Kala Aspire Bantu Ashley Hotel Group Raih Operasional Keuangan Lebih Praktis

Mengenal Ashley Hotel Group, Grup Hotel dengan Pertumbuhan Bisnis Cemerlang di Indonesia

Ashley Hotel Group adalah sebuah grup usaha perhotelan yang eksis sejak 2015 silam. Meski belum genap berdiri satu dekade lamanya, namun grup hotel ini berhasil mencetak pertumbuhan bisnis yang gemilang.

Semenjak didirikan, perusahaan kini sukses mengelola dan mengoperasikan 10 hotel di kawasan metropolitan Jakarta di bawah jenama seperti Ashley, Stanley, Juno, dan Yellow Bee. Dengan berlokasi di titik-titik strategis dan menyediakan layanan yang prima, tak heran jika hotel-hotel di bawah naungan Ashley Hotel Group selalu mencatat tingkat okupansi tinggi.

Tak puas sampai di situ, perusahaan pun berencana untuk menggoperasikan satu hotel tambahan di akhir 2024 dan akan membuka dua hotel baru di 2025. Upaya ekspansi ini pun sejalan dengan visi perusahaan, yakni menjadi grup hotel lokal yang terus berkembang setiap tahunnya dan berupaya menyediakan pelayanan akomodasi yang mampu menjangkau semua kalangan masyarakat. 

Tantangan: Seiring Pertumbuhan Bisnis, Ashley Hotel Group Butuh Operasional Keuangan Lebih Praktis

1. Perusahaan Butuh Bantuan dalam Mengelola Petty Cash

Ashley Hotel Group memang sukses dalam melebarkan sayap bisnisnya dalam kurun sembilan tahun terakhir. Hanya saja, semakin cepat perusahaan bertumbuh, maka tantangan dari segi operasional keuangannya pun semakin lebih berat.

Adapun salah satu tantangan operasional keuangan yang dihadapi perusahaan adalah pengelolaan kas kecil (petty cash).

Dalam kegiatannya sehari-hari, masing-masing hotel di bawah naungan Ashley Hotel Group membutuhkan petty cash untuk membiayai kebutuhan operasional yang bersifat mendesak atau berskala kecil, misalnya pengiriman dokumen atau pengisian bahan bakar kendaraan operasional.

Hanya saja, pengelolaan petty cash di 10 hotel miliknya rupanya diemban oleh satu departemen saja, yakni departemen Finance & Accounting di Head Office, dan bukan dikelola oleh masing-masing hotelnya secara mandiri. 

Kondisi ini membuat perusahaan membutuhkan satu sistem operasi keuangan yang bisa membantunya mengelola petty cash, meninjau pengajuan klaim, dan menyetujui reimbursement dengan lebih ringkas dan cepat namun tetap tersentralisasi.

2. Pembayaran Vendor Dilakukan Secara Manual

Selain pengelolaan petty cash, tantangan operasional keuangan lain yang dihadapi oleh Ashley Hotel Group adalah transfer uang manual, khususnya untuk pembayaran vendor.

Ashley Hotel Group menyadari bahwa frekuensi transaksi dengan pihak ketiga akan semakin banyak seiring meningkatnya jumlah hotel kelolaannya. Hanya saja, karena perusahaan tidak menggunakan layanan internet banking, maka seluruh pembayaran tersebut masih dijalankan secara manual. 

Sebagai contoh, jika Ashley Hotel Group harus melakukan pembayaran ke 100 vendor, maka perusahaan terpaksa pergi ke bank dan melakukan 100 kali transfer satu per satu secara manual. Bagi perusahaan, proses pembayaran itu sangat menyita waktu dan terbilang tidak praktis.

Berkaca dari tantangan tersebut, Ashley Hotel Group membutuhkan satu sarana yang dapat membantunya melakukan pembayaran vendor dengan cepat, bahkan kalau bisa dalam beberapa detik saja.

Solusi: Aspire Menyediakan Proses Pengelolaan Keuangan Anti Ribet

Ashley Hotel Group menyadari bahwa masalah-masalah tersebut harus diselesaikan dengan segera. Untungnya, perusahaan akhirnya menemukan titik terang setelah menghadiri salah satu simposium di Jakarta. Pasalnya, dalam acara tersebut, perusahaan dipertemukan dengan Aspire, sebuah sistem operasi keuangan andal yang diharapkan mampu mengurai seluruh kendala operasional keuangan yang dihadapinya.

Ashley Hotel Group pun kian tertarik menggunakan Aspire setelah menyadari bahwa Aspire juga menyediakan cashback untuk seluruh pembayaran yang dilakukan via kartu korporatnya. Manfaat itu tentunya bisa membantu perusahaan dalam menghemat pengeluaran.

Setelah mengkaji lebih dalam, Ashley Hotel Group pun memantapkan diri untuk menggunakan produk Rekening Bisnis, Kartu Korporat, dan Manajemen Biaya Aspire mulai 2023. Lantas, apa saja perubahan dari sisi operasional keuangan yang dialami Ashley Hotel Group sejak mengenal Aspire?

1. Pengelolaan Petty Cash Lebih Praktis Berkat Aspire

Setelah menggunakan Aspire, Ashley Hotel Group mengaku bahwa proses operasional keuangan hariannya menjadi lebih efisien.

Sebagai contoh, perusahaan kini dapat memasukkan dana operasional, termasuk petty cash, ke dalam kartu korporat virtual yang bisa digunakan karyawan untuk memenuhi kebutuhan operasional hariannya. Adapun saat ini, Ashley Hotel Group menggunakan 20 kartu korporat yang didistribusikan ke masing-masing departemen dan hotel kelolaannya.

Selain itu, perusahaan juga mengaku terbantu dengan proses pengajuan klaim dan persetujuan reimbursement Aspire yang terbilang praktis dan cepat. Apalagi, aplikasi Aspire sangat mudah digunakan, sehingga karyawan Ashley Hotel Group dapat mengajukan klaim dan mengunggah bukti transaksi dengan lancar.

2. Aspire Memungkinkan Transfer Uang Hanya dengan Beberapa ‘Klik’

Di samping itu, berkat Aspire, Ashley Hotel Group juga tak perlu lagi pergi ke bank hanya untuk menyelesaikan pembayaran dengan vendor. Pasalnya, Aspire memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembayaran apapun melalui satu dasbor. 

Hanya dengan beberapa kali klik saja, perusahaan mampu melunasi kewajibannya secara serentak tanpa perlu lagi melakukan transfer manual yang menyita waktu. Menariknya, Ashley Hotel Group bisa melakukan seluruh pembayaran tersebut secara real time kapan saja.

Secara keseluruhan, perusahaan mengaku bahwa Aspire telah membantunya menekan waktu operasional keuangan sebesar 80% hingga 90%. Tak ketinggalan, Ashley Hotel Group juga sukses menghemat Rp60 juta dalam setahun terakhir setelah mendapatkan cashback atas pembayaran tagihan listrik, air, dan telepon melalui kartu korporat Aspire.

Saking puasnya dengan produk Aspire, Ashley Hotel Group pun tertarik untuk memanfaatkan fitur Aspire lainnya, yakni manajemen invoice. Melalui fitur ini, perusahaan dapat membuat dan mengirimkan faktur hanya dalam beberapa kali klik saja. Bahkan, fitur ini juga dilengkapi fungsi pengingat otomatis, memungkinkan perusahaan untuk memperoleh pembayaran dari mitra bisnisnya secara tepat waktu.