對企業日常營運而言,現金流隨時比利潤更重要。然而,未支付款項與客戶逾期情況,卻為不少企業帶來財務壓力。一旦客戶未能準時付款,可導致企業現金周轉困難,甚至影響到員工出糧與支付供應商款項。本文由發票的基本概念說起,幫你了解甚麼是未支付發票及其他發票狀態類別,講解企業如何透過制定行之有效的支付條款,並利用多元付款方式與科技工具,提升收款效率、避免延遲付款問題發生。
甚麼是發票與未支付發票?
發票(Invoice)是商業文件,用作記錄交易的內容,例如企業所提供的商品或服務,以及其金額、付款方式及期限等。當企業向客戶提供產品或服務後發出發票,即代表一項正式的收款請求。
而所謂的未支付發票(Outstanding Invoice),又稱待支付發票,是指客戶尚未付款但仍在付款期限內的發票,這些發票屬應收賬款的一部分,代表企業尚未收回的資金。
舉例說,若公司開立一張「30日內付款」的發票,客戶在期限內尚未付款,該發票即屬於「未支付發票」。若超出30日仍未付款,狀態則會轉為「逾期發票」。雖然「未支付」與「逾期」都屬未收款項,但前者仍處於容許範圍內,後者則可能需要啟動催收款項機制。了解不同發票狀態,是企業管理現金流與收款風險的重要一步。
認識更多不同的發票狀態
在收款流程中,了解各類發票狀態的差異,有助企業掌握應收賬款的風險,並制定對應策略。發票從開出到完成付款,可能歷經多個階段:已支付發票、逾期發票及過期發票:
已支付發票(Paid Invoice)
當客戶已全數支付發票上列明的款項,該發票即標示為「已支付」。這類發票代表交易已完成,企業無需再進行後續跟進。不過,為了財務記錄完整,應保留這些資料作對賬、報稅或查賬用途。
已逾期發票(Past-due Invoice)
雖然「已逾期(Past-due)」與「過期(Overdue)」都表示未支付款項已超過付款日,但已逾期發票通常用於提醒發票剛剛過期,語氣相對溫和。這類發票若能及早跟進,通常仍有機會在短時間內完成收款。企業可透過發送付款提醒、提供便利付款方式,甚至考慮提供提早付款折扣,鼓勵對方立即結清款項,避免惡化為過期狀態。
嚴重逾期發票(Overdue Invoice)
嚴重逾期發票,是指付款期限已過,且客戶長時間未付款的發票。與未支付發票不同,嚴重逾期狀態表示已明顯超時,屬較嚴重的延遲付款情況,可能涉及現金流風險與信貸問題。此時企業應啟動催收機制,例如發出正式通知、跟進付款承諾,甚至根據預先訂立的支付條款加收利息。若積壓過多嚴重逾期發票,將對資金運用造成壓力,拖慢營運進度。
逾期付款對現金流和財務的影響
對企業而言,穩定的現金流都是財務健康的基石。逾期付款與未支付款項,不但影響短期資金調配,更可能對整體營運造成惡性循環。
如缺乏發票追蹤機制,未支付發票及長期逾期發票將顯著拖慢現金流動速度,繼而會降低庫存周轉率,甚至損害公司的信用評級與商譽。若企業未能及時處理應收賬款,往往需要投入額外人力催收,甚至依賴借貸來維持資金流動,長期勢必增加企業融資成本,也會削弱支付薪金與供應商賬款的能力。
根據 2023 年的一份報告《B2B 付款行為趨勢報告》,香港企業面對的逾期付款問題有上升趨勢:60%企業發票未能按時收款,較前一年增加26%。報告亦指出,壞賬比例由6%升至 9%,顯示不少企業已無法追回部分未支付款項,直接侵蝕利潤與現金流。
對於資源有限的企業來說,收款延誤容易演變成營運上的惡性循環。因此,建立有效的收款政策與使用現代化工具追蹤發票狀態,已成為企業財務管理不可或缺的一環。
