甚麼是未支付發票？企業避免客戶逾期付款實用教學

甚麼是發票與未支付發票？

發票（Invoice）是商業文件，用作記錄交易的內容，例如企業所提供的商品或服務，以及其金額、付款方式及期限等。當企業向客戶提供產品或服務後發出發票，即代表一項正式的收款請求。

而所謂的未支付發票（Outstanding Invoice），又稱待支付發票，是指客戶尚未付款但仍在付款期限內的發票，這些發票屬應收賬款的一部分，代表企業尚未收回的資金。

舉例說，若公司開立一張「30日內付款」的發票，客戶在期限內尚未付款，該發票即屬於「未支付發票」。若超出30日仍未付款，狀態則會轉為「逾期發票」。雖然「未支付」與「逾期」都屬未收款項，但前者仍處於容許範圍內，後者則可能需要啟動催收款項機制。了解不同發票狀態，是企業管理現金流與收款風險的重要一步。

認識更多不同的發票狀態

在收款流程中，了解各類發票狀態的差異，有助企業掌握應收賬款的風險，並制定對應策略。發票從開出到完成付款，可能歷經多個階段：已支付發票、逾期發票及過期發票：

已支付發票（Paid Invoice）

當客戶已全數支付發票上列明的款項，該發票即標示為「已支付」。這類發票代表交易已完成，企業無需再進行後續跟進。不過，為了財務記錄完整，應保留這些資料作對賬、報稅或查賬用途。

已逾期發票（Past-due Invoice）

雖然「已逾期（Past-due）」與「過期（Overdue）」都表示未支付款項已超過付款日，但已逾期發票通常用於提醒發票剛剛過期，語氣相對溫和。這類發票若能及早跟進，通常仍有機會在短時間內完成收款。企業可透過發送付款提醒、提供便利付款方式，甚至考慮提供提早付款折扣，鼓勵對方立即結清款項，避免惡化為過期狀態。

嚴重逾期發票（Overdue Invoice）

嚴重逾期發票，是指付款期限已過，且客戶長時間未付款的發票。與未支付發票不同，嚴重逾期狀態表示已明顯超時，屬較嚴重的延遲付款情況，可能涉及現金流風險與信貸問題。此時企業應啟動催收機制，例如發出正式通知、跟進付款承諾，甚至根據預先訂立的支付條款加收利息。若積壓過多嚴重逾期發票，將對資金運用造成壓力，拖慢營運進度。

逾期付款對現金流和財務的影響

對企業而言，穩定的現金流都是財務健康的基石。逾期付款與未支付款項，不但影響短期資金調配，更可能對整體營運造成惡性循環。

如缺乏發票追蹤機制，未支付發票及長期逾期發票將顯著拖慢現金流動速度，繼而會降低庫存周轉率，甚至損害公司的信用評級與商譽。若企業未能及時處理應收賬款，往往需要投入額外人力催收，甚至依賴借貸來維持資金流動，長期勢必增加企業融資成本，也會削弱支付薪金與供應商賬款的能力。

根據 2023 年的一份報告《B2B 付款行為趨勢報告》，香港企業面對的逾期付款問題有上升趨勢：60%企業發票未能按時收款，較前一年增加26%。報告亦指出，壞賬比例由6%升至 9%，顯示不少企業已無法追回部分未支付款項，直接侵蝕利潤與現金流。

對於資源有限的企業來說，收款延誤容易演變成營運上的惡性循環。因此，建立有效的收款政策與使用現代化工具追蹤發票狀態，已成為企業財務管理不可或缺的一環。

如何確保準時收款

避免延遲付款、提升資金回籠速度，是企業維持穩健營運的關鍵。以下5項策略可幫助企業減少未支付發票與逾期發票的風險，確保每張發票能準時結算。

建立清晰的付款條款與罰則

企業保障自身利益，首先應訂立明確的支付條款。企業應在合約及發票上清楚列明付款期限、接受的付款方式、以及若未能準時付款將產生的罰則。

例如企業可在支付條款中列明「逾期每日罰息 0.05%」等條款，藉此提醒客戶準時付款的重要性。這類安排除了具法律效力外，更能在實際操作中提高客戶的付款意識，減少未支付款項積壓的風險。只要條款合理且事前載明於合約或發票中，一般亦不影響雙方的合作關係。

維持與客戶良好溝通

良好的溝通能有效減少逾期發票風險。企業應於發票發出後，主動與客戶確認對方是否成功收到，並在到期日前適時發送提醒，例如可在到期前3至5天發出友善電郵或致電提醒付款。但須留意的是，若企業太早就用過度嚴厲語氣或法律手段施壓，可能引起對方反感，甚至破壞長期合作關係。維持開放且有禮的對話，有助建立互信，加速收款流程。

提供多元化付款方式

方便的付款方式能直接影響客戶的付款意願與速度。除傳統銀行轉賬外，企業應積極支援更多支付選項，如轉數快（FPS）、支付寶香港、微信支付、八達通、Google Pay、Apple Pay以及信用卡支付等。

提供提早付款獎勵

提早付款折扣是一種行之有效的收款誘因，尤其適用於週期性或高額交易。例如企業可向客戶「3/10 Net 30」條款，即若客戶在10天內付款，即可享有3% 的提早付款折扣，否則需在無優惠的狀況下於30天內全額結算。這類條款有助客戶提高付款誘因，減少未支付款項積壓風險。

利用科技工具追蹤發票狀態

善用雲端會計工具與收款管理平台，是降低逾期付款風險的長遠之計。坊間有不少數碼商業工具，例如Aspire所提供的企業賬戶管理平台，可自動追蹤發票狀態、設定付款提醒，並與會計系統整合，讓你即時掌握每一張發票的最新動態。

如何透過 Aspire 簡化發票與收款管理

傳統的發票管理模式往往需要大量手動操作，容易出現遺漏、延遲與錯誤，不但拖慢收款進度，也加重財務與行政成本。Aspire 商業賬戶提供一站式發票管理解決方案，配備多項數碼化工具，協助企業更高效地處理發票及對賬流程，從而提升現金流效率

• 快速建立並發送發票： Aspire讓企業可輕鬆製作專業發票，並可透過電郵即時發送給客戶。自動化管理流程有助減少人為錯誤，提升管理效率。

• 自動追蹤與付款提醒：系統可根據發票的支付條款設定自動提醒，在到期日前向客戶發送通知，減少延遲付款情況發生，亦避免人手催款壓力。

• 自動對帳與發票結算：當客戶完成付款後，Aspire 會自動將交易與相應發票配對，並更新狀態為「已支付」，省卻手動對賬工作。

• 一目了然的現金流概況： Aspire的控制面板可即時顯示所有發票狀態，包括未支付發票、逾期發票與即將到期項目。視覺化的現金流圖表讓你清楚掌握應收金額與實收比例，有助安排資金運用與優先催款對象。

• 提供多元付款方式： Aspire支援本地及海外付款選項，包括銀行轉賬、轉數快（FPS）及信用卡等，方便客戶以自己熟悉的方式付款。

整合會計系統： Aspire可與主流會計系統如Xero、QuickBooks等無縫整合，發票與付款紀錄可同步更新，提升報稅與對賬準確性，節省財務部門時間和行政成本。