Memahami Pengertian dan Cara Membuat Faktur Pajak dengan Mudah

Faktur pajak adalah sebuah dokumen tanggung jawab perusahaan untuk membuktikan bahwa ia telah mengikutsertakan pajak di dalam barang atau jasa yang ditawarkannya. Kendati demikian, pelaku bisnis, utamanya bisnis yang baru merintis, kadang masih belum memahami pentingnya atau cara menyusun dokumen satu ini.

Jika Anda adalah pemilik bisnis yang masih awam dengan perpajakan, maka Anda bisa memahami seluk-beluk mengenai faktur pajak dan cara menyusunnya di artikel berikut!

Pengertian Faktur Pajak

Secara sederhananya, faktur pajak adalah sebuah bukti yang menunjukkan bahwa sebuah perusahaan memungut pajak dari pihak lain yang telah membeli barang atau menggunakan jasa dari perusahaan tersebut.

Namun, faktur ini baru bisa dibuat jika perusahaan memiliki status sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP). Sekadar informasi, PKP sendiri adalah sebuah bisnis atau usaha yang melakukan penyerahan barang kena pajak dan/atau jasa kena pajak yang dikenai Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sesuai dengan Undang-Undang Nomor 42 tahun 2009 tentang Pajak Pertambahan Nilai.

Tidak semua usaha memiliki status sebagai PKP. Status itu hanya bisa diberikan oleh Direktorat Jenderal Pajak Kementerian Keuangan jika perusahaan memenuhi beberapa syarat tertentu.

Sementara itu, PKP juga baru bisa menerbitkan faktur pajak jika barang atau jasa yang dijual berstatus Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP). Dengan demikian, barang atau jasa kena pajak yang diperjualbelikan telah dikenai pajak di luar harga pokoknya.

Lebih lanjut, PKP harus membuat faktur pajak untuk setiap penyerahan BKP atau JKP. Berikut adalah rincian kegiatan di mana PKP wajib membuat faktur pajak.

1. Penyerahan BKP
2. Penyerahan JKP
3. Ekspor BKP tidak berwujud
4. Ekspor JKP
5. Setiap BKP dan JKP yang diperdagangkan sudah dikenai pajak di luar harga aslinya

Setiap PKP harus menyusun faktur pajak setahun sebagai bukti bahwa ia telah membayar pajak di setiap transaksi penjualannya.

Format faktur ini sejatinya mirip seperti laporan Surat Pemberitahuan (SPT). Namun, cara membuat faktur pajak memiliki kaidahnya sendiri. Jika faktur pajak tidak ditulis sesuai dengan format yang berlaku, maka PKP berisiko terkena sanksi administrasi berdasarkan tarif bunga dari Dasar Pengenaan Pajak.

Apa Fungsi Faktur Pajak?

Bagi perusahaan berstatus PKP, faktur pajak adalah bukti penting yang menunjukkan bahwa ia telah menyelesaikan kewajibannya untuk memungut pajak dari penerima barang atau jasa kena pajak. Sehingga, ia pun bisa terhindar dari tuduhan penghindaran, penyalahgunaan, atau manipulasi pajak.

Sementara itu, bagi penerima BKP atau JKP, faktur pajak adalah sebuah bukti bahwa ia telah melunasi kewajibannya untuk membayar PPN. Di samping itu, faktur pajak berfungsi untuk mengkreditkan pajak masukan, yakni PPN yang dikenakan ketika PKP melakukan pembelian BKP dan/atau JKP.

Jenis-jenis Faktur Pajak

Faktur pajak terdiri dari beberapa jenis berdasarkan kondisi penyerahan BKP atau JKP yang dilakukan oleh PKP. Lantas, apa saja jenis-jenis faktur pajak?

Faktur Pajak Keluaran

Faktur Pajak Keluaran adalah dokumen faktur pajak yang dibuat oleh PKP saat melakukan penjualan terhadap BKP, JKP, atau barang kena pajak yang tercakup ke dalam barang mewah. Faktur ini mengindikasikan bahwa transaksi yang terjadi benar-benar telah mengikutsertakan perhitungan PPN.

Faktur Pajak Masukan

Berbeda dengan Faktur Pajak Keluaran, Faktur Pajak Masukan adalah faktur pajak yang diperoleh oleh PKP ketika melakukan pembelian barang jasa kena pajak dari PKP lainnya.

