Reimburse Adalah Bukti Klaim, Ketahui Definisi, Jenis, dan Cara Mengajukannya!

Reimburse adalah sebuah kegiatan yang biasanya berlaku di perusahaan, di mana karyawan akan mengajukan penggantian dana pribadi ke perusahaan. Namun, apa sebenarnya konsep reimburse? Dan kondisi apa saja yang bisa membuat pegawai mengajukan penggantian dana ke perusahaan?

Pengertian Reimburse

Reimburse adalah uang kompensasi yang dibayar oleh perusahaan untuk mengganti uang pribadi yang digunakan karyawan demi kepentingan perusahaan. Di Indonesia, istilah reimburse juga umum dikenal sebagai reimbursement, yang merupakan bentuk kata benda dari reimburse.

Dalam hal ini, pegawai yang menggunakan dana pribadinya untuk operasional bisnis bisa meminta penggantian biaya ke perusahaan. Hal ini mengingat seluruh pengeluaran bisnis haruslah ditanggung perusahaan dan menjadi bagian dari pencatatan pengeluaran perusahaan.

Namun, reimburse tak sekadar mengenai penggantian biaya secara penuh saja. Perusahaan bisa mengganti dana pribadi karyawan jika realisasi biaya operasional yang didelegasikan ke pegawai tersebut melebihi uang yang diberikan oleh perusahaan. Dalam hal ini, pegawai pun bisa mengajukan reimbursement dan meminta penggantian biaya yang kelebihan tersebut.

Di samping itu, istilah reimburse juga digunakan di dalam kegiatan asuransi kesehatan.

Dalam dunia asuransi, reimburse adalah sebuah kondisi di mana pemegang polis akan mengeluarkan dananya terlebih dulu untuk tindakan medis yang semestinya dijamin oleh perusahaan asuransi. Setelahnya, pihak perusahaan asuransi akan mengganti biaya yang dikeluarkan tersebut ke pemegang polis.

Reimbursement di kegiatan asuransi kesehatan sangat mungkin terjadi mengingat prosedur administratif di fasilitas kesehatan terbilang kompleks. Sehingga, ada kalanya pemegang polis harus merogoh koceknya terlebih dulu.

Apa Saja Jenis-jenis Reimburse?

Reimburse adalah penggantian dana ke karyawan. Namun, pada umumnya, istilah reimburse juga berlaku di tiga lingkup kegiatan lainnya yakni perpajakan, hukum, dan asuransi.

Lantas, seperti apa penjelasan masing-masing jenis reimburse tersebut?

Reimbursement Pajak

Dalam ruang lingkup perpajakan, reimburse sering dikaitkan dengan penggantian dana yang dilakukan perusahaan kepada karyawan jika sang karyawan telah membayar pajak penghasilan (PPh) secara mandiri sebelum menerima gaji.

Hal ini bisa saja terjadi karena perusahaan sejatinya sudah memotong gaji kotor karyawan untuk pajak penghasilan. Sehingga, jika sang karyawan sudah menyetorkan pajak penghasilannya, maka ia pun dapat mengajukan penggantian melalui reimburse.

Di samping itu, terdapat pula kasus di mana karyawan membayar pajak penghasilan melebihi jumlah yang seharusnya dibayarkan. Dalam hal ini, karyawan pun bisa mengajukan kelebihan pembayaran ke kantor pajak melalui reimburse.

Reimbursement Legal

Sementara itu, reimburse yang berkaitan dengan aspek legal adalah reimburse yang berkaitan dengan urusan hukum. Dalam hal ini, seseorang bisa mengajukan penggantian atas biaya-biaya yang telah ia keluarkan dalam sebuah upaya atau investasi hukum tertentu.

Seseorang bisa mengajukan reimbursement satu ini mengingat upaya hukum adalah salah satu bentuk investasi uang dan waktu terhadap perkembangan dan prospek keuangan perusahaan ke depan.

Sebagai contoh, ketika satu individu terlibat di dalam sebuah upaya hukum yang menyangkut keberlangsungan perusahaan memerlukan biaya, maka ia pun berhak mengajukan reimbursement atas kegiatan tersebut.

