Apa Itu Rekonsiliasi Bank dan Mengapa Pelaku Bisnis Perlu Memahaminya?

Apa Itu Rekonsiliasi Bank dan Mengapa Pelaku Bisnis Perlu Memahaminya?

Sebagai pelaku bisnis, Anda mungkin akan menemukan ketidaksesuaian antara catatan keuangan dengan catatan bank Anda. Untungnya, hal tersebut bisa diatasi dengan sebuah proses bernama rekonsiliasi bank. Ketahui lebih lanjut mengenai definisi rekonsiliasi bank, faktor penyebab rekonsiliasi bank, dan prosedur dalam melakukannya di artikel berikut!

Apa Pengertian Rekonsiliasi Bank?

Rekonsiliasi bank adalah analisis pencatatan informasi berdasarkan perbedaan saldo kas antara yang dicatat oleh perusahaan dan laporan bank. Melalui rekonsiliasi bank, perbedaan tersebut diharapkan bisa diselesaikan dengan baik.

Menganalisis rekonsiliasi bank dimulai dengan membandingkan kas yang dicatat perusahaan dengan saldo kas yang terdapat di rekening koran milik perusahaan di bank.

Kemudian, pelaku bisnis pada umumnya akan mencari ketidakcocokan aktivitas transaksi yang dicatat oleh perusahaan dan laporan bank bank untuk menemukan alasan mengapa perbedaan pencatatan itu bisa terjadi. Dengan demikian, maka rekonsiliasi bank juga bisa disebut sebagai proses verifikasi atas catatan kas milik perusahaan dengan catatan kas perusahaan yang terdapat di bank.

Bagi pelaku bisnis, rekonsiliasi bank kadang menjadi sebuah peristiwa yang tak dapat terelakkan.

Sebuah perusahaan tentu akan menyimpan kasnya di rekening karena dianggap aman dan memiliki catatan transaksi yang transparan. Namun, ada kalanya transaksi yang dilakukan oleh perusahaan belum dicatat sepenuhnya oleh perbankan.

Oleh karenanya, pelaku bisnis wajib melakukan rekonsiliasi secara rutin agar perbedaan-perbedaan tersebut bisa dicocokkan di dalam pembukuan rutinnya.

Mengapa Rekonsiliasi Bank Perlu Dilakukan?

Dalam setiap proses bisnis, utamanya dalam pencatatan dan manajemen keuangan, verifikasi adalah sebuah faktor yang sangat krusial. Hal ini dilakukan untuk menjamin prinsip akuntabilitas yang terdapat di pencatatan keuangan.

Di samping itu, rekonsiliasi juga diperlukan untuk merapikan catatan yang dimiliki perbankan dengan perusahaan sehingga data-data yang tersaji dalam pembukuan perusahaan bisa menjadi lebih akurat.

Dalam rekonsiliasi, perusahaan tentu akan memeriksa catatan kas di pembukuan perusahaan dengan catatan saldo kas di bank dengan sangat teliti. Dengan mengetahui perbedaan-perbedaan tersebut beserta penyebabnya, maka perusahaan pun memiliki panduan untuk menyusun pembukuan kasnya secara lebih rapi.

Selain itu, perusahaan juga bisa menggunakan rekonsiliasi sebagai sarana mengendalikan setiap penerimaan dan pembayaran suatu perusahaan baik dalam bentuk tunai maupun nontunai. 

Kapan Saat yang Tepat dalam Melakukan Rekonsiliasi Bank?

Setiap perusahaan pastinya akan sangat berhubungan erat dengan bank mengingat dana kasnya sudah pasti disimpan di bank. Sehingga, perusahaan harus melakukan rekonsiliasi secara rutin, di mana jangka waktunya tergantung dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Pada umumnya, perusahaan melakukan rekonsiliasi di setiap akhir bulan, sesuai dengan periodisasi pembukuan perusahaan. Dengan kata lain, perusahaan akan melakukan rekonsiliasi kondisi catatan kasnya dengan catatan di perbankan selama sebulan sekali.

Namun, jika perusahaan mendeteksi aktivitas transaksi mencurigakan, maka ada baiknya rekonsiliasi dilakukan secara lebih intensif, misalnya sekali dalam seminggu. Hal ini bertujuan agar perusahaan bisa mengidentifikasi permasalahan keuangan yang terjadi dan menyelesaikannya dengan cepat.

Selain itu, keputusan tersebut juga akan mencegah perusahaan dari risiko kerugian atau fraud.

