Panduan Lengkap Budgeting Bisnis dan Manajemen Budget

Apa itu Anggaran Bisnis?

Anggaran adalah rencana pengeluaran bisnis formal dan mendetail untuk jangka waktu tertentu (bulan, kuartal, atau tahun). Ini adalah dokumen yang memperkirakan pengeluaran dan pendapatan perusahaan dalam suatu periode. Anggaran memberikan informasi yang diperlukan bagi bisnis untuk mendanai dan menjalankan usahanya, mendapatkan laba, serta memastikan simpanan dana untuk pengeluaran tak terduga dan pengembangan usaha.

Komponen - Komponen Anggaran

Berikut daftar elemen yang dibutuhkan untuk memahami sebuah anggaran:

1. Pendapatan

‍Ini adalah proyeksi dana dari penjualan, investasi, atau sumber lainnya. Perkiraan ini biasanya didasarkan pada catatan keuangan sebelumnya, atau dalam kasus bisnis baru, dari pendapatan perusahaan kompetitor. Saat membuat estimasi pendapatan, penting untuk mempertimbangkan periode ‘lean’ ketika bisnis dan pendapatan turun dan memperhitungkan cadangan dana untuk mengatasinya.‍

2. Biaya

Komponen ini dibagi menjadi:

• Biaya tetap, atau pengeluaran yang tetap konstan, seperti sewa, utilitas, gaji, asuransi, biaya hukum dan akuntansi.  
• Biaya variabel, atau biaya berfluktuasi yang bergantung pada produksi, seperti harga bahan baku, biaya tenaga kerja, biaya pengemasan, biaya pengiriman dan transportasi.  
• Pengeluaran satu kali, seperti uang yang dihabiskan untuk bangunan baru, furnitur, peralatan, perangkat lunak, atau paten produk.

3. Laba

Sisa pendapatan setelah dikurangi biaya. Laba adalah faktor utama penentu keputusan investasi.

4. Arus Kas / Cash Flow

Ini adalah uang masuk (pendapatan) dan keluar (pengeluaran) bisnis dan membantu perusahaan memprediksi pendapatan di masa depan. Untuk membuat proyeksi yang tepat, penting untuk mengetahui kapan bisnis mengalami lonjakan dan penurunan transaksi.

Anggaran bisnis dan laporan arus kas seringkali tertukar, karena keduanya melacak uang masuk dan keluar bisnis. Walaupun begitu, laporan arus kas adalah laporan pergerakan uang, sedangkan anggaran perusahaan memiliki fungsi yang lebih strategis untuk membantu mengambil keputusan perusahaan.

Jenis - Jenis Anggaran

Ada berbagai jenis anggaran yang digunakan, yang disesuaikan dengan ukuran, sumber daya, dan posisi perusahaan di pasar. Setiap perusahaan biasanya memiliki Anggaran Induk (master budget), yang memberikan gambaran keuangan bisnis secara menyeluruh. Di bawah Anggaran Induk terdapat beberapa anggaran lainnya.

Anggaran dapat dibuat spesifik untuk tiap departemen, anak perusahaan, atau proyek, dengan jangka waktu panjang dan pendek. Biasanya perusahaan memiliki anggaran tahunan. Namun, banyak bisnis juga menetapkan anggaran bulanan dan triwulanan. Demikian pula, bisnis dapat memiliki anggaran jangka panjang untuk merencanakan direksi bisnis tiga, lima, atau bahkan 10 tahun ke depan.

Selain itu, terdapat pula anggaran statis dan fleksibel. Dalam anggaran statis, pengeluaran dan pemasukan perusahaan tidak dipengaruhi naik turunnya penjualan. Ini biasanya digunakan oleh organisasi pemerintahan dan non-profit. Sebaliknya, anggaran fleksibel menyesuaikan volume produksi dan penjualan, ataupun faktor ekonomi eksternal. Anggaran ini sesuai untuk bisnis musiman atau bisnis dengan penghasilan tak pasti.

Apa yang Dimaksud dengan Penganggaran (Budgeting)?

Pada dasarnya, penganggaran (budgeting) adalah proses mempersiapkan dan menggunakan anggaran. Budgeting sering juga disebut manajemen anggaran atau manajemen pengeluaran. Budgeting mencakup analisis data yang spesifik untuk bisnis tersebut, histori, dan trend market saat ini, untuk membuat keputusan bisnis yang sesuai. Termasuk keputusan strategis marketing untuk ekspansi ke pasar baru. Untuk bisnis kecil, budgeting yang efisien akan membantu mereka mengoptimalkan sumber daya mereka yang terbatas.

