Cara Otomasi Proses Tagihan dan Hutang Bisnis

Divisi manajemen hutang memiliki fungsi penting supaya bisnis dapat berjalan dengan lancar - memonitor tagihan dan hutang bisnis dan memastikan pencatatan yang akurat. Saat ini, sejumlah besar bisnis masing menjalankan fungsi ini secara manual. Mereka mengelola tagihan berdasarkan invoice kertas, meminta approval dari setiap pihak berwenang, dan melakukan pembayaran manual. Sistem ini tidak hanya memakan waktu dan SDM, namun juga rawan kesalahan dan penipuan.

Rata-rata perusahaan berukuran menengah harus mengurus sejumlah faktur per harinya. Pembayaran harus dilakukan tepat waktu untuk menghindari dampak biaya ataupun reputasional untuk bisnis. Walau begitu, meningkatkan jumlah karyawan untuk menangani hal ini bukanlah solusi yang efektif. Ada solusi automasi proses hutang dagang yang dapat membantumu untuk memastikan pekerjaan selesai tepat waktu, efisien, dan bebas dari kesalahan manual.

Melalui artikel ini, kita akan membahas mengenai kunci otomatisasi proses hutang dagang, termasuk juga apa itu hutang dagang, manfaat otomatisasi hutang untuk bisnis, dan apa yang harus dilakukan perusahaan untuk mengotomatisasi proses hutang dagang secara efisien.

Apa itu Hutang Dagang (payables)?

Sebelum membahas mengenai otomatisasi utang dagang, mari kita pahami dulu pengertian hutang dagang.

Sederhananya, hutang dagang adalah uang yang harus dibayar perusahaan kepada supplier/vendor untuk barang dan jasa yang telah dibeli, dan yang fakturnya telah diberikan oleh supplier / vendor. Hutang usaha dicatat dalam neraca perusahaan sebagai kewajiban lancar yang harus dibayar dalam jangka waktu pembayaran yang pendek (biasanya sebulan).

Faktur dari supplier merupakan bagian dari hutang dagang perusahaan. Biaya lain yang termasuk hal ini antara lain penggantian karyawan (reimbursement) dan biaya perjalanan/dinas.

Berikut gambaran mengenai hal dan aktivitas yang termasuk dalam divisi yang pengurusan hutang dagang :

• Mencari dan menilai supplier
• Negosiasi dengan supplier
• Membuat pesanan pembelian (purchase order)
• Memproses faktur
• Menerima barang
• Membayar supplier
• Mengelola inventaris

Pemrosesan faktur biasanya terdiri dari lima langkah:

1. Menerima: Proses dimulai saat perusahaan menerima faktur. Di Singapura, banyak UKM masih menerima faktur tulisan tangan.Tidak hanya di Singapura, faktur kerap dikirimkan melalui surat, email, dan faks. Mengumpulkan faktur -faktur non-digital ini dapat mempersulit dokumentasi.
2. Verifikasi: Selanjutnya, departemen hutang dagang perusahaan memverifikasi silang setiap faktur dengan pesanan pembelian yang sesuai. Barang atau jasa yang dibeli, tanggal pembelian, dan identitas supplier adalah beberapa faktor yang diverifikasi pada tahap ini.
3. Persetujuan: Pasca-verifikasi, faktur dikirim ke karyawan berwenang terkait untuk disetujui. Bisa jadi ada lebih dari satu pihak approver. Sebelum memberikan lampu hijau, pihak berwenang harus memastikan isi tagihan sesuai dengan kebijakan dan peraturan perusahaan.
4. Pembayaran: Setelah melewati tahap verifikasi dan persetujuan, departemen hutang membayarkan faktur dari supplier.
5. Pencatatan: Setiap faktur kemudian dicatat dalam pembukuan perusahaan untuk referensi ke depannya.

Hutang Akun vs Hutang Wesel

Hutang dagang tidak boleh disamakan dengan wesel bayar. Hutang dagang melibatkan uang yang digunakan perusahaan untuk membeli barang atau jasa, sementara hutang wesel berurusan dengan uang dipinjam perusahaan. Jumlah hutang wesel dicatat dalam pembukuan dalam bentuk catatan resmi, dan tertulis bahwa uang tersebut akan dikembalikan pada tanggal tertentu dan berapa bunga yang harus dibayarkan. Catatan ini disebut surat promes. Contoh wesel bayar yang paling sering kita temui adalah pinjaman.

