Cara Atasi Risiko Fraud dalam Bisnis dengan Kartu Korporat

Apa saja risiko fraud dalam bisnis dan apa peran kartu korporat dalam mengatasinya?

Mungkin Anda sudah sering mendengar istilah fraud. Namun, tahukah Anda apa arti yang sebenarnya dalam konteks bisnis? Singkatnya, fraud berartikan penipuan. Penipuan dalam hal ini mengacu pada tindakan yang dilakukan secara sengaja oleh seorang individu atau pihak yang terlibat di dalam bisnis yang diniatkan untuk mendapatkan keuntungan lebih secara ilegal, yang kemudian akan merugikan perusahaan. Risiko dari fraud adalah ancaman yang sangat serius bagi segala jenis perusahaan dengan ukuran besar ataupun kecil. 

Sebagai pemilik bisnis, hal ini adalah sesuatu yang harus Anda hindari. Fraud yang terjadi dalam sebuah perusahaan dapat terjadi dalam berbagai bentuk; seperti penyalahgunaan dana perusahaan, tindakan curang oleh karyawan, bahkan tindakan kolusi dengan pihak eksternal. Semua hal ini dapat menyebabkan kerugian finansial hingga menyebabkan rusaknya reputasi perusahaan dan kepercayaan pelanggan Anda. Ini dapat merugikan perusahaan Anda, sehingga Anda harus menemukan cara untuk mengatasi risiko ini sedini mungkin. 

Salah satu cara untuk mengatasi dan menghindari risiko fraud dalam perusahaan Anda adalah dengan menggunakan kartu korporat. Kartu korporat adalah jenis kartu kredit atau kartu debit yang dimiliki oleh sebuah perusahaan dan diberikan kepada karyawan atau anggota tim terpercaya yang dapat digunakan dalam transaksi bisnis. Kartu korporat dirancang secara khusus untuk tujuan bisnis, dan biasanya digunakan untuk membayar berbagai keperluan dan pengeluaran bisnis; mulai dari pembelian barang dan layanan yang berhubungan dengan kelangsungan bisnis, perjalanan bisnis dalam dan luar negeri, hingga membayar tagihan saat harus menjamu klien makan di restoran. 

Masih ingin tahu apa yang dimaksud dengan risiko fraud dalam bisnis dan bagaimana kartu korporat dapat mengatasinya? Baca terus di artikel ini. 

‍

Risiko fraud dan penipuan dalam bisnis serta dampaknya

Definisi fraud dalam bisnis 

Penipuan dalam dunia bisnis mengacu pada serangkaian tindakan manipulatif atau penipuan yang dilakukan oleh individu ataupun karyawan perusahaan atau pihak-pihak terkait lainnya yang dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan keuntungan secara ilegal atau merugikan perusahaan atau pihak lain yang terlibat. 

Jenis fraud dalam bisnis

Pencurian keuangan 

Pencurian keuangan dalam bisnis mencakup tindakan-tindakan seperti pencurian uang tunai, manipulasi catatan keuangan, atau penggelapan aset perusahaan. Hal ini bisa dimulai dari hal kecil seperti mengambil uang kas yang tersedia untuk keperluan pribadi.

Penipuan dalam pengadaan

Penipuan dalam pengadaan yang terjadi mencakup berbagai praktik kecurangan dalam proses pengadaan, mulai dari memberikan informasi palsu atau menaikkan harga lebih dari seharusnya. 

Korupsi

Salah satu bentuk fraud paling berat dalam sebuah perusahaan adalah korupsi. Korupsi dapat diartikan sebagai penyalahgunaan kekuasaan atau posisi dalam suatu perusahaan untuk mendapatkan keuntungan pribadi atau memberikan keuntungan kepada pihak ketiga dengan cara yang ilegal atau tidak sah. Contohnya, melakukan kesepakatan di bawah meja dengan sebuah vendor, dan mengambil keuntungan ekstra yang diambil untuk keperluan pribadi.  

Pemalsuan dokumen

Jenis penipuan atau fraud ini terjadi ketika ada pembuatan atau penggunaan dokumen palsu atau mengubah dokumen yang sah untuk membantu tindakan penipuan. Misalnya, ketika suatu data yang berisikan hasil penjualan dipalsukan agar perusahaan terlihat lebih untung dibanding sebenarnya agar bisa mendapatkan kepercayaan calon investor.  

Insider trading

Praktik insider trading dapat terjadi ketika seseorang yang menjadi bagian dari perusahaan memanfaatkan informasi yang belum dirilis ke publik atau yang masih dirahasiakan untuk mendapatkan keuntungan pribadi. Tindakan ini bisa mencakup pembelian atau penjualan saham perusahaan oleh pegawai atau direksi perusahaan yang memiliki informasi rahasia, yang bisa memengaruhi harga saham. 