Lima Tahap Manajemen Anggaran

1. Analisis Keuangan

Merencanakan anggaran membutuhkan keterampilan analitis yang tajam untuk memberikan proyeksi yang akurat dan realistis. Dengan melihat laporan perusahaan dan kondisi pasar, mereka harus menentukan kesehatan keuangan perusahaan dan membuat keputusan yang sesuai.

2. Ramalan Keuangan

Ramalan keuangan membantu perusahaan memprediksi kinerja mereka di masa depan dengan memberikan insight dimana bisnis berpotensi memiliki pengeluaran ekstra atau dimana investasi harus disesuaikan.

3. Persiapan Anggaran

Pada tahap ini, perusahaan menentukan pendapatan, pengeluaran, dan laba untuk setiap bulan, kuarter ataupun tahun. Perusahaan juga menentukan prioritas ataupun proyek yang membutuhkan pendanaan maksimum. Tidak lupa, perusahaan harus menyisihkan dana darurat untuk tantangan tak terduga.

4. Pelaksanaan Anggaran

Banyak bisnis gagal melaksanakan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya karena anggaran yang terbatas dan tidak fleksibel. Anggaran sangat penting untuk mengontrol keuangan bisnis. Jika perusahaan kesulitan untuk mengaplikasikan anggarannya, mereka harus mengevaluasi manajemen pengeluaran mereka.

5. Evaluasi Anggaran

Perusahaan tidak boleh lupa untuk melakukan evaluasi berkala untuk memastikan bahwa keuangan bisnis mereka berjalan sesuai proyeksi. Hal ini penting untuk memastikan anggaran tetap relevan seiring dengan perkembangan bisnis.

Komponen Anggaran Perusahaan yang Terus Berkembang

Anggaran Induk memiliki dua komponen, yaitu Anggaran Operasional dan Anggaran Keuangan. Kedua anggaran ini dipecah menjadi sub-anggaran:

1. Anggaran Operasional

Anggaran operasional memberikan proyeksi pendapatan perusahaan untuk suatu periode, biasanya hingga satu tahun, untuk menetapkan dan melakukan review target keuangan. Anggaran operasional dapat dibuat setiap bulan atau kuartal dan ditentukan oleh sub-anggaran berikut:

Anggaran Penjualan

Ini mencakup proyeksi produk, harga per unit, dan total pendapatan yang diharapkan dari penjualan. Estimasi ini didapat dari feedback tim sales dan (dengan prioritas yang lebih rendah) keadaan ekonomi  dan kebijakan harga. Anggaran penjualan, atau sering juga disebut ramalan penjualan / anggaran pendapatan, adalah komponen pertama dalam mempersiapkan anggaran induk.  

Anggaran Produksi

Langkah selanjutnya adalah menentukan jumlah unit produk yang akan diproduksi, dengan mempertimbangkan jumlah unit stok yang dimiliki dan jumlah yang masih dibutuhkan. Ini adalah satu-satunya anggaran yang berbentuk satuan, bukan biaya. Perusahaan menggunakan Anggaran Produksi untuk menyesuaikan tingkat produksi.

Anggaran Pembelian Bahan Material Langsung

Selanjutnya, terdapat anggaran pembelian bahan material, yang menghitung biaya bahan baku tambahan yang diperlukan untuk mencapai proyeksi unit.

Budget Tenaga Kerja Langsung

Anggaran tenaga kerja menentukan jumlah biaya jam kerja dan jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk mencapai target produksi.

Budget Overhead

Anggaran Overhead memperhitungkan semua biaya terkait produksi lainnya selain biaya bahan material langsung dan tenaga kerja langsung. Hal ini mencakup biaya penggunaan mesin, peralatan, dan pabrik; bahan tidak langsung seperti suku cadang dan alat pengaman mesin; untuk tenaga kerja tidak langsung seperti gaji supervisor dan satpam; dan biaya compliance sesuai peraturan pemerintah tentang keselamatan, emisi, dan bahan berbahaya.

Anggaran Biaya Administrasi

Hal ini meliputi biaya administrasi yang terkait dengan produksi dan penjualan barang, seperti gaji dan tunjangan karyawan, pajak, biaya perlengkapan kantor , biaya konsultan, dan lainnya.

Anggaran Persediaan Barang Jadi Akhir

Anggaran Ini berfungsi untuk menetapkan harga produk per unit berdasarkan bahan, tenaga kerja, dan biaya overhead.