Tidak seperti wesel bayar, utang dagang tidak melibatkan surat promes atau pembayaran bunga. Selain itu, meskipun jumlah yang dicatat sebagai wesel bayar bersifat tetap, jumlah yang dicatat sebagai hutang dapat berubah tergantung pada seberapa sering barang atau jasa dibeli. Faktur supplier, tagihan utilitas, dan premi asuransi adalah contoh hutang dagang.

Walaupun keduanya adalah kewajiban perusahaan, arti hutang dagang berbeda dari arti wesel bayar.

Apa itu Otomatisasi Proses Hutang Dagang?

Perusahaan dapat melakukan otomatisasi satu atau lebih aspek manual dari proses hutang dagang - seperti pengumpulan data, entri data, dan persetujuan faktur - dengan bantuan teknologi. Hal inilah yang disebut otomatisasi hutang dagang. Hal ini dapat dilakukan dengan software khusus untuk melakukan proses repetitif yang memakan waktu dan membosankan. Selain menghemat waktu, otomatisasi proses ini juga dapat mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan efisiensi proses. Tim keuangan sekarang dapat fokus melakukan aktivitas yang lebih berarti seperti seperti penyelesaian perselisihan atau problem solving strategis.

‍

Bagaimana Cara Kerja Otomatisasi Hutang Dagang?

Software otomatisasi hutang akan mengkategorisasikan, mencocokan, dan memverifikasi data pembayaran untuk dapat terintegrasi langsung ke pembukuan perusahaan. Rangkaian instruksi ini memungkinkan proses pembayaran yang otomatis dari awal hingga akhir.

Dalam hal pemrosesan faktur, proses otomatisasi hutang dagang biasanya dimulai dengan mengubah faktur kertas menjadi format standar digital. Software otomasi akan memakai bantuan pengenalan karakter optik atau optical character recognition (OCR) untuk mengekstrak informasi dari faktur kertas.

Banyak perusahaan juga menggunakan teknologi machine learning untuk membaca pola dan menarik insight dari data faktur. Machine learning adalah algoritma kecerdasan artifisial yang dapat meningkatkan keakuratan data yang diekstrak dengan OCR. Selain itu, pola dan insight dapat digunakan untuk mengkategorisasikan faktur secara otomatis dan praktis berdasarkan kode, kata kunci, dan informasi supplier. Machine learning tidak hanya mempercepat pemrosesan faktur dan meminimalisir kesalahan, tetapi juga mampu mengidentifikasi faktur duplikat dan mendeteksi potensi penipuan.

Kamu dapat juga mengatur notifikasi email untuk pembayaran yang pending, melakukan pemeriksaan multi-level untuk memverifikasi faktur, dan banyak lagi melalui proses pembayaran otomatis ini.

Manfaat Otomatisasi Hutang Dagang

Penggunaan software otomatisasi hutang memiliki banyak manfaat untuk bisnis, antara lain:

• Mengurangi kesalahan: Kesalahan manual sering terjadi saat melakukan aktivitas yang membosankan dan repetitif seperti entri data. Entri data adalah tantangan utama dalam proses hutang dagang manual, menurut Survei Hutang 2021. Penggunaan software otomasi utang dagang akan mengurangi kesalahan manusia, menghasilkan pencatatan yang lebih akurat.

• Menghemat waktu: Beberapa tugas - seperti verifikasi faktur dengan pesanan pembelian - membutuhkan banyak waktu bila dilakukan secara manual tetapi instan dengan otomatisasi. Pembayaran dapat dilakukan dengan cepat untuk memperdekat relasi dengan supplier, yang dapat berujung pada ketentuan pembayaran dan diskon yang lebih menguntungkan.
• Kemudahan: Otomatisasi hutang dagang membuat catatan secara digital dan otomatis. Karyawan tidak lagi harus mengisi dan memindai dokumen kertas dan manajemen hutang dapat dilakukan dimana saja. Ini sangatlah penting, mengingat meningkatnya perusahaan yang memberlakukan kebijakan bekerja secara remote beberapa tahun terakhir ini.
• Aksesibilitas: Dokumen kertas sangat mudah terselip atau hilang, yang menimbulkan tantangan terbesar ketiga untuk tim pengelola hutang dagang. Dengan otomatisasi, semua catatan digital dapat disimpan dalam satu data center yang mudah diakses saat dibutuhkan oleh seluruh anggota tim.
• Visibilitas: Dengan semua data penyimpanan dan pembayaran terpusat, arus kas perusahaan akan lebih mudah dikendalikan. Dengan ini, tim keuangan dapat merencanakan keuangan dan mengelola modal kerja dengan lebih baik.
• Produktivitas: Membebaskan karyawan dari pekerjaan repetitif akan memberikan mereka lebih banyak waktu untuk menjalankan tugas-tugas penting dan strategis. Mengurangi kebosanan dan tingkat frustrasi mereka akan meningkatkan motivasi produktivitas mereka.
• Mencegah penipuan: Penipuan adalah risiko utama saat proses hutang dagang Anda dilakukan secara manual. Otomatisasi hutang dagang menurunkan risiko ini dengan memberikan laporan yang jelas mengenai aktivitas pengeluaran perusahaan, memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi potensi penipuan jika ada.     

