Kisah Sukses Schoters Membantu Siswa Indonesia diterima di Universitas Ternama (Dengan dukungan Akun Multi-Valas Aspire)

Perusahaan: Perusahaan ed-tech berbasis di Jakarta dengan ambisi internasional

Sejak didirikannya pada tahun 2017, Schoters bertujuan untuk memenuhi impian banyak generasi muda Indonesia - yaitu dengan membantu calon siswa dari Indonesia diterima di berbagai perguruan tinggi impian mereka yang tersebar di penjuru dunia. Untuk membantu para calon siswa tersebut, Schoters menawarkan layanan kursus bahasa, bantuan pendaftaran ke perguruan tinggi, serta membantu calon siswa mencari akomodasi.

Sejak didirikan, startup yang memfokuskan diri di bidang edukasi tersebut, telah membantu ribuan siswa Indonesia mendapatkan tempat di 400 perguruan tinggi tujuan mereka yang tersebar di 43 negara, termasuk diantaranya Harvard University, Cornell University, dan Nanyang Technological University.

Tantangan: Pilihan layanan keuangan yang terbatas dan mahal untuk perusahaan global

#1 Kartu perusahaan kurang fleksibel untuk tim jarak jauh Schoters yang tanpa batas

500 anggota tim Schoters bekerja secara remote, tak hanya dari berbagai daerah di Indonesia, namun juga dari berbagai negara bagian di dunia. Hal ini tentunya menjadi tantangan ketika anggota tim harus melakukan transaksi / pembelanjaan perusahaan, karena sulit untuk dimonitor. Untuk mengatasi hal ini, tim finance Schoters membutuhkan kartu kredit yang dapat disesuaikan dengan pertumbuhan jumlah team.

Namun, kartu korporat yang mereka gunakan terbatas karena tidak memungkinkan penggunaan instan dan beberapa pemegang kartu. Tanpa beberapa kartu untuk mengatur pengeluaran, karyawan harus menggunakan dana pribadi mereka dan mengajukan klaim di kemudian hari, sehingga menambah beban kerja tim keuangan.

#2 Problem dalam menetapkan dan mengelola anggaran di berbagai divisi

Salah satu tantangan dalam mengelola keuangan dari bisnis yang berkembang pesat adalah pengawasan terhadap budget dari berbagai divisi yang ada. Melihat model bisnis Schoters yang unik, divisi marketing dan operasional Schoters merupakan divisi dengan pengeluaran terbesar.

Karena alur kerja dan sistem klaim manual yang diterapkan Schoters, sulit untuk memantau berapa banyak pengeluaran dari kedua divisi tersebut. Selain itu karena kurang adanya kontrol real-time, maka sangat sulit bagi tim keuangan mereka untuk menemukan atau mencegah pengeluaran di luar budget pada setiap divisi ataupun proyek.

#3 Besarnya biaya FX

Salah satu transaksi yang sering terjadi dari model bisnis Schoters adalah pembayaran kepada vendor di luar negeri untuk membantu pengaturan akomodasi calon siswa mereka. Akibatnya, jumlah transaksi dalam valuta asing yang ada sangat tinggi dan Schoters menyadari besarnya biaya transaksi yang yang mereka keluarkan untuk transfer internasional. Tim Schoters pun memerlukan alternatif untuk mengurangi biaya transaksi internasional yang besar sehingga mereka dapat memaksimalkan profit perusahaan.

Solusi: Akun Multi-Currency Aspire, Anggaran, Kartu Virtual, dan lainnya

Di bulan Juli 2022, Schoters diakuisisi oleh salah satu startup ternama Indonesia, Ruangguru. Akuisisi ini merupakan salah satu momen pertumbuhan Schoters, dimana Schoters juga dapat memperluas target klien mereka ke siswa yang tergabung dalam ekosistem Ruangguru.

Dengan semakin berkembangnya bisnis Schoters, kebutuhan mereka akan sebuah platform manajemen keuangan dan transaksi menyeluruh menjadi krusial. Akhirnya Schoters memutuskan untuk menggunakan layanan Aspire untuk melakukan pembayaran tanpa limit dan mendapatkan kendali penuh atas keuangan dan anggaran mereka.

#1 Membantu tim Schoters untuk melakukan transaksi dengan cepat dan terkontrol

Sejak menggunakan Aspire Cards, tim Schoters dapat langsung melakukan transaksi dengan mudah. Hal ini telah membantu rutinitas di team Schoters, terutama bagi divisi Marketing dan Operasional. Misalnya, divisi Marketing dapat melakukan pembayaran untuk iklan digital di berbagai platform tanpa hambatan atau harus menunggu administratif.

Di sisi lain, divisi operasional juga dapat melakukan transaksi untuk pembayaran akomodasi calon siswa mereka dan membayar biaya pendaftaran perguruan tinggi tanpa proses persetujuan yang panjang dan menghambat. Bahkan dengan pengeluaran yang didelegasikan, fitur-fitur Aspire yang dapat disesuaikan seperti limit pengeluaran dan proses approval memastikan bahwa tim Schoters tidak akan pernah kehilangan kendali atas manajemen pengeluaran mereka.

#2 Fitur Aspire Budgets untuk membantu menentukan dan mengatur batas pengeluaran dengan mudah

Sejak integrasi dengan Aspire, Schoters kini dapat melakukan monitoring kondisi finansial bisnis mereka dengan mudah. Semua pengeluaran seperti kartu kredit perusahaan, budget, transaksi dengan valuta asing, dan lainnya, dapat terpantau melalui dashboard Aspire. Bagi tim Schoters, fitur multi-user access juga membantu masing-masing kepala divisi untuk mengelola budget dan memberikan approval terhadap transaksi anggota divisi mereka.

Apabila dibutuhkan, anggota tim lainnya juga dapat mengakses Aspire dengan akses terbatas, yang disesuaikan dengan kebutuhan akun mereka. Berbagai hal menjadi lebih transparan untuk team Schoters. Fitur multiple user access dan juga approval workflows yang ada juga membuat beban kerja divisi keuangan berkurang dan membuat kerja mereka menjadi lebih efektif.

#3 Memanfaatkan biaya FX Aspire yang kompetitif untuk efisiensi

Dengan menggunakan kurs valuta asing Aspire yang kompetitif untuk transaksi internasional mereka, tim Schoters dapat menghemat biaya FX dan meningkatkan keuntungan mereka. Fitur Aspire lainnya yang membantu tim Schoters adalah dengan membuat akun terpisah dalam mata uang SGD dan IDR, untuk membantu mengelola keuangan anak perusahaan mereka yang berada di Indonesia dan Singapura dengan lebih baik.

Hal ini juga membuka peluang penghematan biaya yang sebelumnya kurang dimanfaatkan oleh perusahaan. Penghematan yang diperoleh ini dapat diinvestasikan kembali ke dalam bisnis mereka untuk fase pertumbuhan mereka berikutnya, yaitu untuk melayani sekitar 5,1 juta siswa sekolah di Indonesia.