Klaim Karyawan Palsu Dan Cara Menghindari Fraud Gaji

Penyimpangan aset (asset misappropriation), pernyataan palsu berupa informasi yang salah atau salah pernyataan (fraudulent statement), korupsi bahkan hingga kolusi mungkin terjadi di lingkungan usaha bisnismu. Hal ini tentu saja dapat mempengaruhi aktivitas dan efektivitas dari kinerja perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Salah satunya mengenai pemalsuan bukti pembayaran dan fraud gaji, untuk mendapatkan keuntungan secara pribadi maupun organisasi. Bagaimana karakteristik pemalsuan tersebut hingga terjadi dan meninmbulkan kerugian? Simak penjelasannya berikut ini.

Bukti Pembayaran dan Ketentuannya

Perusahaan memberikan prasarana yang dapat dimanfaatkan oleh pekerjanya berupa fasilitas kesehatan, makan dan minum bagi pegawai, pulsa dan paket internet, fasilitas transportasi dan banyak ragam lainnya. Dimana salah satu prosesnya dapat dilakukan melalui prosedur klaim karyawan, dengan menggunakan kuitansi, nota, struk atau resi maupun bukti pembayaran lain yang sah.

Kuitansi adalah bukti pembelian atau pembayaran yang telah disahkan, yang terbagi menjadi dua bagian, dimana bagian kanan akan disimpan oleh penerima pembayaran dan bagian kiri akan diterima oleh pembeli atau customer. Kuitansi memiliki ciri khusus berupa:

1. Terdapat nomor urut penerbitan kuitansi sebagai bukti pendataan;
2. Diisi dengan tanggal dan tahun dikeluarkannya kuitansi;
3. Diisi dengan nominal uang yang berkenaan atas nilai barang atau jasa;
4. Terdapat spesifikasi uraian mengenai barang dan jasa beserta jumlahnya;
5. Dibubuhkan tanda tangan, nama jelas dan stempel perusahaan yang bertanggung jawab; dan
6. Dibubuhkan materai dengan nilai yang sesuai ketetapan pemerintah (materai tempel maupun elektronik).

Hal yang sama berlaku pada bukti pembayaran lainnya seperti yang kita kenal dengan faktur maupun nota. Dimana ciri-ciri dari kedua dokumen tersebut terdapat pada lembar tembusan yang mempunyai fungsi sebagai media pelacak dalam penagihan dan pembukuan.

Baik kwitansi, faktur maupun nota umumnya memerlukan materai sebagai bukti persetujuan. PMK No 134/PMK.03/2021 membahas tentang penggunaan meterai, yang menjelaskan bahwa meterai tempel direkatkan seluruhnya dengan utuh dan tidak rusak di tempat tanda tangan akan dibubuhkan.

Masih dari peraturan yang sama, materai tempel yang direkatkan pada dokumen yang terutang bea meterai, dikenai bea meterai dengan tarif tetap sebesar Rp 10.000 (sepuluh ribu rupiah). Tanda tangan dibubuhkan sebagian di atas kertas dan sebagian di atas semua meterai tempel disertai dengan pencantuman tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya penandatanganan.

‍

Pemalsuan Klaim dan Fraud Gaji

Fraud merupakan perilaku atau perbuatan melanggar hukum, yang dilakukan dengan sengaja untuk tujuan tertentu misalnya penipuan atau menyampaikan pandangan yang salah (mislead) kepada seseorang atau kelompok, yang mana dilakukan oleh orang-orang dari dalam maupun luar organisasi.

Fraud dapat terjadi pada sistem klaim karyawan yang dilakukan dengan sengaja dan terencana. Barang bukti yang digunakan untuk mendukung aksi ini tidak lain dan tidak bukan ialah kuitansi maupun nota pembayaran yang dipalsukan. Misalnya pada:

1. Penyalahgunaan fasilitas perusahaan (mobil dan handphone) dengan menunjukan bukti struk isi bensin atau pembelian pulsa dan paket internet yang digunakan untuk kepentingan pribadi;
2. Mark up harga dari pembelian barang kebutuhan kantor pada kuitansi maupun nota;
3. Kolusi dengan vendor atau kontraktor; dan
4. Penyalahgunaan dana taktis (Petty Cash).

Celah fraud juga dapat ditemukan dalam kasus penggajian, baik itu dilakukan oleh karyawan maupun kalangan top manajemen. Contoh lain dari fraud pada aspek upah yakni manipulasi data absensi, data lembur fiktif, manipulasi laporan omset dan daftar fiktif penerima gaji.

Fraud yang umumnya terjadi pada sistem pengupahan sebagian besar terjadi akibat lemahnya sistem dan kurangnya pengawasan dari manajemen perusahaan. Perusahaan dapat menetapkan beberapa langkah untuk mengantisipasi hal tersebut, antara lain:

1. Digitalisasi Ekosistem Pengupahan

Revolusi absen dari manual menjadi mesin elektronik, pengajuan klaim lembur dan perhitungan payroll melalui sistem digital yang terintegrasi, dirasa lebih tahan terhadap kecurangan. Sistem akan secara otomatis menghitung data komponen pengupahan dan melaporkannya untuk kemudian dipelajari kembali oleh manajemen yang bertanggung jawab.