Anggaran Harga Pokok Penjualan

Anggaran ini merincikan biaya langsung yang dikeluarkan untuk memproduksi barang, yaitu meliputi biaya langsung untuk bahan baku dan tenaga kerja. Anggaran ini tidak mencakup biaya tidak langsung seperti biaya distribusi barang atau biaya sales dan marketing.

Budgeted Income Statement

Laporan laba bersih perusahaan didapatkan dengan menggabungkan informasi dari 8 sub-anggaran sebelumnya. Ini adalah pendapatan yang tersisa setelah dikurangi harga pokok penjualan, pengeluaran lain, pajak, dan bunga – selama periode anggaran.

2. Anggaran Keuangan

Komponen kedua dari Anggaran Induk. Anggaran Keuangan berfungsi sebagai landasan strategi manajemen aset, kewajiban, pendapatan, pengeluaran, arus kas, dan investasi perusahaan. Anggaran ini membantu perusahaan menentukan laba bersih (pendapatan - biaya operasional, pajak, dan bunga) mereka. Anggaran Keuangan biasanya digunakan oleh perusahaan besar untuk melaksanakan rencana jangka panjang, namun, anggaran ini juga berguna bagi bisnis kecil untuk mengetahui keadaan keuangan mereka, untuk menentukan strategi perusahaan. Seperti Anggaran Operasi, Anggaran Keuangan dibagi menjadi sub-anggaran:

Budget Belanja Modal

Ini adalah daftar biaya yang dikeluarkan untuk pembelian dan pemeliharaan aset tetap seperti mesin, peralatan, dan pabrik. Mayoritas UKM memiliki pengeluaran modal yang konservatif karena mereka tidak memiliki pabrik mereka sendiri. Anggaran Pengeluaran Modal untuk UKM biasanya mencakup biaya langganan software atau biaya sewa peralatan.

Anggaran Kas

Ini sangat penting bagi usaha kecil dan menengah, yang biasanya beroperasi secara tunai (cash). Anggaran Kas biasanya dibuat setiap bulannya, dan akan menghitung jumlah uang yang mereka miliki (modal kerja bersih) pada akhir bulan. Anggaran kas juga dapat memberikan informasi detail overspending atau underspending perusahaan.

Neraca yang Dianggarkan (Budgeted Balance Sheet)

Laporan neraca aset dan kewajiban yang diproyeksikan pada akhir periode anggaran, dengan memperhitungkan anggaran belanja modal, kas, dan anggaran operasional.

Selain itu, banyak bisnis berkembang yang memiliki anggaran khusus untuk setiap departemen seperti anggaran IT (hardware, software, biaya outsourcing), anggaran HRD (perekrutan, pelatihan, gaji dan tunjangan), dan anggaran marketing (iklan, media sosial, website).    

5 Manfaat Penganggaran untuk Usaha Kecil

1. Memenuhi Target Finansial

Semua perusahaan memiliki target finansial – dari pemotongan biaya hingga menambah investasi. Anggaran sangat krusial untuk mengetahui progres perusahaan dalam mencapai tujuan ini. Anggaran juga membantu untuk memberikan insight dan hitungan yang akurat akan peluang yang dapat dikembangkan perusahaan.

2. Mempersiapkan Dana Darurat

Hal-hal yang tidak terduga selalu dapat terjadi, termasuk untuk bisnis. Anggaran mempertimbangkan hal ini. Misalkan dalam pandemi Covid-19, yang membuat banyak bisnis gulung tikar. Dana darurat dapat membantu perusahaan untuk tetap mempertahankan bisnisnya. Memiliki dana darurat dapat membantu menghadapi resesi ekonomi ataupun ketidakpastian yang sering terjadi dalam menjalankan bisnis kecil.

3. Perencanaan

‍Tanpa adanya anggaran, perusahaan tidak dapat mengetahui arah dan kondisi perusahaan. Mereka tidak dapat memperhitungkan komitmen jangka panjang baik untuk vendor dan klien, ataupun mengambil kesempatan bisnis. Bisnis tidak dapat berkembang.

4. Bebas dari Hutang

Dengan modal terbatas, perusahaan kecil mengandalkan pendanaan eksternal dalam menjalankan bisnis. Kegagalan membayar hutang dapat merusak reputasi dan menutup jalur pendanaan. Untuk menghindari ini, bisnis harus mempertimbangkan pembayaran bulanan atau triwulanan dalam rencana pengelolaan anggaran mereka.

5. Membantu Mengambil Keputusan

Setiap organisasi harus mengetahui berapa banyak dana yang harus dialokasikan untuk mencapai setiap tujuannya. Misalnya, pertimbangan kenaikan gaji karyawan atau layanan konsultan untuk meningkatkan produktivitas. Dengan anggaran yang jelas, keputusan akan menjadi lebih mudah. Penganggaran memberikan banyak manfaat bagi UKM, dari alokasi sumber daya yang optimal hingga memberikan insight timing yang tepat untuk meningkatkan operasional bisnis.

