Transformasi Keuangan: Apa saja Fokus Tim Keuangan Modern dan Bagaimana Cara Untuk Mencapainya?

Terlalu lama terlena di zona nyaman membuat kita semakin sulit untuk keluar dari dalamnya. Salah satu akibatnya, kita masih berpikir bahwa sistem dan prosedur laporan keuangan yang ketinggalan zaman adalah praktik yang terbaik bagi industri bisnis saat ini. Untuk dapat bergerak menuju sebuah transformasi, kita memang harus siap menerima segala perubahan. Transformasi keuangan memang sebuah proses yang kompleks, mulai dengan mencari tahu data finansial yang dibutuhkan, bagaimana cara mendapatkannya, dan bagaimana untuk mengolahnya menjadi sebuah informasi yang dapat ditindaklanjuti.

Zaman terus berubah, dan bersama hal-hal lain yang mengikuti perkembangannya, sistem keuangan tradisional pun sudah mulai ditinggalkan, digantikan oleh keuangan modern. Di artikel ini, kita akan membahas beberapa hal, seperti transformasi keuangan digital, peran finansial dalam perusahaan, tujuan keuangan bisnis, dan fungsi manajemen keuangan.

Definisi Keuangan Modern

"Keuangan modern" mengacu pada evolusi terkini dalam hal keahlian dan pengambilan keputusan yang proaktif di era transformasi digital keuangan. Kemampuan ini dapat meningkatkan efisiensi sekaligus kapasitas dalam memberikan prediksi informasi yang akurat untuk mendukung pengambilan keputusan. Keuangan modern mencakup elemen-elemen keuangan digital yang dapat menunjukkan bagaimana suatu bisnis perlu berubah agar bisa tetap kompetitif, menggunakan data dengan lebih baik, dan menerapkan manajemen perubahan yang sesuai.

Untuk mendorong adanya peningkatan, penerapan, dan hasil yang strategis, suatu perusahaan harus memandang keuangan modern sebagai suatu proses berkelanjutan yang perlu selalu ditingkatkan. Selain meningkatkan proses pengambilan keputusan, sistem keuangan modern juga akan memudahkan pekerjaan karyawan dengan mengotomatisasi tugas-tugas yang repetitif, memberi informasi yang lebih jelas dan berguna, dan mempercepat proses penyelesaian masalah. Dengan demikian, waktu yang dialokasikan untuk tugas-tugas yang repetitif akan berkurang dan fokus pada tugas-tugas penting pun meningkat, yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi.

Peran Keuangan dalam Bisnis

Keuangan adalah faktor esensial dalam membangun perusahaan baru, juga memungkinkan perusahaan yang sudah ada untuk memperoleh keuntungan dari prospek pertumbuhan, mempekerjakan tenaga kerja lokal, serta membantu perusahaan lain, pemerintah lokal, negara, dan regional melalui pajak penghasilan. Keberhasilan setiap bisnis bergantung pada penggunaan layanan keuangan yang strategis, seperti pinjaman dan investasi. Hal ini dapat membantu menciptakan hubungan yang seimbang dengan klien dan dapat memproses suatu proyek dengan efektif. Peran keuangan dalam sebuah perusahaan tidak bisa diremehkan.  

Transformasi yang Dapat Kita Saksikan dalam Tim Keuangan

Dalam sebuah perusahaan, keuangan memegang peran penting dalam memastikan bahwa bisnis berjalan dengan lancar. Ada berbagai faktor yang mempengaruhi perkembangan keuangan modern. Beberapa diantaranya adalah:

Digitalisasi

Otomatisasi, inovasi kognitif, dan ERP berbasis cloud saat ini sedang berkembang pesat. Hal ini memberikan peluang untuk menyederhanakan prosedur dan mengurangi beban kerja secara drastis. Keberadaan blockchain juga mempercepat kecenderungan tersebut. Keuangan digital adalah salah satu pilar penting keuangan modern, dan transformasi digital keuangan pun kini ikut berkembang dengan cepat.

Proses Kerja

Pekerjaan dasar yang repetitif merupakan hal yang umum dilakukan dalam perusahaan, namun dapat menimbulkan kelelahan pada karyawan, berkurangnya efektivitas, biaya yang tidak perlu, dan proses rumit yang tidak diinginkan. Para CFO modern telah menerapkan otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas, bukan hanya untuk kepentingannya sendiri. Untuk mencapai efisiensi dengan otomatisasi yang diharapkan, diperlukan analisis dan pertimbangan kembali bagaimana menangani proses dan mengelola risiko secara menyeluruh. Selanjutnya, suatu perusahaan perlu mengintegrasikan teknologi yang tepat untuk mencapai situasi yang paling akurat dan efektif di kemudian hari.

