Pada setiap lini bisnis usaha, dipastikan terjadi pola dimana karyawan harus merogoh kocek pribadi untuk keperluan konferensi atau rapat, bepergian dinas keluar kota, hingga penanggulangan sementara masalah kesehatan yang dihadapi. Memiliki formulir penggantian biaya atau reimbursement, dapat membantu memastikan bahwa perusahaan Anda tidak lepas tangan akan hal yang sudah menjadi tanggung jawab korporasi.
Reimbursement karyawan merupakan proses penggantian dana yang diajukan oleh karyawan kepada perusahaan atas pengeluaran yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan. Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2009, yang dimaksud dengan penggantian adalah:
“nilai berupa uang, termasuk semua biaya yang diminta atau seharusnya diminta oleh pengusaha karena penyerahan Jasa Kena Pajak, ekspor Jasa Kena Pajak, atau ekspor Barang Kena Pajak Tidak Berwujud, tetapi tidak termasuk Pajak Pertambahan Nilai yang dipungut menurut Undang-Undang ini dan potongan harga yang dicantumkan dalam Faktur Pajak atau nilai berupa uang yang dibayar atau seharusnya dibayar oleh Penerima Jasa karena pemanfaatan Jasa Kena Pajak dan/atau oleh penerima manfaat Barang Kena Pajak Tidak Berwujud karena pemanfaatan Barang Kena Pajak Tidak Berwujud dari luar Daerah Pabean didalam Daerah Pabean”.
Pada praktiknya terdapat tiga jenis golongan yang terlibat dalam mekanisme reimbursement karyawan, diantaranya adalah:
1. Produsen barang atau jasa yang menjual produk, dapat berupa supplier, vendor dan sebagainya;
2. Pihak perantara yang membayar terlebih dahulu nilai produk tersebut, seperti misalnya karyawan; dan
3. Konsumen atau penerima produk, dalam hal ini adalah perusahaan yang membutuhkan barang dan jasa tersebut.
Pajak Yang Mengatur Reimbursement Karyawan
Seperti yang telah disebutkan di atas, bahwa reimbursement karyawan atau penggantian akan dikenakan PPN, dimana penggantian masuk dalam unsur DPP atau Dasar Pengenaan Pajak yang dikenakan tarif Pajak Pertambahan Nilai sebesar 10%. Cara menghitungnya yakni PPN 10% dikalikan dengan Dasar Pengenaan Pajak yang meliputi Harga Jual, Penggantian, Nilai Impor, Nilai Ekspor, atau nilai lain.
Dalam Faktur Pajak pula harus dicantumkan keterangan tentang penyerahan Barang Kena Pajak dan atau penyerahan Jasa Kena Pajak yang paling sedikit memuat salah satunya tentang penggantian.
Penggantian juga tercantum dalam Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan:
Yang menjadi objek pajak adalah penghasilan, yaitu setiap tambahan kemampuan ekonomis yang diterima atau diperoleh Wajib Pajak, baik yang berasal dari Indonesia maupun dari luar Indonesia, yang dapat dipakai untuk konsumsi atau untuk menambah kekayaan Wajib Pajak yang bersangkutan, dengan nama dan dalam bentuk apa pun, termasuk:
penggantian atau imbalan berkenaan dengan pekerjaan atau jasa yang diterima atau diperoleh termasuk gaji, upah, tunjangan, honorarium, komisi, bonus, gratifikasi, uang pensiun, atau imbalan dalam bentuk lainnya, kecuali ditentukan lain dalam Undang-undang ini;
Jenis Reimbursement Karyawan
Reimbursement Kesehatan
Jenis reimbursement satu ini merupakan jenis reimbursement yang paling bayak ditemui.
Misalnya saja seperti biaya perawatan di rumah sakit (rawat inap atau rawat jalan), reimbursement untuk tebus obat, reimbursement untuk periksa mata dan mendapatkan kacamata, reimbursement periksa gigi, reimbursement melahirkan bagi ibu hamil, reimbursement untuk medical checkup, hingga reimbursement bagi karyawan untuk swab test covid-19.
Reimbursement Transportasi
Reimbursement transportasi ini diperoleh karyawan yang tingkat mobilisasinya lebih tinggi dibandingkan dengan yang lain, seperti halnya kurir, petugas logistik lapangan dan sebagainya. Item yang didapat ialah reimbursement biaya bensin dan parkir, hingga Reimbursement perbaikan kendaraan beserta pembelian sparepart di bengkel.