5 Risiko Tidak Memiliki Anggaran

1. Menghabiskan Uang yang Tidak Dimiliki

‍Anggaran membantu bisnis memperkirakan pengeluaran, pembayaran dan cash flow. Anggaran juga meningkatkan efisiensi manajemen biaya dari aktivitas karyawan. Tanpa anggaran, sebuah perusahaan dapat menghabiskan uang lebih dari seharusnya, yang berujung pada hutang atau kegagalan.

2. Penolakan Pendanaan

Bank dan lembaga keuangan lainnya tidak akan memberikan pinjaman kepada perusahaan tanpa anggaran terperinci untuk apa pendanaan tersebut akan digunakan dan bagaimana perusahaan akan membayarkan hutangnya. Investor juga tidak akan memberikan pendanaan tanpa memeriksa dokumen manajemen pengeluaran perusahaan. Untuk usaha kecil, pendanaan sangatlah krusial untuk dapat mengembangkan usaha.

3. Kesalahan Menetapkan Harga Produk

Perusahaan menetapkan harga produk mereka berdasarkan biaya produksi. Tanpa anggaran yang akurat untuk memperkiraan biaya, menetapkan harga optimal untuk mendapat keuntungan sangatlah susah. Perusahaan juga tidak dapat mengoptimalkan modal untuk memproduksi produk dengan margin keuntungan terbaik.

4. Gagal Memenuhi Ekspetasi Klien

‍Tanpa manajemen pengeluaran yang tepat, bisnis kecil dapat kehabisan dana sebelum memenuhi komitmen kepada klien. Klien tentunya akan lebih memilih kompetitor yang lebih kompeten. Hal ini dapat merusak reputasi bisnis secara permanen, terutama untuk UMKM dan start-up.

5. Tidak Dapat Menghadapi Perubahan

‍Menjalankan bisnis penuh dengan tantangan dan perubahan tak terduga. Anggaran memberi fleksibilitas untuk menyesuaikan dengan kondisi – misalkan, dengan memotong biaya saat menghadapi turunnya penjualan. Tanpa anggaran, sulit bagi bisnis untuk mengetahui keadaan perusahaan dan menyesuaikan dengan perubahan.

Bagaimana Metode Cara Penganggaran Bekerja

Apakah kamu adalah start-up, UKM, atau perusahaan besar? Ukuran bisnis adalah salah satu faktor penentu metodologi penganggaran yang paling sesuai untuk kamu. Faktor lainnya termasuk pola pengeluaran, kinerja penjualan, dan besarnya modal.

• Penganggaran inkremental (Incremental Budgeting) : Anggaran ini didapatkan dari anggaran sebelumnya yang disesuaikan dengan persentase kenaikan. Anggaran ini banyak digunakan oleh bisnis yang sudah mapan dan memiliki data historis, dengan pola pendanaan stabil. Ini adalah bentuk anggaran yang paling umum dan simpel. Walaupun begitu, jenis anggaran ini dapat mendorong pengeluaran yang tidak perlu karena tidak memperhitungkan faktor eksternal (perubahan kondisi pasar).
  

• Penganggaran tak bersisa (Zero based budgeting) : Bisnis membuat anggaran baru dari awal, tanpa memperhitungkan anggaran sebelumnya. Setiap pengeluaran harus dijustifikasi. Anggaran ini cocok untuk perusahaan dari segala ukuran, terutama bagi mereka yang memiiliki target tertentu. Sistem Ini memastikan sumber daya dialokasikan secara efisien dan membatasi pengeluaran yang tidak perlu. Namun, proses pembuatannya bisa memakan waktu.
• Value proposition budgeting : Metode ini adalah campuran penganggaran inkremental dan penganggaran tak bersisa. Anggaran ini menghitung dan memberikan justifikasi biaya produksi suatu produk terhadap nilai tambah yang diberikan kepada perusahaan ataupun customer. Penganggaran ini membantu perusahaan memprioritaskan produk dengan nilai tambah yang tinggi,dan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu. Karena itu, anggaran ini dianggap cocok untuk UMKM.
• Penganggaran berbasis aktivitas: Penganggaran ini memprediksi pengeluaran berdasarkan biaya yang dikeluarkan dari aktivitas berbisnis. Dengan penganggaran berbasis aktivitas, perusahaan dapat melacak setiap pengeluaran, sehingga lebih mudah untuk memotong biaya jika diperlukan, dan memperkirakan laba yang dapat diperoleh. Walau begitu, metode penganggaran ini memakan waktu, dan membutuhkan analis ahli. Biasanya metode ini diterapkan oleh perusahaan besar dengan pendapatan yang signifikan.
  