Apa Saja Faktor Penyebab Terjadinya Rekonsiliasi Bank?

Rekonsiliasi sejatinya bukanlah hal yang perlu ditakuti perusahaan. Malahan, rekonsiliasi bank adalah peristiwa yang wajar dengan penyebab yang beragam. Lantas, apa saja penyebab terjadinya rekonsiliasi?

1. Piutang Wesel

Secara sederhana, piutang wesel adalah janji tertulis di mana pihak yang berutang (kreditor) berjanji akan membayar utang-utangnya dalam jangka waktu tertentu ke pihak pemberi utang (debitur).

Pada beberapa kasus, kreditor sudah menyerahkan kewajibannya melalui pengiriman uang di bank. Namun, perusahaan justru belum mencatat penagihan piutang itu di dalam pembukuannya. Oleh karenanya, perusahaan harus melakukan rekonsiliasi untuk menanganinya.

2. Cek yang Belum Cair (Outstanding Check)

Di samping piutang wesel, faktor penyebab lain dari rekonsiliasi bank adalah cek yang belum dicairkan oleh penerimanya atau biasa disebut sebagai Outstanding Check. Outstanding Check bisa juga disebut sebagai "cek beredar" atau setoran dalam proses.

Situasi ini terjadi ketika perusahaan sudah mengirimkan cek ke pihak lain, namun cek tersebut tidak kunjung dicairkan hingga akhir bulan. Hal ini pun membuat kas di pencatatan perusahaan sudah berkurang meski aktivitas tersebut belum tercatat di rekening koran.

Begitu pun sebaliknya. Situasi ini juga bisa terjadi ketika pihak lain mengirimkan uang ke perusahaan, namun perusahaan belum mencairkan cek tersebut. Kasus ini menyebabkan pihak bank sudah mencatat arus dana tersebut tetapi perusahaan belum mencatatnya sebagai arus kas masuk.

3. Setoran Masih dalam Proses (Deposit in Transit)

Salah satu penyebab rekonsiliasi berikutnya adalah setoran dana yang sudah dicatat oleh perusahaan namun belum diproses sepenuhnya di laporan bank atau Deposit in Transit.

Deposit in Transit adalah sebuah istilah yang menggambarkan kondisi di mana uang yang seharusnya diterima perusahaan "masih di dalam perjalanan" dan belum diterima oleh bank. Kondisi ini biasanya terjadi pada akhir bulan.

Namun selain itu, Deposit in Transit juga bisa diartikan sebagai situasi ketika perusahaan sudah mengirimkan dana namun statusnya masih tertunda di dalam catatan perbankan. Jika kondisi itu terjadi, maka perusahaan wajib untuk melaksanakan rekonsiliasi.

Sebagai contoh, perusahaan mencatat setoran uang di akhir bulan yang pastinya akan ikut dicatat olehnya di bulan yang sama. Hanya saja, pihak bank ternyata baru mencatatnya di awal bulan depan karena setoran uang tersebut ternyata baru diterima di awal bulan.

4. Kesalahan Pencatatan Murni

Selain itu, faktor penyebab rekonsiliasi juga berasal dari kesalahan pencatatan yang disebabkan oleh human error. Sehingga, pencatatan kas yang terdapat di pembukuan perusahaan menjadi berbeda dengan saldo yang tercatat di rekening koran.

Kesalahan pencatatan ini bisa berbentuk macam-macam, mulai dari kesalahan pencatatan nominal hingga kesalahan memasukkan akun di pembukuan ketika perusahaan menerima atau mengirim dana.

5. Beban yang Belum Dicatat Perusahaan

Selain itu, rekonsiliasi juga bisa terjadi akibat munculnya beban-beban yang sudah tercatat di rekening koran namun belum tercatat di pembukuan perusahaan.

Umumnya, beban-beban ini berkaitan dengan beban perbankan seperti beban administrasi, beban pelayanan, serta beban-beban lainnya.

6. Non Sufficient Fund Check

Secara sederhananya, Non Sufficient Fund Check juga bisa disebut sebagai "cek kosong", yakni cek yang tidak dapat dicairkan perusahaan lantaran pihak pengirim cek tidak punya dana memadai.

Dalam kasus tersebut, pihak perusahaan penerima cek akan mencatatkannya di pembukuan kas. Namun, karena cek tersebut tidak dapat dicairkan, bank pun tidak bisa mencatat arus dana tersebut di rekening koran. Apabila situasi ini terjadi, maka pihak bank akan menerbitkan nota debit dengan jumlah dishonored atau ketidakjujuran ke pihak pengirim cek.

