Kondisi ekonomi memang tidak dapat ditebak. Ada kalanya situasi ekonomi yang tadinya cerah mendadak mendung akibat diterpa tantangan makroekonomi seperti inflasi, kenaikan suku bunga acuan, atau bahkan pelemahan daya beli masyarakat.
Menghadapi keadaan tersebut, perusahaan dan pelaku bisnis tentu harus bertindak cepat untuk menjaga kesehatan keuangannya. Kondisi ekonomi yang tidak menentu berpotensi menyurutkan pendapatan, sehingga pelaku bisnis harus putar otak untuk menjaga tingkat profitabilitasnya.
Di masa-masa seperti itu, pelaku bisnis tentu tidak leluasa dalam mengendalikan pendapatan. Hanya saja, mereka masih bisa memperkokoh keuangannya dengan mengontrol pengeluaran, utamanya pengeluaran diskresioner.
Lantas, apa itu pengeluaran diskresioner? Dan mengapa efisiensi pengeluaran ini sangat esensial dalam menopang profitabilitas bisnis di kondisi ekonomi amburadul? Simak ulasannya di artikel berikut.
Apa Itu Pengeluaran Diskresioner?
Pengeluaran diskresioner (discretionary expenses) adalah pengeluaran nonesensial dalam bisnis. Jenis pengeluaran ini bisa disesuaikan atau dihilangkan sama sekali tanpa memengaruhi operasi inti bisnis. Dengan kata lain, nominal pengeluaran ini bisa diatur sesuai dengan kondisi ekonomi, keuangan, atau iklim usaha.
Perusahaan dan pelaku bisnis perlu memahami pengelolaan pengeluaran diskresioner karena ia adalah faktor krusial dalam penyusunan anggaran yang transparan. Dengan menganalisis dan mengidentifikasi jenis pengeluaran ini, pelaku bisnis bisa menjalankan langkah-langkah strategis finansialnya sembari memperbaiki alokasi sumber daya yang dimilikinya.
Apa Saja Jenis-jenis Pengeluaran Diskresioner?
Berikut adalah jenis-jenis beban diskresioner yang umumnya timbul dalam kegiatan bisnis.
Biaya Perjalanan Dinas
Bagi perusahaan atau pelaku bisnis, perjalanan dinas seperti menghandiri konferensi atau bertemu klien dianggap penting untuk dilakukan. Pasalnya, seluruh kegiatan tersebut bisa membantu mereka memperluas koneksi dan kolaborasi dalam berbisnis.
Kendati bersifat penting, pengeluaran perjalanan dinas sejatinya sangat bisa disesuaikan tanpa mengurangi hasil yang diharapkan. Sebagai contoh, di era serba teknologi saat ini, perusahaan bisa menekan biaya perjalanan dinas dengan menyelenggarakan rapat virtual atau menghandiri webinar tanpa mengorbankan produktivitas yang diinginkan.
Biaya Pemasaran
Setiap perusahaan tentu melakukan kegiatan pemasaran untuk mempromosikan produk atau jasanya sekaligus memperkenalkan jenamanya ke masyarakat. Oleh karenanya, tak jarang mereka menggelontorkan biaya pemasaran dalam bentuk biaya iklan, produksi video, dan membayar komisi bagi agensi pemasaran.
Meski terbilang esensial, pengeluaran pemasaran sangat bisa disesuaikan oleh kebijakan perusahaan, tergantung strategi pemasaran dan kondisi finansialnya. Lagi pula, Return on Investment (ROI) dari pengeluaran pemasaran bisa dievaluasi dengan berbagai metrik indikator, sehingga perusahaan dan pelaku bisnis bisa mengatur nominal pengeluaran tersebut sesuai dengan efektivitasnya.
Di samping itu, di era pemasaran digital seperti saat ini, perusahaan dan pelaku bisnis memiliki banyak opsi untuk mengalokasikan pengeluaran pemasarannya. Sebagai contoh, mereka kni bisa memanfaatkan pemasaran berbasis konten dan media sosial sebagai alternatif yang lebih murah dibanding pemasaran konvensional.
Investasi
Ketika ingin melakukan ekspansi bisnis, perusahaan atau pelaku bisnis umumnya merogoh kocek yang dalam untuk melakukan berbagai investasi seperti merger dan akusisi, pembelian properti, dan pembiayaan proyek-proyek riset dan pengembangan (R&D).
