FLORA KATA x Aspire：擺脫人手試算表，穩定管理跨境貿易財務

當 FLORA KATA 的財務團隊身處海外，需要即時處理供應商付款時，銀行的手機應用程式忽然無法正常運作。團隊在最需要完成交易的時刻反而動彈不得，只能眼睜睜看著付款延誤。

對一間業務橫跨多個製造業樞紐、經常需要在外地即時處理付款的紡織貿易公司而言，銀行系統本身的不穩定，往往比市場競爭更直接影響日常營運。

FLORA KATA 於 2023 年由 Karen Yuen 創立，總部設於新加坡，短時間內已在國際服裝布料貿易產業中建立起自己的定位。公司業務遍佈中國大陸、香港、台灣、越南及柬埔寨等亞洲主要製造業樞紐，為多個知名零售時尚品牌提供服務，並向香港、歐洲、加拿大及美國市場供應紡織品。

儘管 FLORA KATA 只是一間 10 人團隊的公司，規模相對較小，但已將自己定位為全球紡織品供應鏈中的靈活中介，同時管理著複雜的國際交易，以及與製造商及主要零售品牌之間的關係。

導入前：銀行系統拖慢國際業務的節奏

隨著 FLORA KATA 擴大其國際貿易業務，過往合作的傳統銀行開始顯得力不從心。銀行應用程式在國際旅行期間經常出現技術問題，嚴重削弱了團隊管理敏感交易的能力。

這種不可靠性，直接影響到需要頻繁出差的僱員，令他們難以在外地順利管理公司的全球營運，也令團隊逐漸對這套系統失去信心。

除了技術可靠性，FLORA KATA 同時面對另外兩個問題：

在找到 Aspire 之前，FLORA KATA 曾考慮過更換另一間傳統銀行，亦曾短暫外聘一位兼職會計，協助整理各個市場的試算表記錄。更換銀行的想法最終沒有落實，因為團隊發現市場上大部分傳統銀行提供的介面及功能相差無幾，未必能夠真正解決問題的根源。

外聘會計的安排維持了數個月，確實稍為減輕了團隊的工作量，但每逢交易量增加的旺季，仍然需要額外加班才能追上進度，而且外聘人手對公司內部的採購及供應鏈細節認識有限，經常需要團隊重複解釋每筆交易的背景，這種安排最終被認為不是長遠可行的做法。

產業背景：中小型跨境貿易企業為何經常被銀行科技拖累

FLORA KATA 遇到的情況，並非個別事件，而是許多規模較小的跨境貿易企業普遍面對的結構性問題。銀行開發數碼工具時，往往優先考慮兩類客戶：一般零售消費者，或者交易量龐大的大型企業客戶。

對於像 FLORA KATA 這種介乎兩者之間的中小型貿易企業而言，銀行提供的工具經常顯得不夠貼合實際需要，功能上過於簡化，未能應付複雜的跨境交易，介面設計卻又不足以支援專業財務團隊的日常操作。

決定轉用 Aspire：找一套追得上業務速度的銀行方案

FLORA KATA 需要的是一套現代化、技術先進的解決方案，去管理其日益複雜的國際貿易業務。團隊在評估期間，曾接觸數間傳統銀行及市場上其他標榜數碼優先的財務管理平台。

傳統銀行的介面及功能大多與過往合作的銀行相差無幾，未能真正解決系統穩定性及功能過時的問題；部分數碼平台雖然介面較新，卻缺乏索償處理及會計整合等 FLORA KATA 實際需要的功能，意味著團隊仍然要另外處理部分財務工作。

相較於上述選項，Aspire 的平台不論地域界限，都能提供一致而可靠的表現，這種全天候的穩定性，對於經常需要國際商務旅行的團隊而言尤其重要，也是團隊最終決定轉用 Aspire 的關鍵原因。

由核心帳戶到會計整合

FLORA KATA 並沒有一次過將所有財務工作轉移到 Aspire，而是分成三個階段逐步推行：

1. 開立核心帳戶：團隊首先開立 Aspire 帳戶，優先處理與主要製造商之間的付款，同時保留原有銀行帳戶作為過渡
2. 導入卡片及索償功能：約一個月後，團隊開始為僱員發卡，並啟用自動化索償處理功能，取代原有的紙本報銷流程
3. 完成會計系統整合：在確認日常付款及發卡流程穩定運作後，團隊才將會計系統與 Aspire 完全整合，正式停用原有的試算表對賬方式

整個過渡期間，團隊需要同時維護新舊兩套記錄，並重新培訓財務人員適應新的工作流程，這也是團隊選擇分階段推行的原因。

解決方案：Aspire 的先進數碼銀行平台

FLORA KATA 需要的是一套能夠同時解決技術可靠性、功能創新及財務整合這三個問題的方案，而 Aspire 的數碼銀行平台做到的，正是一次過回應這三方面的需要。有別於過往銀行系統在國際旅行期間經常出現故障，Aspire 的平台不論地域界限，都能提供一致而穩定的表現，確保團隊在最需要處理交易的時刻不會被系統問題卡住。

在功能創新方面，Aspire 持續提升平台表現並更新功能，確保 FLORA KATA 一直能夠使用最新的金融科技，現代化的介面及定期更新，亦讓平台能夠貼合團隊不斷變化的業務需求。而在財務整合方面，Aspire 將原本分散的多項工作整合到同一個平台：

這些功能取代了過往依賴試算表的人手輸入流程，讓財務團隊不再需要在多個系統及表格之間來回切換。

成果：不再被系統拖後腿

採用 Aspire 後，FLORA KATA 在系統穩定性及財務流程方面都錄得改善：

總結：規模小，不代表要將就財務系統

FLORA KATA 的個案，反映的是許多規模較小、但業務橫跨多個國際市場的貿易企業都會遇到的共同困境：傳統銀行的技術基礎設施未能跟上業務國際化的速度，令團隊在最基本的系統穩定性上就要花費額外精力。

同時，團隊又要依賴人手試算表處理原本應該自動化的財務工作，這種雙重負擔在人手有限的中小企身上尤其明顯。

如果貴公司同樣面對銀行應用程式不穩定、財務團隊仍然依賴試算表處理日常工作等問題，FLORA KATA 的經驗顯示，一個技術基礎穩固、功能持續更新的數碼銀行平台，可以同時解決系統穩定性及財務流程整合這兩個問題，而不需要繼續依賴容易出錯的人手方式。

Aspire 超越傳統戶口：一站式整合匯款、公司卡與會計自動化系統

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