付款通知書教學：提升企業資金管理的實用方法

甚麼是付款通知書？

付款通知書（Remittance Advice）是企業在付款完成後，向收款人發送的一份付款通知憑證。付款通知書不只是單純的通知，而是協助對賬的重要文件，在跨境付款或涉及多幣種的付款流程時，更加有助釐清資金去向，幫助交易雙方建立信任關係。

付款通知書的關鍵資訊通常包括付款日期、發票號碼、付款方式、金額等，能幫助收款方迅速識別款項來源。舉例說，一間香港進出口公司向海外供應商支付多筆貨款，假如沒有付款通知書，供應商或難以確認每筆付款對應的具體發票。

此外，對於涉及多幣種的付款流程，付款通知書也能通知收款方匯率及最終到賬金額，這一點對提升進出口貿易、跨境服務的支付流程十分關鍵，可避免因匯率波動或中介銀行手續費而導致的對賬誤差。

付款通知書主要類別

付款通知書在商業交易中扮演重要角色，企業根據需求及交易性質採用不同形式的付款通知書。以下是三種常見的付款通知書類型，企業可以利用會計軟件或Microsoft Word、Excel、Google Docs等工具製作付款通知書。

基本付款通知書

這是最常見和基本的付款通知書類型，內容主要包括發票號碼、付款金額、付款日期及付款方式、通常以紙本或電子檔形式發送，例如PDF文件或電子郵件附件等。由於格式簡單，這種通知書適合單筆付款或本地對賬使用。

回條式付款通知

這類通知書通常附在發票或對賬單的底部，是可撕下的付款憑證。當客戶付款後，將此部分填妥後寄回供應商，作為支付確認通知。例如當企業用支票付款時，可連同已填寫的付款通知單一併寄回，方便供應商對賬和存檔。這類型的付款通知書在傳統交易中較為常見。

可掃描付款通知書

這種付款通知書專為電子化工作流程設計，通常帶有條碼或QR碼，方便掃描及快速輸入系統。財務部門可以利用掃描設備或手機應用程式快速讀取數據，減少人工輸入錯誤，提升付款流程的自動化。這種類型的付款通知書，特別適合物流公司或跨國集團等需要處理大量付款或多筆跨境交易的企業。

如何選擇合適的付款通知書類型？

企業在選擇付款通知書格式時，應考慮交易規模、付款方式及對賬需求。如果是單筆付款或本地供應商結算，基本付款通知書已足夠；若涉及多筆交易且需要人工處理，可選擇可拆卸付款通知單；而對於自動化程度較高的大型企業，採用可掃描付款通知書能有效提升效率。不同類型的付款通知書在操作上各有優勢，企業應根據實際需求靈活應用，確保付款通知憑證能有效輔助對賬和資金管理。

付款通知書格式及常見資訊

發送付款通知書的目的，是確保收款方能準確對應收到的款項與發票，從而避免對賬錯誤。企業在製作付款通知書時，應包含以下關鍵資訊：

付款通知書應包含哪些資訊？

• 付款人資料：付款人的公司名稱、地址及聯絡方式，這有助收款方辨識款項來源

• 收款人資料：收款方的公司名稱、地址及聯絡方式，這部分資訊能確保付款通知書傳達至正確的財務部門，避免誤發或延誤

• 付款通知書日期：通知書發送日期，這有助於日後查詢和核對記錄

• 付款日期：資金實際匯出日期，在跨境匯款，這一日期可方便收款方預估資金到賬時間

• 付款金額： 此次交易的具體金額，若涉及多筆發票時，應將每筆金額分別列出，避免混淆

• 付款方式：列明電匯、支票、信用卡或現金等付款方式及付款參考編號

• 發票號碼：每筆付款對應的發票號碼及發票日期

• 付款參考編號： 包括銀行或金融機構的匯款參考號碼，這有助於日後查詢及追蹤資金流

• 預期到賬日期：收款方可根據此日期查詢資金入賬狀況，減少對賬不便

• 備註欄：用作補充付款資訊，例如扣除折扣、退款金額或附加費用等

怎樣建立及發送付款通知書？

建立及發送付款通知書的流程，取決於企業規模、交易性質及財務系統的使用情況，可參考以下步驟：

1) 確定付款通知書格式

在支付單筆或較少賬款時，基本付款通知書是最佳選擇，因為其格式十分簡單，只需列出付款金額、發票號碼和付款方式即可。若企業需處理多筆交易或大額付款，可考慮可掃描付款通知書，透過條碼或QR碼將數據自動輸入系統，減少人工輸入錯誤。對於大型企業，則可使用ERP系統生成通知書，自動整合多筆付款並生成標準化報表，方便批量對賬。

2) 收集付款通知書所需資訊

企業需準確收集付款詳情，包括付款人及收款人資料（公司名稱、地址、聯絡方式）、付款日期、付款金額及付款方式等。此外，發票號碼是關鍵資訊，應逐筆列出。如涉及跨境匯款或匯率轉換，建議在備註中標註匯款參考編號及預期到賬日期，方便收款方核對款項來源。

3) 選擇建立付款通知書的工具

對於中小企業，Excel或Word模板是快速製作付款通知書的簡單方法；對於交易量較大的企業，建議使用QuickBooks、Xero等會計軟件，自動生成並發送電子通知書。

