Pentingnya Bukti Transaksi, Dasar untuk Pencatatan Keuangan Akurat

Bukti transaksi adalah salah satu dokumen penting dalam keuangan, terutama di ranah bisnis. Dokumen ini menjadi kunci dalam pengelolaan keuangan dan pembuatan laporan finansial sebuah perusahaan.

Pahami apa itu bukti transaksi, mulai dari pengertian, fungsi, jenis, hingga contohnya. Simak selengkapnya sampai selesai.

Pengertian Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah dokumen yang membuktikan terjadinya transaksi keuangan antara dua pihak atau lebih. Detail transaksi akan dicatat dan didokumentasikan, yang biasanya masing-masing pihak memegang salinannya.

Umumnya, dokumen ini mencakup beberapa informasi sebagai berikut:

1. Tanggal dan nomor transaksi
2. Pihak-pihak yang melakukan transaksi
3. Barang dan jasa dalam transaksi
4. Jumlah pembayaran dalam transaksi

Selain informasi inti tersebut, dokumen ini juga bisa mencantumkan data lain yang dianggap perlu. Beberapa di antaranya adalah metode pembayaran, syarat dan ketentuan, dan tanda tangan masing-masing pihak.

Bukti transaksi sudah ada sejak lama dan menjadi hal yang krusial dalam pencatatan keuangan. Seiring berjalannya waktu, bentuknya pun dapat beragam menjadi dokumen fisik maupun elektronik.

Manfaat bukti transaksi adalah menjadi sarana untuk mengumpulkan data keuangan perusahaan. Adanya dokumen ini dapat menghindarkan perusahaan dari duplikasi dan manipulasi data. Bukti transaksi yang jelas akan meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan oleh perusahaan.

Fungsi Bukti Transaksi untuk Bisnis

Berikut beberapa fungsi bukti transaksi untuk bisnis.

1. Bukti Terjadinya Transaksi

Fungsi bukti transaksi yang pertama adalah menunjukkan bahwa sebuah transaksi benar-benar terjadi. Dokumen ini dapat menjadi bukti kuat dan sah atas berbagai transaksi, seperti pembelian, penjualan, dan penerimaan dana.

Beberapa bukti transaksi yang dapat Anda catat adalah bukti kas masuk, bukti kas keluar, dan bukti setoran bank.

2. Alat Pelacakan Keuangan

Fungsi bukti transaksi yang selanjutnya adalah sebagai alat pelacakan keuangan bisnis. Dengan dokumen ini, Anda dapat melacak ke mana uang perusahaan keluar dan dari mana masuknya.

Hal ini akan memudahkan Anda dalam mengelola penerimaan dan pengeluaran perusahaan secara umum. Anda juga dapat memantau kondisi finansial perusahaan secara berkala dan memudahkan pengelolaannya.

3. Dasar Pencatatan Akuntansi

Pengelolaan keuangan bisnis tentu tak jauh-jauh dari pencatatan akuntansi yang rapi. Dokumen transaksi yang lengkap akan memudahkan proses pencatatan akuntansi perusahaan. Mulai dari pencatatan jurnal dan buku besar hingga penyusunan laporan keuangan.

4. Persyaratan Perpajakan

Fungsi bukti transaksi yang tak kalah pentingnya adalah sebagai persyaratan dalam pelaporan pajak. Dokumentasi transaksi yang rapi akan memudahkan bisnis Anda dalam proses pelaporan pajak perusahaan.

Jenis-jenis Bukti Transaksi

Berikut beberapa jenis bukti transaksi dalam bisnis.

1. Bukti Transaksi Internal

Jenis pertama adalah bukti transaksi internal, yaitu dokumen yang menunjukkan transaksi di internal perusahaan. Pencatatan transaksi ini biasanya berkaitan dengan aktivitas internal bisnis. 

Contoh bukti transaksi internal adalah slip gaji karyawan, memo perpindahan persediaan, dan catatan perpindahan aset.

2. Bukti Transaksi Eksternal

Jenis bukti transaksi yang selanjutnya adalah bukti transaksi eksternal. Seperti namanya, dokumen ini mencatat transaksi perusahaan dengan pihak eksternal. Misalnya penjualan produk, penerimaan pembayaran, pembelian inventaris kantor, dan pembayaran utang.