2. Evaluasi Struktur Pemrosesan Keuangan

Aktifitas manipulatif terjadi karena adanya kelemahan dalam prosedur yang selama ini dilakukan. Demi mencegah kelalaian tersebut kembali terulang, diperlukan adanya double check pada jenjang yang berbeda, seperti misalnya hasil yang sudah terbit dari sistem dapat diteliti kembali oleh level supervisor maupun manajer.

‍

Sanksi Hukum

Pemalsuan dokumen dengan tujuan menguntungkan diri sendiri juga dapat dikategorikan sebagai tindak pidana penipuan, dan dapat dikenakan Pasal 263 Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP), yang berbunyi:

1. Barang siapa membuat surat palsu atau memalsukan surat yang dapat menimbulkan sesuatu hak, perikatan atau pembebasan hutang, atau yang diperuntukkan sebagai bukti daripada sesuatu hal dengan maksud untuk memakai atau menyuruh orang lain memakai surat tersebut seolah-olah isinya benar dan tidak dipalsu, diancam jika pemakaian tersebut dapat menimbulkan kerugian, karena pemalsuan surat, dengan pidana penjara paling lama enam tahun; dan
2. Diancam dengan pidana yang sama, barang siapa dengan sengaja memakai surat palsu atau yang dipalsukan seolah-olah sejati, jika pemakaian surat itu dapat menimbulkan kerugian.

Terkait penggelapan gaji maupun tindakan memalsukan bukti pembayaran termasuk dalam kategori menguntungkan diri sendiri atau orang lain, yang dapat dijerat oleh Pasal 378 Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP), yang menyatakan:

“Barangsiapa dengan maksud untuk menguntungkan diri sendiri atau orang lain secara melawan hukum dengan menggunakan nama palsu atau martabat (hoedaningheid) palsu; dengan tipu muslihat, ataupun rangkaian kebohongan, menggerakkan orang lain untuk menyerahkan barang sesuatu kepadanya, atau supaya memberi utang maupun menghapuskan piutang, diancam, karena penipuan, dengan pidana penjara paling lama empat tahun.”

Kemudian dalam Pasal 374 KUHP berbunyi:

“Penggelapan yang dilakukan oleh orang memegang barang itu berhubung dengan pekerjaannya atau jabatannya atau karena ia mendapat upah uang, dihukum penjara selama-lamanya 5 (lima) tahun”.

Aktivitas tercela seperti penggelapan dana, mark-up nilai transaksi, pemalsuan tanda-tangan, manipulasi absensi, pembobolan sistem dan masih banyak lagi, dapat diantisipasi oleh semua pihak yang terlibat dalam roda perseroan. Asalkan dengan penanganan yang tepat dan kesadaran yang penuh tanggungjawab.

Memastikan semua sistem terautomasi dan memulai perubahan ke sistem digital memang bukan merupakan suatu hal yang mudah. Karena itu, penting bagi bisnis untuk memilih platform dan software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Terutama untuk bisnis yang sedang bertumbuh. Dibutuhkan platform yang dapat mengakomodir pertumbuhan jumlah tim dan pengeluaran mereka.

‍

Automasi Klaim dengan Aspire Claim Manajemen

Untuk mengakomodir semua ini, Aspire menyediakan fitur manajemen klaim dan manajemen biaya sebagai bagian dari platform keuangan all-in-one Aspire. Perbedaan yang bisa kamu rasakan setelah beralih ke manajemen klaim Aspire antara lain:ebagai bagian dari AspirePlatform keuangan all-in-one. Perbedaan yang dapat Anda rasakan setelah beralih ke Aspire Manajemen klaim meliputi:

• Automasi pengumpulan bon dan tanda terima untuk setiap klaim yang masuk
• Pemisahan laporan yang dapat diatur berdasarkan pengeluaran tim, divisi, karyawan, ataupun penyedia jasa (vendor/supplier)
• Sistem approval dengan notifikasi real-time untuk pengeluaran terkontrol yang efisien
• Pencairan dana reimburse otomatis jika klaim sesuai ketentuan dan limit yang telah ditentukan sebelumnya
• Integrasi langsung dengan software pembukuan untuk menghindari kesalahan entri data dan mengurangi biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk memproses klaim

Manajemen klaim dapat diterapkan dari awal perusahaan berdiri untuk mempermudah pengelolaan keuangan seiring bertumbuhnya perusahaan. memang waktu yang dibutuhkan untuk mengurus klaim tidaklah seberapa saat anggota tim masih sedikit, namun ini akan terus bertambah seiring meningkatnya jumlah tim. Karena itu, mulai automasi manajemen keuangan sekarang untuk mempermudah proses finansial perusahaan kedepannya dan mengurangi fraud ataupun kesalahan pemrosesan yang rawan terjadi.

‍