Apa Saja Bentuk Rekonsiliasi Bank?

Rekonsiliasi bank dicatat dalam berbagai format dan bentuk. Namun, pada umumnya, terdapat empat bentuk pencatatan rekonsiliasi yang biasa digunakan oleh perusahaan.

1. Bentuk Rekonsiliasi Bank Vertikal

Rekonsiliasi vertikal, atau biasa juga dikenal dengan report form, adalah sebuah format lembar kerja rekonsiliasi bank di mana seluruh informasi di dalamnya ditulis secara bertingkat dari atas ke bawah.

Secara garis besar, format ini berisikan dua bagian, yakni kas menurut perusahaan yang diletakkan di atas rekonsiliasi dan kas menurut pencatatan bank yang diletakkan di bawah laporan tersebut.

2. Bentuk Rekonsiliasi Bank Skontro

Rekonsiliasi skontro, atau account form, adalah pencatatan rekonsiliasi bank yang disusun sebelah-menyebelah.

Sama seperti bentuk rekonsiliasi bank vertikal, format ini berisikan dua bagian utama yakni kas menurut perusahaan dan kas menurut pencatatan bank.

Namun, alih-alih disusun dengan dicatat secara bertingkat, keduanya ditulis secara sebelah-menyebelah. Dengan kata lain, kas menurut perusahaan ditulis di kolom kiri sementara kas menurut pencatatan bank ditulis di kolom sebelah kanan format.

3. Bentuk Rekonsiliasi Bank 4 Kolom

Bentuk rekonsiliasi bank satu ini disusun secara horizontal berisikan lima kolom. Namun, karena hanya empat kolom saja yang berisikan nominal mutasi, maka format ini pun disebut sebagai rekonsiliasi bank empat kolom.

Adapun empat kolom yang dimaksud mencakup posisi akhir saldo perusahaan di tanggal terakhir bulan sebelumnya, penerimaan dana di bulan ini, pengeluaran di bulan ini, dan posisi saldo perusahaan di tanggal terakhir bulan ini.

4. Bentuk Rekonsiliasi Bank 8 Kolom

Sama seperti rekonsiliasi bank empat kolom, rekonsiliasi bank delapan kolom juga disusun secara horizontal sesuai dengan mutasi yang ingin dicatat dalam rekonsiliasi ini.

Mengenal Proses Rekonsiliasi Bank

Perusahaan mungkin sudah mengetahui konsep rekonsiliasi bank. Namun, tak sedikit pebisnis pemula atau perusahaan baru yang belum mengetahui prosedur pelaksanaannya.

Di bawah ini adalah ringkasan prosedur rekonsiliasi bank dan langkah-langkahnya.

1. Lakukan analisis rekening koran yang didapat setiap bulan. Dalam hal ini, perusahaan bisa mengecek dan menganalisis berbagai macam transaksi dan posisi saldo akhir perusahaan.
2. Catat semua transaksi yang dicatat oleh bank pada buku kas yang berbeda. Kemudian, bandingkan saldo antara yang sudah dicatat perusahaan dengan kas yang dicatat di rekening. Jika terdapat perbedaan di antara keduanya, maka perusahaan bisa mulai menginvestigasi perbedaan tersebut.
3. Telusuri semua perbedaan yang terdapat di catatan perusahaan dan rekening bank. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, banyak faktor yang melandasi rekonsiliasi bank. Dari situ, perusahaan bisa mengonfirmasi ke bank dan mitra bisnisnya apakah terdapat arus dana yang tertunda atau hal-hal lain yang menyebabkan pengiriman atau penerimaan dana menjadi tidak tercatat baik di catatan perusahaan maupun rekening koran.
4. Jika sudah selesai melakukan penelusuran, maka perusahaan bisa melakukan penyesuaian dan menyusun lembar laporan rekonsiliasi bank. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bentuk pencatatan rekonsiliasi bank terdiri dari empat bentuk umum.
5. Periksa kembali laporan rekonsiliasi bank yang telah disusun. Dalam mencatat rekonsiliasi bank, pastikan tidak ada selisih antara catatan saldo kas perusahaan dengan catatan saldo di bank. Jika masih terdapat perbedaan, maka perusahaan harus menghitungnya ulang.

Seperti Apa Contoh Rekonsiliasi Bank?

Mempelajari rekonsiliasi bank rasanya tidak lengkap tanpa membicarakan contoh kasusnya. Berikut adalah contoh sederhana yang bisa Anda gunakan sebagai ilustrasi sederhana rekonsiliasi bank.