Faktur Pajak Pengganti

Kemudian, terdapat pula Faktur Pajak Pengganti, Sesuai namanya, faktur ini digunakan untuk menggantikan faktur pajak yang ada sebelumnya.

Biasanya, faktur pajak ini diterbitkan jika ada kesalahan pengisian faktur pajak kecuali kesalahan pengisian Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Dengan demikian, PKP harus merevisi kembali fakturnya sesuai kondisi yang sesungguhnya.

Faktur Pajak Gabungan

Selain itu, jenis faktur pajak berikutnya adalah faktur pajak gabungan.

Faktur pajak ini adalah seluruh faktur pajak yang dibuat PKP ketika menyerahkan barang kena pajak atau jasa kena pajak dalam periode satu bulan kalender sesuai Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER - 65/PJ/2010.

Faktur Pajak Gabungan sejatinya menghemat waktu kerja PKP. Pasalnya, ia tidak usah membuat faktur setiap melakukan transaksi selama satu bulan tertentu. Sehingga pencatatan transaksi bisa lebih efektif dan efisien.

Hanya saja, tidak semua PKP yang menyerahkan JKP atau BKP menerbitkan faktur ini. Ada kalanya, laporan ini digabung secara sengaja hingga periode tertentu untuk diterbitkan fakturnya ke dalam satu periode tertentu lainnya.

Faktur Pajak Digunggung

Faktur Pajak Digunggung adalah faktur pajak yang unik karena hanya boleh dibuat oleh PKP Pedagang Eceran. Pasalnya, faktur ini adalah jenis faktur yang tidak berisikan identitas pembeli, nama, serta tanda tangan penjual.

Faktur Pajak Cacat

Faktur Pajak Cacat adalah faktur pajak yang diisi secara tidak benar, lengkap, atau jelas. Bahkan, dalam beberapa kasus, faktur pajak ini tidak ditandatangani atau diisi dengan kode dan nomor seri yang salah. Sehingga, faktur pajak tersebut bersifat cacat atau tidak sah.

Banyak hal yang mendasari terjadinya Faktur Pajak Cacat, misalnya kesalahan manusia (human error) seperti salah menulis, lalai, atau kesalahan format. Jika hal ini terjadi, maka PKP harus menerbitkan faktur pengganti dengan ketentuan sebagai berikut:

1. PKP menyusun Faktur Pajak Pengganti dengan keterangan dan nomor seri yang benar pada saat penyusunannya.
2. Tanggal penerbitan Faktur Pajak Pengganti menggunakan tanggal penerbitan faktur pajak yang asli disertai dengan cap nomor seri dan tanggal Faktur Pajak Pengganti tersebut dibuat.
3. Faktur pajak yang diganti wajib disertakan pada Faktur Pajak Pengganti.

Faktur Pajak Batal

Faktur Pajak Batal adalah faktur pajak yang tidak jadi diterbitkan karena transaksinya pun dibatalkan. Selain karena perkara pembatalan transaksi, pembatalan faktur juga harus dilakukan jika ada kesalahan pengisian NPWP di dalam faktur pajak.

Mengenal Perbedaan Dua Jenis Faktur Pajak: e-Faktur dan Manual

Sejak dulu, pelaku bisnis hanya mengetahui bahwa faktur pajak harus segera disusun setelah penyerahan barang kena pajak atau jasa kena pajak secara manual.

Tapi, sejak 2016 silam, pemerintah meluncurkan kebijakan yang mewajibkan penyusunan faktur dan pelaporannya dilakukan melalui aplikasi online e-Faktur atau Faktur Pajak Elektronik. PKP yang ingin memanfaatkan e-Faktur bisa mengunduh aplikasinya untuk sistem operasi komputer Windows, Linux, dan Mac di laman https://efaktur.pajak.go.id/aplikasi.

Namun, apa alasan pemerintah memberlakukan transformasi ini? Pemerintah percaya bahwa perubahan faktur pajak dari manual ke e-Faktur dapat meminimalisasi kecurangan-kecurangan yang dapat berdampak ke kerugian negara.

Di samping itu, e-Faktur pun diharapkan bisa menekan jumlah faktur-faktur palsu alias bodong. Terakhir, tentu saja e-Faktur bertujuan untuk mengurangi faktor human error yang kerap menjadi faktor tidak validnya sebuah faktur pajak.

