Faktur Penjualan Adalah Jenis Bukti Transaksi, Ini Pengertian dan Komponennya

Pengertian Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah dokumen yang menjadi bukti tagihan atas transaksi jual beli yang terjadi antara penjual dan pembeli. Pihak penjual yang akan membuat dan menyerahkan faktur penjualan untuk menagih pembayaran kepada pihak pembeli. Penyerahan faktur tersebut dapat dilakukan baik sebelum maupun sesudah transaksi selesai.

Faktur penjualan disebut juga sebagai sales invoice. Dokumen ini menjadi salah satu dokumen penting dalam pencatatan dan pengelolaan keuangan perusahaan, seperti halnya faktur lain seperti faktur pembelian dan faktur pajak.

Faktur penjualan berisi rincian tentang barang atau jasa yang dijual, jumlah barang, dan harga yang harus pembeli bayarkan. Pada barang dan sektor tertentu, faktur penjualan juga memuat nilai Pajak Pertambahan Nilai (PPN).

Bahkan, dalam pelaporan pajak, faktur penjualan dapat menjadi bukti bahwa penjual, atau dalam dunia perpajakan dikenal sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP), telah memungut PPN atas pembelian Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (BKP) dari konsumen. Pasalnya, aturan Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan menyatakan bahwa faktur penjualan adalah salah satu bagian dari faktur pajak sederhana.

Oleh karenanya, PKP bisa menyertakan dokumen faktur penjualan sebagai salah satu bukti sah pelaporan pajak..

Fungsi Faktur Penjualan

Faktur penjualan memiliki beberapa fungsi untuk bisnis, yaitu sebagai berikut:

1. Bukti Terjadinya Transaksi

Seperti pada penjelasan sebelumnya, faktur penjualan merupakan bukti bahwa telah terjadi transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Adanya dokumen faktur penjualan sebagai bukti transaksi menjadi sangat penting untuk menghindari perselisihan di kemudian hari.

Selain itu, rincian data pada dokumen tersebut akan memberikan gambaran jelas mengenai barang atau jasa apa saja yang menjadi objek transaksi. Hal ini semakin memperkuat fungsi faktur sebagai dokumen bukti atas transaksi jual beli.

2. Dokumen Penagihan Pembayaran

Dari sisi penjual, faktur penjualan berfungsi sebagai dokumen tagihan pembayaran kepada pembeli. Faktur merupakan tagihan resmi yang menunjukkan jumlah tagihan atau utang yang harus pembeli bayarkan kepada penjual.

Dalam faktur penjualan, umumnya tercantum informasi tentang pembayaran seperti tanggal transaksi, waktu jatuh tempo, dan syarat pembayaran. Hal ini akan membantu penjual dalam menagih pembayaran sesuai waktu dan syarat yang telah tercantum pada faktur.

3. Alat untuk Komplain dan Retur

Dari sisi pembeli, faktur penjualan dapat menjadi alat atau dokumen dalam mengajukan komplain ke penjual ketika menerima barang tidak sesuai dengan pesanan. Pembeli juga bisa mengajukan permintaan pengembalian atau retur ketika terjadi masalah pada produk yang mereka beli.

Dalam faktur penjualan, terdapat informasi rinci mengenai barang atau jasa yang diperjualbelikan dan tanggal transaksi. Pembeli dapat mencocokkan antara barang yang mereka terima dengan rincian data pada faktur tersebut. 

4. Data untuk Pencatatan Keuangan

Faktur penjualan dapat membantu Anda dalam melakukan pencatatan keuangan perusahaan. Data penjualan dari faktur dapat Anda gunakan untuk menghitung pendapatan serta laba rugi perusahaan yang nantinya akan dicantumkan di dalam laporan keuangan. 

Selain itu, faktur juga dapat membantu Anda dalam melacak jumlah barang yang terjual dan merekap persediaan barang. Dari data-data tersebut, Anda dapat menganalisis kinerja penjualan sekaligus membuat perencanaan bisnis yang lebih efektif.

5. Bukti Pelaporan Pajak

Seperti pada pembahasan sebelumnya, faktur penjualan dapat menjadi bukti pelaporan pajak. Dokumen ini penting untuk Anda simpan dan rekap agar dapat melampirkannya saat melakukan pelaporan pajak.

Komponen Faktur Penjualan

Faktur penjualan memiliki beberapa komponen utama, yaitu sebagai berikut.

1. Identitas Penjual dan Pembeli

Komponen yang pertama adalah identitas penjual dan pembeli yang melakukan transaksi. Untuk level bisnis, Anda perlu mencantumkan nama perusahaan masing-masing pihak. 

2. Nomor dan Tanggal Faktur

Komponen kedua adalah nomor dan tanggal faktur. Nomor faktur akan memudahkan pencatatan dan rekapitulasi dokumen tersebut oleh tim keuangan. Begitu juga dengan tanggal faktur yang menunjukkan kapan transaksi terjadi antara penjual dan pembeli.

3. Detail Barang Atau Jasa

Komponen ketiga adalah detail barang atau jasa dalam transaksi tersebut. Cantumkan dengan jelas apa nama barang atau jasa yang dibeli beserta jumlahnya. Misalnya pembelian 10 unit komputer dan 15 unit meja kantor.

4. Harga Barang Atau Jasa

Setelah menuliskan detail barang atau jasa, Anda juga perlu menuliskan harganya. Cantumkan berapa harga satuan dari masing-masing barang dan jasa tersebut. Setelah itu, cantumkan juga harga total yang harus pembeli bayarkan.