如何確保準時收款
避免延遲付款、提升資金回籠速度,是企業維持穩健營運的關鍵。以下5項策略可幫助企業減少未支付發票與逾期發票的風險,確保每張發票能準時結算。
建立清晰的付款條款與罰則
企業保障自身利益,首先應訂立明確的支付條款。企業應在合約及發票上清楚列明付款期限、接受的付款方式、以及若未能準時付款將產生的罰則。
例如企業可在支付條款中列明「逾期每日罰息 0.05%」等條款,藉此提醒客戶準時付款的重要性。這類安排除了具法律效力外,更能在實際操作中提高客戶的付款意識,減少未支付款項積壓的風險。只要條款合理且事前載明於合約或發票中,一般亦不影響雙方的合作關係。
維持與客戶良好溝通
良好的溝通能有效減少逾期發票風險。企業應於發票發出後,主動與客戶確認對方是否成功收到,並在到期日前適時發送提醒,例如可在到期前3至5天發出友善電郵或致電提醒付款。但須留意的是,若企業太早就用過度嚴厲語氣或法律手段施壓,可能引起對方反感,甚至破壞長期合作關係。維持開放且有禮的對話,有助建立互信,加速收款流程。
提供多元化付款方式
方便的付款方式能直接影響客戶的付款意願與速度。除傳統銀行轉賬外,企業應積極支援更多支付選項,如轉數快(FPS)、支付寶香港、微信支付、八達通、Google Pay、Apple Pay以及信用卡支付等。
提供提早付款獎勵
提早付款折扣是一種行之有效的收款誘因,尤其適用於週期性或高額交易。例如企業可向客戶「3/10 Net 30」條款,即若客戶在10天內付款,即可享有3% 的提早付款折扣,否則需在無優惠的狀況下於30天內全額結算。這類條款有助客戶提高付款誘因,減少未支付款項積壓風險。
利用科技工具追蹤發票狀態
善用雲端會計工具與收款管理平台,是降低逾期付款風險的長遠之計。坊間有不少數碼商業工具,例如Aspire所提供的企業賬戶管理平台,可自動追蹤發票狀態、設定付款提醒,並與會計系統整合,讓你即時掌握每一張發票的最新動態。
如何透過 Aspire 簡化發票與收款管理
傳統的發票管理模式往往需要大量手動操作,容易出現遺漏、延遲與錯誤,不但拖慢收款進度,也加重財務與行政成本。Aspire 商業賬戶提供一站式發票管理解決方案,配備多項數碼化工具,協助企業更高效地處理發票及對賬流程,從而提升現金流效率
- 快速建立並發送發票: Aspire讓企業可輕鬆製作專業發票,並可透過電郵即時發送給客戶。自動化管理流程有助減少人為錯誤,提升管理效率。
- 自動追蹤與付款提醒:系統可根據發票的支付條款設定自動提醒,在到期日前向客戶發送通知,減少延遲付款情況發生,亦避免人手催款壓力。
- 自動對帳與發票結算:當客戶完成付款後,Aspire 會自動將交易與相應發票配對,並更新狀態為「已支付」,省卻手動對賬工作。
- 一目了然的現金流概況: Aspire的控制面板可即時顯示所有發票狀態,包括未支付發票、逾期發票與即將到期項目。視覺化的現金流圖表讓你清楚掌握應收金額與實收比例,有助安排資金運用與優先催款對象。
- 提供多元付款方式: Aspire支援本地及海外付款選項,包括銀行轉賬、轉數快(FPS)及信用卡等,方便客戶以自己熟悉的方式付款。
整合會計系統: Aspire可與主流會計系統如Xero、QuickBooks等無縫整合,發票與付款紀錄可同步更新,提升報稅與對賬準確性,節省財務部門時間和行政成本。