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香港企業在日常營運時，賒賬交易或貨到付款十分常見，企業不時會先提供產品或服務，然後在若干日子後才收到客戶付款。不過，隨著公司規模擴大、交易量增加，若未能妥善管理應收賬款，資金未及時回籠，將對現金流構成壓力，甚至損害營運效率。
因此，應收賬款管理對公司財務健康舉足輕重，既影響會計記錄的準確性，更直接影響企業的資金周轉與風險管理。行之有效的應收賬款制度，可協助企業提升資金流轉速度、減少壞賬。近年隨著電子發票、網上付款等數碼工具普及，無論是大企業還是中小企，都可善用現代化系統，簡單地建立數碼化的應收賬款流程。
本文說明管理應收賬款的重要性、與應付賬款的區別、管理流程與常用指標、策略以及數碼化應用方案，並分享Aspire商業戶口如何協助企業簡化應收賬款流程，提升現金流管理。
應收賬款是甚麼？
應收賬款（Accounts Receivable，簡稱AR或A/R）是指企業向客戶交付商品或服務後，尚未收到的欠款金額。在會計學上，這些款項屬企業向客戶提供的短期債務，在資產負債表中列為流動資產，因為企業如無意外應可在一年內收回該筆金額。
舉例說，一間印刷公司為客戶印製宣傳刊物，交易雙方同意在交貨後30天付款。印刷公司於是在交貨時開立發票，作為日後收款的依據，發票上的未收款項，即為一筆應收賬款。
只要企業能妥善管理應收賬款，包括設立清晰的信用政策、準時開票、定期追收款項，並管理風險，便能加快資金回籠、減少壞賬風險。相反，應收賬款管理不善可導致資金被「鎖死」在未收回的賬款中，最終影響公司營運與擴張。
此外，應收賬款本質上是由信用交易產生，反映企業對客戶的信任程度。企業提供賒賬，變相等同向客戶「借錢」做生意，無法收回款項的話，即形同蝕錢。因此，任何規模大小企業的財務負責人，都應了解應收賬款的重要性，建立妥善管理應收賬款制度，並視之為不可或缺的基礎知識。
應收賬款與應付賬款有甚麼分別？
應收賬款與應付賬款，是企業處理信用交易的兩大核心元素。應收賬款是企業「應收回來的錢」，屬於資產；應付賬款是企業「應支付的錢」，屬於負債。兩者皆與現金流密切相關，但管理策略與財務影響截然不同。
管理應收賬款，所關注重點是加快收取未付餘額的速度、減低壞賬風險；而管理應付賬款，則聚焦在適當延遲付款時間或爭取有利付款條項，平衡維持供應商信任與現金流彈性。
應收賬款 vs. 應付賬款比較
管理應收賬款流程與關鍵指標
建立清晰、有系統的應收賬款流程，有助提升回款效率、降低壞賬風險，並保持現金流穩定。主要步驟包括：
- 建立信用政策：與客戶交易前，企業可按不同類型客戶，設定清晰的信用政策，包括信用額度、付款條款（如Net 30或Net 60等）、預收款項比例等。
- 開立並發送發票：當產品交付或服務完成後，應即時開立發票，列明項目、金額、付款期限與方式。使用電子發票可加快流程和方便管理，避免遺漏。
- 記賬及發送付款提示：財務部門須將賬單金額記錄為應收賬款，並確保發票與實際交易內容一致，以及在付款到期日前主動提醒客戶支付。
- 收款與入賬：客戶付款後，應即時配對發票並記錄為收入。
- 追收與風險控制：如有逾期款項，財務部門應該追收，例如發出催款信、電話通知、凍結後續供應，甚至交由律師處理。若確定款項無法收回，則將金額記錄為壞賬。
應收賬款常用財務指標
企業可透過量化指標，持續追蹤應收賬款的整體表現。這些財務比率有助評估回款效率、現金流狀況，以及潛在的壞賬風險。常用的財務指標包括：
提升應收賬款管理效率的5大策略
以下是適合香港企業使用的5項實用策略，幫助提升應收賬款管理效率，各行各業可根據自身情況調整並採用。
設立清晰的信用政策
企業應建立一套清晰明確的信用政策，列明哪些情況下，可向哪些客戶提供賒賬、信用額度上限、付款期限，以及收取多少訂金等。財務部門應分析客戶背景，並與銷售部門緊密配合，確保交易按規則操作，降低潛在壞賬風險。對於新客戶或付款記錄不良的客戶，公司應設立較保守的條款，例如要求全額預先付款，或向客戶更加強調逾期付款的後果等。
及早開立內容完整的發票
企業應在產品交付或服務完成後，盡快開立發票並發送給客戶。每張發票應清楚列明項目、金額（或未付餘額）、付款期限、稅項與付款方式，以減少查詢與爭議。發票準確性亦非常重要，一旦出錯往往會導致付款延誤，增加人手成本。
提供多元化及方便的付款方式
企業應盡可能簡化客戶的付款流程，並提供多種付款選項，以縮短付款周期。除了傳統銀行轉賬外，你亦可根據行業與客戶偏好，考慮加入信用卡、轉數快（FPS）、電子錢包（如PayMe、AlipayHK）。發送付款請求時，企業可考慮在發票中加入付款連結或QR Code等電子方式，方便客戶盡快完成支付。
定期追蹤應收賬款與賬齡分析
公司財務部門應定期檢視應收賬款，計算應收賬款周轉率，以衡量公司財務表現，以及建立賬齡分析系統，把賬款依時間分類，例如0–30日、31-60 日、超過90日等。透過應收賬款賬齡分析，你可識別出付款較慢或經常逾期的客戶，然後優先提醒他們付款，並評估是否需要調整信用條件。
善用科技自動化工具
傳統企業多數用試算表管理應收賬款，容易出現遺漏與出錯。企業應善用現代化的雲端會計或收款系統，例如Xero、QuickBooks或Aspire等商業金融科技平台，用作開發票、提醒逾期付款、即時對賬與製作報表。這些工具可節省人力資源，並大幅提升資訊透明度與應變效率。
善用Aspire商業戶口，提升應收賬款管理
Aspire商業戶口為香港企業提供一站式的應收賬款管理解決方案，你可透過自動化工具簡化流程，並加強現金流控制，部分實用功能包括：
- 快速開立發票：建立專業發票並發送付款請求，支援多種付款方式
- 自動追蹤與提醒：即時更新發票狀態，自動發送付款提示
- 多賬戶管理：可按供應商、平台等分類追蹤收入，簡易掌握應收賬款
- 整合會計系統：與Xero、QuickBooks等主流會計軟件同步，簡化賬目管理
現金流與收入概覽：在一個報表集中查看所有應收賬款與收款進度，輕鬆掌握公司財務狀況
Frequently Asked Questions
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