報銷管理指南：公司/僱員如何加速支出報銷程序？

報銷是什麼？

報銷是向員工償還與工作相關支出（例如業務支出或保險費用）的程序。一些常見的商業支出包括出差、餐飲、客戶娛樂和水電費。這些支出可按公司的支出政策向員工報銷全部或部分金額。

例子：假設您的業務發展經理前往深圳出差。雖然高鐵車票和住宿費已由公司預先支付，但在當地，他需要以個人現金墊付一筆客戶晚宴費用。由於這筆開支具備清晰的商業理由，當他返回香港後，便可向財務團隊提交支出報銷申請。公司核實無誤後，會將這筆員工墊付款全額退還給他。

報銷管理對公司/僱員的重要性

1. 財務控制與合規： 報銷機制既允許員工進行必要開支，同時亦確保僱主能對開支有清晰的控制權，避免不必要的支出。
2. 減輕稅務負擔： 僱主可將員工報銷視為業務支出，這有助於簡化報稅表處理，有效減輕整體稅務負擔。
3. 提升資金流動性： 及時處理員工支出報銷，意味著公司能擁有更多可動用現金，有助於企業更快實現業務目標。

不同類型的可報銷支出

商務支出報銷

商務支出報銷是員工報銷最常見的類型之一，是一個涵蓋所有用於商業目的的資金的總稱類別。對於香港企業來說，值得注意的是，稅務局（IRD）對商務支出文件有明確具體的要求。所有收據應保存至少7年。

企業的報銷支出涵蓋範圍廣泛，不僅限於機票或住宿費用，許多看似細微的費用也是報銷的重要組成部分。以下是常見的可報銷或可扣稅的業務支出類別：

1. 商務旅遊與雜項

商務旅行成本不僅包括航班、高鐵票及酒店住宿，還包括所有地面交通費用，例如地鐵車費、的士或租車服務。此外，旅行證件、簽證申請和員工疫苗接種等出差前的準備費用亦可報銷。

2. 辦公用品與行政工具

這類支出涵蓋了業務運營所需的辦公室耗材和行政工具費用：

• 辦公用品： 釘書機、便條紙、螢光筆等
• 營運耗材： 影印機、印表機所需的工具和耗材

3. 員工培訓與專業進修

僱主為提升員工技能和水平而投入的資源均可報銷，例如：

• 研討會、網絡研討會和會議費用
• 提高技能的課程或工作坊
• 訂閱與產業相關的出版刊物或書籍
• 受香港認可的專業認證課程

4. 市場營銷與廣告支出

市場營銷支出通常可以完全扣除，是企業報銷的重點領域：

• 線上推廣： 社交媒體貼文、市場營銷活動、網站設計或改版
• 實體廣告： 港鐵站廣告、本地報紙或雜誌廣告、電台或 TVB 廣告
• 其他雜項： 商標設計、卡片、傳單、活動贊助等

