出糧系統：HR 一文看清自動薪酬管理、MPF 供款及勞工法例

「薪金」有何法定定義？

基本薪酬、津貼和所有收入

在香港《僱傭條例》的框架下，「工資」一詞具備極廣泛的定義，僱主必須清楚區分基本薪酬與各類津貼。

法定工資不僅包含合約註明的底薪，更涵蓋了僱員因工作而獲得的所有金錢報酬，例如佣金、勤工津貼、交通補貼及服務費等。

特別值得留意的是超時工作（OT）薪酬。若 OT 屬固定性質，或其在過去 12 個月內的平均款額達到員工平均月薪的 20% 以上，這筆款項就必須被納入「平均工資」的計算基數中。這意味著當你計算法定假期薪酬或代通知金時，若忽略了這些經常性支出，將可能導致少付薪資，進而引發法律爭議。

《僱傭條例》有何標準規則及流程？

1. 發薪流程與法定限期

市場上的標準做法是按月結算，並通常安排在每月的某一日入帳，但僱主必須對法定的「七天期限」保持高度警覺。

根據法例，薪金最遲必須在工資期屆滿後的七天內支付；若未能如期履行，僱主不僅須就欠薪金額支付額外利息，更可能面臨嚴厲的刑事責任。若僱主被證實故意且無合理辯解地拖欠薪金，最高可被處以港幣 35 萬元的罰款及監禁三年的制裁。

此外，逾期發薪還可能引發僱傭關係的自動瓦解。若工資在到期後的一個月內仍未發放，法例賦予僱員權利視該合約已被變相終止（Constructive Dismissal），這往往伴隨著長期的勞資調解與補償支出。因此，建立一套穩定且具備自動化提醒功能的發薪流程，對於規避合規風險至關重要。

2. 發放糧單（Payslip）與薪資紀錄

在香港的薪酬管理中，發放糧單（Payslip）是《僱傭條例》明確要求的合規環節。

僱主必須在每次支付工資時，為僱員提供詳盡的薪資明細。一份合標準的糧單應清晰界定各項關鍵資訊，包括僱員姓名、所屬僱傭期、該期所得薪金總額、所有法定的扣除項目（如強積金供款）以及僱主名稱。

此外，條例亦強制要求僱主必須保存每位僱員至少七年的詳細就業及薪資紀錄，這在面對勞工處執法檢查或稅務局審核時，是企業最重要的法律憑據。

3. 按比例計糧與超時工作（OT）薪酬

對於入職、離職或在月中變動職位的僱員，企業必須採取公正且一致的準則來計算「按比例薪金」（Prorated Salary）。

香港企業通常根據合約條款，選擇「工作日」或「日曆日」作為計算基準。雖然《僱傭條例》未有硬性規定選用哪種方式，但計算公式必須精準：

公式 1：以工作日計算 (Working Day Method)按比例薪金 = ( 每月總薪金 ÷ 該月總工作日數 ) x 該月實際工作日數

‍備註：此方法通常用於固定週一至週五上班的僱員。

公式 2：以日曆日計算 (Calendar Day Method)按比例薪金 = 每月總薪金 x ( 該月實際受僱天數 ÷ 該月總日曆天數 )

‍備註：這是香港最常見的計算方式，計算基數包含週六、日及公眾假期。

針對超時工作（OT）薪酬，儘管法律未設強制支付標準，但雙方同意的補償率必須在僱傭合約中載明。特別需要注意的是，若超時薪酬屬經常性支付，或在過去 12 個月內佔平均月薪 20% 以上，該款項則必須計入員工的「平均工資」基數中，這將直接影響法定假期薪酬與代通知金的計算，僱主在此環節必須格外謹慎，以免少付法定權益。

4. 強積金（MPF）供款：強制性與自願性策略

強積金（MPF）體系主要分為兩大類別：強制性供款要求僱主與僱員各按薪金的 5% 進行供款，目前每月的供款上限各為 1,500 港元（以月薪 30,000 港元為計薪上限）。除了法律底線外，企業亦可選擇作出自願性供款。這不僅是吸引頂尖人才與留住核心員工的有效競爭手段，更具備顯著的財務誘因。