3. Bukti Transaksi Penjualan

Jenis bukti transaksi yang ketiga adalah bukti transaksi penjualan. Dokumen ini menunjukkan adanya penjualan yang terjadi, baik berupa barang maupun jasa. Bukti tersebut akan menjadi dasar pencatatan perusahaan yang menambah angka penjualan dan masuknya pendapatan.

4. Bukti Transaksi Pembelian

Selain penjualan, terdapat juga bukti transaksi pembelian atas barang maupun jasa. Dokumen ini biasanya disimpan oleh pihak pembeli. Pencatatannya dapat menambah aset (jika berbentuk barang) dan menunjukkan adanya kas keluar.

5. Bukti Transaksi Penerimaan

Jenis bukti transaksi yang selanjutnya adalah bukti transaksi penerimaan uang atau dana perusahaan. Dokumen ini menjadi bukti adanya kas masuk. Misalnya penerimaan pembayaran, pinjaman dari bank, dan modal dari investor. 

6. Bukti Transaksi Pengeluaran

Jenis bukti transaksi yang terakhir adalah bukti transaksi pengeluaran uang atau dana perusahaan. Dokumen ini menjadi bukti adanya kas keluar. Misalnya pembayaran bahan produksi, pembayaran gaji karyawan, dan pelunasan utang. 

7 Contoh Bukti Transaksi di Indonesia

Terdapat berbagai bentuk bukti transaksi yang sering masyarakat gunakan di Indonesia, yaitu sebagai berikut.

1. Invoice

Contoh pertama adalah invoice, yaitu dokumen yang digunakan untuk menagih pembayaran. Invoice dikeluarkan oleh pihak penjual agar bisa menagih pembayaran pada pihak pembeli. Dalam dokumen tersebut, tercatat detail transaksi atas barang maupun jasa.

Format invoice dapat beragam, namun umumnya mencakup informasi sebagai berikut:

1. Nama pihak penjual dan pembeli
2. Tanggal transaksi
3. Barang dan jasa yang dibeli
4. Jumlah barang yang dibeli
5. Harga barang atau jasa dan totalnya
6. Pajak (jika ada)
7. Metode pembayaran (jika ada)
8. Syarat dan ketentuan tambahan (jika ada)

2. Faktur Penjualan dan Pembelian

Contoh selanjutnya adalah faktur penjualan dan pembelian. Faktur penjualan dibuat oleh pihak penjual untuk mencatat transaksi penjualan yang diterima dari pembeli. Sedangkan faktur pembelian dibuat oleh pihak pembeli untuk mencatat transaksi pembelian dari penjual.

3. Struk Kasir

Struk kasir merupakan salah satu bukti transaksi yang cukup familiar dan sering digunakan oleh berbagai kalangan. Anda pasti sering mendapatkannya setelah berbelanja di toko atau minimarket. Dokumen ini biasanya langsung dicetak dari mesin kasir begitu transaksi selesai dalam bentuk kertas berukuran kecil.

4. Kuitansi

Contoh bukti transaksi selanjutnya adalah kuitansi. Kuitansi diberikan kepada pihak yang melakukan pembayaran sebagai bukti atas penerimaan uang. Penggunaannya dapat untuk pembelian barang dan yang lebih luas dari itu. Misalnya pembayaran kontrakan atau pelunasan utang.

Informasi dalam kuitansi biasanya mencakup data-data sebagai berikut:

1. Nama pemberi uang
2. Nama penerima uang
3. Jumlah yang diterima
4. Tujuan dari transaksi
5. Tanggal transaksi
6. Tanda tangan penerima uang

5. Nota

Nota memuat data transaksi yang lebih sederhana dibanding contoh-contoh sebelumnya, terutama invoice dan faktur. Penggunaan dokumen ini biasanya untuk transaksi tunai yang nilainya kecil.

\Terdapat beberapa jenis nota, yaitu nota kontan, nota debet, dan nota kredit. Nota kontan adalah bukti transaksi yang mencatat transaksi tunai. Bukti transaksi jenis ini sering masyarakat gunakan pada transaksi sehari-hari, seperti belanja di pasar.