Reimbursement Asuransi

Seperti yang disinggung sebelumnya, dalam dunia asuransi kesehatan, reimburse adalah sebuah kondisi di mana pemegang polis menanggung biaya medisnya terlebih dulu sebelum nantinya digantikan oleh perusahaan.

Kondisi tersebut umumnya terjadi ketika sang pemegang polis memerlukan tindakan medis dengan cepat sehingga ia pun tak memiliki waktu untuk mengurus administrasi asuransi. Akibatnya, sang pemegang polis pun harus membayar tanggungan biaya kesehatannya terlebih dulu.

Jenis-jenis Kegiatan yang bisa Diganti Melalui Reimburse

Reimburse adalah sebuah hal lumrah yang terjadi di kegiatan bisnis sebuah perusahaan. Dalam hal ini, biasanya perusahaan akan mengganti biaya-biaya yang dikeluarkan pegawai untuk kegiatan-kegiatan seperti berikut:

Biaya Operasional Bisnis

Biaya operasional, secara sederhananya, adalah biaya-biaya yang semestinya ditanggung perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Ada kalanya, pegawai harus menanggung biaya-biaya tersebut terlebih dahulu atas beberapa alasan, misalnya anggaran yang belum tersedia.

Perusahaan biasanya akan mengutamakan reimburse bagi seluruh pengeluaran pribadi karyawan yang berkaitan dengan biaya operasional. Pasalnya, biaya-biaya jenis ini memiliki dampak krusial bagi arus kas perusahaan.

Adapun contoh dari reimburse yang berkaitan dengan biaya operasional bisnis adalah biaya pulsa pribadi untuk kepentingan pekerjaan, membeli perlengkapan kantor, atau biaya-biaya yang berkaitan dengan administrasi.

Biaya Perjalanan Bisnis

Selain biaya operasional, contoh biaya lain yang bisa diganti oleh perusahaan adalah biaya perjalanan bisnis.

Terkadang, seorang karyawan harus melakukan perjalanan bisnis secara mendadak. Namun sayangnya, kadang perusahaan belum bisa memberikan uang perjalanan karena urusan administrasi.

Oleh karenanya, pegawai pun harus menggunakan uang pribadinya untuk membayar seluruh biaya perjalanan bisnisnya, seperti untuk tiket pesawat, hotel, akomodasi, atau bahkan penggantian biaya bahan bakar kendaraan.

Biaya Kesehatan

Pada umumnya, perusahaan akan memberikan fasilitas kesehatan kepada karyawannya sebagai bagian dari paket kompensasi. Hal ini bisa terdiri dari keanggotaan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Kesehatan, tunjangan kesehatan, atau asuransi swasta.

Namun, dalam beberapa kasus, seluruh paket fasilitas kesehatan tersebut kadang tidak bisa dimanfaatkan dengan cepat ketika sang pegawai membutuhkan tindakan medis dengan cepat, misalnya kecelakaan kerja. Sehingga, karyawan pun harus menggunakan dana pribadinya terlebih dulu yang nantinya bisa diganti melalui proses reimburse.

Biaya Hiburan

Sejumlah perusahaan biasanya juga menyediakan benefit kepada karyawannya dalam bentuk hiburan. Sebagai contoh, perusahaan akan menyediakan anggaran bagi pegawainya untuk merekatkan hubungan kerjanya, misalnya seperti makan bersama anggota tim atau outbond bersama dengan anggota satu tim.

Namun, terkadang beberapa perusahaan memilih untuk membiayai seluruh kegiatan hiburan tersebut dengan sistem reimbursement. Sehingga, karyawan atau tim di perusahaan akan menggunakan dananya terlebih dulu dan kemudian bisa meminta penggantian dana pribadi ke perusahaan.

Apa Saja Tips dan Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Mengajukan Reimburse?

Karena reimburse adalah sebuah kegiatan yang sering terjadi di sebuah perusahaan, maka karyawan pun tentu perlu mengetahui kiat-kiat dan langkah-langkah dalam mengajukan reimburse agar uang yang dikeluarkannya bisa diganti oleh perusahaan.

