Invoice adalah salah satu dokumen penting dalam transaksi keuangan. Dokumen ini tentu sudah cukup familiar kebanyakan orang, terutama para pelaku bisnis. Namun tidak sedikit yang masih belum memahami fungsi dan bagaimana penggunaannya.
Pembahasan kali ini akan mengulas lebih dalam tentang invoice, mulai dari pengertian, fungsi, jenis, hingga cara membuatnya. Anda juga akan memahami apa perbedaannya dengan dokumen keuangan sejenis, seperti faktur, nota, dan kuitansi.
Untuk lebih jelasnya, langsung saja simak uraian di bawah ini!
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen yang berisi penagihan pembayaran dari satu pihak ke pihak lain. Biasanya dokumen ini diberikan oleh pihak penjual ke pembeli, atau pemberi jasa pada penerima jasa.
Invoice memuat informasi mengenai transaksi yang terjadi, mulai dari nama produk, jumlah produk, hingga nominal harganya. Formatnya bisa beragam dan Anda bisa menambahkan informasi lain sesuai kebutuhan, misalnya syarat pembayaran dan tanggal jatuh tempo transaksi.
Penerbitan invoice biasanya terjadi pada level bisnis, di mana satu perusahaan menagihkan pembayaran ke perusahaan lainnya. Namun seiring berjalannya waktu, individu yang menjual barang atau jasa juga bisa mengeluarkan invoice.
Fungsi dan Manfaat Invoice untuk Bisnis
Seperti yang Anda ketahui, invoice adalah dokumen transaksi bagi perusahaan. Namun, mengapa perusahaan harus menerbitkan invoice? Apa sebenarnya manfaat dan fungsi invoice?
Fungsi Invoice untuk Bisnis
1. Bukti Transaksi
Fungsi invoice yang pertama adalah sebagai bukti transaksi dan pembukuan perusahaan. Invoice dapat menjadi bukti sah yang menunjukkan bahwa suatu transaksi memang benar terjadi.
Dengan begitu, pihak penjual atau pemberi jasa dapat menagih biaya kepada pembeli atau penerima jasa. Untuk pihak pembeli atau penerima jasa, invoice juga menjadi bukti transaksi agar bisa perusahaan bisa membayarnya melalui anggaran.
2. Pencatatan Keuangan
Selain bukti transaksi, invoice juga menjadi bukti pembukuan yang penting baik bagi pihak penjual maupun pembeli. Dokumen ini menunjukkan bahwa memang terjadi transaksi yang menjadi pendapatan bagi penjual dan pengeluaran bagi pembeli.
Dengan begitu, invoice membantu bisnis dalam mencatat keuangan secara detail. Hal ini tentunya akan berpengaruh juga pada pengelolaan keuangan dan penggunaan anggaran bisnis.
3. Dasar Pengurusan Pajak
Fungsi invoice yang terakhir adalah menjadi dasar pengurusan pajak, baik bagi pihak penjual maupun pembeli. Bagi penjual, dokumen ini menjadi dasar untuk menghitung dan membayar pajak atas penjualan. Sedangkan bagi pembeli, dokumen ini menjadi dasar pengurangan pajak penghasilan.
Manfaat Invoice untuk Bisnis
1. Melancarkan Arus Kas
Manfaat invoice yang pertama adalah melancarkan arus kas bisnis. Dengan invoice yang jelas dan akurat, bisnis dapat mengelola penerimaan pembayaran dari konsumen. Sedangkan untuk pembeli, invoice yang rinci dapat membantu proses pembayaran dengan lancar.
2. Meminimalisasi Risiko Fraud
Adanya invoice yang rinci dan akurat membantu bisnis Anda untuk meminimalisasi risiko seperti penipuan dan penyalahgunaan dana. Untuk penjual, dokumen ini menjadi bukti bahwa ada sejumlah dana yang harus ia terima. Oleh karenanya, perusahaan dapat melakukan penelusuran jika terdapat dana yang tidak masuk ke kas perusahaan.
Sementara untuk pembeli, invoice menjadi bukti bahwa ada sejumlah dana untuk pengeluaran perusahaan. Jadi, perusahaan bisa memastikan dana yang digelontorkannya tidak masuk ke kantong oknum yang tak bertanggung jawab atau disalahgunakan.
3. Meningkatkan Efisiensi Perusahaan
Dokumen invoice dapat membantu meningkatkan efisiensi perusahaan, terutama dalam segi operasional. Bisnis dapat mengelola transaksi dan keuangan perusahaan dengan data invoice yang rapi.