Sementara itu, nota debet adalah dokumen untuk mengurangi utang pembeli pada penjual. Sedangkan nota kredit adalah dokumen yang mencatat pengembalian barang dan menjadi piutang pembeli.

6. Cek

‍

Contoh selanjutnya adalah cek, yaitu dokumen yang diterbitkan oleh bank dan berisi perintah nasabah untuk mentransfer sejumlah uang. Bank akan mentransfer uang tersebut kepada penerima yang tertera pada cek.

Informasi yang umum terdapat dalam sebuah cek adalah nama pengirim dan penerima, tanggal transaksi, serta nominal uang yang dikirim.

7. Rekening Koran

Satu lagi contoh bukti transaksi yang diterbitkan oleh bank adalah rekening koran. Rekening koran memuat informasi riwayat uang masuk dan keluar dari sebuah rekening bank. Anda dapat melihat mutasi dana dalam rekening bank pada periode tertentu.

Tips Menyusun Bukti Transaksi yang Rapi

Dari pembahasan di atas, Anda tentu memahami betapa pentingnya bukti transaksi untuk bisnis. Dokumen tersebut perlu Anda simpan dan susun rapi agar memudahkan proses pencatatan keuangan.

Namun terkadang, penyusunan bukti transaksi dan dokumen keuangan lainnya membutuhkan usaha ekstra. Tak jarang dokumen-dokumen tersebut tercecer sehingga menyulitkan saat hendak membuat laporan.

Untuk menghindari hal tersebut, pastikan Anda menyusun dokumen keuangan dengan baik. Berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk menyusun bukti transaksi yang rapi.

1. Kategorikan Bukti Transaksi

Tips pertama yang bisa Anda terapkan adalah mengumpulkan semua bukti transaksi dan mengategorikannya. Bagi dokumen-dokumen tersebut ke dalam klasifikasi sesuai dengan kebutuhan pencatatan bisnis Anda.

Misalnya membaginya ke dalam pengeluaran bulanan, penerimaan rutin, dan pembayaran terjadwal. Hal ini akan memudahkan Anda saat harus melihat kembali data yang Anda perlukan dan membuat laporan keuangan.

2. Catat Informasi Penting

Setelah mengategorikan dokumen, selanjutnya Anda harus mencatat informasi penting pada tiap transaksi. Beberapa di antaranya adalah tanggal transaksi, nama penjual atau penyedia layanan, deskripsi barang dan jasa, serta nominalnya.

3. Simpan Bukti Transaksi dengan Aman

Begitu detail transaksi tercatat, bukan berarti tugas Anda selesai. Pastikan Anda menyimpan bukti transaksi dengan rapi di tempat yang aman. Hal ini akan memudahkan Anda ketika perlu mengecek kembali dan mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi nanti.

Gunakan Aplikasi Aspire untuk Rekap Bukti Transaksi Cepat, Aman, dan Mudah

Agar penyusunan detail transaksi lebih rapi, Anda dapat menggunakan alat bantu. Gunakan aplikasi keuangan yang dapat membantu Anda dalam merekap transaksi lebih cepat. Dan tentu saja, tetap mudah dan aman untuk digunakan.

Aspire dapat menjadi jawaban yang tepat untuk membantu pengelolaan transaksi keuangan bisnis Anda. Dengan pengelolaan mudah pada satu platform, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga menjadi lebih efisien.

Anda dapat merekap bukti transaksi secara otomatis dengan menggunakan aplikasi Aspire. Melalui integrasi dengan software akuntansi, proses pencatatan dan pelaporan keuangan pun jadi lebih mudah.

Sebagai platform all-in-one, Aspire membantu bisnis Anda dalam berbagai aspek keuangan. Seperti manajemen biaya yang mudah, penerimaan dari berbagai metode pembayaran, dan pembayaran hingga ranah global. Anda juga dapat mengeluarkan bukti transaksi seperti invoice dan faktur hanya dengan beberapa klik saja. 

Ingin tahu apa saja yang bisa Anda dapatkan dari Aspire? Hubungi tim profesional kami sekarang!