給僱主在香港有效管理員工支出報銷的指南

1. 報銷是甚麼意思？

報銷是向員工償還與工作相關的支出（例如業務支出或保險費用）的金額。一些常見的商業支出包括出差、餐飲、客戶娛樂和水電費。這些支出可按公司的支出政策向員工報銷全部或部分金額。

然而，報銷常常與報酬混淆，因為在這兩種情況下員工都會收到金錢。但是，它們是兩個不同的概念。

報酬是支付給員工工作的金錢，包括薪資、工資和花紅。這樣，員工的薪資是每月支付的，而報銷則是偶爾發生的。

讓我們透過一個例子來了解兩者之間的差異。

假設你的業務發展經理約翰到深圳出差。他的高鐵車票和住宿費都已由公司支付。但是，在當地期間，他最終還是支付了跟客戶晚膳的費用。約翰在收據上記下了是次會面的詳情。

當他返回香港時，他必須向財務團隊提交支出報銷申請。由於他先以個人現金支付晚餐費用，並且有清晰的商業理由，因此公司將會向他退還這筆款項。這是報銷。

另一方面，約翰會在月底收到工作得來的薪資。這是報酬。

如果沒有適當地處理員工支出報銷，那麼對企業和員工雙方來說都會挺煩擾。除了要等待至發薪日之外，員工還有很多文件需要處理。該流程還包括填寫整個支出記錄，並由經理簽署，還要確保將其遞交予財務團隊才能進行退還。然後，輪到財務團隊有一個艱鉅的任務，就是要核實收據。再次強調，只有附有正本且完整收據的申請才獲接納。

流程太複雜了吧。或許，會有一個更令人滿意的處理方式吧？

當然有。在我們了解這一點之前，讓我們先理解員工支出報銷的重要性。

2. 員工支出報銷的重要性

員工支出報銷對於組織來說非常重要，原因是：

1. 它允許員工進行必要的支出，而僱主又可以控制避免不必要的開支。
2. 僱主可以將員工報銷視為業務支出。這樣有助於他們輕鬆地處理報稅表，從而減輕處理稅務的負擔。
3. 及時處理員工支出報銷意味著公司擁有更多可動用現金，用來實現業務目標。

在當今的現代社會，員工可能今天到辦公室工作，明天就在家工作，你如何確保員工支出報銷等關鍵程序不會因此受阻？

由於這種不可預測性，重視處理報銷申請和善待員工變得更加重要。依照清晰明確的規定按時支付員工報銷支出，是賦予員工決策能力和提高企業效率的關鍵。

企業難以再花費寶貴的時間來處理報告和安排在下次發薪資時發放所有還款。畢竟，報銷申請處理也要跟上我們現時生活世界的步伐。

3. 不同類型的可報銷支出

現在我們知道了員工報銷的重要性，讓我們深入了解在香港符合申請報銷的支出類別。

商務支出報銷

商務支出報銷是員工報銷最常見的類型之一，是一個涵蓋所有用於商業目的的資金的總稱類別。對於香港企業來說，值得注意的是，稅務局（IRD）對商務支出文件有明確具體的要求。所有收據應保存至少7年。

以商務旅遊為例，從預訂交通開始說起。不論是飛往海外目的地的航班，還是前往中國內地的高鐵票，整個成本都是從需要地面交通開始計起，包括地鐵車費、的士或私家車租賃服務。到達目的地後，還有酒店住宿費用。

與其他不太為人所知（但很重要）的費用相比，這些支出類型相對常見。旅行證件、簽證和為員工接種疫苗都是出差前會產生的可報銷支出。

還有其他業務費用，例如：

1. 商務用品及工具：

這些物品通常在同一年購買並耗盡。最常見的是辦公室用品，包括釘書機、便條紙、螢光筆以及運作影印機、印表機和其他辦公室機器所需的工具。

2. 培訓和教育：

僱主或會投放資源給員工進修，讓員工日後能夠為公司作出貢獻。其中可能包括：

• 研討會、網絡研討會和會議
• 提高技能和水平的課程或工作坊
• 訂閱與產業相關的出版刊物
• 受香港認可的專業認證課程
• 與特定產業相關的書籍

3. 市場營銷支出

市場營銷支出通常可以完全扣除，並且可能每年都有所不同或定期出現。當中包括：

• 社交媒體貼文或市場營銷活動
• 網站設計或改版
• 商標設計
• 港鐵站廣告
• 本地報紙或雜誌上刊登廣告
• 電台廣告或合作
• TVB廣告
• 卡片
• 傳單
• 活動贊助