Namun pertanyaannya, seperti apa perbedaan antara faktur pajak manual dan e-Faktur?

Format Penyusunan

Jika faktur pajak masih dilakukan manual, maka PKP diwajibkan untuk menyusun faktur berdasarkan format yang sudah diatur di dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak PER-24/PJ/2012.

Dalam aturan tersebut, Direktorat Jenderal Pajak (DJP) Kementerian Keuangan merinci mengenai tata cara pengisian faktur pajak, bentuk, ukuran, tata cara pembetulan, penggantian, dan pembatalan faktur pajak.

Sementara itu, di dalam e-Faktur, PKP hanya tinggal mengikuti saja format faktur yang sudah ditentukan oleh DJP.

Pembubuhan Tanda Tangan PKP

Jika faktur pajak dilakukan secara manual, maka pembubuhan tanda tangan dilakukan secara tanda tangan basah alias tanda tangan asli. Pembubuhan itu bisa dilakukan oleh PKP atau pegawai yang ditunjuk langsung dalam mengurus pajak tersebut.

Sementara itu, jika faktur pajak dilakukan dengan e-Faktur, maka pembubuhan tanda tangan hanya tinggal menggunakan QR Code.

Jumlah Lembar Faktur

Faktur pajak manual wajib dicetak sebanyak minimal dua lembar fisik, baik untuk penjual maupun pembeli. Dengan kata lain, faktur pajak masih harus dicetak secara fisik.

Namun, jika faktur pajak dilakukan secara e-Faktur, maka PKP tidak usah untuk mencetak lembar-lembar faktur pajak secara hard copy.

Mata Uang

Dalam penyusunan faktur pajak manual, penggunaan mata uang tidak diwajibkan menggunakan denominasi Rupiah. Sehingga, faktur bisa disusun dengan bentuk mata uang apapun.

Namun, di dalam e-Faktur, mata uang yang diperkenankan adalah Rupiah. Jika PKP menggunakan mata uang lain, maka ia harus mengubahnya dulu ke denominasi Rupiah.

Permintaan NSFP (Nomor Seri Faktur Pajak)

Jika PKP menyusun faktur pajak secara manual, maka yang perlu ia lakukan adalah mendatangi Kantor Pelayanan Pajak (KPP) terkait untuk mendapatkan NSFP.

Namun, apabila PKP menyusun faktur dengan e-Faktur, sebaiknya PKP tidak perlu datang mendatangi KPP demi mendapatkan NSFP.

Prosedur Pelaporan

Dalam pembuatan faktur pajak manual, PKP sebenarnya tidak usah mengunggah faktur pajak sebelum dilakukan pelaporan atas SPT PPN. Faktur pajak masukan atau keluaran hanya akan dicantumkan pada saat pembuatan SPT PPN.

Kemudian, ketika melakukan pelaporan SPT PPN, PKP wajib mengisinya dengan formulir SPT PPN 1111.

Sementara itu, e-Faktur mewajibkan PKP untuk mengunggah faktur pajak masukan atau keluaran agar memperoleh QR Code dan pengesahan untuk melakukan pelaporan SPT PPN.

Namun, bagi PKP yang menyusun e-Faktur, ia tidak usah melaporkan SPT PPN dengan formulir SPT. Alih-alih, seluruhnya sudah tersedia di dalam aplikasi.

Seperti Apa Syarat Membuat Faktur Pajak Manual dan e-Faktur?

Sebelum membuat faktur pajak, sebuah perusahaan tentu harus melengkapi beberapa persyaratan tertentu. Berikut adalah tiga syarat utama yang harus dipenuhi oleh badan usaha agar bisa membuat faktur pajak.

Tercatat sebagai PKP

Aturan pemerintah menegaskan bahwa hanya PKP saja yang bisa menerbitkan faktur pajak. Oleh karenanya, badan usaha pun harus memiliki status PKP terlebih dulu.

Badan usaha bisa mengajukan PKP dengan melaporkan usaha atau bisnisnya ke KPP wilayah kerjanya dengan menyertakan sejumlah dokumen. Nantinya, pihak KPP akan melakukan survei kelayakan pengajuan PKP. Jika lolos, maka badan usaha resmi terdaftar sebagai PKP.