Hanya saja, meski berpengaruh terhadap pertumbuhan bisnis dan inovasi perusahaan dalam jangka panjang, investasi tidak berpengaruh langsung terhadap operasional bisnis sehari-hari. Ia bertindak sebagai “modal” utama bagi mereka untuk mengembangkan bisnisnya di masa depan. Oleh karenanya, pengeluaran ini bisa dikategorikan sebagai pengeluaran diskresioner.
Kendati begitu, perusahaan perlu menyeimbangkan pengeluaran investasinya dengan kondisi keuangannya, terutama di tengah kondisi ekonomi yang menantang. Walhasil, perusahaan perlu menganalisis manfaat dan risiko dalam jangka pendek dan panjang sebelum memutuskan untuk menggelontorkan pengeluaran satu ini.
Benefit Karyawan
Manfaat dan bantuan yang diterima karyawan di luar gaji juga dikategorikan sebagai pengeluaran diskresioner, contohnya adalah tunjangan pelatihan karyawan, bantuan peralatan kantor, atau tunjangan bekerja dari rumah (work from home).
Seluruh pengeluaran ini memang tidak begitu esensial bagi operasional bisnis sebuah perusahaan. Namun, bantuan dan tunjangan tersebut sangat memengaruhi kepuasan kerja pegawai. Dengan demikian, perusahaan wajib mengelola komponen pengeluaran ini demi menyeimbangkan kepuasan kerja pegawai dan kesehatan keuangan perusahaan.
Biaya Berlangganan Software
Saat ini, perusahaan mulai memanfaatkan teknologi untuk menjalankan kegiatan bisnisnya, salah satunya adalah dengan berlangganan layanan teknologi dan piranti lunak tertentu.
Meski sangat bermanfaat untuk mempermudah operasional bisnis, sarana dan teknologi ini akan bersifat mubazir jika tidak dimanfaatkan dengan baik. Oleh karenanya, perusahaan perlu memilah apa saja software atau teknologi berlangganan yang esensial bagi bisnis agar pengeluaran tersebut bisa lebih efisien.
Dalam mengelola biaya-biaya ini, perusahaan dan pelaku bisnis dapat menerapkan sistem pengelolaan lisensi dan teknologi berlangganan secara terpusat untuk mencegah setiap departemen melakukan langganan atau pembelian software yang sama secara berulang, serta memperkuat posisi negosiasi tarif pembelian atau langganan software dengan vendor.
Di samping itu, perusahaan juga bisa menekan biaya-biaya ini dengan menggunakan piranti lunak open-source sebagai pengganti software berbayar.
Bagaimana Perusahaan bisa Mengidentifikasi Pengeluaran Diskresioner?
Jika Anda adalah pelaku bisnis, maka Anda bisa mengidentifikasi pengeluaran diskresioner dengan menganalisis laporan keuangan. Kemudian, buatlah dua kategori pengeluaran, yakni pengeluaran esensial dan nonesensial. Setelah itu, Anda masih perlu memilah-milah jenis biaya nonesensial apa saja yang berkaitan atau tidak berkaitan langsung dengan operasional bisnis Anda.
Jika kegiatan tersebut usai dilakukan, maka Anda bisa melakukan langkah-langkah berikut
- Berkonsultasi dengan para kepala departemen: Lakukan komunikasi dengan para kepala departemen untuk mendapatkan wawasan spesifik mengenai semua jenis pengeluaran. Dengan melakukan hal ini, Anda bisa mendapatkan konteks mengenai kebutuhan dan dampak pengeluaran tersebut terhadap hasil kerja masing-masing departemen.
- Lakukan perbandingan dengan perusahaan sejenis lain: Anda bisa membandingkan pola pengeluaran perusahaan Anda dengan perusahaan lain di sektor yang sama. Dengan melakukan hal ini, Anda bisa mengetahui apa saja kelompok pengeluaran diskresioner yang punya angka lebih tinggi dibanding perusahaan sejenis lainnya.
- Gunakan software manajemen pengeluaran: Anda bisa memanfaatkan software manajemen pengeluaran seperti Manajemen Biaya Aspire untuk mengidentifikasi pemborosan serta melacak dan memantau pengeluaran secara real-time, termasuk pengeluaran diskresioner. Anda juga bisa mengintegrasikan seluruh data pengeluaran yang tercatat di Aspire dengan software akuntansi.
