管理與控制商務差旅費用的最佳實踐

甚麼是商務差旅開支？

公司員工因業務相關的差旅活動而產生的支出，可歸類為商務差旅開支。這包括公司守則許可的各類開支，如餐飲、交通（包括機票、港鐵車資、租車、的士或自駕車輛）及住宿（酒店、公寓或 Airbnb）。

除此之外，與商務差旅相關的其他附帶或雜項開支也可歸類為商務差旅開支，並據此進行報銷。透過了解何謂商務差旅或公司差旅開支，有助你制定差旅開支預算，從而降低成本。

哪些費用屬於商務差旅開支？

若差旅開支屬合理，且符合公司商務差旅政策明確列出的業務目的，便可作為差旅費用進行報銷。需要謹記的基本原則是，有關開支應與業務相關，並有助公司增加收入，擴展客戶群及提升生產質素，或以某種方式增加業務生產力。

交通

員工應可報銷交通開支，包括機票及港鐵車資，因業務目的而在私人交通工具耗用的汽油費用，以及商務差旅中的地面交通費用。

為了審慎起見，在審批上述交通開支時，亦應有不同座艙級別之分。舉例來說，你可以禁止某職位或以下的員工選乘商務機位或頭等車廂，並規定在特殊情況下方可乘搭的士。汽油開支的限制則可按公里數或按日計算。

餐飲

在商務差旅期間，餐飲費用應視為可報銷開支。計算上述開支時，可以為每位員工按日設立餐飲預算。你亦可選擇在員工出差期間，為客戶、供應商或同事支付餐飲費用。

住宿

如果員工因公務需要在外地留宿，酒店房間或 Airbnb 費用便可視為商務差旅開支。你可以視乎留宿的地點和時間長短，提供按日計算的住宿津貼。你亦可指明員工必須選擇的酒店或房間類別。

附帶開支

員工出差期間可能會產生一些附帶開支，當中包括停車費、WiFi 收費及電話費。如果留宿期間較長，還可能涉及洗衣及乾洗服務等其他費用。只要是屬於商務差旅的一部份，在有合理因由的情況下便可歸類為差旅開支。

保險及醫療

商務差旅途中的醫療保險和旅遊保險亦屬於合理的商務差旅開支。公司有責任照顧員工。為確保員工的安全，你應允許他們就商務差旅期間產生的醫療費用和保險費用提出索償。

哪些費用不視為商務差旅開支？

與業務無關的開支不應視為商務差旅開支，即使在商務差旅期間產生，亦不應獲准作為差旅費用進行報銷。舉例來說：

個人款待

任何員工的個人款待開支，不應作為差旅費用進行報銷。例如，酒店內的電影租借費用、迷你吧費用、香煙、水療或泳池費用、文化演出或體育賽事門票等，都不屬於商務差旅開支的範圍內。

非商務會議

如果員工參加與業務無關的私人會議，不應由公司承擔相關費用。這包括交通、餐飲、酬酢或任何其他與公司的利益無關的開支。

特殊開支

小費、超重行李費、禮賓服務費、機場停車費等其他雜項開支，亦不應歸類為商務開支。你應在商務差旅政策中明確列出可視為商務差旅開支，及不可視為商務差旅開支的項目，以免產生混淆。

商務休閒旅行的休閒部分

假設某員工出差時結合工作與休閒，這類旅遊通常稱為商務休閒旅行。在這種情況下，與私人旅遊相關的任何開支將不可作為商務差旅開支進行報銷。同樣地，如果員工因商務差旅而到訪某個目的地，但決定在完成公務之後繼續逗留，則亦需遵守有關規定。

為甚麼需要追蹤差旅開支？

對財務狀況有更清楚的了解

你可透過追蹤及記錄商務差旅開支，以及制定差旅報銷政策，持續有效地控制成本。由於這是企業的第二大可控開支，你可以識別出容易超出預算的領域，並相應地進行監控，從而維持企業的整體財務穩健。

稅務目的

追蹤商務差旅開支的其中一個主要原因，是為了稅務目的。

香港的《稅務條例》規定，所有由納稅人為賺取應評稅利潤而付出的各項開支及費用，均可在計算利得稅時獲准扣除。這意味著，商務差旅開支在計算利得稅時可能合資格作稅務扣除。

