Apa Itu Klaim Karyawan Dan Apakah Ada Pengaruhnya Untuk Perpajakan?

Apa itu Klaim Karyawan?

Klaim sering juga disebut sebagai reimburse dalam istilah sehari-hari, dimana reimbursement merupakan proses penggantian dana yang diajukan oleh karyawan kepada perusahaan atas pengeluaran yang terjadi. Hal ini termasuk kedalam dua hal, baik itu hak dari karyawan itu sendiri maupun keperluan wajib perusahaan.

Klaim karyawan juga dapat terjadi ketika perusahaan tersebut membutuhkan jasa tertentu dari vendor, dan karyawan menalangi terlebih dahulu pengeluaran tersebut untuk kemudian mengajukan klaim atas jasa atau produk yang telah dibayarkan sebelumnya.

Setiap perusahaan memiliki regulasi yang berbeda mengenai klaim karyawan atau reimbursement, mulai dari jenis-jenis klaim karyawan yang berlaku, tata cara pengajuan klaimnya hingga kebijakan pajak yang akan mengikutinya.

Prosedur pengajuan klaim karyawan hingga lamanya pencairan juga tergantung dari peraturan masing-masing perusahaan. Kwitansi yang jelas, tepat waktu atau tidak lewat berbulan-bulan, dan barang atau jasa yang di-reimburse masuk kategori klaim yang diperbolehkan perusahaan adalah faktor-faktor yang menentukan persetujuan klaim karyawan.

‍

Jenis Klaim Karyawan

Reimbursement Kesehatan

Jenis reimbursement satu ini merupakan jenis reimbursement yang paling bayak ditemui.

Misalnya saja seperti biaya perawatan di rumah sakit (rawat inap atau rawat jalan), reimbursement untuk tebus obat, reimbursement untuk periksa mata dan mendapatkan kacamata, reimbursement periksa gigi, reimbursement melahirkan bagi ibu hamil, reimbursement untuk medical checkup, hingga reimbursement bagi karyawan untuk swab test covid-19.

Reimbursement Transportasi

Reimbursement transportasi ini diperoleh karyawan yang tingkat mobilisasinya lebih tinggi dibandingkan dengan yang lain, seperti halnya kurir, petugas logistik lapangan dan sebagainya. Item yang didapat ialah reimbursement biaya bensin dan parkir, hingga Reimbursement perbaikan kendaraan beserta pembelian sparepart di bengkel.

Reimbursement jenis ini juga umum ditemui pada aktivitas karyawan yang berkaitan erat dengan kepentingan perusahaan, seperti perjalanan dinas, meeting di luar kantor, antar dokumen, menghadiri event tertentu.

Reimbursement Entertain

Tidak dapat dipungkiri, untuk urusan meeting dengan klien maupun meeting dengan vendor yang masih berurusan dengan pekerjaan, umumnya terdapat pengeluaran berupa pemesanan makanan dan minuman selama meeting berlangsung, dan tak jarang menggunakan dana pribadi karyawan. Sehingga, dana yang telah dikeluarkan karyawan akan digantikan dan menjadi reimbursement jatah entertain.

Reimbursement Gratifikasi

Reimbursement gratifikasi berkenaan dengan hari-hari besar dan perayaan yang membutuhkan bingkisan berupa barang maupun jasa. Barang atau jasa tersebut dibeli atas nama perusahaan yang ditujukan untuk klien, vendor dan rekanan maupun instansi lain. Dalam bentuk uang, barang, komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan, dan fasilitas lainnya, yang tergolong sebagai gratifikasi.

Reimbursement Komunikasi

Beberapa perusahaan akan memberikan fasilitas reimbursement kepada karyawan untuk mebayar tagihan layanan provider telekomunikasi mereka. Seperti halnya marketing atau sales, dikarenakan urusan pekerjaan yang masih ada sangkut pautnya dengan kepentingan perusahaan, misalnya berhubungan dengan klien, vendor dan rekanan.

‍

Bisakah Klaim Karyawan Kena Pajak?

