Laporan keuangan (financial report) adalah salah satu elemen penting dalam kelangsungan bisnis. Dari laporan tersebut, Anda dapat melihat bagaimana kondisi sebuah bisnis atau perusahaan. Mengapa begitu?
Hal ini karena laporan keuangan memberikan informasi tentang kondisi finansial sebuah perusahaan pada periode akuntansi tertentu. Laporan tersebut memberi gambaran tentang kesehatan keuangan, kinerja, hingga posisi keuangan perusahaan.
Karena itu, penting untuk menyusun laporan keuangan dengan tepat. Pembahasan ini akan mengulas bagaimana Anda bisa membuat laporan yang baik, mulai dari persiapan hingga tantangannya.Â
Simak uraian selengkapnya di bawah ini!
Persiapan Awal dalam Menyusun Laporan Keuangan
Sebelum membuat laporan, terdapat beberapa hal yang perlu Anda siapkan. Berikut persiapan awal yang perlu Anda lakukan sebelum menyusun laporan keuangan.
1. Tentukan Periode Pencatatan
Untuk membuat financial report yang baik, Anda harus memahami prinsip-prinsip akuntansi yang akan Anda gunakan. Termasuk di dalamnya adalah periode pencatatan yang akan perusahaan Anda gunakan. Umumnya, periode pencatatan laporan ini dibuat per tahun, per semester, atau per bulan.
2. Kumpulkan Dokumen Keuangan
Agar dapat tercatat dengan baik, pastikan Anda mengumpulkan semua dokumen keuangan yang dibutuhkan. Beberapa di antaranya mencakup invoice, faktur pajak, kuitansi, bank statement, dan rekening koran.
Dari dokumen-dokumen tersebut, Anda dapat melakukan pencatatan dengan rinci dan menyusunnya ke dalam laporan.
3. Siapkan Sistem dan Perangkat Akuntansi
Untuk menghasilkan laporan yang rapi, pastikan Anda menerapkan sistem pencatatan keuangan yang rapi. Sistem ini bukan saja memudahkan pembuatan laporan, namun juga pelacakan semua transaksi.
Selain itu, Anda juga perlu menyiapkan perangkat atau software akuntansi yang mumpuni. Pencatatan dan pembuatan laporan keuangan skala bisnis mencakup data yang banyak, sehingga sulit jika hanya mengandalkan tenaga manual.
Penggunaan software akuntansi dan manajemen keuangan akan sangat membantu Anda dalam proses penyusunan financial report.
Langkah Menyusun Laporan Keuangan
Setelah semua persiapan selesai, selanjutnya Anda bisa membuat financial report perusahaan. Berikut langkah-langkah umum yang perusahaan lakukan dalam menyusun laporan keuangan.
1. Pastikan Data Lengkap dan Akurat
Untuk membuat laporan keuangan yang baik, pastikan data-data sudah lengkap dan akurat. Komunikasikan pada semua pihak di perusahaan untuk terbiasa mengumpulkan data keuangan. Hal ini akan sangat membantu dalam penyusunan laporan pada akhir periode akuntansi.
2. Buat Catatan Pemasukan dan Pengeluaran
Langkah selanjutnya adalah membuat pencatatan atas pemasukan dan pengeluaran perusahaan. Langkah ini dikenal juga dengan istilah pembukuan. Pembukuan biasanya perusahaan lakukan dalam buku besar atau catatan arus kas.
Langkah pencatatan ini perlu Anda lakukan sepanjang periode akuntansi. Agar tidak tercecer atau lupa, sebaiknya Anda segera melakukan pencatatan ketika terjadi kas masuk dan keluar.
Pencatatan atau pembukuan memegang peranan penting dalam penyusunan laporan keuangan dan manajemen finansial secara keseluruhan. Karena itu, pastikan untuk mencatat secara rinci terutama jumlah dan tanggalnya.
3. Lakukan Penyesuaian Saldo
Di akhir periode akuntansi yang ditentukan, Anda perlu melakukan penyesuaian saldo. Penyesuaian ini biasanya mencakup piutang tak tertagih, depresiasi aset, dan beban yang belum dibayar.Â
Langkah ini bertujuan untuk menyesuaikan saldo akun yang mencerminkan kondisi keuangan yang sebenarnya. Penyesuaian dilakukan karena terkadang ada transaksi yang tidak tercatat secara real-time.
4. Susun Berbagai Jenis Laporan Keuangan
Setelah melakukan penyesuaian, Anda dapat menyusun laporan keuangan perusahaan. Jenis-jenis laporan ini dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Namun umumnya, Anda perlu membuat neraca keuangan, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
Selain jenis-jenis laporan tersebut, Anda juga bisa menambahkan laporan lainnya yang dibutuhkan. Terlebih jika ada informasi tambahan yang penting dan belum tercakup pada ketiga laporan tersebut.
5. Lakukan Verifikasi dan Audit
Anda bisa melakukan verifikasi dan audit untuk memastikan bahwa laporan disusun dengan baik. Pastikan bahwa laporan tersebut memang dibuat dengan akurat dan mencerminkan kondisi keuangan yang sesungguhnya. Anda dapat melakukan audit internal maupun eksternal untuk verifikasi keakuratan laporan tersebut.
Faktor Penting dalam Penyusunan Laporan Keuangan
Dalam membuat financial report yang baik, terdapat beberapa faktor yang harus Anda perhatikan. Berikut faktor-faktor penting dalam penyusunan laporan keuangan.
