制定企業預算與預算管理的完整指南

1. 甚麼是企業預算？

預算是為企業就一個指定時間段（一個月、一個季度或一年）所做的一個詳細且正式的開支計劃。這是一份前瞻性文件，估算公司在該段時間的支出和收入。預算為企業提供必要的資訊，以提供資金去履行其業務承諾，並賺取利潤，同時確保有剩餘資金用於應付意料之外的支出和未來的業務活動。

2. 預算的組成部分

要明白企業預算是甚麼，就需要先清楚了解當中的組成部分：

1. 收入

這是指就銷售、投資或其他來源所預期的收入。這項估算通常是基於過去的財務記錄，或者在新開立的企業而言，是基於競爭對手公司的收入而作出的。在估算收入時，必須留意當業務走下波和收入下降的艱難時期，並將用來渡過難關的金融儲備考慮在內。

2. 支出

此部分分為：

• 固定成本，或維持不變的支出，例如租金、差餉（政府物業稅）、水電費、工資、保險、強積金供款、法律及會計費用。
• 變動成本，或與生產相關的波動性支出，例如原料價格、勞工成本、包裝費、運輸及交通費。
• 一次性支出，例如用於購買新辦公空間、家具、設備、軟件或商業登記費的支出。

3. 利潤

這是指從收入中減去估計成本後剩下的部分。利潤是做出投資決策時的關鍵。

4. 現金流

這是指流入企業（收入）和流出企業（支出）的資金，能幫助公司預測未來收益。重要的是不僅要知道有多少金錢進出公司，還要知道金錢進出公司的時間（旺季和淡季）以便做出正確的預測。

3. 預算類型

根據企業的規模、資源和市場定位，可使用不同類型的預算。一間公司通常都有制定一個總預算，顯示其財務概況。而總預算內包含多個較低層級的預算。

可為個別部門、子公司或項目制定特定的預算。根據時間範圍，預算可以分為長期或短期的。年度預算是最常見的類型，但很多公司也有月度預算和季度預算。同樣地，企業可以使用長期預算來規劃未來三年、五年，甚至十年的財務目標。

然後還有靜態預算和彈性預算。靜態預算，是基於固定收入和支出的估算而制定，所以不受銷售額波動的影響。靜態預算主要由擁有固定資金的組織使用，例如政府機構和非牟利機構。另一方面，彈性預算會根據在生產量、銷售額或外部經濟因素的變化進行調整。彈性預算非常適合新開立企業、季節性企業或擁有不同收入來源的企業。

4. 制定預算是甚麼意思？

到網上搜尋會找到對預算有各種各樣的解說。但簡單地說，制定預算就是編制和運用預算的過程。這樣也可稱為預算管理或開支管理。制定預算即是就個別業務的數據，以及依據歷史和當前的市場趨勢，進行分析，從而作出明智的業務決策。這些決策包括為業務部署的市場營銷策略，以至將業務拓展到海外市場的計劃。對於小型企業來說，智能預算可以幫助他們善用有限的財務資源來充分利用獲得的商業機會。

5. 預算管理的五個階段

1. 財務分析

預算規劃者必須具備敏銳的分析能力，確保預測準確，以及所訂立的目標是合符現實。透過研究公司記錄和市場狀況，他們必須準確地鑑定公司的財務健康狀況，並利用這些認知做出良好的業務決策。

2. 財務預測

財務預測是透過就例如公司可能產生額外支出的範疇，或應否在某範疇增加投資或完全撤回投資方面，提供有價值的見解，從而協助公司預測其在預定未來的業績。

3. 預算編制

在此階段，公司會確定其收入、支出和利潤，並按月度、季度和年度進行細分。公司還會設定目標，並做出重要決策（例如識別高度優先處理的目標和需要最多資金的項目）。撥出應急資金來應對意料之外的挑戰都是一種很好的做法。