Dapatkan semua manfaat otomatisasi utang usaha denganPembayaran tagihan otomatis  Aspire yang praktis dan mudah digunakan.       

Proses Hutang Dagang Manual vs. Otomatis

Proses utang dagang manual  

• Bergantung pada entri data dan intervensi manual
• Rawan kesalahan dan pembayaran terlalaikan karena faktor manusia
• Mewajibkan karyawan untuk memproses setiap pengeluaran atau tagihan
• Dokumen dan data yang tercecer dan rawan risiko hilang 
• Risiko penipuan lebih besar 

Proses hutang dan piutang otomatis

• Menggunakan software untuk menetapkan alur kerja, menghilangkan atau mengurangi intervensi manual
• Mengurangi kesalahan dan meningkatkan akurasi
• Follow up dilakukan secara otomatis, menciptakan proses yang seamless
• Data disimpan dalam database pusat, meningkatkan aksesibilitas dan menurunkan resiko kehilangan data 
• Mencegah penipuan faktur

Bagaimana Otomatisasi Menghemat Waktu Pemrosesan Faktur?

Proses Manual

1. Menerima tagihan dari vendor
2. Ubah invoice menjadi dokumen internal
3. Verifikasi faktur dengan memeriksa ulang pesanan pembelian, nota penerimaan barang
4. Meneruskan faktur ke karyawan berwenang untuk memberikan persetujuan
5. Menyetujui faktur secara manual
6. Ulangi Langkah 3 & 4 jika ada lebih dari 1 persetujuan yang dibutuhkan  
7. BMenginformasikan persetujuan faktur ke vendor, biasanya melalui emai 
8. Pembayaran vendor. Proses akan bertambah lama jika pembayaran dilakukan menggunakan cek.    
9. Masukan data faktur secara manual ke software pembukuan 

Proses Otomatis

1. Menerima tagihan dari vendor
2. Software otomatis mengubah faktur menjadi faktur elektronik dan juga mencocokkan isinya dengan dokumen pendukung
3. Faktur secara otomatis dikirimkan untuk persetujuan
4. Faktur disetujui secara elektronik dengan tanda tangan digital
5. Vendor mendapat informasi persetujuan faktur 
6. Pembayaran digital dilakukan kepada supplier

Bagaimana Otomatisasi Hutang Dapat Menghemat Biaya Dalam Jangka Panjang?

Walaupun membutuhkan sedikit investasi di awal, otomatisasi proses hutang akan mengurangi biaya dalam jangka panjang. Berikut cara software otomatisasi hutang dagang membantu perusahaan memangkas biaya:  

• Pemrosesan faktur manual membutuhkan SDM dan jam kerja yang panjang, yang berarti biaya personel yang tinggi. Otomasi membantumu menghemat gaji karena mengurangi jumlah staf yang dibutuhkan perusahaan. Karyawan yang ada dapat lebih produktif dan memanfaatkan keterampilan mereka dengan lebih baik. 
• Otomasi mengurangi kesalahan manusia, yang juga akan membantu menghindari denda keterlambatan pembayaran dan hilangnya diskon karena kelalaian pemrosesan faktur. Kesalahan manual juga dapat menambah pengeluaran perusahaan dengan memakan waktu dobel untuk pembetulan dan alat kebutuhan kantor.

• Otomatisasi hutang dagang juga menurunkan risiko kesalahan pembayaran.
• Ini akan membantu bisnis mengidentifikasi ketentuan pembayaran yang paling menguntungkan, seperti diskon jika melakukan pembayaran lebih awal.
• Dengan proses yang digital, tidak ada lagi biaya kertas, kuris, penyimpanan, yang akan terus terakumulasi dalam jangka panjang.

Bagaimana Memilih Solusi Otomatisasi Hutang Dagang yang Tepat

Perusahaan harus memastikan bahwa software yang dipilih harus memiliki kemampuan berikut: 

1. Otomatiskan entri data

Entri data adalah aktivitas yang paling memakan waktu dan rawan kesalahan dalam proses hutang dagang, yang akan terus berakibat pada kesalahan pembayaran faktur. Entri data otomatis akan terus berguna dalam jangka panjang karena kamu dapat menggunakan data yang tersimpan untuk analisis dan mengevaluasi kebijakan dan strategi perusahaan kedepannya.