• Penganggaran arus kas: Seperti namanya, metode ini memperkirakan berapa banyak cash flow pendapatan dan pengeluaran bisnis selama periode tertentu. Insight ini membantu bisnis mengoptimalkan putaran dana, memastikan kecukupan dana untuk mempertahankan operasional, dan menjaga ketersediaan dana di akhir periode anggaran. Cash flow budgeting cocok untuk semua bisnis, namun akan sulit digunakan oleh perusahaan dengan margin keuntungan tipis.
  
• Penganggaran surplus: Surplus didapat ketika perkiraan pendapatan melebihi total pengeluaran. Penganggaran surplus membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan dana surplus ini, baik digunakan untuk ekspansi bisnis ataupun sebagai dana darurat.

Metode Budgeting juga dapat bervariasi sesuai dengan jenis akuntansi yang digunakan:

• Akuntansi basic kas (cash accounting): Metode ini mencatat pendapatan setelah dana diterima di rekening perusahaan dan mencatat pengeluaran setelah uang dikirimkan dari rekening.
• Akuntansi basis akrual (accrual accounting): Di sini, pendapatan dicatat saat diperoleh, bukan saat uang masuk ke rekening. Demikian juga, pengeluaran dicatat saat ditagih, bukan saat uang dikirimkan dari rekening.

Tip budgeting yang sukses

Untuk membuat anggaran yang sesuai, pemilik bisnis harus berpegang pada prinsip-prinsip berikut ini:  

Realistis

Tetapkan target yang dapat dicapai. Selain itu, pastikan perusahaan tidak melebih-lebihkan proyeksi pendapatan. Proyeksi yang tidak akurat tidak hanya menyebabkan masalah operasional tetapi juga merusak kredibilitas perusahaan.

Fleksibel

Banyak hal terduga dalam menjalankan bisnis. Anggaran harus dibuat dengan mempertimbangkan perubahan kondisi pasar. Baik itu lonjakan harga bahan baku tak terduga, atau hambatan logistik tak terduga (yang dialami dunia pada tahun 2021). Sekali lagi, mengalokasikan tabungan untuk dana darurat harus menjadi prioritas penganggaran, jika belum pernah dilakukan sebelumnya.

Akurat

Anggaran harus akurat dalam hal melacak pengeluaran – terutama pembelian yang dilakukan secara tunai, yang seringkali menjadi sumber kebocoran anggaran terbesar. Salah memperkiraan pengeluaran dapat mengagalkan seluruh perencanaan keuangan perusahaan.

Inklusif

Perusahaan harus mengikutsertakan input karyawan dalam proses pembuatan anggaran, terutama dalam tahap penentuan target. Dengan mempertimbangkan pengalaman dan pengetahuan biaya mereka, perusahaan dapat membuat anggaran yang lebih realistis. Hal ini meningkatkan peluang keakuratan budget, sekaligus meningkatkan komitmen karyawan untuk bekerja.

Review Secara Berkala

Setiap Minggu, bulan, triwulan atau tahun, anggaran dan target finansial perusahaan harus direview secara berkala untuk memastikan hasilnya sesuai dengan proyeksi. Tim khusus akan melakukan proses review dengan standar yang telah ditetapkan. Walaupun memakan waktu dan tenaga, proses review penting untuk memastikan anggaran berjalan sesuai target.

Jadilah Ahli Budgeting dengan Aspire

Penganggaran untuk bisnis memang tak mudah, tetapi Aspire dapat membantu manajemen pengeluaran perusahaan menjadi efektif. Sesuai dengan best practice yang dibahas dalam  artikel ini, solusi budgeting kami meliputi:

• Limit pengeluaran dan notifikasi untuk mencegah overspending
• Monitor semua pengeluaran perusahaan secara real-time
• Alokasi anggaran untuk meningkatkan tanggung jawab tim
• Notifikasi tanda terima otomatis, upload tanpa ribet, dan laporan transaksi yang mudah diakses
• Terhubung dengan software akuntansi, untuk pencatatan transaksi tanpa error
• Kredit bebas bunga saat kamu membutuhkan dana tunai segera

Klik di sini untuk berbicara dengan konsultan kami.

Unduh artikel ini sebagai e-book: Panduan Lengkap Penganggaran Bisnis dan Manajemen Anggaran