4) 撰寫付款通知書的內容

付款通知書應保持結構清晰且資訊完整，以方便收款方對賬。建議以表格格式呈現，列出每筆款項的發票號碼、付款日期、付款金額、付款方式及匯款參考編號，例如：

5) 發送付款通知書的方法

企業可根據交易性質及收款方需求，選擇發送付款通知書的方式。最常見的方法是透過電子郵件將通知書轉為PDF文件發送至收款方財務部門，並在郵件標題中標註發票號碼，以方便快速辨識。若收款方要求紙本憑證，企業可將通知書列印並隨支票一併寄出，並在封面標註發票號碼及付款日期，方便收款方對賬。

6) 確保收款方確認收到通知書

發送付款通知書後，建議主動聯繫收款方，確認對方是否收到並核對無誤，建議要求收款方回覆確認郵件，將確認郵件作為將來對賬的正式記錄。

付款通知書與付款證明有甚麼分別？

在商業交易中，付款通知書與付款證明都是常見文件，但兩者的功能與用途有所不同。付款通知書是付款人發送給收款人的對賬通知，用作通知已支付的款項及其對應的發票號碼、付款金額及付款日期，其核心作用在於協助收款方快速對應款項來源，確保應收賬款正確入賬。

付款證明則是銀行或支付平台提供的正式交易記錄，用於證明資金已經實際支付，通常會列明付款日期、付款金額、付款方式及交易參考編號。下表簡單比較兩者的分別：

簡單而言，付款通知書強調的是資金已被支付，協助收款方對應具體發票及應收賬款；而付款憑證則是資金支付完成後，由銀行或支付平台出具的正式記錄，是法律和財務核對的重要依據。企業在進行跨境交易或多筆付款時，可選擇同時發送兩者，以避免對賬錯誤，並提供完整的資金流向記錄。

管理付款通知書的實用小貼士

付款通知書不但能提升對賬效率，更能減少財務錯誤，維持良好的客戶關係。以下是企業

在發送付款通知書時應遵循的幾項最佳實踐：

• 確保資料完整及準確：付款通知書應包含完整的付款資訊，包括發票號碼、付款日期、付款金額及付款方式。對於涉及多筆交易或多幣種付款，應逐筆列出每筆款項的詳細資訊，避免收款方無法對應款項來源。

• 選擇合適的發送方式：根據交易性質選擇發送方式，例如是直接透過電子郵件發送PDF格式通知書，或透過ERP系統自動生成並發送通知書。此外，對於需要銀行紙本憑證的交易，企業可將通知書列印並隨支票一併寄出。

• 附加備註以提供更多資訊
若付款涉及折扣、退款或多筆發票合併付款，建議在通知書中附加備註說明。此舉能幫助收款方快速對應款項，避免日後對賬分歧。

• 確認收款方收到通知書：發送付款通知書後，建議要求收款方確認收悉，以確保通知書順利送達。對於大額交易或關鍵客戶，可透過電話或郵件進行二次確認。

• 妥善存檔，建立完整付款紀錄：將每次發送的付款通知書按日期或發票號碼分類存檔，以備日後查詢或審計使用。至於電子版通知書，應定期備份，確保資料安全。

如何解決管理付款通知書時的常見挑戰？

在日常財務管理中，付款通知書是對賬、記錄及追蹤資金的重要工具，但管理付款通知書時，企業往往面臨以下挑戰：

交易數量過多，使對賬困難

當企業同時支付多筆款項時，若通知書中的發票號碼、付款金額或匯款參考編號缺失或錯誤，收款方將無法準確對應款項來源，導致對賬分歧。

應對方法： 使用標準化通知書模板，逐筆列出每筆付款的發票號碼及金額，確保交易資料簡明易瞭。

跨境匯款中的匯率波動

跨境匯款經過多家中介銀行，各方收取的手續費及匯率差異，可能導致最終到賬金額與通知書金額不符。


應對方法： 在通知書中標註匯款參考編號、匯率及手續費明細，並列出預計到賬日期，方便收款方核對金額。

手動處理增加錯誤風險

手動編寫付款通知書不但花費時間，還可能因輸入錯誤使數據不符，例如金額錯誤或發票號碼遺漏。


應對方法： 引入ERP系統或會計軟件自動生成通知書，減少人為錯誤，並確保數據統一性。

企業內部記錄混亂

企業透過郵件、郵寄或ERP系統發送通知書，若無統一存檔管理，或導致付款記錄紊亂，財務部門難以全面掌握付款狀況，亦加重了會計工作的負擔。


應對方法： 建立中央存檔系統，將所有通知書按日期或發票號碼分類存檔，方便後續查詢及對賬。

供應商未能及時確認收悉

發送通知書後，若收款方未及時回覆或對通知書內容提出確認或異議，將延誤對賬進度。

應對方法： 在發送通知書後主動聯絡收款方進行確認，並保存確認郵件作為對賬依據。

善用Aspire高效管理現金流及付款通知書

Aspire商業戶口提供全面的資金管理解決方案，包括多貨幣商業賬戶、公司卡及開支管理功能。企業可透過公司卡追蹤每筆支付紀錄，加強資金控制。同時，開支管理功能能有效監管付款狀況，確保每筆交易均有完整記錄，方便日後生成付款通知書及對賬報表。

此外，Aspire的會計及開支管理自動化功能，可將每筆付款交易數據自動同步至QuickBooks、Xero 等主流會計系統。企業財務部門可輕鬆調用系統數據，快速生成 PDF 格式的付款通知書，減少手動輸入錯誤，提升對賬效率。無論是本地支付還是國際匯款，Aspire 都能集中管理資金流入，確保交易記錄完整兼透明。