5. 商務招待與餐飲

這類費用包括例行的客戶午餐、員工聚餐或小食。由於每個月的付款金額都不同，因此必須保留所有詳細的商務餐費收據，以確保報銷流程的準確性。

交通費報銷

大多數公司的交通費報銷僅適用於常規商業活動，並不包括員工的日常通勤。它只涵蓋員工在工作期間的行程，例如前往客戶公司或到交通不便的地區參加商務會議。

制定清晰的交通費報銷政策是一項重要的財務策略。公司可以設定自己的報銷費，但無論如何，員工必須確切了解「商務活動」的定義及其涵蓋的項目（包括燃油費等）。

醫療支出報銷

香港的醫療福利通常包括私人和公共醫療服務選擇。許多公司透過團體計劃提供醫療保險，但某些費用可能仍需要申請報銷。

香港常見的可獲報銷的醫療費用包括：

• 私人診所就診
• 專科門診
• 傳統中醫治療
• 牙科保健
• 視力保健
• 生育福利

根據香港法例，僱主必須根據《僱員補償條例》（ECO）為其僱員提供工傷補償保險。某些僱主還提供其他受歡迎的福利，如牙科和視力保險以及為準父母提供福利。

僱員津貼

公司可以將津貼視為發給每位員工的補貼，通常是固定金額。常見的津貼包括：

1. 醫療津貼

醫療津貼可以補充香港法例要求的強制保險範圍。公司可為以下情況提供額外津貼：

• 私家醫院保險
• 專科門診
• 家庭醫療保險
• 預防性健康檢查

2. 身心健康津貼

為應對隨現代工作的精神過勞和身體疲憊，健康津貼（Wellness Stipends）漸漸成為企業支援員工的重要方式。通常可以涵蓋以下項目：

• 健身房會員資格
• 瑜珈課程
• 精神健康支援
• 健康應用程式訂閱
• 壓力管理計劃

3. 遙距工作津貼

在家工作徹底改變了工作場所文化。而遙距工作津貼旨在支付在家工作產生的額外費用。公司可能會提供：

• 家庭辦公設備津貼
• 上網服務補貼
• 電費補貼
• 共享辦公空間會員

哪些是不可報銷的支出？

公司只會就報銷支出政策中提及的項目發還款項。所有個人支出或缺乏足夠證據支持的費用，均不可報銷。

例如，假設有員工前往廣州出差，但其活動跨越了「出差」的界線，在這種情況下，由於缺乏清晰的商業理由，該員工不能報銷其商務旅遊支出。

其他常見的不可報銷支出如：

• 旅行期間的洗衣
• 代客泊車服務、租車或住宿升級費用
• 交通違規罰款

欠缺報銷系統有哪些隱藏成本？

沉悶的手動輸入程序

準確的數據對於每家公司的資金管理都至關重要。然而，很多公司仍然採用手動輸入，導致資訊不準確、員工培訓時間延長以及發票重複等問題。

繁瑣的收據管理工作

當員工需要處理差旅支出時，最大的挑戰在於人手保留和提交收據，同時確保所有開支都符合公司政策。他們必須在規定期限內，手動填寫並提交準確的資料。而財務團隊則必須耗費大量寶貴時間，逐一核對收據的真實性與合規性。

這種耗時且易出錯的雙重行政負擔，提醒我們傳統報銷系統效率低下，企業需要一套自動化、標準化的系統，才能真正提高整體營運效率。

不清晰的支出政策

若報銷政策清晰度不足，極易使員工感到困惑，導致提交不可報銷的支出，並為財務部門帶來不必要的頭痛。

更重要的是，員工若使用個人現金或信用卡支付了超出政策範圍的款項，不僅會造成不必要的金錢損失和員工不滿，還會使整個報銷流程成為潛在的障礙，直接阻礙業務成長。

員工對工作失去投入度

當員工需要自費墊付大額的產品和服務開支時，無疑會為他們帶來沉重的經濟壓力。此外，審批時間過長且缺乏透明度，會導致報銷款項延遲發放，進而影響員工的工作積極性，導致整體工作狀態欠佳。

存在欺詐報銷的可能性

支出詐騙在大多數企業中相當常見，因為難以追蹤報銷的真實性，使企業面臨潛在的財務損失。最常見的欺詐行為包括虛構支出、錯誤標籤分類、重複報銷和誇大支出費用。因此，企業必須建立強大的內部監控機制，以確保每一筆支出的合法性。

如何有效管理可報銷支出？

制定清晰明確的報銷政策

改善報銷流程的第一步，是制定清晰的指引並有效傳達。在員工提交收據之前，公司應讓員工充分了解可報銷支出、特定要求及批准門檻，這能為財務團隊節省大量寶貴的時間。

例如，預先回答「員工是否需要在有限預算內購買特定服務？」或「是否允許在多個供應商處支出？」等問題，能消除員工犯錯的可能性。這種事前溝通對員工和財務團隊都極為有利，因為它能確保您的團隊成員作出合規、合理的消費。

簡化收據管理

財務團隊面臨的最大挑戰之一，正是處理不清晰、不一致或遺失的收據，這導致需投入大量的時間和資源去追蹤完整資訊。解決方案在於制定統一的收據收集方式，並採用報銷自動化工具。這能以最少的精力、最快的速度，確保收據合規且資料完整，顯著加快報銷流程。

簡化審批流程

如果沒有清晰的審批流程，在員工支出管理上投入的所有努力都是徒勞。在現代商業的快速發展下，組織必須透過標準化的審批流程來提高透明度並避免瓶頸。這不僅能最大程度地減少疏忽，更能提高報銷流程的效率，確保員工按時獲得退款。

設立預先制定預算

制定和設立預算有助於財務團隊控制支出，管理當前花費並規劃未來資金需求。預先制定的預算能推動重要的商業決策，例如減少不必要的開支、投資新機會或擴大團隊規模。有了適合的預算計劃，公司就能明確支出的優先順序，提升企業現金流。

建立集中系統，方便監察

建立高效的集中系統是實現報銷監察的第一步，因為它能將來自多個渠道的報銷申請統一匯集，提升效率。發出統一的公司卡不僅能省去員工重複提交收據的繁瑣過程，更能利用預算制定功能，確保員工謹慎消費。此外，採用商務支出自動化工具能加快回應時間，並將所有資料儲存在單一平台上，輕鬆監控資金流向，對於涉及跨貨幣交易的企業來說，，這一點尤其重要。

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