Bayangkan, bisnis kamu menutup tahun dengan laba besar. Kamu sudah siap investasi pindah kantor baru. Tapi, karena pembayaran jatuh tempo yang terlupakan, laporan pengeluaran menjadi jauh lebih tinggi dari yang kamu perkirakan.
Hal ini bisa terjadi jika kamu hanya mempertimbangkan hutang usaha dan mengabaikan beban yang masih harus dibayar. Walaupun sangat berbeda, kedua kewajiban ini sering disamakan. Keduanya adalah indikator kesehatan keuangan perusahaan kamu, dan penting untuk diperhatikan untuk menghindari pengeluaran berlebih.
Mari kita pahami perbedaannya dan bagaimana mengelolanya secara efektif!
Arti dan Contoh Beban yang Masih Harus Dibayar
Beban yang masih harus dibayar adalah biaya yang tercatat dalam pembukuan, sebelum benar-benar dibayarkan. Beban dicatat di satu periode akuntansi, namun dibayarkan di periode berikutnya. Beban ini dibayarkan setelah menerima tagihan, bukan setelah menerima / mengkonsumsi barang atau jasa.
Beban yang masih harus dibayar akan terakumulasi sampai kamu menyelesaikan pembayaran, biasanya di akhir siklus penagihan setelah menerima faktur.
Berikut proses pencatatan beban yang masih harus dibayar:
- Entri jurnal beban yang masih harus dibayar dibuat dan didebit berdasarkan hutang usaha.
- Pengeluaran ditambahkan ke bagian kewajiban di neraca.
Melacak beban yang masih harus dibayar akan membantu untuk mengawasi pengeluaran perusahaan. Jika pengeluaran ini diabaikan, kamu bisa tak sengaja melakukan overspending - yang berbahaya bagi kesehatan finansial bisnis.
Contoh Beban yang Masih Harus Dibayar
Misalkan perusahaan menerima produk pada tanggal 28 Maret senilai 500juta. Faktur akan dikirimkan vendor pada 1 April untuk dibayarkan pada akhir bulan, yaitu 30 April. Dalam hal ini, kamu harus mencatat beban yang masih harus dibayar sebesar 500juta per 30 Maret untuk memastikan bahwa biaya terhitung pada periode anggaran berjalan.
Beban yang masih harus dibayar tidak akan dianggap sebagai hutang sampai kamu menerima faktur terkait. Laba perusahaan akan terlihat lebih besar di neraca, dan tidak ada biaya yang akan dipotong dari pendapatan untuk kuartal itu. Contoh jenis beban yang masih harus dibayar antara lain:
- Biaya sewa
- Gaji karyawan
- Bunga pinjaman
- Pajak atas pendapatan yang diperoleh
- Biaya asuransi dan garansi
Arti dan Contoh Hutang Usaha
Hutang usaha adalah sejumlah uang yang harus dibayarkan dalam jangka pendek kepada vendor atau supplier bisnis (kreditur) sebagai imbalan atas suatu produk atau layanan. Ini merupakan kewajiban utang jangka pendek.
Hutang usaha tercatat ketika seseorang melakukan pembelian atas nama perusahaan. Berikut cara kerjanya:
- Vendor atau supplier memberikan faktur atau tagihan
- Tim memverifikasi faktur dan mencatatnya ke dalam buku besar
- Setelah diperiksa, faktur dikirim untuk persetujuan
- invoice dibayar
Untuk tagihan yang dikirim berkala, perusahaan menyimpan daftar vendor dan faktur mereka. Faktur akan diterima, diperiksa, dikirimkan ke software pemrosesan faktur, disetujui, dan dibayarkan.
Terkadang, proses juga mencakup negosiasi penawaran harga dengan supplier. Untuk tagihan berkala yang berulang, proses ini bisa dilewati.
Contoh Hutang Dagang
Misalkan kamu menerima tagihan sebesar 200 juta untuk biaya logistik pengiriman barang. Tagihan ini adalah hutang usaha karena faktur dibuat tepat setelah (atau bahkan sebelum) kamu menggunakan layanan. kamu harus menyelesaikan tagihan tersebut dalam batas waktu yang ditentukan. Contoh jenis hutang dagang antara lain:
- Biaya Transportasi dan Logistik
- Biaya Bahan Baku
- Biaya Bahan Bakar
- Biaya Sewa
- Biaya Lisensi
- Biaya Layanan
Beban yang Masih Harus Dibayar vs Hutang Usaha
Neraca terdiri dari aset, kewajiban, dan ekuitas. Kewajiban selanjutnya dibagi menjadi dua jenis akun: beban yang masih harus dibayar dan hutang usaha. Walaupun mirip, namun keduanya berbeda. Untuk mengelola kedua kewajiban ini, kamu harus memahami bedanya.
Beban yang masih harus dibayar bisa dikatakan sebagai ‘pendahulu’ hutang usaha, karena setelah faktur diterima, biaya dipindahkan dari 'beban yang masih harus dibayar ' ke ' hutang akun'. Metode ini disebut juga akuntansi akrual. Akuntansi akrual menunjukkan kondisi finansial bisnis sebenarnya walaupun memang sedikit lebih rumit.