Menurut Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak NO SE-03/PJ.23/1984, fasilitas dalam bentuk Natura merupakan setiap balasan jasa yang diterima atau diperoleh pegawai, karyawan, maupun keluarganya tidak dalam bentuk uang dari pemberi kerja. Fasilitas kesehatan, pengisian pulsa, dan fasilitas transportasi dapat dianggap sebagai Natura.

Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan kategori menyebutkan pada pasal 4 ayat 3 huruf d yakni kategori yang dikecualikan dari objek pajak salah satunya yaitu penggantian atau imbalan sehubungan dengan pekerjaan atau jasa yang diterima atau diperoleh dalam bentuk natura dan/atau kenikmatan, meliputi:

1. Makanan, bahan makanan, bahan minuman, dan/atau minuman bagi seluruh pegawai;
2. Natura dan/atau kenikmatan yang disediakan di daerah tertentu;
3. Natura dan/atau kenikmatan yang harus disediakan oleh pemberi kerja dalam pelaksanaan pekerjaan;
4. Natura dan/atau kenikmatan yang bersumber atau dibiayai Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa; atau
5. Natura dan/atau kenikmatan dengan dan/atau batasan tertentu.

Namun dalam Pasal 6 ayat 1 huruf n masih dengan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan menjelaskan bahwa besarnya Penghasilan Kena Pajak bagi Wajib Pajak dalam negeri dan bentuk usaha tetap, ditentukan berdasarkan penghasilan bruto dikurangi biaya untuk mendapatkan, menagih, dan memelihara penghasilan, termasuk biaya penggantian atau imbalan yang diberikan dalam bentuk Natura (tunjangan).

Dua pasal tersebut terlihat membingungkan, dimana pasal pertama menyebutkan bahwa natura dikecualikan dari objek pajak sehingga tidak masuk dalam potongan PPh 21. Namun pasal kedua, natura masih masuk penghasilan kena pajak.

Sehingga umumnya saat ini implementasi yang digunakan masih dengan acuan pada peraturan lama, dimana bentuk natura tidak diperbolehkan sebagai pengurang biaya, agar SPT tahunan tidak dikoreksi fiskal positif.

Dikarenakan belum terbitnya PP turunan yang mengatur lebih lanjut mengenai ketentuan ini, maka kembali lagi kepada kebijakan masing-masing perusahaan untuk menggolongkan klaim tersebut seperti apa, misalnya klaim kesehatan yang dapat dikategorikan menjadi tunjangan kesehatan yang mana akan dipotong untuk PPh pasal 21.

Untuk memastikan bahwa klaim karyawan dan natura tidak disalahgunakan, penting bagi perusahaan untuk menerapkan sistem manajemen klaim yang tepat. aktivitas-aktivitas seperti mark-up nilai transaksi, tanda bukti palsu, hingga klaim berganda dapat merugikan bisnis dan perusahaan.

‍

Kelola Klaim Karyawan Secara Mudah dan Transparan dengan Aspire

Salah satu upaya untuk menghindari penyalahgunaan tunjangan ataupun klaim karyawan ini adalah dengan digitalisasi sistem untuk memproses klaim dan memastikan bahwa setiap klaim didasari oleh tanda bukti yang sesuai.

Untuk mengakomodir semua ini, Aspire menyediakan fitur manajemen klaim sebagai bagian dari platform keuangan all-in-one Aspire. Dengan manajemen klaim Aspire, semua pengajuan klaim dari karyawan tersimpan rapi dalam sistem yang terautomasi dan dapat diakses dengan mudah.

Karyawan juga tentunya dapat merasakan kemudahan pengajuan dan pencairan dana yang lebih cepat jika klaim sesuai dengan ketentuan yang telah diberikan perusahaan, sehingga dapat meningkatkan semangat dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

Manajemen klaim dapat diterapkan dari awal perusahaan berdiri untuk mempermudah pengelolaan keuangan seiring bertumbuhnya perusahaan. memang waktu yang dibutuhkan untuk mengurus klaim tidaklah seberapa saat anggota tim masih sedikit, namun ini akan terus bertambah seiring meningkatnya jumlah tim. Karena itu, mulai automasi manajemen keuangan sekarang untuk mempermudah proses finansial perusahaan kedepannya dan mengurangi fraud ataupun kesalahan pemrosesan yang rawan terjadi.

‍