Dampak dari tindakan fraud dalam bisnis

Tentunya tindakan fraud atau penipuan adalah sesuatu yang dapat merugikan perusahaan. Besarnya kerugian tersebut bergantung pada sejauh mana penipuan tersebut terjadi, dan seberapa cepat tindakan fraud tersebut terdeteksi. Beberapa dampak yang dapat terjadi akibat dari tindakan fraud adalah: 

Kerugian keuangan

Dampak dari fraud yang paling umum terjadi adalah adanya kerugian finansial yang signifikan pada perusahaan. Mulai dari kerugian uang tunai, aset, hingga pendapatan yang didapatkan secara tidak sah. 

Rusaknya reputasi perusahaan

Di saat ada kerugian berkat penipuan terungkap oleh suatu perusahaan, maka nama baik dan reputasi dari perusahaan akan ternoda di mata pelanggan, investor, mitra bisnis, dan publik. 

Sanksi hukum

Perusahaan yang terlibat dalam penipuan bisa menghadapi tuntutan hukum dan sanksi mulai dari yang ringan hingga berat dari pemerintah dan pembuat regulasi. Hukuman yang bisa diberikan bisa mencakup denda, pencabutan lisensi, tuntutan hukum, dan bahkan hukuman penjara bagi pelaku penipuan.

Kehilangan kesempatan bisnis

Adanya penipuan ataupun tindakan fraud dalam suatu perusahaan bisa mengalihkan perhatian dan sumber daya perusahaan dari peluang bisnis yang sebenarnya menguntungkan, bahkan menghambat adanya inovasi yang bisa mengembangkan bisnis Anda. 

Ketidakstabilan keuangan

Kerugian keuangan akibat penipuan dapat mengancam stabilitas keuangan perusahaan dan bahkan mengancam kelangsungan operasional perusahaan Anda, karena kerugian yang ditimbulkan tidak hanya berasal dari kerugian hasil penipuan atau pencurian, tapi Anda kemungkinan juga akan harus menyediakan anggaran khusus untuk melakukan investigasi dalam mengungkap tindakan fraud. 

Kehilangan karyawan

Dampak penipuan bisa membuat karyawan merasa tidak aman dan tidak nyaman dengan lingkungan kerja, sehingga menimbulkan rasa tidak puas yang kemudian akan membuat karyawan berpikir untuk pindah ke perusahaan lain. Tentunya Anda tidak ingin kehilangan karyawan dengan cara ini, bukan? Akan sangat disayangkan apabila talenta berharga pergi 

‍

Kartu korporat sebagai solusi pencegahan fraud

Memiliki kartu korporat dalam perusahaan Anda bisa menjadi salah satu hal yang dapat mencegah terjadinya fraud atau penipuan di perusahaan Anda. Dengan adanya kartu korporat, Anda dapat mengontrol pengeluaran perusahaan dengan lebih baik. Namun, apakah yang dimaksud dengan kartu korporat? Kartu korporat adalah alat pembayaran yang mendukung perusahaan dalam melakukan pelacakan, pengendalian, persetujuan pengeluaran otomatis. Beberapa penyedia layanan kartu korporat seperti Aspire juga memberikan fitur ekstra seperti integrasi dan sinkronisasi dengan berbagai software akuntansi yang digunakan perusahaan. 

Bisa disimpulkan bahwa fungsi kartu korporat sangatlah lebih dari sebuah alat pembayaran yang bisa digunakan oleh karyawan dan para petinggi perusahaan. Kartu korporat pun berfungsi untuk memberikan fleksibilitas dan keluasaan dalam penggunaan dana perusahaan, sekaligus memberlakukan kontrol ketat terhadap setiap pengeluaran perusahaan yang terjadi.

Fitur kartu korporat yang dapat digunakan untuk mencegah fraud

Anda juga dapat menggunakan kartu korporat untuk mencegah terjadinya tindakan fraud dalam transaksi-transaksi bisnis Anda. Di bawah ini adalah beberapa keuntungan yang ditawarkan oleh kartu korporat:

Kontrol pengeluaran

Kartu korporat dapat digunakan untuk mengontrol pengeluaran perusahaan secara keseluruhan. Karena itu Anda tidak perlu khawatir karyawan Anda melakukan transaksi yang lebih dari seharusnya, karena Anda dapat memberikan limit tertentu untuk setiap pemilik kartu, sehingga tidak perlu khawatir ada transaksi yang akan merugikan perusahaan. Segala pengeluaran akan mengikuti anggaran yang sudah ditetapkan.

Pemantauan real-time

Sebagai pemangku kepentingan dalam perusahaan, Anda dapat melakukan pemantauan secara real-time, untuk melihat transaksi yang sedang dilakukan oleh karyawan Anda. Hal ini dapat memungkinkan Anda untuk langsung mengidentifikasi karyawan yang melakukan transaksi tanpa persetujuan Anda. 

Proteksi terhadap transaksi mencurigakan

Seperti fitur yang ditawarkan kartu kredit pada umumnya saat ini, Anda akan mendapatkan notifikasi yang memberitahukan Anda apabila ada transaksi yang terlihat mencurigakan, agar tidak terjadi kebocoran atau penggunaan kartu korporat yang tidak seharusnya. 