5. Syarat dan Ketentuan Pembayaran

Komponen yang juga penting dalam faktur penjualan adalah syarat dan ketentuan pembayaran. Anda dapat mencantumkan komponen ini untuk transaksi kredit, di mana pembeli melakukan pembayaran secara berangsur.

Cantumkan kapan tanggal jatuh tempo dan denda yang harus pembeli bayar jika terlambat dari batas waktu tersebut. Anda juga dapat mencantumkan PPN jika ada dan metode pembayaran.

6. Nama dan Tanda Tangan

Komponen terakhir yang tak kalah pentingnya adalah nama dan tanda tangan penjual serta pembeli. Tanda tangan kedua belah pihak menunjukkan persetujuan atas isi faktur penjualan tersebut. Untuk transaksi dengan jumlah besar, Anda dapat membubuhkan cap perusahaan di atas tanda tangan.

Jenis-jenis Faktur Penjualan

Terdapat berbagai jenis faktur penjualan sesuai dengan penggunaannya. Berikut jenis-jenis faktur penjualan dan penjelasannya.

1. Faktur Penjualan Tunai

Sesuai namanya, faktur penjualan tunai adalah faktur yang penjual keluarkan atas transaksi tunai dengan pembeli. Dengan kata lain, pembeli langsung melunasi pembayaran saat menerima barang atau jasa. Faktur tunai umumnya lebih sederhana karena tidak melibatkan proses penagihan pembayaran atau utang.

2. Faktur Penjualan Kredit

Kebalikan dari faktur tunai, faktur penjualan kredit adalah faktur yang penjual keluarkan ketika pembeli melakukan transaksi secara kredit. Pada faktur jenis ini, pembeli dapat melakukan pembayaran bertahap pada jangka waktu tertentu.

Rincian pada faktur kredit umumnya lebih kompleks daripada faktur tunai. Dalam faktur kredit, terdapat jangka waktu pembayaran, syarat pembayaran, serta denda dan bunga jika ada. Ketentuan mengenai denda dan bunga biasanya dibuat oleh penjual yang akan dikenakan pada pembeli yang terlambat menyelesaikan pembayaran.

3. Faktur Proforma

Proforma invoice atau faktur proforma adalah faktur yang penjual keluarkan sebelum memberikan barang dan/atau jasa kepada pembeli. Faktur proforma berfungsi sebagai dokumen pengingat pembayaran kepada pembeli. Lalu ketika pembeli menyelesaikan pembayaran, penjual akan memberikan faktur penjualan standar.

4. Faktur Komersial Internasional

Faktur komersial adalah faktur untuk transaksi jual beli di ranah internasional, umumnya transaksi impor. Karena hanya digunakan dalam perdagangan internasional atau transaksi ekspor impor, faktur ini disebut juga dengan faktur konsuler.

Dalam faktur komersial atau konsuler, terdapat informasi mengenai barang yang diperdagangkan secara rinci, mulai dari deskripsi, jumlah, berat, harga, hingga negara asal atau pengimpor. Anda juga harus persetujuan dari kantor konsuler, perwakilan negara pengimpor, dan kantor kedutaan besar besar negara pengimpor di negara pengekspor.

Fungsi faktur komersial adalah sebagai bukti dalam transaksi barang internasional. Faktur komersial juga dapat menjadi dasar untuk menilai pajak dan biaya bea yang harus perusahaan tanggung.

5. Faktur Berulang

Jenis faktur penjualan yang terakhir adalah faktur berulang atau repeating invoice. Faktur berulang adalah faktur yang dibuat secara otomatis dan terjadwal berdasarkan data transaksi sebelumnya.

Penggunaan faktur berulang berguna bagi perusahaan yang memiliki pelanggan tetap atau pelanggan dengan transaksi berulang, seperti langganan bulanan. Dengan menerapkan faktur berulang, proses pembuatan faktur pun menjadi lebih efisien.

Kelola Faktur dan Invoice Lebih Mudah dengan Aspire

Sebagai pelaku bisnis, pengelolaan faktur harus Anda lakukan dengan tepat lantaran ia adalah salah satu dokumen penting untuk pelaporan keuangan perusahaan. Namun, pengelolaan faktur secara manual sangat memakan waktu, sehingga Anda wajib memanfaatkan sistem atau aplikasi khusus dalam mengelola faktur dan invoice. 

Aspire dapat membantu Anda dalam mengelola faktur dan invoice dengan lebih mudah serta efisien. Hanya dengan beberapa klik saja, Anda sudah bisa mengelola dokumen-dokumen tersebut dengan rapi.

Lalu, bagaimana dengan penerbitan invoice? Tak perlu khawatir, Anda dapat menyerahkan tugas tersebut kepada Aspire. Manajemen Faktur Aspire juga akan membantu Anda untuk mengirim invoice kepada pelanggan tepat waktu dan sesuai jadwal. Bahkan, Manajemen Faktur Aspire juga dilengkapi dengan fitur reminder yang memungkinkan Anda untuk mengingatkan pembeli untuk melunasi kewajibannya dengan tepat waktu.

Untuk mempermudah penerimaan pembayaran dari pelanggan, Anda dapat memanfaatkan fitur Payment Gateway dari Aspire. Aspire menawarkan opsi pembayaran terlengkap dengan tarif yang rendah. Anda dapat mengatur pembayaran dalam beberapa menit saja dan menerima pembayaran dari banyak sumber, termasuk e-commerce.

Masih banyak fitur menarik dari Aspire yang dapat membantu perkembangan bisnis Anda. Ingin tahu lebih lanjut? Hubungi tim kami sekarang!