Multiplier x Aspire：透過 Aspire 的開支管理系統，團隊可以隨時掌握公司整體支出

曾有一次，一位業務拓展經理在越南出差期間，公司信用卡的每日消費限額不足以支付酒店按金，最後要動用私人信用卡墊付，事後花了接近一個月時間才完成報銷。對一間業務遍及 35 個國家、團隊經常需要跨境出差的公司而言，這種先花錢、後知道的做法，長遠而言會影響業務擴張的速度。Multiplier 正正面對這樣的情況。

Multiplier 於 2020 年由 Sagar Khatri、Amritpal Singh 及 Vamsi Krishna 創辦，總部設於新加坡，是一個環球僱傭平台（Employer of Record），讓企業無需在當地註冊法律實體，即可在全球 150 多個國家合規招聘員工。截至 2023 年初，Multiplier 員工人數已達 201 至 500 人，分佈於 35 個國家，出差是團隊日常工作的一部分，這也是開支管理問題特別明顯的原因。

挑戰：預算規劃只能於月結後檢視

Multiplier 面對的核心問題，是財務團隊缺乏即時掌握公司整體開支的方法。由於員工只能依賴少數幾張共用公司卡，或先自行墊付開支再事後報銷，管理層經常要到月底結算時，才發現實際開支已偏離預算。對賬過程需要額外投入約 65 小時的人力與時間，在出差旺季，每月新增的出差申請數量可達 45 張。

除了預算規劃，Multiplier 同時面對另外三個問題：

在找到 Aspire 之前，Multiplier 並非完全沒有嘗試過解決方法。財務團隊最初要求往來銀行增發更多企業卡，並安排一位財務主管每週手動整理各地區的收據及發票。這類做法在團隊規模較小時或許可行，但隨著 Multiplier 業務擴展至東南亞及歐洲市場，出差申請數量在半年內增加超過一倍，銀行的審批流程未能跟上，某次月結更發現實際開支與預算相差超過 15%，管理層漸漸明白，單靠增加人手或加班已經無法解決問題，必須改用一套完全不同的系統。

升級財務體驗：團隊轉用 Aspire

在著手尋找解決方案時，Multiplier 曾比較兩間本地銀行的公司卡方案，以及其他開支管理平台。傳統銀行普遍要求冗長的盡職審查流程，並須安排管理層親身到分行開戶及簽署文件，相反，Aspire 讓團隊可以自助設定帳戶，毋須等待審批即可簽發公司卡。

真正促成決定的，是 Aspire 能夠一次解決三個問題：

• 預算即時可視：不再需要等到月結才發現預算差異
• 公司卡簽發效率：自助設定帳戶，毋須等待審批
• 多貨幣現金流靈活性：支援 30 多種全球貨幣，減少外匯附加費

相較於同時使用多間銀行及報銷工具分別處理的做法，這種單一系統的做法，更符合一間快速擴張的公司所需要的簡單性。以下是傳統銀行方案與 Aspire 的主要分別：

導入 Aspire：系統對接與整合流程

Multiplier 的上線過程分為三個階段：

1. 2022 年第三季：為核心出差團隊率先發卡，整個基本設定歷時約 3 週
2. 設定規則：建立支出限額及商戶鎖定規則，確保每張公司卡的使用範圍符合預算要求
3. 全公司推行：逐步擴展至其他部門，取代原有的報銷流程

導入初期，團隊需要在頭一個月同時使用新舊兩套系統，並重新培訓員工上傳收據的習慣。由於 Aspire 公司卡可即時線上簽發，Multiplier 毋須像使用傳統銀行卡般，等待數週的審批與郵寄流程。

邁向新財務系統後的具體改變

上線首季，財務團隊開始感受到最明顯的變化：透過 Aspire 的開支管理系統，團隊可以隨時掌握公司整體支出情況，不再受限於月結週期。與此同時，出差團隊亦開始使用支援 30 多種全球貨幣的公司卡，讓團隊無論身處何地，都能以當地貨幣直接交易。