Bagaimana NodeFlair Dapat Terus Berkembang Tanpa Menggoyahkan Seluruh Proses Fin-Ops Mereka

Perusahaan: Platform Karir Teratas Di Singapura Untuk Para Tech Talent

NodeFlair didirikan pada tahun 2018, dan berhasil menjadi sebuah ‘tech career superapp’ yang mampu memberdayakan para profesional di bidang teknologi, untuk mengembangkan karir dengan menggunakan informasi akan gaji, review, dan insight yang tersedia secara transparan. Hingga kini, tim NodeFlair masih memperjuangkan misi mereka dalam membantu para tech talent di Asia. Tak hanya untuk mendapatkan pekerjaan impian, juga untuk membuat keputusan yang tepat dalam meniti karir.

Tantangan: Masalah Keamanan Dan Rekonsiliasi Mulai Muncul

Di industri teknologi yang terus membutuhkan talenta baru, NodeFlair hadir dan menjadi solusi. Namun di balik itu, ternyata tim internal Nodeflair menghadapi permasalahan tersendiri dalam hal operasional keuangan perusahaan mereka. Masalah keamanan menjadi kekhawatiran utama, karena mereka menggunakan hanya satu kartu kredit untuk seluruh timnya. Saat tim NodeFlair terus bertambah, mereka juga mulai kesulitan dalam proses rekonsiliasi kuitansi secara manual.

#1 Para karyawan tidak memiliki ‘purchasing power’

Karyawan NodeFlair memiliki ketergantungan yang berlebihan pada CEO-nya untuk memperoleh detail kartu kredit dan informasi OTP. Bayangkan saat satu kartu kredit digunakan oleh 10 orang anggota tim. Akibatnya, sebuah proses pembelian atau pembayaran yang simpel pun membutuhkan waktu 30 hingga 60 menit. Dalam sebuah tim kecil, hal ini masih bisa ditolerir, tapi akan lebih sulit dan memakan waktu ketika tim mulai bertambah besar.

#2 Timbulnya masalah keamanan dan pengeluaran

Selain terbuangnya waktu, muncullah masalah keamanan. Membagikan detail kartu kredit memang berisiko tinggi, karena informasi sensitif tersebut dapat tersebar ke pihak yang tidak semestinya. Hal ini akan mendatangkan berbagai ancaman finansial yang dapat menghabiskan sumber daya keuangan perusahaan. Untuk perusahaan Startup muda dan potensial seperti NodeFlair, ancaman ini bisa menggagalkan usaha yang susah payah mereka bangun sejak tahun 2018.

Selain masalah keamanan, rekening bank mereka pun tidak mencatat spending secara real-time.

Hal ini menjadi sesuatu yang problematis karena sejumlah alasan. Pertama, sebagai perusahaan berbasis teknologi, NodeFlair sangat bergantung pada sejumlah langganan software dan layanan agar semua kegiatan dapat berjalan lancar. Layanan berlangganan ini membutuhkan pembayaran yang tepat waktu setiap bulan, agar dapat terhindar dari gangguan. Sederhananya, bila ada software yang terhenti, tim NodeFlair tidak dapat melakukan pekerjaannya.

Alasan kedua, akan sulit untuk merencanakan dan mencatat pengeluaran. Seringkali, mereka menghadapi kejutan tidak menyenangkan saat menerima invoice yang menyatakan mereka telah over-budget. Saat hal tersebut terjadi, sudah terlambat untuk membatalkan pembayaran atau mengubah sesuatu. Tidak ada keselarasan antara biaya yang dibutuhkan perusahaan dan berapa yang sebenarnya mereka belanjakan. Akibatnya, cash flow menyempit dan budget forecast pun seringkali tidak tepat.

#3 Rekonsiliasi kuitansi secara manual

Penggunaan kartu perusahaan bersama mengakibatkan peningkatan pengeluaran yang tidak teridentifikasi. Tim keuangan harus meluangkan waktu berjam-jam untuk mencocokkan pengeluaran yang relevan dengan setiap tim. Pada saat yang sama, mereka harus memastikan bahwa setiap pengeluaran sesuai dengan kebijakan pengeluaran NodeFlair. Hal ini memakan waktu sekitar 30 menit untuk identifikasi dan pemrosesan manual setiap klaim atau faktur pemasok.

Masalah juga muncul saat ada karyawan yang membuat keputusan pembelian yang tidak disetujui dengan menggunakan dana pribadi. Akibatnya, pengeluaran tersebut tidak dapat di-reimburse, sehingga akan berefek negatif pada semangat anggota tim.