Lantas, seperti apa tips dan hal yang perlu diperhatikan karyawan sebelum mengajukan reimburse?

Siapkan Persyaratan yang Dibutuhkan

Sebelum mengajukan reimburse, ada baiknya karyawan mengetahui syarat-syarat yang perlu diajukan demi mendapat penggantian dana dari perusahaan.

Biasanya, syarat-syarat yang mesti dilengkapi mencakup bukti transaksi, misalnya nota tagihan atau bukti pembayaran. Bahkan, di era digital saat ini, sejumlah perusahaan bisa menerima bukti pembayaran dalam bentuk tangkapan layar ponsel pintar, misalnya untuk keperluan perjalanan bisnis yang dipesan melalui agen travel daring.

Simpan seluruh dokumen asli tersebut dan simpan dengan rapi agar mudah untuk ditemukan.

Selain menyertakan dokumen transaksi, karyawan kadang juga diminta untuk mengisi form reimburse yang disediakan oleh perusahaan masing-masing.

Jangan Menunda Mengajukan Reimburse

Tips kedua, jangan malas atau menunda-nunda mengajukan reimburse. Pasalnya, sejumlah perusahaan hanya akan menerima pengajuan reimburse di bulan yang sama ketika transaksi itu dilakukan oleh karyawan.

Sebagai contoh, jika seorang karyawan melakukan perjalanan bisnis di Juni 2024, maka ia pun wajib menyerahkan dokumen transaksinya di bulan yang sama. Perusahaan melakukan hal tersebut demi memastikan bahwa pencatatan pengeluaran sesuai dengan periode transaksinya.

Bahkan, dalam beberapa kasus, perusahaan enggan menerima pengajuan reimburse jika sang karyawan menyerahkannya di luar tenggat waktu. Oleh karenanya, karyawan pun wajib mengetahui kebijakan waktu pengajuan reimburse yang ditetapkan oleh perusahaan masing-masing.

Pahami Prosedur Pengajuan Reimburse di Perusahaan

Setelah mengumpulkan dokumen yang dibutuhkan, karyawan harus mengetahui alur atau prosedur pengajuan reimburse di perusahaannya masing-masing. Dalam hal ini, prosedur tidak hanya mencakup mengenai cara pengajuan reimburse namun juga berapa lama durasi proses penggantian dana yang dilakukan perusahaan.

Mengetahui prosedur reimbursement dan mengikutinya dengan benar akan membantu karyawan dalam mendapatkan penggantian dana secara tepat waktu.

Kroscek Kembali Dokumen yang Sudah Dipersiapkan

Terkadang bagi karyawan, proses reimburse adalah kegiatan yang mengesalkan. Pasalnya, ada kalanya karyawan harus melakukan revisi terhadap seluruh dokumen-dokumen terkait penggantian uang pribadi jika terdapat kesalahan.

Oleh karenanya, sebelum menyerahkan dokumen ke perusahaan, karyawan wajib mengecek kembali kelengkapan dokumen-dokumen tersebut.

Hitung Ulang Pengembalian Uang

Setelah reimbursement cair, karyawan pun wajib mengecek kembali jumlah uang yang ia terima. Hal ini dimaksudkan agar pengembalian dana yang didapat benar-benar sesuai dengan nilai jumlah uang yang diajukan.

Jika nilai uang yang diterima dirasa lebih sedikit dibanding nilai yang diajukan, maka karyawan bisa meminta kekurangan bayar ke perusahaan dengan bukti-bukti transaksi yang dipegang di tangan.

Simpan Bukti Pembayaran

Terakhir, jangan lupa untuk simpan seluruh bukti pembayaran dan bukti transfer penggantian uang yang dilakukan perusahaan. Hal ini bertujuan agar karyawan bisa mengeluarkan dokumen-dokumen tersebut jika suatu saat dibutuhkan lagi oleh perusahaan.

Seperti Apa Contoh Surat Reimburse?

Seperti yang disinggung sebelumnya, kadang pengajuan reimburse harus disertai dengan form atau surat reimbursement.

Terkadang, form tersebut disediakan oleh perusahaan. Namun, terkadang pula form tersebut justru disusun secara mandiri oleh karyawan.

