狀況而作出決策，因而制定不符合公司利益的策略。基於不正確的資料而作出的決策可能會導致無效或有缺陷的業務策略。隨著時間的推移，這樣可能會造成財務損失，並削弱公司在市場上的競爭地位。

此外，這些錯誤也使得追蹤和監控實際開支變得困難，難以了解自己的消費模式。由於缺乏透明度，要了解消費模式變得不容易，亦難以識別可以減省成本的範疇。

人為錯誤依然是支出管理流程的一大挑戰。根據PayEm的2025年開支管理狀況報告，75%的金融專業人士仍使用人手審核和核准，而不是透過人工智能或自動化解決方案。

除了人為錯誤的風險之外，人手進行開支管理流程還會帶來更高的勞工成本。以人手進行收集、處理和分析消費數據的流程不僅繁瑣耗時，還需要額外的人員來處理。公司可能需要雇用額外的員工來處理這些工作，從而進一步推高現有的勞工成本。

忽略看似小而微不足道的開支

香港企業每天都要處理各種各樣的支出，包括看似微不足道的成本，例如銀行轉賬費用、出差時使用的八達通卡儲值費或辦公室用品的成本。

然而，新成立的企業有時會忽略這些看似小數額的開支，認為它們微不足道，不會對其營運產生重大影響。這些企業沒有意識到，繼續採取這個做法會影響其企業的財務健康。

風險在於低估這些小額支出的累積效應。銀行收費或文具之類的單項費用可能看起來不多，但如果定期出現這項開銷，它們疊加起來就可能是一筆顯著的款項。這樣的逐漸累積會慢慢侵蝕財務，這種情況常常被忽視，直到成為重大的財務負擔才被發現。

如此糟糕的消費習慣導致這些企業記不清在這些小開銷上花了多少錢。因此，當遇到財務困難時期，這些公司將很難找到削減成本和實施高效措施的方法。

複雜的開支政策

制定開支政策對於任何企業來說都是重要的一步，因為可以確保每筆支出都對公司的目標做出正面的貢獻。雖然制定批准支出和報銷的規則是有利的，但過於複雜的程序可能會適得其反。

例如，部分公司實施集中的支出審批政策，所有支出都必須經過多個層級的審批，一直到最高管理階層。

雖然此類政策有助於保持對開支的控制，但這樣可能會導致冗長的審批流程。當員工需要作出緊急支出以應對快速的市場變化或抓住大灣區的機遇時，這就構成一個重大的問題。延誤批准可能會影響公司快速有效採取行動的能力。

複雜的支出政策也導致員工花費大量時間處理行政程序，而不是把時間投放於真正有助業務成長、更具策略性的工作。

簡而言之，複雜的支出政策只會導致營運效率降低，使企業難以在香港快速變化的市場中快速適應外部變化。

沒有設立清晰明確的開支政策

正如上文所提及，複雜的開支政策可以導致各種問題。然而，過於寬鬆和不明確的開支政策也可能為財務濫用問題打開大門。

如果沒有明確的指引，員工可能會利用含糊的灰色地帶來進行支出欺詐。例如使用公司資金進行個人購物或多報費用以將多餘的現金放進自己的口袋。這種類型的欺詐不但會導致直接的財務損失，還會造成一種忽視甚至默認不誠實行為的環境，從而損害公司文化和士氣。

支出欺詐是一個嚴重的問題，因為只要公司的支出政策有漏洞，員工就很可能會進行欺詐。Emburse 2024年的一項調查就說明了這個問題。該調查發現，1,000名員工中有24%承認因為其工作公司沒有訂下明確的支出政策，曾以個人目的而報銷支出，。

過於寬鬆的預算

預算是企業確保其支出符合業務需求的重要工具。然而，問題是，並非所有企業都將預算視為支出管理的重要組成部分。

有些企業，尤其是新開立的企業，有時並不認真看待預算的工作。新開立的企業往往由財務管理經驗有限的人經營，因此這類公司往往會把錢花在預算以外的費用上。

最終，他們在每個財政年度都出現支出超出預算的情形，使他們更難獲利或累積現金以在香港競爭激烈的市場拓展業務。

2. 如何避免開支管理錯誤

制定清晰有效的預算政策是控制公司開支、避免超支和降低欺詐活動風險的關鍵一步。以下是制定預算政策時需要考慮的一些重要範疇：

制定清晰明確的預算政策

制定清晰明確的預算政策將有助控制公司的支出，避免超支和欺詐活動。

列明可報銷的支出

你需要建立一個清單，列出可報銷的特定支出項目。這種透明度有助於防止誤解，並確保員工清楚知悉哪些與工作相關的支出（從地鐵車資以至客戶招待）是可以或不能申請報銷。

設定開支限額

設置消費上限，鼓勵員工負責任地管理其支出。透過設定這些限制，你可以加強跟從預算目標，並阻止過度消費。

制定清晰的報銷政策

設立特定條件，規定員工必須滿足特定條件才能申請報銷。例如，當所有報銷申請均附有收據，並在指定時間範圍內（例如月底之前）提交，報銷申請將可獲處理。

定義可獲豁免遵循政策的情況

有時或會出現需要繞過標準支出政策行事的情況，例如在某些緊急情況下，遵循平時的程序是不切實際的。為了就這種情況作預備，你需要定義不受標準支出政策約束的特定情況或活動。

使用公司卡

在香港，公司卡是一個提高支出透明度和控制支出的重要工具。透過使用公司卡，你的員工可以在預算範圍內消費，同時讓你得知消費金額以及消費用途。公司卡還提供支出數據，有助你對支出模式進行評估，從中識別省錢的機會。

支出管理自動化

將支出管理流程自動化，有助減省人手操作的任務，避免由人為錯誤引致的財務問題。自動化功能還可以讓你實時追蹤支出，更好地了解你的支出情況。此外，將流程自動化還可讓你更有效地安排員工岡位。例如，原本負責會計對賬等手動任務的員工可以重新分配到處理分析和預測等更具策略性的任務。

但是，在選擇支出管理平台時需要小心注意。你需要確保所選平台備有的功能，是可以解決你的支出管理問題，並且能夠滿足你業務需求。

3. Aspire助你避免犯下支出管理錯誤

Aspire提供全面的支出管理系統，不但可以為你節省時間，還可以讓你更好地控制和監察支出。Aspire透過以下途徑幫助香港企業更好地管理支出。

1) 利用預算功能，為開支作好安排。你可以在客戶、專案或團隊層級設立預算以及這些預算的用途。你也可以指定負責這些預算的人員，而這些人員亦可新增其他成員來管理自己團隊或專案內的開支。

2) 虛擬卡可更好地控制開支。你可以根據你的支出政策進行客製化，針對每個用例、訂閱或員工發出無限數量的虛擬卡，從而免卻耗費時間的報銷流程。

3) 讓報銷管理流程變得輕鬆。Aspire允許你的員工透過上傳收據來提交報銷申請，同時讓您能夠從一個儀表板審核、批准和支付索賠。

4) 與會計軟件整合。將Aspire跟你的會計軟件同步，免除人為錯誤，並節省時間。

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