4. 預算執行

很多企業由於發現預算有限而未能做到這一點。然而，他們必須謹記，預算可以改善財務控制。假如一家公司儘管有意願去執行其預算，但仍難以實行，那麼，原因可能是因為其開支管理計畫有不足之處，需要作進一步審視。

5. 預算評估

公司要謹記定期查看預算，以檢查實際數字是否與預測相符。這樣便需要對預算作出修改，以保持預算貼近實際情況。定期審視還可以確保預算隨著業務的發展而調整。

6. 成長型公司預算的組成部分

總預算之下，有兩個組成部分：營運預算和財務預算。這兩項預算又再分為分預算：

1. 營運預算

營運預算展示一家公司在一段時間內（通常最多一年）的預計收入概況。其目的為設定財務目標和檢視結果。營運預算可以每月或每季建立一次，並根據以下分預算而制定：

銷售預算

銷售預算列出預期的產品單位、單位價格以及從銷售量估算的總收入。預算規劃者主要依據銷售人員的回饋，其次透過例如經濟狀況和定價政策等其他資訊來源，得出這些估算數字。銷售預算（也稱為銷售預測或收入預算）是編制總預算的第一步。

生產預算

下一步是要將現有庫存的產品單元數量，以及最終所需的數量納入考慮因素，來決定生產的產品單元數量。這個是唯一一個以單位數量而非金額形式表述的預算。公司利用生產預算來調整生產產量。

直接材料採購預算

接下來是材料採購預算，當中說明要達到生產預期數量的產品需要多少額外原材料和成本。

直接勞工預算

生產需要付出人力，而勞工預算則指出了所需的工作時數、工人數量和工人工資成本。

間接費用預算

除直接材料和直接勞工支出外，間接費用預算還包括所有其他與生產相關的成本：使用機械、設備和工廠處所費用；機器零件和工人安全裝置等的間接材料費用；主管和保安人員工資等的間接勞工費用；以及與政府安全、排放和危險物質法規相關的合規費用。

行政支出預算

它詳細列出與生產及銷售貨品有關的行政支出，例如僱員薪金及福利、強積金供款、利得稅、商業登記費、購置辦公用品及聘用專業顧問的支出等。

期末產成品庫存預算

它有助根據材料、勞工和間接成本設定每單位產品的價格。

銷售成本預算

該預算詳細列出生產公司商品所產生的直接費用，當中包括原材料和勞工的直接成本，不包括間接費用，例如與分銷商品或僱用銷售人員銷售商品相關的費用。

預算損益表

結合八個分預算中提供的資訊編製成一家公司在預算期間的淨收入報表（扣除銷售成本、其他支出、稅收和利息後剩下的收益）。

2. 財務預算

總預算的第二個組成部分是財務預算。它是管理公司資產、負債、收入、支出、現金流和投資的策略發展計劃。它協助公司在編制預算過程結束時獲得淨利潤（收益減去營運成本、稅收和利息）。財務預算主要由大型企業用來執行長期計劃，但對於小型和成長型企業來說都是非常有價值，因為它清晰地展示了其財務資源，大大有助作出決策。跟營運預算一樣，財務預算也分為分預算：

資本支出預算

這是一個清單列出購買和維護機器、設備和廠房等固定資產所產生的支出。大多數小型和成長型企業沒有自己的工廠，因此資本支出偏向保守。成長型企業的典型資本支出預算或會包括用於購買軟件或租賃設備的資金。

現金預算

這個對於通常依靠現金運營的中小型企業特別感興趣。現金預算通常是按月編制，讓公司知悉他們截至月底有多少錢（淨營運資金），也能找出公司可能超支或支出不足的地方。

預算資產負債表

這是預算期末的預期資產及負債表，內容取自資本支出、現金和營運預算中提供的資訊。

此外，許多成長型企業都有為個別部門編制特定預算，例如資訊科技預算（硬件、軟件、人事、外判成本）、人力資源預算（招聘、培訓、學習和發展、工資和福利）以及市場營銷預算（廣告、社交媒體和網站開發）。

