Business Advice
January 23, 2025

5 种能够让企业失败的费用管理错误

作者
Aaron Oh
上次更新于
January 23, 2025

对于香港的任何企业来讲,维持正向的现金流是基本要求。为了达到此要求,企业不仅需要最大化收入,也必须小心管理费用,避免费用超过收入。

不幸的是,很多公司认为费用管理只是减少支出的一种方式。他们忘了有效的费用管理需要获得对企业支出的完全掌控和监视。

这种狭窄的观念可能导致企业采取看似平常,实则损害企业长期可持续发展的费用管理措施。你可能在想这些错误到底是什么,这样你就可以避开错误,更好地控制和监控企业的支出情况。

1. 5 种企业费用管理错误

手工处理

费用管理是一项传统的手动且劳动密集型的任务,给财务团队带来了沉重的负担。处理费用的重复流程不仅耗时,而且极易出现人为错误。记录数字错误、费用分配错误或重复录入等错误经常容易发生,导致各种不利后果。

手动输入错误可能产生不可靠的输出数据,进而影响财务分析和预测质量。这种错误信息可能导致基于错误信息的决策,并带来无法为公司利益服务的战略。基于不正确的数据作出的决策可能带来无效或有缺陷的业务战略。随着时间的推移,这可能导致财务损失,并削弱公司在市场中的竞争地位。

此外,这些错误还使跟踪和监控实际支出变得困难,使你难以理解企业的支出模式。缺乏透明度,使得支出模式难以理解,也就无法识别可以节省成本的地方。

人为错误仍然是支出管理过程中的一大挑战。根据 PayEm 2025 年支出管理状况报告,75% 的财务专业人士仍然使用手动审查和批准,而不是采用人工智能或自动化解决方案。

除了人为错误的风险外,手动支出管理流程还可能导致更高的劳动成本。手动收集、处理和分析支出数据的繁琐过程不仅耗时,还可能需要额外的员工。公司可能需要雇佣额外的员工来处理这些任务,进一步推高现有劳动成本。

忽视小额费用

香港企业每天都面临各种支出,包括看似微不足道的成本,如银行转账费、为商务出行充值八达通卡的费用或办公用品的成本。

然而,新成立的企业有时会因为小额支出微不足道,对业务运营的影响不大,忽视这些小额支出。他们没有意识到继续这种做法会影响他们企业的财务健康。

低估这些小额支出的累积效应将带来风险。单独的项目,如银行费用或办公用品,看起来可能不是很多,但如果定期发生,它们会累积成相当大的金额。这种逐渐累积的费用会慢慢侵蚀财务状况,而通常难以察觉,直至变成重大的财务负担。

这种不良的花钱习惯让企业不清楚在这些小额支出花费了多少资金。因此,他们在困难时期将会很难找到削减成本和实施效率措施的方法。

复杂的支出报告

为任何企业设定支出政策是至关重要的一步,因为这可以确保每一笔支出都对公司的目标产生积极影响。虽然制定审批支出和报销的规则有益,但过分复杂的程序可能适得其反。

例如,一些公司实施集中式费用批准政策,要求所有支出都必须在多个层级获得批准,一直到最高管理层。

虽然这样的政策有助于控制支出,但可能会导致批准流程过于冗长。当员工需要进行紧急支出以应对市场的迅速变化或抓住大湾区的机遇时,这就成为一个重大问题。批准延迟可能影响公司采取迅速有效的行动的能力。

复杂的支出政策还导致员工花费大量时间处理官僚主义,而不是致力于更有助于业务增长的战略任务。

简而言之,复杂的支出政策只会导致运营效率低下,使公司难以迅速适应香港快速变化的外部市场变化。

没有明确的支出政策

如前所述,复杂的支出政策可能导致各种问题。然而,过于宽松和不清晰的支出政策也可能为财务滥用敞开大门。

在没有明确指导方针的情况下,员工可以利用模糊性来进行费用欺诈,比如使用公司资金进行个人购买或者夸大报销来获取多余的现金。这种欺诈不仅会导致直接的财务损失,还可能形成一种不诚实被容忍甚至被默许的风气,从而破坏公司文化和打击士气。