Berikut adalah contoh-contoh form reimburse yang bisa dimanfaatkan oleh karyawan.

Form Penggantian Biaya Kesehatan

Surat penggantian biaya kesehatan biasanya berbentuk tulisan alih-alih dalam bentuk form yang perlu diisi oleh karyawan.

Adapun contoh form penggantian biaya kesehatan adalah sebagai berikut.

Form Penggantian Biaya Operasional Bisnis

Untuk biaya operasional bisnis, biasanya format form yang digunakan adalah sebagai berikut.

Form Penggantian Biaya Perjalanan Dinas

Sementara itu, form penggantian biaya perjalanan dinas sejatinya sangat mirip dengan form penggantian biaya operasional.

Sehingga, karyawan bisa menggunakan form tersebut namun berisikan pengeluaran-pengeluaran yang berkaitan dengan perjalanan bisnis.

Kelola Catatan Reimburse dengan Rapi, Efisien, dan Tepat Waktu Menggunakan Aspire!

Artikel di atas menunjukkan bahwa reimburse adalah sebuah kegiatan yang pasti akan timbul dalam kegiatan operasional perusahaan. Namun, baik bagi perusahaan maupun karyawan, pengajuan reimburse kadang bisa menjadi sebuah aktivitas yang membuat naik pitam.

Bagi perusahaan, proses reimburse kadang bisa memakan waktu yang lama. Hal ini bisa saja disebabkan oleh lapisan persetujuan pengeluaran yang berlapis-lapis atau penerapan birokrasi ketat demi memastikan bahwa pengeluaran yang dikeluarkan karyawan benar-benar digunakan untuk kepentingan operasional bisnis.

Di sisi lain, terdapat pula perusahaan yang menggelontorkan reimburse secara ugal-ugalan tanpa prosedur tepat. Kondisi ini biasanya terjadi di perusahaan yang baru merintis atau skala kecil. Sayangnya, jika reimburse tidak dikendalikan, maka bisa terjadi potensi fraud dan membuat pengeluaran perusahaan membengkak.

Oleh karenanya, pelaku bisnis harus mampu mengelola reimburse dengan tepat agar seluruh penggantian dana tak hanya bisa dilakukan secara tepat waktu tetapi juga mampu mencegah hadirnya risiko keuangan bagi perusahaan.

Dalam hal ini, jika Anda adalah pemilik bisnis yang memiliki permasalahan serupa, maka Anda bisa mengatasinya dengan memanfaatkan fitur manajemen pengeluaran di Aspire!

Di Aspire, seluruh pegawai Anda bisa melakukan reimburse dengan memindai dan mengunggah bukti transaksi ke platform Aspire. Setelah itu, pihak-pihak yang berhak menyetujui reimburse bisa menyetujui klaim tersebut melalui fitur persetujuan berlapis. Proses klaim pun bisa berjalan cepat, praktis, dan tanpa prosedur berbelit-belit.

Namun, upaya Aspire dalam membantu mengelola pengeluaran perusahaan Anda tak berhenti di situ saja.

Manajemen Pengeluaran Aspire juga memungkinkan Anda untuk mendelegasikan pengeluaran kepada anggota tim Anda sambil tetap mempertahankan kendali penuh atas anggaran.

Selain itu, Aspire juga menyediakan monitor pengeluaran secara real-time sehingga Anda tidak perlu khawatir dengan pengeluaran berlebihan atau pengeluaran kejutan di akhir bulan. Tak ketinggalan, fitur manajemen pengeluaran di Aspire juga bisa terintegrasi dengan sejumlah perangkat lunak, lembar anggaran, atau akun pembayaran sehingga Anda bisa mengelola seluruh pengeluaran perusahaan dalam satu tempat saja.

Bahkan, Anda pun bisa melakukan penjadwalan pembayaran reimburse dan membayarnya secara massal (Bulk Payment) kepada pihak-pihak yang membutuhkan penggantian uang.

Tak perlu ragu dengan keandalan Aspire karena produk-produk Aspire sudah dipercaya oleh lebih dari 15.000 bisnis di seluruh dunia dan terbukti membantu efisiensi waktu pencatatan keuangan.