- Lakukan peninjauan pengeluaran berkala: Buatlah sistem yang memungkinkan Anda untuk meninjau pengeluaran diskresioner secara berkala, baik secara bulanan, kuartalan, maupun dalam periode apa pun. Pemilihan periode sebaiknya didasarkan pada skala bisnis dan pola pengeluaran Anda.
- Analisis ROI atas pengeluaran diskresioner: Anda juga bisa mengevaluasi ROI atas masing-masing pengeluaran diskresioner yang telah digelontorkan. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat mengetahui jenis pengeluaran apa saja yang terbilang efektif dalam mendorong pendapatan perusahaan dan jenis pengeluaran apa saja yang terbilang kurang efektif.
- Utamakan peluang penghematan: Berdasarkan analisis Anda, catat apa saja pengeluaran diskresioner yang bisa dihemat tanpa memengaruhi operasional utama bisnis Anda.
- Susun kebijakan pengeluaran yang jelas: Buat kebijakan terkait pengeluaran diskresioner yang jelas dan komunikasikan aturan tersebut ke jajaran pegawai Anda. Hal ini perlu dilakukan agar pegawai Anda mengetahui apa saja jenis pengeluaran diskresioner yang diperbolehkan perusahaan dan fokus utama pengeluaran perusahaan saat ini.
- Pantau dan Sesuaikan: Pantau tingkat kemajuan (progress) Anda dalam menghemat pengeluaran tersebut dan lakukan penyesuaian jika dibutuhkan. Hal ini membantu Anda untuk menjaga efisiensi sembari mengoptimalisasi alokasi sumber daya yang Anda miliki.
Mengapa Efisiensi Pengeluaran Diskresioner dapat Meningkatkan Margin Anda?
Sesuai pelaku bisnis, Anda tentu menyadari bahwa meminimalisasi biaya tentu dapat menaikkan profitabilitas bisnis. Dalam situasi ekonomi yang serba tak menentu, biaya diskresioner menjadi sasaran efisiensi yang jitu karena sifatnya nonesensial dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan.
Dalam hal ini, Anda tentu tertarik untuk segera mengidentifikasi dan memangkas pengeluaran diskresioner untuk mengetahui seberapa besar dampaknya terhadap kenaikan tingkat margin Anda. Namun, Anda mungkin masih belum paham cara melakukannya.
Untuk mempelajari cara mengidentifikasi dan menganalisis pengeluaran diskresional lebih jelas, mari simak contoh kasus berikut.
Saat ini, Perusahaan A ingin menghemat biaya diskresionernya demi mengangkat tingkat profitabilitasnya. Sehingga, Perusahaan A pun mengidentifikasi seluruh pengeluaran diskresionernya dalam setahun dan menganalisis potensi penghematannya.
Hanya saja, Perusahaan A tak ingin gegabah dalam melakukan penghematan. Oleh karenanya, Perusahaan A juga menakar seberapa besar dampak pengeluaran tersebut terhadap operasional bisnisnya.
Hasil identifikasi Perusahaan A kemudian dituangkan ke dalam tabel di bawah ini.
Setelah menyusun tabel tersebut, Perusahaan A ternyata menemukan lima informasi menarik.
- Persentase penghematan pengeluaran diskresioner di rentang 15% hingga 60% ternyata sangat tergantung dengan tinggi-rendahnya dampak pengeluaran tersebut terhadap kegiatan operasional bisnis dan seberapa strategis pengeluaran tersebut.
- Dalam setahun, perusahaan A mampu menekan biaya diskresioner sebesar Rp505 juta atau 32% dari total pengeluaran diskresionernya per tahun. Dengan demikian, perusahaan A berkesempatan memiliki ruang margin Rp505 juta lebih besar dari sebelumnya.
- Dari semua kelompok pengeluaran di atas, perusahaan A menemukan bahwa kelompok pengeluaran travel and entertainment dan facility improvements punya potensi penghematan paling besar secara nominal dan tidak memiliki dampak besar bagi operasional bisnis. Dengan demikian, Perusahaan A bisa mengoptimalisasi penghematan di kedua jenis pengeluaran ini terlebih dulu jika menginginkan penghematan lebih besar di masa depan.
