Proses klaim merupakan proses yang cukup rumit bagi karyawan maupun tim keuangan. Bagi karyawan, menunggu uang reimbursement muncul di rekening mereka dapat menjadi penantian yang panjang. Sementara bagi tim keuangan, proses klaim berarti proses mengelola tagihan yang belum dibayar dan menumpuk saat periode tutup buku. Proses ini menjadi 2x-3x lebih rumit untuk startup yang telah memiliki lebih dari 50 orang karyawan - dimana ada lebih banyak klaim menumpuk yang harus diproses.
Untungnya, menerapkan proses klaim yang mudah dan bebas masalah bukanlah suatu hal yang mustahil.
Dengan software yang tepat dan proses smart automation, Proses reimbursement klaim bisa menjadi proses yang mudah. Hal ini dapat meringankan beban kerja dan memberikan lebih banyak waktu untuk mengelola insight yang ditujukan untuk membantu perencanaan pengeluaran dan pertumbuhan perusahaan.
Sebagai awalan, berikut langkah-langkah yang harus kamu lakukan untuk membuat proses klaim menjadi semakin mudah dan cepat.
Life hack: kamu bahkan bisa melakukan reimburse klaim hanya dalam satu klik!
Langkah 1: Menggunakan satu platform all-in-one untuk mengurus semua pengajuan klaim dan pengeluaran
Ini adalah solusi bagi tim keuangan yang kesulitan untuk memantau proses klaim. Menggunakan software yang dapat mencatat pengeluaran sekaligus mengkategorikannya secara otomatis sesuai kategori pembelanjaan perusahaan dapat mengurangi resiko salah hitung hingga menjaga supaya pengeluaran tetap sesuai anggaran. Risiko ini sangatlah rawan terjadi terutama jika kamu masih menggunakan sistem kerja manual. Mengkategorikan setiap pengeluaran tim sesuai anggaran yang tepat adalah kunci untuk mengetahui kondisi arus kas bisnis.
Akun Aspire memberikan insight menyeluruh yang bisnis kamu butuhkan untuk mengelola pengeluaran mandiri karyawan (out of pocket) dan mengontrol pengeluaran bisnis dalam satu aplikasi secara bersamaan. Aspire menjadi pusat kontrol semua kebutuhan finansial bisnismu. Jika kamu hampir melewati limit anggaran dalam salah satu kategori, kamu dapat segera membekukan atau menetapkan limit baru sehingga anggaran departemen tidak terlewati. Mudah sekali bukan?
“Pro tip: dengan fitur manajemen anggaran yang dimiliki oleh Aspire, tetapkan anggaran untuk melacak pengeluaran secara real-time dan alokasikan limit pengeluaran untuk mencegah overspending.”
Langkah 2: Pastikan klaim karyawan kamu terhubung langsung dengan software akuntansi kamu
Dengan semua informasi finansial bisnis dalam satu tempat, waktu yang dibutuhkan untuk mengelola pengeluaran akan berkurang secara signifikan. Langkah selanjutnya untuk benar-benar meningkatkan efisiensi tim keuanganmu adalah memastikan bahwa akun manajemen pengeluaranmu dapat disinkronkan dengan software akuntansi yang kamu gunakan.
Ini juga dapat membantumu menghindari kerumitan yang terjadi jika catatan pengeluaran bisnis tercampur dengan sistem penggajian. Kunci pertama yang telah kita pelajari sebelumnya adalah kategorisasi pengeluaran - dengan mengkategorisasikan klaim kamu secara otomatis ke dalam anggaran yang tepat, kamu tidak perlu lagi memasukkan setiap data pengeluaran secara manual pada software akuntansi kamu. Aspire memberikan kemudahan integrasi dengan software akuntansi yang kamu gunakan seperti Xero dan Quickbook, untuk menghemat lebih banyak waktu bagi tim keuangan perusahaan.
Langkah 3: Beri approval dan cairkan reimburse secara langsung
Langkah terakhir untuk merevolusi proses klaim kamu. Setelah kamu mengkategorikan pengeluaran sesuai kategori anggaran dan software akuntansi kamu sudah terhubung dengan akun bisnis kamu, tinggal satu langkah yang harus kamu ambil: setujui klaim yang sesuai dengan kebijakan pengeluaran perusahaan dan cairkan ke rekening karyawan secara langsung.
Hal ini bergantung pada platform apa yang kamu gunakan. Di sinilah software keuangan yang terintegrasi seperti Aspire akan berperan penting dalam meningkatkan efisiensi tim keuangan kamu. Dibangun untuk untuk mengatasi pain point umum seperti pembayaran terlambat, Aspire memberikan kamu wewenang untuk menyetujui klaim dan mencairkan dana ke tim kamu dalam hanya satu klik. Terlebih lagi, pembayaran akan langsung muncul di rekening mereka secara instan. Karyawan tidak perlu lagi menunggu hingga akhir bulan.
Reimbursement Tim Menjadi Mudah, dengan Aspire Claims
Siap untuk mempermudah proses reimbursement karyawan startup kamu? Biarkan Aspire membantu kamu untuk memulainya.
Dengan Akun Bisnis Aspire, startup dapat mengakses berbagai fitur untuk mempermudah manajemen keuangan bisnis kamu. Kartu korporat virtual, integrasi akuntansi, pembayaran tagihan otomatis, dan reimbursement pengeluaran tidak pernah semudah ini.
.webp)