‍Saat tim NodeFlair terus berkembang, semakin terbukti bahwa proses manual yang selama ini mereka terapkan tidak dapat mengakomodir pertumbuhan perusahaan. Tujuan tim finance pun kini semakin jelas, bahwa mereka harus segera menerapkan otomatisasi.

Solusi: Nodeflair Menyambut ‘Purchasing Power’ dan Otomatisasi Dengan Aspire

Mengintegrasikan sebuah software untuk mengotomatisasi kegiatan finansial merupakan satu-satunya cara untuk mengurangi, atau bahkan menghilangkan waktu yang terbuang akibat proses manual. Langkah selanjutnya adalah mengeluarkan kartu unlimited untuk semua karyawan. Aspire mampu membekali mereka dengan solusi yang dibutuhkan untuk memacu laju pertumbuhan perusahaan.

#1 Kartu virtual untuk setiap karyawan

Dengan menerbitkan kartu korporat Aspire untuk setiap anggota tim, masing-masing tim pun dapat mendelegasikan kuasa pembelian atau ‘purchasing power’, untuk pelaksanaan pekerjaan yang lebih cepat dan mudah. Proses pengenalan penggunaan kartu korporat individual pada karyawan baru pun berjalan mulus. Karena aturan untuk setiap penggunaan kartu sudah jelas, tak ada lagi resiko terjadinya pengeluaran yang tidak sah. Ini juga berujung ke approval yang cepat. Sebagai tambahan, mereka juga dapat menikmati cashback dari pengeluaran digital marketing dan SaaS, untuk memaksimalkan dana perusahaan.

#2 Adanya kendali dan visibilitas yang real-time

Dengan kemudahan kartu korporat dari Aspire, NodeFlair dapat mengurangi beban kerja manual secara signifikan, sehingga menghemat ratusan jam kerja. Untuk mendapatkan kendali maksimal, mereka beralih ke fitur-fitur Aspire yang dapat digunakan oleh tim finance untuk menentukan limit setiap kartu, sehingga pengawasan budget pun semakin mudah. Saat suatu budget telah mencapai limit-nya, mereka juga akan menerima notifikasi. Hal ini memberi mereka cukup waktu untuk melihat pola pengeluaran secara real-time dan melakukan penyesuaian yang dibutuhkan.

Untuk melengkapi semua itu, fitur merchant lock dari Aspire sangat berguna untuk memastikan bahwa setiap pembelian yang dilakukan karyawan tetap mematuhi kebijakan perusahaan. NodeFlair dapat mengidentifikasi dari merchant mana perusahaan boleh (atau tidak boleh) membeli, dan berapa harga yang harus dibayar. Artinya, jika ada seseorang melakukan pembelian dari merchant yang tidak ada dalam daftar ‘Approved Merchant’, kartu akan ditolak dan pembelian tersebut akan gagal.

Dengan bantuan fitur-fitur ini, tidak akan ada lagi risiko overspending.

#3 Tak ada lagi proses manual

Tim NodeFlair kini dapat menggunakan Fitur Klaim dari Aspire untuk meng-upload sekaligus me-reimburse kuitansi, tanpa membutuhkan dokumen fisik. Proses ini merupakan pengalaman baru, baik bagi karyawan maupun tim finance NodeFlair. Tim finance akan mendapatkan notifikasi ketika klaim reimburse baru dimasukkan, lalu langsung membayarnya hanya dengan satu klik. Di sisi lain, karyawan akan menerima reimbursement untuk klaim yang mereka ajukan dengan cepat, tanpa harus menunggu hingga akhir bulan. Mereka juga tidak perlu lagi mengejar-ngejar atau menagih tim finance agar pembayaran klaim mereka tidak terlewatkan.

Tim finance juga sangat gembira karena dapat melacak invoice yang diterima dengan mudah dan cepat, hanya dalam hitungan detik. Tanpa harus menyortir tumpukan kuitansi secara manual, mereka hanya tinggal mengetik kata kunci di mesin pencari untuk menemukan kuitansi yang dibutuhkan.

NodeFlair juga menyadari bahwa Integrasi yang seamless antara Aspire dan Xero dapat mensinkronisasi transaksi dan software akuntansi mereka secara otomatis. Hal ini membantu mereka untuk menghemat hingga ribuan dollar dari biaya produktivitas.