4. Membantu Pengambilan Keputusan
Manfaat terakhir yang tak kalah pentingnya adalah membantu bisnis dalam proses pengambilan keputusan. Sebagai dokumen keuangan, invoice dapat menjadi dasar yang penting untuk dipertimbangkan.
Sebagai contoh, ketika perusahaan akan menaikkan anggaran berdasarkan banyaknya transaksi pembelian di tahun sebelumnya, maka ia bisa menggunakan data transaksi berdasarkan invoice yang perusahaan terima di tahun lalu.
Perbedaan Invoice dengan Faktur, Nota, dan Kuitansi
Saat membahas invoice, tak sedikit orang yang masih bingung apakah dokumen tersebut sama dengan faktur. Begitu juga dengan dokumen keuangan lainnya seperti nota dan kuitansi.
Berikut beberapa hal yang membedakan invoice dengan faktur, nota, dan kuitansi.
Fungsi
Hal pertama yang membedakan antara keempatnya adalah dari fungsinya. Invoice berfungsi sebagai dokumen penagihan pembayaran dari penjual ke pembeli. Anda dapat mengeluarkan dokumen ini sebelum atau setelah terjadi transaksi jual beli.
Mirip dengan invoice, faktur juga berfungsi sebagai bukti transaksi dan pencatatan keuangan. Namun bedanya, pengertian faktur adalah bukti transaksi untuk barang atau jasa yang kena pajak. Penggunaan faktur umum di ranah domestik dan menjadi dokumen untuk bukti pelaporan pajak.
Nota adalah bukti transaksi jual beli yang penjual keluarkan untuk pembeli. Dengan kata lain, penjual mengeluarkan nota ketika transaksi sudah terjadi. Nominal dalam nota umumnya lebih kecil dan biasanya berupa transaksi tunai.
Sedangkan kuitansi adalah bukti penerimaan pembayaran dari pembeli kepada penjual. Mirip dengan nota, kuitansi dikeluarkan ketika transaksi sudah terjadi. Bedanya, kuitansi menunjukkan bahwa pembayaran sudah dilakukan.
Informasi
Dari keempat dokumen tersebut, invoice dan faktur memuat informasi yang lebih lengkap serta rinci. Hal ini karena perusahaan atau bisnis umumnya menggunakan invoice dan faktur. Invoice juga biasanya mencantumkan pajak atau ongkos kirim yang harus pembeli bayarkan.
Sementara itu, nota dan kuitansi memuat informasi yang lebih sederhana. Tak jarang, kedua dokumen ini hanya mencantumkan informasi inti dalam transaksi seperti pihak penjual, pembeli, jumlah barang, dan harga total yang harus pembeli bayarkan.
Penggunaan
Karena informasi yang lebih lengkap, maka invoice sering digunakan untuk kebutuhan pencatatan keuangan yang rinci, misalnya transaksi sesama bisnis atau ranah profesional, ekspor-impor, maupun transaksi yang bernilai besar.
Sementara itu, penggunaan faktur adalah untuk transaksi yang kena pajak di Indonesia. Faktur biasanya diterbitkan oleh bisnis atau perusahaan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).
Kemudian, nota dan kuitansi biasanya digunakan untuk transaksi yang lebih sederhana, misalnya transaksi di warung kelontong dan minimarket maupun pembayaran tagihan bulanan.
Jenis-jenis Invoice
Terdapat berbagai jenis invoice yang digunakan oleh perusahaan, bisnis, maupun individu. Berikut jenis-jenis invoice berikut dengan penjelasannya.
1. Invoice Standar
Jenis yang pertama adalah invoice standar, yaitu jenis yang paling umum dalam transaksi bisnis. Dokumen keuangan ini biasanya berisi informasi penjual dan pembeli, barang atau jasa dalam transaksi dan jumlahnya, serta total harga.
2. Invoice Proforma
Selanjutnya ada invoice proforma, yaitu invoice yang penjual keluarkan sebelum memberi barang atau jasa kepada pembeli. Fungsinya untuk mendapatkan persetujuan transaksi dan pembeli dapat menyiapkan pembayaran.
Lebih lanjut, invoice proforma juga disebut sebagai invoice pengganti. Pasalnya, ketika pembeli menerima seluruh barang secara lengkap, maka penjual bisa mengganti invoice tersebut dengan invoice standar.
3. Invoice Interim
Invoice interim merupakan invoice sementara yang penjual keluarkan di tengah-tengah masa pembayaran. Penerbitan invoice ini biasanya untuk metode pembayaran cicilan, jumlahnya besar, atau pembayaran proyek jangka panjang.
