Faktur Pembelian Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Komponennya

Pengertian Faktur Pembelian

Faktur pembelian adalah dokumen yang berisi rincian pembelian atas barang dan/atau jasa yang dibeli oleh pembeli dari penjual. Umumnya, faktur atau invoice pembelian memuat informasi berupa nama barang atau jasa yang dibeli, harga per-unit, harga total, nama penjual, dan tanggal pembelian.

Faktur pembelian merupakan bukti terjadinya suatu transaksi antara penjual dengan pembeli. Dokumen ini akan membantu proses pembukuan perusahaan dan perhitungan pengeluaran oleh perusahaan. Anda dapat menggunakan faktur pembelian baik untuk transaksi tunai maupun kredit.

Seiring berjalannya waktu, faktur pembelian dapat berbentuk dokumen fisik maupun dokumen elektronik. Contoh transaksi dalam faktur pembelian adalah pembelian bahan baku, pembelian barang dagangan dari pemasok, dan pembelian peralatan kantor.

Lantas, kapan invoice pembelian diterbitkan di dalam proses jual-beli?

Pada awalnya, pembeli akan membuat pesanan pembelian (purchase order) kepada penjual. Ketika proses serah terima barang selesai, maka penjual akan menerbitkan faktur penjualan kepada pembeli.

Kendati demikian, pembeli menganggap faktur penjualan tersebut sebagai faktur pembelian. Pasalnya, dalam kegiatan ini, pembeli menjadi pihak yang menerima barang dari penjual. 

Dengan demikian, maka faktur pembelian dan penjualan sejatinya adalah satu faktur yang sama. Namun, perbedaan sudut pandang tersebutlah yang membuat faktur ini memiliki dua penyebutan yang ikut berbeda.

Fungsi dan Manfaat Faktur Pembelian

Faktur pembelian memiliki beberapa fungsi dan manfaat untuk bisnis, yaitu sebagai berikut:

1. Bukti Transaksi

Seperti pada penjelasan sebelumnya, faktur pembelian merupakan bukti transaksi pembelian yang terjadi antara penjual dengan pembeli. Dokumen ini mencatat secara rinci apa saja yang telah dibeli, jumlah barang atau jasa, harga satuan, dan total harga.

Sebagai bukti transaksi, faktur pembelian juga memiliki aspek legalitas. Faktur pembelian dapat Anda gunakan sebagai bukti hukum jika terjadi sengketa terkait transaksi, misalnya jika barang yang dibeli tidak sesuai dengan yang tertera di faktur.

2. Dasar Pencatatan Akuntansi

Fungsi faktur pembelian yang selanjutnya adalah sebagai dasar pencatatan akuntansi, terutama pembuatan jurnal pembelian perusahaan. Faktur pembelian dapat membantu pencatatan persediaan barang di perusahaan Anda.

3. Penghitungan Pajak

Fungsi faktur pajak yang ketiga adalah sebagai dokumen pendukung dalam proses penghitungan dan pelaporan pajak. Hal ini merupakan bentuk kepatuhan perusahaan dalam pembayaran pajak dan perhitungan yang sesuai.

4. Kontrol Keuangan

Faktur pembelian berfungsi untuk mengontrol keuangan perusahaan, terutama kelancaran arus kas. Dokumen tersebut juga dapat menjadi dasar untuk pencatatan pengeluaran yang perusahaan lakukan atas suatu barang atau jasa.

5. Referensi Pengembalian Barang

Fungsi faktur pembelian yang tak kalah pentingnya adalah sebagai referensi jika terjadi hal yang mengharuskan pengembalian barang. Misalnya ketika barang yang Anda terima tidak sesuai, rusak, atau jumlahnya kurang. 

Faktur pembelian dapat menjadi acuan untuk menentukan prosedur pengembalian yang sesuai, seperti pengembalian dana atau penggantian barang.

Komponen Faktur Pembelian

Komponen dalam faktur pembelian dapat bervariasi tergantung dengan kebutuhan perusahaan. Namun umumnya, komponen faktur pembelian mencakup informasi sebagai berikut:

1. Nomor faktur.
2. Tanggal faktur.
3. Nama penjual atau pemasok.
4. Deskripsi barang dan/atau jasa.
5. Jumlah barang dan/atau jasa.
6. Harga satuan barang dan/atau jasa.
7. Harga total barang dan/atau jasa.
8. Pajak.
9. Syarat dan ketentuan pembayaran jika ada.
10. Tanda tangan penjual dan pembeli.

Anda bisa memperhatikan contoh faktur pembelian berikut untuk memahami bentuk dan format penulisan faktur pembelian.

Tips Mengelola Faktur Pembelian

Sebagai salah satu dokumen keuangan yang penting, pengelolaan faktur pembelian perlu Anda lakukan dengan tepat. Berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan dalam mengelola faktur pembelian.