1. Reliability (Keandalan)
Sebagai data penting bagi perusahaan, financial report harus menyajikan informasi yang akurat. Pastikan data yang Anda gunakan memang berasal dari sumber terpercaya dan telah terverifikasi. Penyusunan laporan juga harus berdasarkan prinsip-prinsip akuntansi dan jauh dari penyimpangan atau kecurangan.
2. Relevance (Relevansi)
Laporan keuangan harus berisi informasi yang relevan dengan kebutuhan perusahaan atau para pemangku kepentingan. Hal ini karena laporan tersebut akan menjadi dasar dalam proses pengambilan keputusan. Selain itu, laporan tersebut juga harus menyajikan informasi yang tepat dan up to date.
3. Consistency (Konsisten)
Financial report harus Anda susun menggunakan metode atau sistem akuntansi yang konsisten. Hal ini untuk memudahkan perusahaan membaca laporan tersebut dan membandingkannya dari periode ke periode. Jika terdapat perubahan dalam laporan keuangan, maka perubahan itu harus Anda cantumkan dalam catatan atas laporan tersebut.
4. Clarity (Kejelasan)
Penyajian informasi dalam laporan keuangan harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Dengan begitu, para pemangku kepentingan di perusahaan akan mudah membaca isi dari laporan tersebut.
5. Completeness (Kelengkapan)
Financial report harus menyajikan informasi yang lengkap dan menyeluruh. Dengan begitu, laporan dapat Anda susun berdasarkan kondisi perusahaan yang sesungguhnya. Jika ada data yang tidak lengkap, maka penyajian laporan menjadi tidak tepat.
6. Timelines (Tepat Waktu)
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, financial report dibuat berdasarkan periode akuntansi tertentu. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk menyusun dan menyelesaikan laporan secara tepat waktu. Keterlambatan penyusunan laporan bisa menghambat proses pengambilan keputusan yang harus perusahaan lakukan pada waktu tertentu.
7. Comparability (Dapat Dibandingkan)
Financial report yang baik harus dapat Anda bandingkan dengan laporan dari perusahaan lain yang sejenis. Hal ini yang membuat perusahaan harus menerapkan prinsip akuntansi yang tepat dalam menyusun laporan keuangan. Prinsip tersebut menjadi standar yang akan memudahkan pihak manajemen dalam melihat dan membandingkan kinerja perusahaannya dengan perusahaan lain.Â
8. Compliance (Kepatuhan)
Financial report harus disusun berdasarkan aturan, ketentuan, dan standar akuntansi yang berlaku. Tim penyusun laporan harus memahami apa saja standar akuntansi yang ditetapkan oleh badan berwenang.
Tantangan dalam Menyusun Laporan Keuangan dan Cara Mengatasinya
Menyusun financial report memang bukan tugas yang mudah. Banyak hal, aturan, dan prinsip yang harus perusahaan perhatikan agar laporan tersaji dengan akurat.Â
Berikut tantangan yang umum perusahaan hadapi ketika menyusun laporan keuangan beserta cara mengatasinya.
1. Data yang Tidak Lengkap dan Akurat
Perkara data sering kali menjadi tantangan tersendiri dalam menyusun financial report perusahaan. Penggunaan data yang tidak lengkap dan akurat membuat laporan menjadi kehilangan kredibilitasnya.
Untuk mengatasinya, Anda dapat melakukan rekonsiliasi atau penyesuaian akun secara berkala. Gunakan software akuntansi yang terintegrasi langsung dengan sistem perusahaan untuk meminimalisir kesalahan.
2. Kurangnya Komunikasi dan Kolaborasi
Tantangan selanjutnya adalah kurangnya komunikasi dan kolaborasi, baik di dalam tim maupun dengan tim lain. Hal ini dapat menyebabkan pencatatan data yang tidak konsisten dan kurang akurat.
Untuk mengatasinya, tetapkan proses yang jelas dalam pengumpulan dan verifikasi data keuangan. Anda juga dapat menggunakan perangkat keuangan yang terintegrasi dan memudahkan kolaborasi tim.
3. Keterbatasan Waktu dan Sumber Daya
Tantangan yang cukup sering perusahaan hadapi adalah keterbatasan waktu dan sumber daya. Perusahaan terkadang menghadapi kendala karena kurangnya tim atau sistem yang membantu penyusunan laporan. Begitu juga waktu yang terbatas sehingga tidak dapat menyusun laporan dengan optimal.
Untuk mengatasinya, Anda perlu melakukan pembagian tugas dengan perencanaan yang baik. Penggunaan software keuangan dan akuntansi yang tepat juga akan membantu proses penyusunan laporan.
Permudah Penyusunan Laporan Keuangan dengan Aspire
Untuk mempermudah penyusunan laporan, Anda dapat memanfaatkan software manajemen keuangan dari Aspire. Aspire menyediakan integrasi langsung dengan perangkat lunak akuntansi yang Anda gunakan.
Hal ini memungkinkan semua transaksi keuangan tercatat otomatis pada software akuntansi. Dengan begitu, pencatatan data pun lebih akurat dan memudahkan penyusunan laporan nantinya.
Tak hanya itu, Aspire juga membantu Anda mengelola keuangan perusahaan dalam satu platform. Mulai dari manajemen hutang piutang, klaim dan reimbursement, hingga penerimaan pembayaran.
Anda juga bisa mengeluarkan kartu korporat untuk penggunaan karyawan sesuai dengan kebutuhan. Pengeluaran dan pembayaran melalui kartu tersebut akan langsung tercatat secara otomatis. Anda pun mudah untuk mengontrol dan mengelola arus kas perusahaan.
Ingin tahu apa lagi yang bisa Aspire lakukan untuk membantu pengelolaan keuangan bisnis Anda? Hubungi tim profesional kami sekarang!