4. 商務用餐

有時僱主也需要支付常規商務餐費，例如客戶午餐或宴請員工的聚餐和小食。由於每個月的付款金額都不同，因此必須保留所有商務餐費的詳細收據，以便輕鬆進行退還流程。

汽車里程和旅遊報銷

在通勤期間，員工因商務目的使用私家車或到訪客戶公司時也可能產生差旅費用。那麼這些費用應該由公司負責嗎？\

公司在必要時應對需要使用私家車的情況制定清晰明確的政策。對於需要前往工業區或到中國內地跨境商務旅遊的銷售團隊或員工來說，這一點尤其重要。

大多數公司在里程報銷方面都適用於私人車輛，但僅限於作常規商業活動。它不包括日常通勤，因為它只包括員工在工作期間的行程，例如前往客戶公司或到交通不便的地區參加商務會議。

就處理員工里程報銷訂立清晰明確的政策是一項重要的財務策略。你的員工應該要知道怎麼才算符合商務旅遊的定義，以便申請里程津貼。

你可以設定自己的里程報銷率，但無論如何，讓你的員工確切了解其包含的內容是非常重要。如果你使用標準里程費率，請告知員工該費率涵蓋燃油費和每次行程的所有費用（稅款、折舊費等）。

醫療支出報銷

香港的醫療福利通常包括私人和公共醫療服務選擇。許多公司透過團體計劃提供醫療保險，但某些費用可能仍需要申請報銷。

香港常見的可獲報銷的醫療費用包括：

• 私人診所就診
• 專科門診
• 傳統中醫治療
• 牙科保健
• 視力保健
• 生育福利

根據香港法例，僱主必須根據《僱員補償條例》（ECO）為其僱員提供工傷補償保險。某些僱主還提供其他受歡迎的福利，如牙科和視力保險以及為準父母提供福利。

僱員津貼

可以將津貼視為發給每位員工的補貼，只不過它是固定金額的。發放津貼是一種貼心的方式來向員工表示支持和「我關心你的整體健康」的意思。

常見的津貼包括：

1. 醫療津貼

醫療津貼可以補充香港法例要求的強制保險範圍。公司可為以下情況提供額外津貼：

• 私家醫院保險
• 專科門診
• 家庭醫療保險
• 預防性健康檢查

2. 健康津貼

一份工作涉及很多方面，不斷的忙碌、急趕的期限、精神過勞和身體疲憊。這時候健康津貼就派上用場了。

這些資金專門用於員工健康，可以涵蓋：

• 健身房會員資格
• 瑜珈課程
• 精神健康支援
• 健康應用程式訂閱
• 運動俱樂部會員資格
• 壓力管理計劃

3. 遙距工作津貼

在家工作徹底改變了工作場所文化。工作場所福利和遙距工作津貼旨在支付在家工作產生的額外費用，可以一次性支付，也可以定期支付，或按照公司認為合適的方式支付。

由於香港的居住空間擠迫，支援家庭辦公室設置變得越來越重要。公司可能會提供：

• 家庭辦公設備津貼
• 上網服務補貼
• 電費補貼
• 共享辦公空間會員選擇

4. 甚麼是不可報銷的支出？

公司只能就報銷支出政策中提及過的支出發還款項。個人支出或沒有足夠證據支持的支出是不可報銷的。

假設你的員工到廣州出差，但他們的活動卻跨越了「出差」和「度假」的界線。此外，假設沒有文件來批准該商務旅遊，而且員工大部分時間都花在購物上，而不是與客戶達成交易。

在這種情況下，員工不能報銷商務旅遊支出。

其他不可報銷的支出包括旅行期間的洗衣或代客泊車服務、租車升級或住宿升級、個人信用卡年費、交通違規罰款、旅行小工具等。

5. 企業面臨的報銷挑戰

大部分企業都在以低效方式管理員工支出，容易出錯。最常見的一些挑戰包括：

沉悶的手動資料輸入工作

準確及時的數據對於每家公司的資金管理和決策都至關重要。然而，很多組織都採用手動資料輸入，這種常見的做法非常費力，而且會導致資訊不準確、員工培訓時間延長以及重複發票等問題。

人為錯誤是不可避免的，而且當團隊規模較小時，很容易出現疲勞和不專注的狀況。這樣會導致在公司分類賬中輸入錯誤的數字，以及發票遺失或重複收費。

繁瑣的收據管理工作

讓員工和財務團隊每夜能安然入睡的秘訣，在於擁有無縫、無壓力的收據管理工作。但通常，當員工需要在旅遊期間保留所有收據並按時提交，同時還要確保遵守現行政策時，他們就會感到疲憊不堪。