7. 使用我們的每月預算Excel範本製作你的企業預算

現在我們已經介紹了企業預算的組成部分，接下來你將學習為你的小型企業制定預算。此每月預算Excel範本是完美的起點。將你自己的資料輸入預算範本，將其變為你未來目標（無論是增加銷售額還是推出新產品）而客製化的開支計劃。立即需要市場營銷預算範本嗎？這個易用的Excel範本可以指引你創建完美的企業預算。

8. 制定預算對小型企業的5大好處

1. 實現財務目標

‍所有公司都有其財務目標，如削減成本以至增加投資等等。一家公司得以實現財務目標，即指公司能取得成功。但如果沒有制定預算，公司則可能無從得知自己是否已經達成這些目標了。此外，制定預算能以準確的資訊取代憑空猜想，協助企業設定和實現目標，也許發掘過往不知道的機遇。

2. 做好應急準備

做生意就如人生活一樣‍，必須為意外情況做好計劃。制定預算就是起到這樣的作用。在預算管理中，留出應急基金是非常重要。應急基金可以幫助企業渡過經濟衰退等緊急情況，甚至應付經營小型企業普遍會出現的不可預測的情況。

3. 事先規劃

沒有制定預算便經營企業等於盲目行事。不知道資金從何而來、用在何處，會導致公司無法對客戶/供應商作出長期承諾，也不能把握機遇，好好善用。這樣還會對擴張業務的夢想造成致命打擊。想必沒有任何一家小型企業希望永遠維持小規模經營吧？

4. 無債務在身

‍由於財務資源匱乏，小型公司依賴外部資金以維持業務運作。無法償還債務可能導致聲譽受損，並對融資渠道構成障礙。為了避免這種結果，企業必須履行每月或每季的還款責任，並將其納入預算管理計畫當中。

5. 作出更好的決策

一個組織在做出任何商業決策時，需要知道可以為該目的分配多少資金。例如，組織是否有能力給員工加薪或聘請顧問來提高生產力？如有預算提供的明確訊息，做出這樣的決定並不是難事。從明智地分配資源到了解擴大營運的合適時機，小型企業都可從制定預算帶來的改善決策中獲益良多。

9. 沒有制定預算會遇到的5大風險

1. 超出自己能力範圍的花費

預算可以幫助企業預測開支、準時付款、順暢管理現金流並提高開支管理（員工發起的支出）的效率。如果沒有預算，公司可能會花掉超出自己能力範圍的金錢，導致負上債務甚或更差的情況。

2. 不獲資金資助

除非公司有制定預算，詳細說明資金的投資用途和如何籌集收入來償還債務，否則銀行和其他金融機構不會向公司提供貸款。基於同樣的原因，投資人如果沒有看到開支管理文件，就不會把錢投入企業。對於小型企業來說，缺乏資金不但會阻礙擴張業務的計劃，還可能會讓企業的陷入生存危機。

3. 產品定價不當

公司根據生產產品所需的成本來定價。如果沒有預算提供的準確成本估算，公司可能無法為利潤高的產品設定最佳價格。或者，公司可能將資源浪費在利潤率少的產品上。

4. 未能履行承諾令客戶不滿

如果沒有適當的開支管理，小型企業可能會耗盡資金並無法兌現服務承諾，客戶或會因而不滿，毫不猶豫地轉向更有能力的競爭對手。聲譽受損可能會對小型企業和初創企業帶來永久性的損害。

5. 遇到變化的情況會感到無助

做生意的路途上充滿挑戰與變化。雖然不可能預測到每一個變化，但制定預算可以讓企業靈活地快速調整，例如在遇到銷售額突然下降的情況，決定削減成本來應對。另一方面，缺乏預算會使企業缺乏彈性，無法適應變化。