2. Mendukung faktur elektronik

Perbaikan proses hutang dagang harus dimulai dari sini. Gantikan faktur kertas dengan beralih ke faktur digital yang diterima melalui email. Walau melalui email, seringkali faktur yang dikirimkan juga berupa tulisan tangan yang diubah dalam format gambar ataupun PDF. Ini harus didigitalkan dengan menggunakan OCR. Oleh karena itu, langkah selanjutnya dalam proses otomatisasi adalah beralih ke faktur XML, yang dapat dibuka dan dibaca melalui browser, atau meminta vendor mengirimkan faktur mereka melalui portal supplier.

Jika kamu ingin beralih ke faktur elektronik, coba cek Aspire, yang telah membantu bisnis membuat faktur elektronik profesional sesuai dengan ketentuan pajak yang berlaku hanya dalam beberapa klik. Selain itu, platform manajemen Aspire juga mengirimkan notifikasi pembayaran yang akan datang dan notifikasi saat pembayaran diterima.

3. Otomatiskan pemrosesan faktur

Selain beralih ke faktur elektronik, Anda dapat otomatisasi pencocokan faktur sesuai purchase order atau tanda terima barang. Otomatisasi persetujuan faktur juga disarankan karena proses yang manual dapat menyebabkan keterlambatan. Software otomasi utang dagang harus memfasilitasi pengiriman faktur elektronik langsung ke pemberi persetujuan, baik perorangan, perwakilan departemen, ataupun beberapa pemberi persetujuan sekaligus. Lebih baik lagi jika ini terhubung langsung dengan pencairan pembayaran. Seperti dalam fitur pembayaran tagihan Aspire, asisten AI akan membantumu mengatur pembayaran otomatis dengan monitor status dan intervensi minimum. Aspire memastikan kamu tidak akan lagi melewatkan pembayaran reguler.

Sesuai kebutuhan dan anggaran mereka, perusahaan dapat menggunakan otomatisasi tradisional atau otomatisasi pemrosesan robot (RPA) untuk memproses faktur secara digital. Pilihan pertama dilakukan oleh manusia dengan menggunakan software untuk mengambil alih tugas yang repetitif. Pilihan kedua adalah solusi otomatis end-to-end yang menghilangkan campur tangan manusia sama sekali. Walaupun begitu, RPA tidak cocok untuk tugas yang membutuhkan penilaian manusia.

4. Pengkategorian otomatis

Di samping entri data, pengkategorian adalah aktivitas repetitif yang paling memakan waktu dan rawan kesalahan dalam proses hutang dagang. Kode General Ledger (GL) adalah sistem pengklasifikasian biaya berdasarkan sifat seperti jumlah faktur, produk, supplier, departemen, dan sebagainya. setiap faktur atau transaksi biasanya diberi kode GL untuk memudahkan referensi saat pembukuan. Kode GL akan bertambah seiring banyaknya jumlah faktur. Hal ini menimbulkan rawan kesalahan dalam proses hutang dagang manual. Untuk menghindari ini,  kode GL dapat diterapkan secara otomatis ke setiap entri, segera setelah faktur didigitalisasi dengan OCR. Membuat klasifikasi menjadi mudah dan akurat.

5. Sistem layanan pelanggan

Saat memilih software otomasi hutang dagang, penting untuk mempertimbangkan layanan pelanggan yang mudah dihubungi. Hal ini penting karena sekalipun software mudah digunakan dan solid, masalah tetap dapat terjadi. Layanan pelanggan yang responsif akan membantumu menyelesaikan masalah dengan supplier. Layanan lain dapat meliputi fasilitas bagi vendor untuk melacak status faktur mereka dan menemukan jawaban atas FAQ.

6. Cocok sempurna

Software terbaik untukmu adalah software yang mudah diadopsi oleh karyawan perusahaanmu. Idealnya, layanan software mencakup pelatihan penggunaan untuk memastikan kelancaran penerapan solusi otomasi. Software yang dipilih juga harus terintegrasi mulus dengan sistem lain di perusahaanmu, termasuk sistem akuntansi. Selain itu, software juga harus dapat disesuaikan dengan skala dan kebutuhan bisnismu!

Biaya proses otomatisasi hutang dagang memang tidaklah cuma-cuma. Kadang hal ini yang membuat bisnis enggan mengadopsi otomatisasi proses hutang. Namun, otomatisasi membawa manfaat lain yang tidak hanya mengembalikan investasi awal, tetapi juga terbukti menghemat biaya dalam jangka panjang.