1. Arsipkan Faktur Pembelian dengan Rapi

Hal yang penting dalam pengelolaan faktur adalah pengarsipan dengan rapi dan teratur. 

Jika Anda menggunakan faktur pembelian berbentuk dokumen fisik, maka pastikan untuk menyimpannya di tempat yang aman. Kemudian, apabila Anda menggunakan faktur elektronik, pastikan untuk menyimpan dan membuat back-up data.

Selain itu, Anda juga perlu mengarsipkan faktur pembelian secara sistematis. Anda dapat mengurutkannya berdasarkan tanggal dan nomor faktur. Hal ini akan memudahkan Anda ketika harus mencari data pembelian atau melakukan pencatatan keuangan.

2. Lakukan Pencatatan Secara Teratur

Selain pengarsipan, hal yang juga penting dalam pengelolaan faktur adalah pencatatan. Pastikan Anda melakukan pencatatan faktur pembelian secara teratur dan terorganisasi. Anda dapat mencatat faktur baik secara manual dalam buku besar maupun menggunakan bantuan software.

Untuk memudahkan pencatatan, Anda dapat melakukan klasifikasi faktur pembelian. Misalnya klasifikasi berdasarkan penjual, jenis barang atau jasa, dan tanggal transaksi. Klasifikasi tersebut akan memudahkan Anda saat mencari data faktur ketika dibutuhkan.

3. Hindari Dokumen Faktur Duplikat

Dalam pencatatan dan pengarsipan faktur pembelian, pastikan tidak ada dokumen yang duplikat. Lakukan pengecekan kembali untuk memastikan bahwa Anda tidak memasukkan dokumen faktur pembelian secara ganda. Pencatatan dan pengarsipan faktur ganda akan menimbulkan pembayaran ganda juga, yang tentunya merugikan perusahaan.

4. Siapkan Pengingat Otomatis

Salah satu tantangan bagi perusahaan dalam mengelola faktur pembelian adalah perihal pembayaran transaksi kredit. Ketika menerima faktur pembelian, pastikan Anda mengecek tanggal dan syarat pembayaran dari penjual. Selain itu, Anda juga perlu menyiapkan pengingat otomatis untuk pembayaran faktur pembelian.

Hal ini penting untuk Anda lakukan untuk menghindari keterlambatan dalam pembayaran transaksi pembelian. Apalagi jika penjual mengenakan denda atas keterlambatan pembayaran tersebut.

5. Beralih ke Sistem Digital

Untuk mempermudah pengelolaan faktur pembelian, Anda dapat memanfaatkan sistem pengelolaan faktur digital. Penggunaan software digital bukan hanya meringankan beban kerja perusahaan, namun juga memastikan pencatatan dan pengarsipan yang lebih teliti.

Dengan sistem digital, Anda tidak perlu repot-repot melakukan input data faktur pembelian secara manual. Sistem digital juga akan membantu penjadwalan untuk pembayaran transaksi sehingga Anda akan terhindar dari denda keterlambatan.

Kelola Faktur dan Invoice Lebih Mudah dengan Aspire

Mengelola faktur pembelian dan dokumen keuangan lainnya akan lebih mudah jika Anda menggunakan sistem yang terorganisasi. 

Kini, Anda tidak perlu repot-repot menggali bagaimana caranya mengelola faktur pembelian dengan teratur. Pasalnya, dengan Manajemen Utang Piutang Aspire, Anda bisa mengelola faktur dan invoice dengan lebih mudah. Hanya dengan beberapa klik saja, Anda sudah bisa mengelola faktur dan invoice secara rapi serta rinci. 

Tak hanya itu, Aspire juga memiliki Manajemen Faktur yang membantu Anda dalam penerbitan invoice dan pengiriman dokumen tersebut kepada pelanggan sesuai jadwal. Menariknya, Anda bisa membuat invoice dengan logo bisnis Anda dan langsung mengirimkannya ke mitra bisnis Anda hanya dari satu dashboard saja. Tak ketinggalan, Anda juga bisa mengirimkan pengingat otomatis, sehingga mitra bisnis Anda dapat melunasi tagihan sesuai faktur dengan tepat waktu.

Selain itu, untuk mengontrol pengeluaran perusahaan, Anda dapat memanfaatkan Manajemen Biaya Aspire. Manajemen biaya Aspire memungkinkan Anda untuk menyusun, mengontrol, dan memantau pengeluaran perusahaan hanya dari satu platform saja.

Lalu bagaimana dengan pengeluaran perusahaan yang dilakukan oleh karyawan? Jangan khawatir, Anda dapat memanfaatkan Kartu Pembayaran Korporat dari Aspire. Dengan kartu pembayaran korporat, Anda dapat mengatur limit serta memantau pengeluaran karyawan secara real time.

Masih banyak fitur yang Aspire berikan untuk membantu pengelolaan keuangan bisnis Anda menjadi lebih efisien. Ingin tahu lebih lanjut? Hubungi kami sekarang!