Reimbursement jenis ini juga umum ditemui pada aktivitas karyawan yang berkaitan erat dengan kepentingan perusahaan, seperti perjalanan dinas, meeting di luar kantor, antar dokumen, menghadiri event tertentu.
Reimbursement Entertain
Tidak dapat dipungkiri, untuk urusan meeting dengan klien maupun meeting dengan vendor yang masih berurusan dengan pekerjaan, umumnya terdapat pengeluaran berupa pemesanan makanan dan minuman selama meeting berlangsung, dan tak jarang menggunakan dana pribadi karyawan. Sehingga, dana yang telah dikeluarkan karyawan akan digantikan dan menjadi reimbursement jatah entertain.
Reimbursement Gratifikasi
Reimbursement gratifikasi berkenaan dengan hari-hari besar dan perayaan yang membutuhkan bingkisan berupa barang maupun jasa. Barang atau jasa tersebut dibeli atas nama perusahaan yang ditujukan untuk klien, vendor dan rekanan maupun instansi lain. Dalam bentuk uang, barang, komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan, dan fasilitas lainnya, yang tergolong sebagai gratifikasi.
Reimbursement Komunikasi
Beberapa perusahaan akan memberikan fasilitas reimbursement kepada karyawan untuk mebayar tagihan layanan provider telekomunikasi mereka. Seperti halnya marketing atau sales, dikarenakan urusan pekerjaan yang masih ada sangkut pautnya dengan kepentingan perusahaan, misalnya berhubungan dengan klien, vendor dan rekanan.
Elemen Penyusun Formulir Reimbursement Karyawan
Fisik dari formulir reimbursement berbeda-beda tiap perusahaan. Mulai dari bentuk yang sederhana hingga rumit, yang pasti perlu adanya tambahan berupa lampiran invoice, struk atau bukti tagihan asli dari pihak pemberi layanan atau produsen. Berikut adalah komponen yang umum ada dalam formulir reimbursement karyawan:
1. Nama pemohon atau karyawan;
2. Nomor identitas karyawan;
3. Departemen asal karyawan;
4. Deskripsi dari reimbursement yang akan diajukan;
5. Nominal yang ditagihkan kepada perusahaan (atau bagian keuangan perusahaan tersebut);
6. Tanda tangan dari pemohon; dan
7. Kolom persetujuan dari penanggungjawab.
Bagi reimbursement kesehatan, akan dibutuhkan surat rekomendasi dari dokter, surat rujukan dari rumah sakit hingga lampiran receipt obat yang ditebus sebagai bukti sah bagi keperluan pengajuannya.
Lain hal apabila karyawan yang melakukan perjalanan dinas atas penugasan dari perusahaan, rincian dari deskripsi membutuhkan tanggal berlangsungnya kegiatan perjalanan dinas tersebut, kategori apa saja yang dimohonkan untuk direimburse, invoice, struk tagihan hingga bukti pembayarannya.
Begitu pula dengan reimbursement karyawan yang berkaitan dengan pembelian barang dan jasa dari vendor terkait kebutuhan operasional perusahaan, yang akan membutuhkan invoice, surat jalan, maupun tanda terima barang tersebut.
Berikut adalah contoh dari formulir reimbursement karyawan:
Kelola Klaim Karyawan dengan Mudah dan Transparan dengan Aspire
Mengurus proses secara manual memang dapat memakan waktu. memang waktu yang dibutuhkan tidaklah seberapa saat anggota tim masih sedikit, namun waktu pemrosesan yang dibutuhkan ini akan terus bertambah seiring meningkatnya jumlah tim. Manajemen klaim dapat diterapkan dari awal perusahaan berdiri untuk mempermudah pengelolaan keuangan seiring bertumbuhnya perusahaan. Karena itu, mulai automasi manajemen keuangan sejak dini untuk mempermudah proses finansial perusahaan kedepannya dan mengurangi fraud ataupun kesalahan pemrosesan yang rawan terjadi.
Aspire adalah salah satu software manajemen klaim yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan yang terus berkembang. Dengan fitur manajemen klaim dan manajemen biaya, Perusahaan dapat menghemat biaya dan waktu kerja yang signifikan. Cek disini untuk melihat estimasi penghematan yang perusahaan kamu bisa dapatkan dengan menggunakan software keuangan All-in-One Aspire.
Saatnya daftar dan dapatkan berbagai kemudahan mengelola finansial bisnis melalui satu platform!
.webp)