Pihak penjual atau penerima pembayaran akan mengeluarkan invoice ini secara berkala selama masa pembayaran. Untuk waktu penerbitan dan penagihan invoice, biasanya disesuaikan dengan kesepakatan kedua belah pihak.
4. Invoice Final
Invoice final merupakan jenis invoice yang penjual keluarkan untuk menagih sisa pembayaran agar dapat dilunasi. Dokumen ini biasanya diterbitkan ketika barang selesai dikirim atau layanan selesai pelanggan gunakan.
5. Invoice Komersial
Jenis invoice ini penjual terbitkan untuk transaksi internasional atau proyek dengan skala besar. Invoice komersial biasanya diperlukan untuk pengurusan pajak dan bea cukai.
6. Retainer Invoice
Retainer invoice ini penjual keluarkan untuk menagih pembayaran sebelum barang atau jasa diberikan. Dengan kata lain, retainer invoice diterbitkan untuk menagih pembayaran di muka.
7. Recurring Invoice
Jenis ini digunakan untuk menagih pembayaran berulang, misalnya langganan software atau tagihan internet. Recurring invoice akan diterbitkan oleh pihak penjual kepada pembeli atau pengguna jasa secara rutin.
8. Invoice Kredit
Jenis invoice ini dibuat oleh penjual untuk mengurangi tagihan pembayaran pembeli. Misalnya ada diskon khusus, retur barang, atau kesalahan pada invoice sebelumnya.
9. Invoice Debit
Kebalikan dari invoice kredit, jenis ini diterbitkan penjual untuk menambah tagihan pembayaran pembeli. Misalnya ketika ada biaya tambahan yang tidak dicantumkan pada invoice sebelumnya.
10. Past Due Invoice
Jenis yang juga cukup umum adalah past due invoice, yaitu invoice yang penjual keluarkan untuk menagih pembayaran yang lewat batas waktu. Ketika pembeli belum menyelesaikan pembayaran pada waktu yang disepakati, maka penjual akan mengeluarkan invoice ini.
11. Invoice Konsuler
Invoice konsuler adalah jenis invoice untuk transaksi internasional berupa ekspor dan impor lintas negara. Berbeda dengan invoice pada umumnya, invoice konsuler harus mendapatkan izin dan pengesahan dari negara penerima barang dan kedubes negara pengirim barang. Tujuannya agar barang bisa diterima oleh pihak bea cukai kedua negara.
Format Invoice Bisnis
Penulisan invoice dapat Anda sesuaikan dengan transaksi dan kebutuhan masing-masing pihak. Jika Anda ingin memahami penulisan format invoice bisnis, penting untuk mengetahui apa saja informasi yang ada di dalamnya. Anda juga bisa melihat contoh invoice tagihan sebagai acuan dalam pembuatan invoice perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, berikut format penulisan invoice secara umum:
- Informasi penjual, mencakup nama perusahaan atau individu profesional, alamat, dan kontak.
- Informasi pembeli, mencakup nama perusahaan atau individu, alamat, dan kontak.
- Rincian invoice, mencakup tanggal dan nomor invoice.
- Barang atau jasa dalam transaksi
- Jumlah barang atau jasa.
- Harga barang atau jasa per-unit dan totalnya.
- Pajak yang harus pembeli bayarkan (jika ada)
- Ongkos kirim yang harus pembeli bayarkan (jika ada)
- Syarat dan ketentuan tambahan, seperti termin pembayaran, metode pembayaran, dan informasi rekening.
Buat Invoice Bisnis secara Praktis dengan Aspire!
Dari pembahasan di atas, Anda tentu memahami betapa pentingnya invoice bagi manajemen keuangan bisnis. Penerbitan, pengelolaan, dan pencatatan dokumen ini pun harus Anda lakukan dengan tepat.
Namun jangan khawatir, kini Anda bisa membuat invoice bisnis dengan mudah bersama Aspire. Hanya dengan beberapa klik, Anda sudah bisa mengeluarkan dan mengirim invoice serta faktur. Aspire juga membantu Anda dalam pengelolaan invoice yang rapi dan rinci.
Tak hanya itu, Anda bisa mengirim pengingat pembayaran kepada klien dan mendapat pembayaran lebih cepat. Dengan begitu, klien atau pelanggan Anda tahu kapan harus menyelesaikan pembayaran.
Software Aspire juga membantu Anda dalam mengelola kebutuhan bisnis lainnya dengan mudah. Dengan dukungan platform manajemen keuangan all-in-one, Anda bisa memegang kendali lebih baik.
Tertarik mengetahui apa saja yang bisa Aspire lakukan untuk bisnis Anda? Hubungi tim profesional kami dan diskusikan kebutuhan bisnis Anda sekarang!
