Invoice adalah sebuah instrumen yang krusial bagi bisnis ketika ingin menjalin kerja sama dengan mitranya. Di artikel ini, Anda bisa mengetahui mengenai definisi Invoice, cara membuat Invoice, serta contoh-contoh Invoice yang umum berlaku.
Apa Itu Invoice?
Secara sederhana, Invoice adalah dokumen komersial yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli mengenai pembayaran atas transaksi jual beli yang sudah disepakati. Di dalamnya, berisi informasi seperti jumlah barang, jenis barang, dan harga.
Kemudian, unsur penting dari Invoice adalah tanggal pembayaran atau tanggal jatuh tempo. Jika pembelian dilakukan dengan proses kredit, maka biasanya Invoice juga berisikan syarat dan ketentuan mengenai metode pembayaran dan tanggal cicilan setiap bulannya yang tentunya harus dipatuhi pembeli. Penjual bisa menerapkan sanksi atau penalti jika pembeli tidak mematuhi perjanjian tersebut.
Kemudian, Invoice biasanya dibuat menjadi tiga rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pembeli setelah pelunasan pembayaran, rangkap kedua untuk arsip penjualan, dan rangkap terakhir sebagai bukti dalam pencatatan keuangan.
Apa Saja Jenis Invoice?
Dokumen Invoice terdiri dari tiga jenis berdasarkan kompleksitas transaksinya. Berikut adalah rinciannya.
Invoice Standar
Invoice standar adalah jenis Invoice untuk kegiatan transaksi yang bersifat sederhana. Di dalamnya, terdapat informasi mengenai penjual, pembeli, detail produk yang dibeli, harga, dan total harga keseluruhan yang harus dibayar.
Ini merupakan Invoice paling sederhana dan banyak digunakan oleh penjual. Hal ini terjadi karena proses transaksi antara penjual kepada pembeli tidak begitu kompleks.
Invoice Proforma
Jenis Invoice kedua adalah Invoice Proforma, yakni Invoice sementara atau pengganti.
Invoice ini digunakan ketika produk pesanan pembeli dikirim bertahap oleh penjual. Sehingga, penjual pun akan memberikan Invoice Proforma sebagai bukti pembayaran hingga semua barang sudah dikirim kepada pembeli.
Namun, ketika semua barang diterima secara lengkap oleh pembeli, maka penjual bisa menerbitkan Invoice Standar untuk menggantikan Invoice Proforma.
Invoice Konsuler
Sementara itu, Invoice Konsuler adalah jenis Invoice khusus yang digunakan untuk transaksi perdagangan internasional.
Invoice ini baru bisa dikatakan sah jika mendapat persetujuan dari perwakilan negara penerima produk, misalnya kantor konsulat atau kedutaan besar negara penerima.
Mengapa Pelaku Bisnis Wajib Menggunakan Invoice?
Bagi bisnis, Invoice adalah dokumen yang sangat penting karena ia menyediakan beragam manfaat khususnya bagi pencatatan keuangan. Lantas, apa saja manfaat-manfaat tersebut?
Sebagai Bukti Transaksi
Invoice adalah sebuah dokumen yang berisikan bukti pembayaran antara penjual dan pembeli. Ini bisa digunakan menjadi bukti transaksi yang sah untuk membuktikan bahwa transaksi benar-benar terjadi dan uang pembayaran benar-benar bisa ditagihkan ke pembeli. Sehingga, penjual pun bisa mencatatkan transaksinya dengan aman secara akuntansi.
Membantu Arus Kas Perusahaan
Dengan Invoice, penjual jadi dapat mengetahui kapan ia akan menerima pembayaran dari pembeli. Sehingga, mereka pun bisa memproyeksikan arus kasnya dengan baik.
Terlebih, Invoice juga merupakan dokumen yang bisa membantu penjual dalam melacak transaksi yang ada selama ini.
Jika tidak ada Invoice, maka penjual bisa tidak menyadari bahwa mereka sejatinya memiliki piutang di pembeli. Hal ini mungkin tidak akan menjadi masalah jika pembeli menunaikan kewajibannya. Namun, jika sang pembeli lalai dalam menuntaskan kewajibannya, maka hal itu pun bisa berdampak fatal bagi keuangan perusahaan.
Membangun Profesionalisme
Sebuah bisnis akan dianggap punya reputasi baik jika memiliki sikap profesionalisme yang tinggi. Adapun salah satu bentuk penciptaan profesionalisme tersebut adalah dengan memberikan Invoice di setiap transaksi.
Dengan Invoice, pembeli dapat mengetahui bahwa penjual benar-benar serius dalam melakukan penjualan. Selain itu, Invoice juga bisa menjadi bukti bahwa transaksi yang terjadi bukanlah penipuan, sehingga hal ini bisa meningkatkan kepercayaan antara penjual dan pembeli.
Memenuhi Kewajiban Pajak
Transaksi barang atau jasa umumnya dikenakan pajak, utamanya Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Oleh karenanya, Invoice dapat membantu penjual sebagai dokumen verifikasi ketika pelaporan pajak.