Perbedaan Utama Antara Beban yang Masih Harus Dibayar dan Hutang Usaha
Hutang Usaha
- Jumlah hutang perusahaan kepada krediturnya untuk faktur yang telah diterima
- Terjadi hanya ketika perusahaan membeli sesuatu
- Kewajiban hutang jangka pendek yang dibayar dalam jangka waktu yang ditentukan oleh kreditur
- Tercatat di neraca setiap kali pembelian dilakukan
Biaya yang Masih Harus Dibayar
- Istilah untuk pengeluaran yang fakturnya belum diterima
- Konsisten sepanjang tahun seperti sewa, upah, dan pinjaman
- Dibayar setelah menerima invoice di akhir siklus penagihan
- Recorded on the balance sheet at the end of a billing cycle
Kapan Beban Dicatat?
Pendapatan dan pengeluaran dicatat sesuai pilihan metode pencatatan yang digunakan. Dalam akuntansi kas, semua transaksi dicatat setelah menerima dana. Dalam akuntansi akrual, transaksi dicatat saat pekerjaan selesai, atau pembayaran dibutuhkan.
Dalam akuntansi akrual, pengeluaran dicatat saat barang/jasa diterima, bukan saat uang ditransfer. Kamu dapat mencatat entri jurnal beban yang masih harus dibayar sebelum menerima faktur. Ini berlaku untuk biaya sewa, upah, bunga pinjaman, dan pajak atas pendapatan yang diperoleh — pengeluaran yang berulang, bahkan jika perusahaan tidak membeli apa pun.
Tips Mengelola Hutang Usaha dan Beban yang Masih Harus Dibayar
Baik beban yang masih harus dibayar maupun hutang usaha mempengaruhi kesehatan finansial perusahaan. Karena itu, perusahaan memiliki tim khusus untuk memantau pengeluaran ini.
Untuk menghindari kesalahan manual, kamu butuh strategi dan SOP (standard operation procedure) untuk mengelola hutang usaha dan pengeluaran yang masih harus dibayar dengan detail. Berikut tipsnya:
Verifikasi Faktur Akrual, Vendor, dan Barang
Bayangkan jika kamu menerima pengiriman yang kurang dari jumlah seharusnya. Jika kamu telat memverifikasi, akan timbul masalah pada neraca keuangan. Beban yang harus dibayar menjadi tidak sesuai dengan jumlah item yang didapat dan pembukuan menjadi tidak akurat.
Kalau kamu harus melakukan pembelian ulang untuk menggantikan item yang hilang ini, kamu akan menambahkan beban yang harus dibayar lainnya untuk item baru. Dalam hal ini, bisa jadi kamu akan juga membayar untuk biaya item yang hilang.
Untuk menghindari masalah ini, pastikan kamu memeriksa setiap pengeluaran tercatat sesuai dengan produk yang diterima. Tetapkan sistem pemeriksaan pesanan, supaya neraca akurat dan kamu tidak melakukan pembayaran yang salah.
Alokasi Tugas di Departemen Akuntansi
Kesalahan manusia dan aktivitas penipuan oleh tim finance sangatlah merugikan. Penipuan rawan terjadi jika hanya 1 orang saja yang memegang tanggung jawab untuk memverifikasi pengeluaran, menyesuaikan entri hingga melakukan pembayaran. Pisahkan tugas-tugas ini ke beberapa anggota tim untuk meminimalisir manipulasi anggaran.
Lacak Pembayaran Jatuh Tempo
Untuk mengelola hutang usaha dan pengeluaran yang masih harus dibayar, penting untuk memonitor jumlah hutang dan tanggal jatuh tempo. Sulit bagi departemen akuntansi untuk dapat terus memantau hal ini, karena itu, tim finance membutuhkan perangkat lunak manajemen pengeluaran yang dapat diandalkan.
Software manajemen pengeluaran seperti Aspire, tidak hanya digunakan untuk melacak pengeluaran bisnismu, tetapi juga dapat dihubungkan langsung dengan software akuntansi untuk pencatatan dan tutup buku yang lebih cepat. Memonitor pengeluaran juga dapat mencegah pengeluaran berlebih. Saat kamu tahu masih ada tagihan yang harus dibayarkan, kamu dapat mengerem pengeluaran lainnya.
Otomatisasi Proses Tagihan
Software otomasi manajemen hutang dapat dimanfaatkan untuk mengelola semua tagihanmu secara efisien. Dengan platform seperti Aspire, kamu dapat menjadwalkan pembayaran atau mengirimkan berbagai pembayaran sekaligus, bahkan untuk vendor internasional. Beri approval tagihan di awal untuk mengurangi keribetan last minute.
Software otomasi dapat menyimpan data kontak vendor dan pembayaran berulang untuk akses yang mudah. Otomasi proses approval dan simpan tanda bukti pembayaran dalam satu platform, dan dapatkan info terupdate seluruh cash flow bisnismu.
Kurangi kesalahan manual dalam keterlambatan pembayaran ataupun pembayaran double. Software otomasi akuntansi juga dapat disambungkan langsung dengan software pembukuanmu untuk proses finance yang praktis.
Otomasi Manajemen Hutang Bisnismu dengan Aspire
Baik beban yang masih harus dibayar maupun hutang usaha penting untuk kesehatan finansial perusahaan. Pastikan untuk selalu memantau tanggal jatuh tempo setiap tagihan untuk manajemen budget dan cash flow yang efektif. Hal ini juga mencegah pembayaran terlambat atau berlebih.
Melacak ini membutuhkan waktu yang lama, terutama jika dilakukan secara manual. Gunakan manajemen hutang Aspire untuk otomasi manajemen hutang usaha dan beban biaya yang harus dibayar bisnismu. Mulai uji coba gratis Anda hari ini dan bergabunglah dengan 10.000+ UKM lainnya mengelola tagihan dengan lebih cepat dan efisien.
.webp)
