Bagaimana Manajemen Pengeluaran Aspire Menyesuaikan Dengan Pertumbuhan Tim Grain

Perusahaan: Restoran dan Katering Online

Sehat tidak harus hambar, setidaknya menurut tim Grain . Bertujuan meningkatkan kualitas hidup dengan experience kuliner yang bermakna, Grain memanfaatkan teknologi dan data untuk mengirimkan makanan ke pelanggan mereka. Sejak diluncurkan pada tahun 2013, perusahaan yang berbasis di Singapura ini telah mengembangkan sayap ke Thailand, dan terus berencana untuk untuk mengembangkan operasi di kawasan Asia Tenggara.

Tantangan: Masalah Apa yang Ingin Dipecahkan Oleh Grain?

#1 Kesulitan rekonsiliasi dan melacak pengeluaran karyawan

Grain menghadapi beberapa tantangan dalam mengelola pengeluaran karyawan. Pengeluaran karyawan tidak dibatasi dan pembelian seringkali dilakukan dengan kartu pribadi.

Hal ini mempersulit pengawasan pengeluaran perusahaan secara menyeluruh. Selain itu, karena pengeluaran hanya ditinjau setiap akhir bulan, Grain tidak memiliki acuan untuk dapat menyesuaikan anggaran secara real-time.

#2 Memanfaatkan kredit

Perusahaan yang berkembang pesat seperti Grain membutuhkan dorongan finansial ekstra untuk memenuhi permintaan pelanggan mereka yang terus bertambah. Mendapatkan potongan saat membeli dalam jumlah banyak atau membangun hubungan jangka panjang membutuhkan lebih dari sekadar uang tunai. - di sinilah Aspire hadir untuk membantu.

#3 Kurangnya efisiensi karena menggunakan berbagai platform berbeda

Grain menerima pembayaran secara otomatis melalui payment gateway mereka, Stripe. Stripe dapat meneruskan pembayaran yang diterima Grain ke rekening bank lokal Grain. Walaupun begitu, catatan pembayaran ini tidak terhubung langsung dengan software akuntansi mereka, Xero. Akibatnya, supaya laporan keuangan Grain di Xero tetap update, langkah manual tambahan harus dilakukan untuk mencatat transaksi.

Hal ini menjadi tantangan karena tim Grain harus menggunakan dua aplikasi berbeda pada saat bersamaan. Selain itu, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses ini juga berdampak negatif kepada produktivitas Grain.

Solusinya: Optimalisasi Pengeluaran untuk Membuka Peluang Baru

Tim Grain terhambat oleh kurangnya akses kredit dan kesulitan melacak pengeluaran dan pembukuan. Masalah-masalah ini yang menjadi alasan utama mereka menggunakan OS all-in-one Aspire.

Begini cara mereka melakukannya.

#1 Kartu virtual tanpa limit untuk berbagai kategori pembelanjaan

Dengan Aspire, Grain dapat melacak pengeluaran mereka baik secara global hingga untuk setiap transaksi. Grain menerbitkan >10 kartu virtual一 yang dihubungkan ke akun debit dan Advance Limit mereka.

Semua ini memberikan kontrol yang dibutuhkan tim keuangan untuk mengalokasikan pengeluaran dan purchasing power tanpa menguras rekening debit mereka. Grain juga menerapkan sistem approval untuk setiap kategori berbeda, seperti:  

• Logistik
• Pemasaran
• Pengemasan
• Persediaan makanan
• Langganan

Dengan menggunakan kartu Aspire, tim Grain dapat membuat keputusan mandiri untuk pembelian perusahaan dan dapat merencanakannya lebih awal dengan limit anggaran yang dialokasikan. Kepala divisi juga tetap dapat memonitor dengan menerapkan sistem approval untuk jenis pengeluaran sesuai kebutuhan.

Untuk mempermudah proses, tim beralih ke dasbor all-in-one Aspire. Pemberi approval memiliki visibilitas global dan detil akan pengeluaran. Mereka juga akan menerima notifikasi saat salah satu kartu mendekati limit pembelanjaannya.

#2 Pembayaran supplier tanpa ribet dengan Advance Card

Sebagai perusahaan yang terus berkembang pesat, relasi dengan supplier sangatlah penting. Dengan kartu Advance Aspire, Grain mendapatkan akses perpanjangan jangka waktu bebas bunga dalam pembayaran supplier hingga 21 hari.

Tim Grain memanfaatkan jangka waktu perpanjangan ini untuk membina hubungan positif dengan supplier dan menegosiasikan persyaratan yang lebih baik untuk manfaat maksimum. Yang paling penting, dengan Advance Card, Grain tidak perlu khawatir tentang penundaan pembayaran karena kredit akan selalu tersedia.

#3 Integrasi Xero tanpa hambatan

Semenjak menggunakan Aspire, efisiensi meningkat drastis. Terutama dengan fitur integrasi langsung dengan Xero. Memungkinkan tim Grain menghemat ratusan jam kerja (sekaligus menghilangkan kesalahan manual). Pembukuan tidak lagi harus menggunakan 2 platform berbeda karena pembayaran langsung terupdate otomatis di Xero.

Integrasi langsung ini juga memungkinkan Grain mengakses pendapatan untuk mendanai pembelanjaan melalui kartu debit Aspire mereka. Di saat yang sama, Aspire juga membantu Grain mengawasi pola pengeluaran mereka untuk memeriksa setiap pengeluaran mereka.

Tim Grain menemukan kemudahan extra semenjak menggunakan Aspire sebagai OS keuangan utama mereka. Automatisasi alur kerja, dari manajemen pengeluaran hingga pembukuan memberikan mereka keleluasaan untuk fokus memberikan pengalaman kuliner terbaik bagi pelanggan mereka.