Sebagai Alat bagi Penjual untuk Menegaskan Kewajiban Pembayaran
Dengan Invoice, penjual bisa dengan sah menagih kewajiban pembayaran dari pembeli. Jika sang pembeli tidak juga berkenan menuntaskan kewajibannya, maka penjual berhak untuk menetapkan sanksi sesuai yang tertera di dalam Invoice.
Seperti Apa Format dan Cara Menyusun Invoice?
Jika Anda adalah pemilik bisnis, maka Anda sejatinya bisa menyusun Invoice dengan berbagai cara.
Pertama, Anda bisa menciptakannya sendiri secara manual sejak awal. Kedua, Anda pun bisa menciptakan Invoice dengan menggunakan beberapa template yang terdapat di internet.
Namun, jika Anda ingin menciptakan Invoice secara mandiri, maka Anda bisa melakukannya dengan melalui langkah-langkah berikut.
Sebagai langkah awal, Anda harus memahami berbagai informasi yang mesti disediakan di dalam lembar Invoice. Adapun informasi tersebut semestinya mencakup:
- Nomor Invoice
- Nomor order/Purchase Order
- Nomor detail order
- Hari dan tanggal
- Identitas penjual dan pembeli
- Jenis barang atau jasa yang dibeli
- Harga per Unit
- Subtotal transaksi
- Pajak pembelian
- Total pembayaran
Setelah itu, Anda pun tinggal meletakkan detail informasi tersebut di dalam Invoice Anda. Namun pertanyaannya, di mana Anda harus meletakkan seluruh keterangan tersebut di dalam Invoice?
Untuk keterangan nomor dan tanggal Invoice, Anda bisa meletakkanya di bagian atas lembar Invoice. Pastikan bahwa nomor Invoice bersifat unik, yakni berbeda antara satu Invoice dengan Invoice lainnya agar transaksinya dapat terlacak.
Selain nomor dan tanggal Invoice, Anda juga perlu mencantumkan detail mengenai perusahaan Anda di bagian atas Invoice. Di dalamnya, Anda bisa mengisi keterangan seperti nama perusahaan, nomor telepon, alamat email, dan alamat usaha.
Kemudian, di bagian tengah Invoice, Anda bisa mencantumkan detail mengenai pembeli. Di sini, Anda bisa menulis tentang nama pembeli dan alamatnya.
Setelahnya, Anda bisa mengisi informasi utama dari invoice, yakni detail transaksi.
Di bagian bawah detail pembeli, Anda bisa menyusun sebuah tabel dengan kolom yang berisikan deskripsi, harga satuan, kuantitas, dan subtotal pembelian. Di dalam kolom deskripsi, Anda bisa menulis jenis barang atau jasa apa saja yang dipesan pembeli. Sementara itu, di kolom harga satuan, Anda bisa menulis harga barang dan jasa per unitnya.
Kemudian, di dalam kolom kuantitas, Anda juga bisa menulis jumlah unit barang atau jasa yang dibeli. Sehingga, di kolom subtotal pembelian, Anda tinggal mengisi nilainya dengan mengalikan harga barang atau jasa per unit dengan jumlahnya.
Setelah itu, Anda bisa mencantumkan nilai pajak pembelian dan jumlah total transaksi, yakni seluruh gabungan subtotal transaksi yang terdapat di Invoice. Nilai total transaksi inilah yang perlu dibayarkan pembeli ke penjual.
Sebagai langkah opsional, cantumkan juga keterangan mengenai metode pembayaran di bawah lembar Invoice. Sebagai contoh, jika pembayaran dilakukan menggunakan transfer bank, maka penjual bisa menaruh nomor rekeningnya di bagian bawah Invoice.
Adapun contoh mengenai format Invoice akan diterangkan secara lebih detail melalui ragam contoh Invoice di bawah ini.
Mengenal Ragam Jenis Contoh Invoice
Invoice digunakan untuk segala macam transaksi, sehingga masing-masing Invoice tentu punya format yang sedikit berbeda dibanding Invoice lainnya.
Berikut adalah beberapa contoh Invoice yang umum berlaku di dalam aktivitas bisnis di Indonesia.
Contoh Invoice Pembayaran Standar
Seperti namanya, penyusunan Invoice pembayaran standar sejatinya terbilang tidak terlalu kompleks. Pasalnya, Invoice ini memang ditujukan untuk jenis-jenis transaksi yang sederhana.
Adapun contoh invoice pembayaran standar adalah sebagai berikut.
Contoh Invoice Penagihan
Contoh Invoice berikutnya adalah Invoice penagihan. Invoice ini diberikan kepada pembeli yang sudah mendapatkan atau menikmati barang dan jasa namun belum membayarnya ke penjual.
Sehingga, bisa dibilang bahwa Invoice ini menjadi pengingat bagi pembeli untuk melunasi kewajibannya. Lantas, seperti apa contoh Invoice penagihan? Anda bisa menyimaknya di bawah ini.
Contoh Invoice Jasa
Contoh Invoice berikutnya adalah Invoice jasa, yakni invoice yang diberikan oleh perusahaan jasa kepada pelanggannya.