10. 制定預算是如何運作 – 方法

你是初創公司、小型企業還是大型企業？企業規模是其中一個決定哪種預算方法最適合你的因素。其他包括消費模式、銷售業績和資源規模。

• 增量預算：這涉及按增量或百分比調整早前的預算以達到當前預算。它適合擁有過往數據且發展成熟的企業和融資模式不會突然改變的公司。增量預算是一種簡單、不複雜且常見的做法。但它可能會促進作出不必要的開支，並且沒有考慮外部因素（不斷變化的市場環境）。
  
  
• 零基預算：在這裏，企業從頭開始建立新的預算，假設預算從零開始。因此，要求每一元都必須有合理的依據。零基預算適用於各種規模的公司，尤其適合想要專注於特定目標的公司。它確保資源得到有效分配，並抑制不必要的開支。但這個過程可能非常耗時。
  
  
• 價值主張預算：這種方法介乎於增量預算和零基預算之間。它決定了產品為公司及其持分者（包括客戶）創造的價值是否值得生產該產品的成本。透過幫助公司優先考慮具有高客戶價值的產品，它有助於減少不必要的開支。因此，它被認為非常適合小型企業。
  
  
• 基於活動的預算：它分析活動（任何產生成本的活動）以預測支出。透過基於活動的預算，公司可以確定每一元的去向，從而更容易在可行的情況下削減成本，並預測可以獲得多少利潤。另一方面，這種預算方式耗時、昂貴，並且需要專業分析師。它通常被收入可觀的大型公司使用。
  
  
• 現金流預算：顧名思義，這種方法估計特定期間內流入和流出企業的現金額。這種洞察力可以幫助企業明智地使用獲分配的資金，確保有足夠的資金維持日常營運，並且在預算期結束時還能剩下一點資金。現金流預算適用於所有企業，但對於利潤率低的公司來說可能會比較困難。
  
  
• 盈餘預算：當預計收入超過總支出並產生盈餘時，就會產生盈餘預算。盈餘預算可以幫助公司審慎利用盈餘，例如，應該用它來發展業務還是留作緊急情況使用？

制定預算的方法也可能因所使用的會計類型而異：

• 現金會計：此方法僅在公司銀行賬戶收到收入後才記錄收入，而在資金離開賬戶後才會記錄支出。
  
  
• 權責發生制會計：在這裏，收入是在賺取時記錄，而不是在進入銀行賬戶時記錄。同樣地，支出是在開立賬單時記錄，而不是在錢流出賬戶時記錄。

11. 制定成功預算的原則

要制定深思熟慮的預算，企業擁有者必須堅持以下原則：

設符合現實的目標

‍設定可以合理達成的目標。同樣地，確保公司沒有高估其預期收入。不準確的預測不但會造成營運問題，還會損害公司的信譽。

靈活

經營企業或出現不可預測的情況，所以應制定預算以適應不斷變化的環境。無論是原材料價格意外飆升，還是貨櫃突然出現短缺（2021年全球大部分地區都曾經歷過這種情況），請確保你的預算有足夠的空間來應對突發情況。再說一遍，如果還未開始做的話，請預留儲蓄作為應急基金應該成為制定預算的黃金法則。

準確

就追蹤支出而言，預算必須準確，尤其是以現金購買的，這通常是不知道金錢去向的最大來源。一個無法精確記錄每一元的預算，就會導致支出估算失真，從而危及整個預算過程。

讓員工參與

當公司要求員工對結果負責時，也應該讓員工參與預算編制，並在目標設定階段徵求他們的意見。透過將員工的工作經驗和知識應用至預算當中，僱主可以大大增加員工成功的機會，並增強他們對工作的投入度。

定期進行審視

必須每週、每月、每季或每年定期重新審視公司的財務目標和預算，以確保結果與預測相符。審查流程應該標準化，並設立專門的團隊負責審查。評估需要人力、時間和精力，但這是確保預算發揮其作用的唯一方法。

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