- Secara persentase, penghematan di kelompok pengeluaran marketing & advertising memang terbilang cukup kecil dibanding yang lain. Kendati begitu, nominal pengeluaran ini cukup besar dibanding yang lainnya, sehingga angka penghematannya pun terbilang signifikan. Dengan demikian, perusahaan A harus hati-hati dalam mengelola dan menjaga kelompok pengeluaran ini agar tidak merusak tingkat margin seperti yang diharapkan.
- Tabel ini hanya menerangkan potensi kenaikan margin dari sisi pengeluaran operasional. Untuk mengetahui gambaran lebih luas mengenai ruang peningkatkan margin, Perusahaan A juga bisa menganalisis dan mengelola belanja modal (capital expenditure) secara bersamaan. Dengan analisis tersebut, Perusahaan A dapat memilah investasi apa saja yang bersifat penting dan bisa ditunda di kemudian hari.
Setelah mengidentifikasi potensi penghematan pengeluaran diskresionernya, Perusahaaan A kemudian ingin mengetahui berapa besar kenaikan tingkat margin yang bisa didapatkannya.
Jika Perusahaan A memiliki pendapatan Rp10 miliar per tahun dengan tingkat margin profit 10% (atau Rp1 miliar), maka efisiensi pengeluaran diskresioner akan meningkatkan laba perusahaan sebesar Rp505,5 juta, atau 50,55% dari posisi laba sebelumnya.
Kelola Pengeluaran Diskresioner dengan Aspire!
Kini, Anda telah memahami bahwa pengelolaan pengeluaran diskresioner sangat krusial untuk meningkatkan profitabilitas bisnis Anda. Oleh karenanya, Anda perlu memiliki kendali dan visibilitas penuh atas pengeluaran tersebut untuk menghindari pemborosan dan memastikan bahwa pengeluaran-pengeluaran tersebut benar-benar ditujukan untuk kepentingan bisnis.
Hanya saja, kegiatan itu akan sulit dilakukan jika Anda masih melakukan pekerjaan manual. Namun, pekerjaan itu akan semakin mudah jika Anda memanfaatkan Manajemen Biaya Aspire.
Dengan Manajemen Biaya Aspire, Anda bisa menyusun anggaran dan mendelegasikan wewenang pengeluaran ke anggota tim Anda melalui kartu pembayaran korporat. Meski demikian, bukan berarti Anda kehilangan kontrol penuh atas pengeluaran Anda. Pasalnya, melalui Aspire, Anda bisa melacak dan memantau seluruh pengeluaran yang dilakukan anggota tim Anda secara real-time.
Di samping itu, Aspire juga membantu anggota tim Anda untuk mengajukan klaim dengan mengunggah bukti transaksi saja. Tak ketinggalan, Anda pun bisa menyetujui klaim dan mencairkan reimbursement dalam beberapa klik saja. Keunggulan ini membantu Anda mempercepat proses reimbursement namun tetap sejalan dengan kebijakan anggaran Anda.
Menariknya, seluruh data pengeluaran Anda di Aspire bisa terintegrasi langsung dengan software akuntansi, membantu Anda tutup buku lebih cepat dari sebelumnya.
Kesimpulan
Ketika situasi makroekonomi mengalami turbulensi, Anda perlu memiliki mata yang jeli dalam mengelola pengeluaran agar tingkat margin bisnis Anda tetap kokoh. Adapun salah satu jenis pengeluaran yang mudah Anda kendalikan adalah pengeluaran diskresioner karena jenis biaya ini tidak memiliki dampak yang besar bagi operasional perusahaan.
Dengan mengelola dan mengatur pengeluaran diskresioner, Anda bisa menjaga kesehatan keuangan perusahaan dan mendongkrak profitabilitas. Implikasinya, operasional bisnis Anda bisa tetap berjalan meski diterpa ketidakpastian ekonomi.
Hanya saja, mengelola pengeluaran diskresioner secara mandiri tentu menyita waktu dan fokus Anda. Oleh karenanya, Anda bisa memanfaatkan Aspire dalam proses penganggaran, pemantauan, dan pelacakan pengeluaran diskresioner Anda. Sebab, Aspire memberikan wawasan pengeluaran secara real-time sehingga Anda bisa membuat keputusan yang bisa mendorong pertumbuhan bisnis Anda di tengah tantangan ekonomi apapun.