Pada dasarnya, Invoice ini mirip dengan Invoice lainnya. Hanya saja, Invoice ini dilengkapi dengan tambahan informasi. Berikut adalah contoh Invoice jasa.
Contoh Invoice dengan Sistem Pembelian Menggunakan Uang Muka
Kemudian, terdapat pula contoh Invoice lainnya yakni Invoice yang pembeliannya menggunakan sistem uang muka (Down Payment).
Dengan kata lain, Invoice ini bisa diterbitkan jika sang pembeli dan penjual sepakat untuk bertransaksi secara bertahap. Pada tahap pertama, pembeli akan memberikan uang muka dengan nilai sekian persen dari total pembelian. Di tahap kedua dan seterusnya, pembeli bisa melunasi sisa nilai pembayaran yang harus dibayarkan.
Di bawah ini, Anda bisa menemukan contoh Invoice bagi transaksi yang mengimplementasikan sistem pembayaran dengan uang muka.
Contoh Invoice Travel
Contoh Invoice berikutnya adalah Invoice travel.
Invoice travel adalah lembar pembaayaran yang diterbitkan oleh perusahaan travel, yakni perusahaan yang membantu konsumen dalam memesan tiket penerbangan, kapal laut, kereta api, hingga bus.
Invoice travel sangat berguna bagi pembeli karena bisa menjadi bukti transaksi yang valid saat ingin mengajukan perjalanan. Dengan kata lain, jika sang konsumen mengalami kendala saat ingin menumpangi moda transportasinya, maka ia bisa menunjukkan Invoice ini sebagai bukti bahwa ia telah membayar jasa perjalanannya dan nomor kursinya pun telah dikonfirmasi oleh agen travel.
Berikut adalah contoh Invoice yang diterbitkan oleh perusahaan travel.
Contoh Invoice Penjualan
Kemudian, terdapat pula contoh Invoice lainnya yakni Invoice penjualan. Sesuai namanya, Invoice ini digunakan oleh penjual ketika menjual barangnya kepada pembeli.
Isinya pun sejatinya sama seperti Invoice lainnya. Berikut adalah contoh Invoice penjualan yang umum berlaku di dalam kegiatan bisnis.
Contoh Invoice Toko Online
Contoh Invoice terakhir adalah Invoice toko online.
Meski aktivitasnya dilakukan secara daring, namun toko online tetap perlu untuk menerbitkan Invoice kepada konsumennya. Selain bermanfaat bagi pembukuan dan catatan transaksi toko, penerbitan Invoice juga menunjukkan bahwa penjual sangat serius dalam menjual barangnya kepada pembeli. Sehingga harapannya, pembeli bisa mengulangi pesanannya lagi (repeat order) ke toko tersebut.
Berikut adalah contoh Invoice toko online.
Permudah Pengelolaan Invoice Anda dengan Manajemen Invoice di Aspire!
Sebagai pemilik bisnis, Anda tentu berkutat dengan penciptaan Invoice sehari-hari. Namun, hal itu tentu akan menyita waktu jika dilakukan secara manual. Apalagi jika Invoice yang dikerjakan berjumlah banyak.
Di samping itu, Anda juga perlu menyisihkan waktu untuk mengingatkan pelanggan Anda mengenai waktu jatuh tempo pembayaran. Seluruh pekerjaan manual tersebut tidak hanya memakan waktu namun juga merupakan cerminan kerja yang kurang efisien.
Untungnya, seluruh permasalahan tersebut dapat teratasi jika Anda menggunakan fitur manajemen Invoice di Aspire!
Cara menggunakannya cukup praktis. Anda tinggal membuat akun rekening bisnis di Aspire, di mana terdapat fitur manajemen Invoice di dalamnya. Setelah itu, Anda bisa merasakan jutaan manfaat dalam mengelola invoice-invoice Anda.
Di dalam fitur manajemen Invoice, Anda bisa menyusun Invoice profesional dengan desain jenama perusahaan Anda namun tetap mengikuti ketentuan perpajakan. Kemudian, Anda pun bisa mengirimkan Invoice tersebut ke klien Anda melalui email.
Tak cuma sampai situ saja, keunggulan lain manajemen Invoice Aspire adalah fitur pengingat, di mana Aspire akan mengirimkan pengingat kepada pembeli untuk membayar tagihan sesuai tepat waktu. Hal ini pun membuat Anda bisa menagih Invoice tanpa merasa canggung. Bahkan, Anda pun bisa menerima uang lebih cepat!
Menariknya, seluruh aktivitas di Aspire dilakukan secara otomatis, sehingga rekonsiliasi juga akan berjalan otomatis ketika pembayaran diterima oleh Anda. Bahkan, Aspire juga memungkinkan Anda untuk menghubungkan akun Anda dengan software akuntansi yang Anda gunakan, sehingga kerja Anda pun menjadi lebih efisien.
Dengan berbagai fitur tersebut, tak heran jika Aspire dipercaya oleh lebih dari 15.000 bisnis di seluruh dunia. Kini, giliran Anda yang merasakan banyakmanfaat dari Aspire!
.png)