從稅務規劃的角度來看，僱主為員工所作出的強制性及自願性供款，均可在利得稅項下申請扣稅，扣稅上限高達僱員全年總薪酬的 15%。由於自願性供款的安排、最低供款額及計算法由各強積金受託人決定，積金局（MPFA）建議僱主應定期諮詢受託人，以制訂最符合企業財務架構與員工福利的供款方案，確保在合規的同時實現企業社會責任與人才競爭力的平衡。

出糧系統（Payroll System）有何好處及壞處？

在數位轉型的浪潮下，許多香港中小企正面臨從傳統手動 Excel 計糧轉向自動化系統的過渡期。以下我們從利弊兩端出發，協助你判斷系統化管理的真實價值。

出糧系統的好處

採用專業系統最顯著的價值在於將複雜的法規流程「自動化」。香港的薪資計算涉及多項精細條例，系統能有效解決以下痛點：

• 法律合規精準化： 自動計算「713 條例」下的平均日薪（ADW），精確處理年假、病假及代通知金，大幅降低勞資糾紛與罰款風險。
• 稅務與強積金自動化： 一鍵生成 IR56B、IR56E/G 等年度稅表，並自動計算僱主與僱員的 MPF 供款，將原本需時數天的行政工作縮短至幾分鐘。
• 員工自主服務（ESS）： 員工可透過 App 自行下載糧單、查看假期餘額或申請請假，省去 HR 頻繁回覆查詢的時間。

出糧系統的潛在風險

儘管自動化能帶來效率，但企業在導入初期仍需面對一些現實的門檻與風險：

• 初期設定成本： 將所有員工的歷史薪資、假期紀錄及個人資料導入新系統需要投入大量人力與時間，初期遷移成本不容小視。
• 設定邏輯的依賴性： 系統的精確度取決於初始設定。若 HR 對法規（如佣金是否計入工資）理解有誤，錯誤的邏輯設定會導致「批量出錯」，影響範圍極廣。
• 數據隱私與安全： 薪資數據極度敏感。若系統商的加密技術不夠完善，一旦發生數據洩漏，企業將面臨嚴重的法律訴訟與信譽損害。

外判薪酬管理（Payroll Outsourcing）又好唔好？

外判薪酬管理（Payroll Outsourcing） 就是將原本由內部負責的計糧、強積金申報及報稅等工作，委託給專業的第三方機構（如會計師行或 HR 顧問公司）處理。

外判薪酬管理的好處

外判最核心的價值在於風險轉嫁與專業合規。由於香港勞工法例（如 713 條例、取消 MPF 對沖）變動頻繁，外判商的專業團隊能確保計算方法始終符合最新法規，讓企業避開罰款風險。此外，外判能顯著節省行政成本，企業無需額外聘請專業薪酬專員，亦能確保高層薪金等敏感資訊在內部完全保密。

外判薪酬管理的壞處

儘管省時，外判也存在掌控度較低與長期成本較高的問題。由於數據由第三方管理，HR 較難即時獲取細項報告或進行即時調整。同時，外判通常按人頭收費，對於大型企業而言，長期累積的服務費可能高於購買一套 SaaS 系統。此外，在溝通往返上可能不如內部處理般即時靈活。

為什麼你的企業需要專業薪資管理系統？

在企業成長的過程中，薪資管理（Payroll Management）不再僅是發放薪金，更是維繫團隊士氣與確保法規合規的核心。作為業務決策者，確保每一筆款項準確、準時地到達員工手中，是你對人才最基本的承諾。然而，隨著員工人數從 10 人增長至 100 人甚至更多，傳統的人手計算與逐一過數，不僅耗費極大的行政精力，更隱藏著計算出錯與違反勞工法例的法律風險。

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