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May 5, 2025

訂金發票:建立教學及簡易範本

作者:
Galih Gumelar
最後修改時間:
May 5, 2025

甚麼是訂金發票?

訂金發票是一種請求客戶支付部分款項或預付款的發票,通常在開始工作之前發出。這類發票的金額僅涵蓋訂金部分,剩餘餘額則在後期根據最終發票支付。訂金發票不僅能夠確保現金流,還能減少因延遲或取消訂單而帶來的財務風險。設定清楚的到期日有助於及時收到訂金付款,促進商業交易的順利進行。

何時應要求訂金?

通常,當涉及高成本或定制項目時(例如建築工程或大型活動策劃),商戶可以要求客戶支付訂金。訂金金額通常會根據項目的範圍和價值確定,並且可以作為項目啟動前的預付款。訂金也適用於新客戶或長期項目,有助於保障商戶現金流並減少財務風險。

使用訂金發票的好處

使用訂金發票可以顯著改善商業運營,具體好處包括:

確保穩定現金流

提前收到的訂金有助於商戶管理現金流,並支付初期的材料、勞動或物流費用,使得項目能順利推進。

降低財務風險

訂金作為部分付款,能有效減少因客戶未付款或延遲付款所帶來的風險。透過提前收到部分款項,商戶能夠保障自身的財務安全。

促進交易完成

訂金能夠增強買家的承諾,使其更有可能完成交易。因為若取消訂單,買家會損失已付的訂金,這樣有助於提高交易的誠信度。

篩選真實客戶

要求訂金能夠過濾掉不誠實或不認真對待交易的客戶,幫助商戶集中資源與真正有誠意的客戶進行合作。

建立訂金發票的步驟

建立訂金發票並不複雜,以下是計算訂金金額、溝通條款和發送發票的關鍵步驟:

計算適當的訂金金額

根據項目成本的20%-50%來設定訂金金額,確保這筆金額能覆蓋前期的材料或勞動成本。同時,要清楚標明剩餘金額將在最終發票中收取。

與客戶溝通訂金條款

與客戶提前溝通訂金金額、到期日和付款條件,並確定訂金是否可退款及剩餘金額的支付時間。這樣能增加交易透明度,避免爭議,並建立良好的信任關係。

創建訂金發票

以下是訂金發票範本的基本結構:

  • 發票編號
  • 商戶聯絡資訊
  • 客戶資訊
  • 發出日期
  • 到期日
  • 訂金金額(例如,項目總價的20%或指定金額,如HKD 500,000)
  • 項目總成本
  • 剩餘餘額
  • 付款條件(如訂金是否可退款及剩餘金額的支付時間)

發送訂金發票

將訂金發票通過電子郵件以PDF格式發送給客戶,並附上一個禮貌的說明。這將作為您的初步發票,並清楚列出剩餘款項將在最終發票中收取。

訂金發票的最佳實踐

以下是創建和管理訂金發票的一些有效方法:

  1. 使用簡潔明確的語言
    在發票中清晰列出訂金金額、付款期限及條件,避免產生任何混淆,確保客戶了解支付要求。
  2. 及時發送發票
    一旦達成協議,盡快發送訂金發票,確保客戶能夠按時支付訂金,從而幫助商戶保持穩定的現金流。
  3. 使用發票管理工具
    為了簡化創建訂金發票的過程,商戶可以選擇使用發票管理工具,這樣可以快速生成發票,並且在一個平台上追蹤所有的支付狀態。

如何使用訂金發票?

使用簡易範本建立訂金發票以建立信任。商戶需清楚列明訂金金額、到期日及付款條件以確保雙方在付款訊息上能保持一致。通過Aspire的自動化提醒,商戶能確保及時收取訂金付款。提供多種付款方式亦有效簡化和縮短預付款流程。

為何選用 Aspire 管理訂金發票?

透過 Aspire 商業帳戶,您可利用內建的發票管理功能,幾個步驟內輕鬆建立及發送發票。

不再擔心客戶延遲付款——Aspire 支援自動付款提醒,確保客戶準時付款。您亦可一目了然查看所有已付及未付發票,並將相關資料無縫整合至常用會計系統。

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Galih Gumelar
is a seasoned writer specialising in macroeconomics, business, finance and politics. With a writing history at CNN Indonesia, The Jakarta Post, and various other reputed organisations, Galih leverages his broad range of experiences to create insightful resources for those wanting to start a business.
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