Opsi untuk pembatasan penggunaan

Selain membatasi pengeluaran Anda, Anda juga dapat menggunakan fitur opsi untuk membatasi penggunaan kartu korporat. Misalnya, setiap karyawan hanya dapat menggunakan kartu selama 3 kali dalam 1 bulan. Anda pun dapat menerima notifikasi jika anggaran yang ditetapkan sudah hampir habis digunakan, sehingga tidak perlu khawatir ada pengeluaran yang berlebih. 

Manfaat tambahan kartu korporat 

Lebih dari fitur-fitur yang disebutkan di atas, ada pula berbagai manfaat tambahan penggunaan kartu korporat, seperti: manajemen laporan keuangan yang dimudahkan dengan adanya dashboard yang merekam semua transaksi bisnis yang ada dan memudahkan Anda untuk mendapat laporan keuangan yang konkrit dan akurat. Ada pula kemudahan audit internal dari semua kegiatan transaksi dalam bisnis Anda, karena setiap transaksi bisnis yang menggunakan kartu korporat tercatat secara real-time, promosi berupa cashback dan diskon lainnya yang ditawarkan sebagai bentuk kerja sama dari merchant dengan provider kartu korporat yang Anda gunakan. 

‍

Langkah-langkah menggunakan kartu korporat dengan aman

Setelah mengetahui kemudahan, efisiensi, dan manfaat yang ditawarkan kartu korporat, tentunya ada berbagai hal yang harus diperhatikan juga dalam penggunaannya. Salah satunya adalah bagaimana Anda memilih karyawan yang akan diberikan privilege untuk menggunakan kartu korporat ini, dan bagaimana Anda mengedukasi mereka agar dapat menggunakan kartu dengan bijak. Edukasi karyawan dalam penggunaan kartu korporat adalah langkah penting untuk memastikan bahwa kartu tersebut digunakan dengan bijak, sesuai dengan ketentuan perusahaan, dan untuk meminimalkan risiko penyalahgunaan. Simak cara-cara edukasi karyawan di bawah ini: 

Pemilihan karyawan

Untuk memilih karyawan yang bisa menjadi pemegang kartu korporat, Anda bisa menganalisa sesuai kebutuhan. Contoh, Anda bisa memilih karyawan yang sering melakukan perjalanan bisnis ke luar kota ataupun ke luar negeri. 

Sosialisasi kebijakan dan prosedur

Kemudian, pastikan bahwa setiap karyawan memahami kebijakan dan prosedur yang terkait dengan penggunaan kartu korporat. Ini termasuk batasan pengeluaran, jenis transaksi yang diizinkan, prosedur persetujuan, dan peraturan terkait pengembalian. Pastikan kebijakan ini tersedia dalam bentuk tertulis dan mudah diakses oleh semua karyawan terpilih. 

Laporan dan pemantauan

Selain mendapatkan edukasi terkait kebijakan, Anda juga perlu mengedukasi karyawan Anda akan pentingnya melaporkan pengeluaran yang dilakukan dengan kartu korporat dengan benar dan secara tepat waktu. Jelaskan proses pelaporan, tenggat waktu, dan dokumen yang diperlukan untuk mendukung pengeluaran; seperti struk pembelian dan bukti pengeluaran seperti foto saat perjalanan bisnis.

‍

Gunakan kartu korporat Aspire sebagai solusi pencegahan fraud dalam transaksi bisnis Anda

Sekarang Anda sudah mengetahui mengapa kartu korporat sangat penting untuk mencegah fraud di perusahaan Anda, dan bagaimana mengkondisikan penggunaannya kepada para karyawan. Sudah menjadi tanggung jawab Anda sebagai pemilik bisnis, untuk memilih penyedia kartu korporat terbaik dari berbagai provider yang tersedia di Indonesia. Aspire menyediakan kartu pembayaran korporat yang memberikan banyak sekali keuntungan untuk perusahaan Anda. 

Untuk mendapatkannya tidak sulit, Anda cukup daftar secara online, dan dapat langsung mengakses kartu pembayaran korporat Aspire dalam hitungan menit, tanpa biaya kartu bulanan. Kartu korporat Aspire pun dapat diterima oleh berbagai merchant internasional untuk membayar langganan berbagai software untuk kepentingan bisnis, transaksi pembelian keperluan bisnis, pembelian yang terjadi saat perjalanan bisnis, dan masih banyak lagi.

Tidak hanya itu, kartu korporat Aspire juga dapat memberikan cashback hingga 5% untuk pengguna baru. Dengan adanya kartu debit perusahaan dari Aspire, Anda akan sangat terbantu dalam mencegah fraud dalam transaksi bisnis perusahaan. Terlebih, ada fitur spend management di mana Anda bisa melakukan penganggaran belanja serta memantau secara akurat dan real-time, sehingga Anda dapat mengontrol pengeluaran perusahaan agar selalu selaras dengan tujuan dan kemampuan bisnis. Ingin mempelajari lebih banyak tentang manajemen finansial bisnis dan pedoman untuk menjalankan bisnis lainnya? Langsung saja cari tahu di blog Aspire!