Bagaimana seluruh tim Verz Design memastikan pembelanjaan perusahaan 100% sesuai Anggaran

Perusahaan: Para Ahli Web Design yang Merencanakan Ekspansi Lebih Lanjut

Verz Design didirikan tahun 2019, menyediakan berbagai solusi desain dan pengembangan website, yang khusus dirancang untuk usaha kecil menengah. Namun, dengan daftar klien terkemuka seperti Singapore Airlines, Pan Pacific dan Toyota, Tim Verz Design siap untuk menjadi web design agency kelas dunia.  

Tantangan: Pengeluaran Tak Tercatat dan Proses Manual yang Menghambat Pertumbuhan Perusahaan

Tahun lalu, Verz Design berencana untuk mengembangkan bisnis ke kancah internasional. Salah satu tantangan yang dihadapi adalah tidak adanya insight yang jelas akan budget dan pengeluaran. Budget dan pengeluaran dilacak secara manual, sehingga menimbulkan overspending, underspending, bahkan ada yang tak tercatat. Ada pula beberapa skenario dimana tim finance kesulitan mengumpulkan invoice pengeluaran yang dibuat karyawan. Kejadian ini sering ditemui perusahaan yang sedang berkembang, namun bila berkepanjangan, tentu dapat menghambat produktivitas. Apalagi ketika perusahaan berencana untuk go international, tentu masalah yang terus menumpuk ini membuat tim finance sakit kepala.

Berikut 3 masalah utama yang dihadapi perusahaan, yang tentu harus diperbaiki untuk kelancaran kerja di masa yang akan datang.

#1 Budgeting dan Forecasting menjadi tugas yang melelahkan

Budget dilacak menggunakan spreadsheet Excel atau dikomunikasikan secara verbal. Mungkin cara ini berhasil bila seluruh tim berada di satu lokasi geografis yang sama, tapi akan menyebabkan masalah baru saat perusahaan mulai bertumbuh besar. Overspending dan underspending pun sering terjadi. Hal ini menimbulkan dua kebiasaan baru dalam perusahaan:

1. Budgeting menjadi sebuah ‘tugas akademis’ yang hanya tertulis di atas kertas, tapi sulit dipraktekkan dalam kehidupan sehari-hari.
2. Dengan tidak adanya kejelasan akan pengeluaran dan budget saat ini, pelacakan dan forecasting pengeluaran akan menjadi sulit bahkan tidak mungkin dilakukan. Padahal, hal ini wajib untuk dilakukan perusahaan manapun yang sedang dalam fase berkembang.

#2 Tidak adanya monitor status yang real-time

Meskipun demikian, tim keuangan juga memiliki pandangan akan status pengeluaran perusahaan yang real-time. Hal ini berujung pada kejutan yang tidak menyenangkan setiap akhir bulan, saat klaim karyawan mulai berdatangan. Kuitansi yang diklaim sering tidak terbaca, dan detail informasinya pun kurang lengkap. Mengawasi dan mencatat pengeluaran sebuah perusahaan yang sedang berkembang menjadi tantangan bagi tim finance. Tanpa akses dan informasi yang utuh, mereka tidak dapat mengintervensi dengan cepat dan tepat, sehingga sulit untuk memotong pengeluaran yang kurang penting.

#3 Menurunnya produktivitas

Pelacakan secara manual menimbulkan keterlambatan pencatatan akan spending yang sedang terjadi. Setiap kuitansi dilacak dan dicatat secara manual, menghabiskan waktu hingga 11 jam kerja setiap bulannya. Terlalu banyak waktu terbuang hanya untuk mencari tahu untuk apa dan di mana budget digunakan. Masalah yang sama juga terjadi pada invoice utang usaha. Setiap invoice dicatat secara manual, dan pembayaran pun diselesaikan setelahnya. Tim pun harus menggunakan proses manual untuk mengurus invoice para supplier. 

Solusi: Verz Design Mempercepat Proses Menggunakan Fitur Budget Management dari Aspire 

Saat Tim Verz Design berjuang melawan kurangnya otomatisasi dan insight, sebuah solusi all-in one dalam hal budget management menjadi jawaban atas segala masalah tersebut. Solusi ini akan menyediakan segala kejelasan yang dibutuhkan perusahaan, untuk bertumbuh dan berkembang dengan lebih cepat. 

Dengan demikian, mereka pun memutuskan untuk mulai menggunakan Aspire.

#1 Manajemen budget menjadi lebih efisien

Bersama Aspire, tim finance dapat menetapkan anggaran untuk setiap tim dan menunjuk penanggung jawabnya, misalkan, Head Marketing bertanggung jawab atas budget marketing. Para pemilik budget ini lalu dapat memberikan kartu kredit perusahaan ke timnya, serta menetapkan spending limit dan merchant lock. Dengan adanya kebijakan serta peraturan spending yang jelas, setiap anggota tim pun dapat merencanakan alokasi budget. Persetujuan untuk tambahan budget pun dapat diberikan melalui aplikasi, diatur dengan fitur approval pada Aspire sesuai workflow yang berlaku.  Dengan demikian, para pemilik atau penanggung jawab budget pun dapat membuat keputusan dengan cepat, tanpa membuang waktu atau menghambat alur kerja.

#2 Selangkah lebih maju dengan kendali dan visibilitas real-time

Tim ini dapat memanfaatkan wawasan real-time Aspire, memberdayakan mereka dengan kendali penuh atas anggaran di seluruh tim dan inisiatif. Pemilik anggaran dan tim keuangan selalu mengetahui penggunaan anggaran secara real-time. Bahkan, mereka sekarang dapat menggunakan data ini untuk memperkirakan pengeluaran di masa depan dengan lebih akurat. Karena pengeluaran dilacak secara real time, dan daya belanja didistribusikan pada kartu perusahaan, tim tidak lagi mengalami kejutan akhir bulan yang mengerikan.

#3 Otomatisasi proses manual untuk meningkatkan produktivitas

Fitur pengingat dan rekonsiliasi pembayaran dari Aspire menghapuskan segala proses manual yang menghambat kinerja tim. Setiap kuitansi kini dapat diakses kapan saja dibutuhkan. Bila ada anggota tim yang lupa untuk meng-upload kuitansi, akan ada pengingat yang bisa dikirimkan melalui aplikasi. Lebih lagi, Integrasi yang seamless antara Aspire dan Xero membuat proses rekonsiliasi dan closing menjadi lebih cepat.

Hasil: Budget Management Disertai Insight yang Powerful Mengantar Verz Design Menjadi yang Terdepan

Setelah meninggalkan proses manual dan spending yang tidak tercatat, Verz Design kini bisa berfokus pada misi yang paling penting, yaitu untuk mendesain dan mengembangkan website berkualitas terbaik bagi para klien.

Dengan budget management yang lebih kuat, visibilitas real-time dan kendali penuh atas anggaran, Aspire membuat tim Verz Design melacak semua aktivitas di alur kerja keuangan mereka. Uang dan waktu yang sempat terbuang kini kembali mereka investasikan untuk terus berkembang dengan pesat.‍
‍