Mengantongi Sertifikat Elektronik Pajak

Setelah berstatus PKP, badan usaha kemudian harus memiliki sertifikat elektronik pajak atau bisa dikenal sebagai e-Pajak. Pasalnya, sertifikat ini nantinya akan digunakan sebagai syarat untuk mendapatkan NSFP.

Memiliki NSFP

Syarat utama terakhir adalah memiliki NSFP melalui aplikasi elektronik penomoran faktur pajak (e-Nofa) milik DJP Kementerian Keuangan. Hanya saja, aplikasi ini hanya bisa diakses jika PKP memiliki kode aksesnya. Sehingga, PKP perlu mendatangi KPP wilayahnya agar bisa mendapatkan nomor tersebut.

Bagaimana Cara Membuat Faktur Pajak dan Seperti Apa Contoh Faktur Pajak?

Faktur pajak kini memang bisa dilakukan secara daring. Namun, jika Anda penasaran dengan penyusunan faktur pajak manual, maka Anda bisa melakukannya dengan langkah-langkah di bawah ini.

Pertama, Anda bisa membuat kolom yang digunakan untuk mengisi detail faktur pajak, seperti data pembeli (mencakup nama, alamat, dan NPWP), data PKP, data barang dan jasa, dan tandatangan. Anda bisa membuat kolom ini menggunakan program Excel atau template. Jangan ketinggalan pula untuk menaruh kode dan nomor seri katur pajak yang diberi DJP Kementerian Keuangan di bagian paling atas.

Kedua, isi tabel tersebut dengan nama barang atau jasa kena pajak, harga satuan, dan harga jual. Pastikan seluruh data BKP atau JKP tersebut terisi secara detail, mulai dari nama barang, jenis barang, potongan harga (jika ada), cara pembayaran (tunai atau termin), serta PPN.

Ketiga, tambahkan nomor urut. Jika status PKP adalah PKP lama, maka penempatan nomor urut harus dimulai dari angka 1 awal tahun fiskal (atau Januari setiap tahun). Namun, jika PKP baru ditetapkan, maka penomorannya dimulai dari 1 sejak ditetapkan sebagai PKP.

Keempat dan terakhir, bubuhkan faktur pajak dengan tanda tangan dari petinggi perusahaan.

Jika dibuat ilustrasi, maka contohnya seperti berikut:

Kelola Faktur Anda Secara Mudah dengan Aspire!

Sebagai pelaku bisnis, Anda mungkin juga berkewajiban untuk menyusun atau membuat faktur setiap kali Anda bermitra dengan mitra bisnis Anda. Namun, jika Anda baru merintis bisnis, mungkin Anda kesulitan dalam membuatnya.

Namun, Anda tak perlu khawatir lagi atas permasalahan tersebut. Pasalnya, kini Anda bisa melakukannya dengan fitur manajemen invoice di Aspire!

Cara menggunakannya cukup praktis. Anda tinggal membuat akun rekening bisnis di Aspire, di mana terdapat fitur manajemen Invoice di dalamnya. Setelah itu, Anda pun bisa merasakan jutaan manfaat dalam mengelola invoice-invoice Anda di Aspire!

Di dalam fitur manajemen Invoice, Anda bisa menyusun Invoice profesional dengan desain jenama perusahaan Anda namun tetap mengikuti ketentuan perpajakan. Kemudian, Anda pun bisa mengirimkan Invoice tersebut ke klien Anda melalui email.

Tak cuma sampai situ saja, keunggulan lain manajemen Invoice Aspire adalah fitur pengingat, di mana Aspire akan mengirimkan pengingat kepada pembeli untuk membayar tagihan sesuai tepat waktu. Hal ini pun membuat Anda bisa menagih Invoice tanpa merasa canggung. Bahkan, Anda pun bisa menerima uang dengan lebih cepat!

Menariknya, seluruh aktivitas di Aspire dilakukan secara otomatis, sehingga rekonsiliasi juga akan berjalan otomatis ketika Anda menerima pembayaran. Bahkan, Aspire juga memungkinkan Anda untuk menghubungkan akun Anda dengan software akuntansi yang Anda gunakan, sehingga kerja Anda pun menjadi lebih efisien.

Dengan berbagai fitur tersebut, tak heran jika Aspire dipercaya oleh lebih dari 15.000 bisnis di seluruh dunia. Kini, giliran Anda yang merasakan ragam manfaat dari platform finansial all-in-one Aspire!