费用欺诈是一个严重的问题,因为只要公司的费用政策存在漏洞,员工很可能会进行欺诈。这个问题在 Emburse 于 2024 年进行的一项调查中得到了印证,调查发现,1,000 名员工中有 24% 承认因为公司没有明确定义的费用政策而报销个人用途的费用。

预算过于宽松

预算是企业确保其支出符合业务需求的重要工具。然而,问题在于并非所有企业都将预算列为支出管理的重要元素。

有些企业,特别是新企业,有时不会认真对待预算编制。新企业的经营者通常缺乏财务管理经验,因此他们倾向于在预算中未包括的支出上花钱。

结果,他们在每个阶段都超出预算,这使得他们更难盈利,也很难积累现金以在香港竞争激烈的市场中扩展业务。

2. 如何避免支出管理错误

制定明确有效的预算政策是控制公司支出、避免超支和减少欺诈活动风险的关键步骤。以下是在制定预算政策时需要考虑的一些关键要素:

制定明确的预算政策

制定明确的预算政策将有助于控制公司的支出,避免超支和欺诈活动。

明确符合要求的费用

你需要创建一系列具体的可报销的费用项目。从地铁费到客户招待费,明确透明清晰可报销费用清单有助于避免产生歧义,确保员工清楚什么工作相关的费用可以报销,什么不可以报销。

设置支出限额

实施支出限额,鼓励员工承担起管理好自己费用的责任。通过设定这些限额,你强化了员工对预算的遵守,并阻止了过度支出。

制定明确的报销政策

设定员工在提交报销申请时必须满足的具体条件。例如,你可以在所有报销请求都附有收据并在特定时间范围内提交后,比如月底之前,开始处理报销。

定义例外情况的政策

有时,我们需要绕过标准的支出政策,例如在紧急情况下遵循常规程序是不切实际的。为了应对这种情况,你需要定义豁免于标准支出政策的具体情况或活动。

使用企业卡

企业卡是增加你在香港支出透明度和控制的重要工具。通过使用企业卡,你的员工可以在预算范围内支出,同时让你了解已经花费了多少资金以及资金流向。企业卡还提供支出数据,可帮助你评估支出模式并找到节省资金的机会。

费用管理自动化

自动化支出管理流程可以帮助你告别手工作业,这也有助于避免人为错误引起的财务问题。自动化还使你能够实时跟踪支出,从而更好地了解你的支出情况。此外,自动化还有助于更有效地部署你的员工。例如,负责对账等手工任务的员工可以重新分配到更具战略性的任务,如分析和预测。

然而,在选择费用管理平台时,你必须保持谨慎。你需要确保该平台能够解决你的费用管理问题,并具备满足你业务需求的功能。

3. Aspire 帮助你避免支出管理错误

Aspire 提供全面的费用管理系统,不仅可以节省你的时间,还可以让你更好地控制和了解你的支出。以下将介绍 Aspire 如何帮助香港企业更好地管理费用。

1)使用预算功能,让支出井井有条。你可以按客户、项目或团队创建预算,并设置好预算的目的。你还可以指定负责这些预算的个人,让他们可以添加其他成员来管理他们自己的团队或项目内的支出。

2)使用虚拟卡,实现更好的支出控制。你可以通过发放无限数量的虚拟卡来解决报销流程耗时的问题,将不同的虚拟卡分配给不同的使用情况、订阅或员工,并根据你的费用政策进行定制。

3)简单无痛的报销管理流程。Aspire 允许你的员工通过上传收据来提交报销,同时让你能够从一个仪表板中审查、批准和支付报销。

4)与会计软件集成。将 Aspire 与你的会计软件同步,消除手动错误并节省数百小时。

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Aaron Oh
is a seasoned content writer specialising in finance, insurance and tech industries. With a writing history at S&P Global, EdgeProp, Indeed, Prudential, and others, Aaron leverages finance knowledge and business insights to help businesses improve productivity and performance.
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