了解Zenyum如何以Aspire公司卡管理員工開支

公司：亞洲標誌性Smile Cosmetics品牌

Zenyum的創立目標是提供既可負擔而容易可及的口腔護理，更重要的是讓每個地方的人都可綻放燦爛笑容。從其聞名的3D打印隱形牙套和隱形矯齒到聲波牙刷，Zenyum不斷擴展其Smile Cosmetics 產品系列，並已在整個區域中贏得了數十萬顧客的青睞。僅僅五年時間，Zenyum已成為亞洲最大的客戶品牌之一，業務遍及新加坡、馬來西亞、日本、香港和台灣等八個市場。

目前為止，Zenyum已從RTP Global、Sequoia India、L Catterton等機構和藍籌投資者 身上籌集了超過5000萬美元的資金。Zenyum與亞洲各地500多家牙科診所建立了合作夥伴關係，通過創新技術改變傳統牙科護理，致力帶來更健康自信的笑容。

難題：緩慢的手動開支管理流程

Zenyum擁有超過200名遍佈各地的大型員工團隊。作為一家快速增長的品牌，積極進軍新市場的Zenyum需要一個高效而可靠的方法來追蹤團隊和員工的開支。可惜緩慢的手動開支管理流程常在月底對賬時造成延誤。若缺乏一個貼合業務擴展計劃的綜合財務管理系統，Zenyum並無法在開支和預算決策上作出明智而有理據的決定。

#1 對員工開支只有有限度的可見性和控制

Zenyum的核心業務模式是與牙科診所建立夥伴關係來推廣其隱形矯正器。這使Zenyum能迅速將其牙科服務和產品在地化打入新市場，並保持其良好服務和質量標準。Zenyum的合作夥伴網絡遍佈7個國家，涵蓋500多家診所，其中包括新加坡、香港、印尼、馬來西亞、台灣、泰國、日本及越南。伴隨著當地團隊和員工在旅行或市場營銷等方面產生大量附帶開支時，追蹤開支變得越來越困難。

#2 無法在員工或部門層面設置預算計劃

作為一家快速增長的初創公司，Zenyum在成長和擴展的初期階段很難制定明確的開支政策。他們需要一個多功能財務平台讓他們可以即時查看具透明度的開支，還能讓財務部門輕鬆執行限額和分配預算。

#3 緩慢且手動的財務流程

在使用Aspire前，員工均以個人卡付款，然後再申請報銷。由於小額交易的數量龐大，財務團隊不得不手動追蹤和批准每一筆開支。但這樣的做法效率太低且耗時。

他們過往的系統沒有提供對業務有益的額外功能，如會計整合和內置公司卡。

解決方案：採用具備內置開支追蹤功能的公司卡

得知財務團隊現正面臨的挑戰後，營運總監Frederik Krass隨即轉用Aspire全方位平台。通過運用Aspire內置的開支管理功能， Zenyum可即時監察交易並實時了解員工的開支。 再者，Zenyum採用了Aspire的公司卡，為員工和團隊提供了更靈活的開支管理方法，同時維持對預算的全權控制。

#1 24/7 全天侯，透過單一介面掌握所有實時開支資訊

Zenyum不再依賴個人卡，而是向員工及團隊發出Aspire虛擬公司卡。受惠於內置的開支管理功能，任何交易均會立即被記錄，並有助財務團隊在單一介面上輕鬆監控每筆開支的類型、金額、目的及來源。此外，團隊還可根據支出詳情迅速調整預算及相關政策。

#2 為員工和團隊提供預設預算和限額的公司卡

透過利用 Aspire的無限量虛擬公司卡，員工可放心運用預算內的資金。 Zenyum 的財務團隊可透過介面即時設定和調整任何階層的預算，包括員工、團隊或部門範疇。這種靈活性不僅便利員工安排付款，同時使財務部能根據其工作流程定製合適的智慧支出政策。例如，可為軟件訂閱方面安排一張專屬卡，以確保更有效管理供應商的成本。

#3 無縫而自動化的報銷處理和更流暢的會計流程

Zenyum每月收到大約40份員工報銷申請。通過以Aspire公司卡處理所有報銷，Zenyum不再需要手動追蹤收據和文件。他們還能設立自己的審批流程， 讓經理及時收到通知。這無疑加快了報銷處理過程，並簡化了每月的工資管理。Zenyum還在探索Aspire與其會計平台Oracle Netsuite的原生整合，以達致更順暢的結算和財務報告流程。