員工必須確保在規定的期限內填寫正確的詳細資料，這樣可能會對員工造成不便。而財務團隊則必須根據公司批准的項目清單仔細檢查這些報銷申請。

不清晰的支出政策

有時候，現行的政策未能向員工解釋清楚支出政策的細節，還會使員工感到困惑，導致需要處理不可報銷的支出，並開始讓財務部門頭痛不已。

員工使用個人現金或信用卡就超出政策範圍的支出付款，只會導致金錢損失。在這種情況下，整個報銷流程會成為潛在的障礙，引起員工的不滿，並阻礙業務成長。

員工對工作失去投入度

當員工要自費購買產品和服務時，而且有時金額龐大，會給他們帶來很大的經濟壓力。此外，審批時間過長且缺乏透明度，會導致延遲付款和令員工工作狀態欠佳。

對支出缺乏控制

有時候，員工提交的支出收據跟公司的支出政策不符。財務團隊由於對支出範圍的控制有限或甚沒有控制，而造成混亂，對財務團隊帶來在預算方面的噩夢。

存在欺詐性報銷的可能性

金錢會引來惡意。支出詐騙在大多數企業中相當常見，因為很難知道支出報銷是否真實。

最常見的詐騙行為包括虛構、錯誤標籤、重複報銷和誇大支出費用。也許，確保支出的合法性和建立強大的內部監控以防止欺詐性報銷是非常重要。

6. 如何管理可報銷支出？

制定清晰明確的報銷政策

改善報銷流程的第一步是制定指引，並清晰地將其傳達。如果在提交收據之前，公司已經讓員工了解可報銷的支出，以及讓員工知道公司對報銷是否有特定的要求或是否需獲得批准，那麼，財務團隊便可節省大量寶貴的時間。

例如，你的員工是否需要在有限的預算內購買特定的服務？如果是，可以在多個供應商進行支出嗎？

回答這些問題對員工和財務團隊都有幫助，因為這樣消除了犯錯的可能性，並使你的團隊成員作出合理消費。

讓收據管理變得輕鬆

財務經理面臨的最大挑戰之一就是收到不清晰、不一致或遺失收據。這樣令財務經理在處理報銷申請時，需投入大量的時間和資源去追蹤完整的資訊。

為提交報銷文件制定統一的收集方式，是加快報銷流程最簡單的方法。很多企業也採用減少精力、節省時間且易於使用的自動化工具。

簡化審批流程

如果沒有審批流程，在員工支出管理上投入的所有努力和精力都是毫無意義的。考慮將流程簡化和增加透明度來取得成功。

在現代商業快速發展下，組織可以使用標準化的審批流程來避免瓶頸，並盡量減少疏忽。全部方法都提高報銷流程的效率，並確保員工按時獲得退款。

設立特定的預先制定預算

制定和設立預算有助財務團隊控制支出，管理已經花費的金錢和你將來需要的金錢。預先制定的預算可以推動重要的商業決策，例如減少不必要的開支、投資新機會或僱用更多員工。

有了適合的預算計劃，你就可以確定支出的優先順序、更改業務計劃，並找到讓你的企業擺脫債務的方法。

建立集中系統

在很多情況下，會有大量來自多個渠道的報銷申請。從集中的來源接收這些申請將會更有效率和順暢。

發出統一的公司卡可以省去重複提交收據的繁瑣過程。此外，制定預算可確保員工謹慎消費，財務團隊可以輕鬆存取交易歷史記錄，以便證明支出的合理性。

您也可以考慮在現有流程中加入使用商務支出自動化工具，來加快回應時間，並將所有報銷資料儲存在單一平台上。

監察和預測

集中所有一致且相關的數據的最大好處是，它使你能夠輕鬆監控你的資金流向。對於跨多種貨幣和司法管轄區進行交易的香港企業來說，這一點尤其重要。

將繁瑣的部分自動化

員工支出報銷依賴所提供的詳細而準確的文件，是一個涉及處理大量資料的過程。出現錯誤，減慢付款速度，並使所有相關人員感到沮喪，都是常見的事。

讓員工知道何時能收到退款是僱主的法律和道德義務。克服這些挑戰的最佳方法是將報銷流程自動化。首先要有一個簡單易用的支出管理工具，以改善你的員工和財務團隊在整理支出報銷的流程。

除了完成處理報銷之外，自動化記賬也有助加快結賬，並計算準確的稅務優惠。整個過程只需幾秒鐘，可為你節省數小時的時間。

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