Sebagai contoh, anggap saja PT ABC memiliki uang tunai sebesar Rp150 juta per 31 Juli 2024. Hanya saja, rekening koran PT ABC di bank dengan catatan bahwa saldo kas ternyata Rp171 juta.

Setelah dilakukan pemeriksaan data, bagian akuntansi dari PT ABC menemukan hal-hal berikut yang membuat kedua pencatatan tersebut berbeda.

1. Terdapat biaya administrasi bank sebesar Rp1 juta yang muncul di rekening perusahaan namun belum tercatat di pembukuan perusahaan.
2. Terdapat tiga cek pembayaran utang dari PT ABC ke mitra bisnisnya sebesar Rp15 juta yang sudah tercatat di pembukuan perusahaan namun aktivitas tersebut tidak muncul di rekening koran.
3. Terdapat pengiriman piutang kepada PT ABC sebesar Rp7 juta yang sudah dicatat oleh pihak bank namun belum dicatat oleh perusahaan.

Kemudian, perusahaan pun akan melakukan rekonsiliasi bank seperti berikut.

Dari sisi catatan saldo kas yang dimiliki perusahaan, PT ABC akan menambah posisi saldo terakhirnya, yakni Rp150 juta, dengan pengiriman piutang sebesar Rp7 juta. Kemudian, hasilnya pun dikurangi dengan biaya administrasi bank sebesar Rp1 juta. Maka saldo kas akhir yang seharusnya dicatat PT ABC adalah Rp156 juta.

Sementara itu, dari sisi catatan saldo kas yang dicatat oleh bank, perusahaan bisa menyesuaikan nilainya dengan mengurangi saldo akhir di rekening koran, yakni Rp171 juta, dengan Rp15 juta yang berasal dari pembayaran utang yang masih belum terselesaikan (Outstanding Check).

Maka, jumlah saldonya pun seharusnya sama dengan laporan perbankan, yakni Rp156 juta.

Kemudian, PT ABC menyusunnya ke dalam lembar kerja rekonsiliasi dengan bentuk vertikal sehingga bentuknya akan terlihat seperti berikut:

Mengapa Pelaku Bisnis Perlu Memahami Rekonsiliasi Bank?

Rekonsiliasi bank adalah hal yang lumrah terjadi di dalam proses pencatatan keuangan. Sehingga, pemilik bisnis atau bagian keuangan dari perusahaan tak perlu merasa kaget dan panik ketika peristiwa ini terjadi.

Pelaku bisnis atau perusahaan wajib melakukan melakukan rekonsiliasi bank secara rutin. Namun, agar rekonsiliasi bank nantinya bisa berjalan dengan lancar, perusahaan juga perlu mencatat dan mengelola pembayarannya dengan baik agar proses identifikasi transaksi pun berjalan dengan baik.

Jika Anda adalah pemilik perusahaan yang baru merintis, maka manajemen pengeluaran mungkin dirasa cukup berat lantaran jumlah item pengeluaran yang banyak harus dikelola oleh sumber daya yang terbatas. Kendati demikian, Anda bisa menghemat waktu dalam mengelola pengeluaran jika perusahaan pemula memanfaatkan fitur Manajemen Biaya di Aspire!

Kelola Keuangan Anda dengan Lebih Baik Melalui Manajemen Pengeluaran di Aspire!

Melalui fitur manajemen pengeluaran di Aspire, Anda bisa mendelegasikan pengeluaran kepada anggota tim Anda sambil tetap mempertahankan kendali penuh atas anggaran. Di samping itu, Aspire juga memberikan fasilitas alur persetujuan, sehingga tidak ada transaksi yang tidak mungkin Anda pantau di perusahaan Anda.

Selain itu, Aspire juga menyediakan monitor pengeluaran secara real-time sehingga Anda tidak perlu khawatir dengan pengeluaran berlebihan atau pengeluaran kejutan di akhir bulan. Tak ketinggalan, fitur manajemen pengeluaran di Aspire juga bisa terintegrasi dengan sejumlah perangkat lunak, lembar anggaran, atau akun pembayaran sehingga Anda bisa mengelola seluruh pengeluaran perusahaan dalam satu tempat saja.

Tak perlu ragu dengan keandalan Aspire karena produk-produk Aspire sudah dipercaya oleh lebih dari 15.000 bisnis di seluruh dunia dan terbukti membantu efisiensi waktu pencatatan keuangan.