因此，將公司差旅開支的金額妥為記錄，可有助於減低你的稅務負擔。此外，你亦需要保留這些開支的紀錄，以便在出現查詢或審計時，向有關當局證明你未有不當使用資金。

查核差旅政策的遵守情況

追蹤商務差旅開支有助查核員工是否有遵守商務差旅政策指引，並讓經理和高級管理層審批或拒絕差旅申請和管理差旅報銷。這也有助於及早發現潛在的欺詐行為。

清晰地界定員工可消費的範圍

追蹤商務差旅開支時，你可更清楚了解員工在商務差旅中消費的項目。這有助你對政策作出修訂，為員工制訂更為全面且實用的業務政策，務求令員工感到稱心滿意。

如何監控業務相關的差旅開支？

擬訂清晰的商務差旅政策

清晰而穩健的商務差旅政策，是監控商務差旅相關開支的關鍵所在。差旅政策應鉅細無遺地載列出員工在交通、餐飲、住宿和附帶開支等方面可消費的金額。清晰的政策可免除商務差旅開支方面的混淆，避免超支的情況。按此下載公司差旅開支政策範本，開始建立完善的商務差旅制度！

清晰傳達並鼓勵員工依循政策

設有完善的差旅政策並不足夠，還需確保員工充分了解。所有員工都應該獲發商務差旅政策，不論有關崗位是否有出差的需要。你亦應將有關政策上載至員工網上平台，方便查閱，並向正在安排商務差旅的員工發出提醒，讓他們回顧相關政策。此外，務必保持政策簡潔易明，並重點闡述關鍵要素。

將審批過程自動化

你有否想過可以設置開支管理工具，在發現與政策不符的預訂時，即時向員工及其經理發送電郵？差旅管理工具便具備這項功能。它亦可讓你針對過於接近出發日期的預訂進行相同的處理。將這些異常情況交由管理層批准，可變相鼓勵員工遵守政策及預早進行預訂。你可使用 Aspire 的批准流程來設置審批程序，將預訂情況通知經理及監控與政策不符的開支。

為員工遵守政策提供誘因

向遵守差旅政策的員工提供誘因或奬勵，可鼓勵他們減低消費。如果員工的預訂符合成本效益或支出較低，你可考慮使用節省下來的部份費用，或者以禮券形式獎勵他們。這種做法不但可提升員工士氣，更能促進他們將開支控制在預算之內。你亦可對違反政策指引的員工施加嚴格處分。

商業合作

要降低商務差旅相關的開支，與酒店、交通服務供應商及保險代理建立合作關係是明智之舉。成為了它們的常客，便可享企業優惠價格。鼓勵你的員工透過合作夥伴進行預訂，不僅能爭取到更佳的價格，更能透過優惠和升級惠及員工。

物色套餐服務

在可行的情況下，盡可能預訂套餐服務。舉例而言，如果你選擇預訂已包括餐飲的住宿，便可以節省餐飲費用。透過旅行社安排機票、酒店和餐飲亦是更具成本效益的做法。

設置預訂期限

若在出差日期臨近時才進行預訂，可能會令差旅費用更為昂貴。鼓勵你的員工提前規劃行程及進行預訂，務求以最佳價格進行預訂。例如，你可以設置預訂期限，規定前往中國內地的交通和住宿須提前至少 15 天預訂，而海外旅程則需提前至少 30 天預訂。這種做法有助降低成本。

如何有效管理和追蹤商務差旅開支？

制定預算

制定預算是掌握公司差旅開支的第一步。首先建立一年期的公司預算，然後視乎各部門和員工出差的需要，為他們分配年度商務差旅預算的限額。使用預算軟件有助簡化流程，並更精準地估算費用。Aspire 的預算工具使你能夠掌控公司差旅費用並控制開支。

將開支分類

明確地將開支分類，可以助你追蹤及減低開支。將商務差旅開支分為交通、住宿、餐飲、地面交通等類別，並將其他小額開支納入雜項分類。鼓勵員工在申請報銷差旅費用時正確地進行分類。

設定付款方式

員工必須充分了解商務差旅開支的指定付款方式。向員工發放公司卡，可以更有效地追蹤和管理費用，亦可減低欺詐風險。例如，你可以要求員工提供信用卡帳單，並附上收據和憑證。如果員工只需提供現金付款的收據，便會有偽造收據的風險。Aspire 無限量公司卡是安全可靠的付款方式，可避免需要使用個人信用卡或現金。

避免某些隱患

要避免為了節省成本而為員工安排共享住宿，因為這可能會導致不便和尷尬的情況。不要在保險方面吝嗇——如出現突發情況，可能會因小失大。此外，在各種公司優惠之下，容易為了節省成本而忽視了重要因素。在這些情況下，要確保有關安排能為員工提供方便。

結論

對於正在擴展業務的香港企業來說，商務差旅是重要的一環。估計和追蹤商務差旅費用，不一定是難事。預早規劃商務差旅費用，可以讓你對一年內將會產生的商務差旅開支有一個全面的概念，亦會令差旅費用的報銷過程更為簡便。此外，為了確保員工以最為務實的方式進行預訂，你可為員工提供一份明確的可消費清單，並使用套餐服務，尋找合作夥伴，以及聘請旅行社來管理商務差旅，務求有效地控制成本。