Struktur Tim

Kebutuhan akan konsultan dan analis bisnis mendorong evolusi struktur karyawan dengan cepat. Akibatnya, banyak departemen keuangan akan mengalami transformasi yang signifikan. Menerapkan teknologi baru atau keuangan digital lebih penting daripada merubah struktur karyawan. Meskipun tak diragukan lagi bahwa keduanya saling berhubungan, perubahan tim dan budaya yang memengaruhi tenaga kerja mungkin akan memerlukan waktu dan pertimbangan lebih. Tim keuanganmu harus mengevaluasi setiap karyawan baru sesuai dengan kerangka kerja baru ini. Selain itu, akan ada kecenderungan terciptanya struktur yang lebih terdesentralisasi, serta otomatisasi yang dapat mengubah struktur suatu tim keuangan.

Analitik

Teknologi dan keahlian dalam analitik tingkat lanjut mendukung kecepatan proses pengambilan keputusan dan kerja sama, yang dapat memberikan informasi keuangan secara akurat dan tepat waktu kepada semua pembuat keputusan di perusahaan. Agar informasi ini mudah diakses, akurat, dan dapat digunakan, pemimpin tim keuangan harus dapat mengemasnya dengan cara yang relevan sesuai mitra bisnisnya.

Struktur yang Terintegrasi

Agar para profesional bidang keuangan dapat menganalisis dan memahami data dengan cepat, diperlukan rencana praktis untuk menghapus kebutuhan akan laporan dari sumber berbeda, sehingga memungkinkan akses yang lebih cepat ke data. Integrasi teknologi yang strategis memungkinkan terciptanya otomatisasi, meminimalkan proses manual, dan mengumpulkan data yang berguna untuk meningkatkan pendapatan, mengelola biaya, serta memastikan pengambilan keputusan yang lebih akurat.

8 Hal yang Menjadi Fokus Tim Keuangan Modern di Tahun 2022

Setiap akhir tahun, tim keuangan harus menyelesaikan daftar tugas mereka, seperti menutup rekening, membayar iuran dan pajak, dan sebagainya. Prosedur tutup buku dapat menjadi proses yang menantang dan seringkali melelahkan.

Setelah semua selesai, mereka harus beralih ke sebuah tugas besar, yaitu perencanaan untuk tahun berikutnya. Mereka hampir tidak punya cukup waktu untuk berpikir dan merenung. Tim keuangan modern berfokus pada beberapa hal secara bersamaan:

Mengurangi risiko

Tujuan pertama tim keuangan adalah memastikan bahwa dana dibelanjakan dengan bijaksana, bahwa tiap anggota tim menjalankan tugas mereka, dan bahwa bisnis berjalan dengan lancar. Untuk menjaga bisnis agar tetap pada jalurnya, kita harus mengikuti dua prinsip berikut,

1. Perlunya proses yang mudah diikuti

Prosedur operasi standar yang sederhana dan mudah diikuti merupakan hal yang sangat dibutuhkan. Karyawanmu membutuhkan platform pembelanjaan yang mudah digunakan. Anggota tim hanya perlu masuk ke portal dan mengikuti instruksi ketika mereka perlu membayar sesuatu. Atur kebijakan, batasan, dan persetujuan ke dalam sistem, sehingga karyawanmu dapat mempelajarinya sendiri. Platform tersebut akan membantu menangani pekerjaanmu.

2. Sertakan persetujuan manajerial dalam software keuangan

Contoh izin administratif dapat dilihat pada proses pembelanjaan perusahaan Anda. Karyawan Anda melakukan pembelian atas nama perusahaan, baik offline maupun online, dengan kartu perusahaan. Selain itu, sebelum uang dibelanjakan dalam situasi apa pun, sistem dapat diatur untuk melibatkan izin persetujuan dari manajemen atau atasan.

Manajer memang harus mengontrol pengeluaran karyawan, namun jangan sampai karyawan kehilangan kebebasan. Dengan alur persetujuan yang terkendali, seorang manajer dapat mengelola anggaran, keuangan, dan mengendalikan pengeluaran secara keseluruhan.

Menyederhanakan proses persetujuan pembelanjaan

Secara umum, kebalikan dari ‘kontrol’ adalah ‘fleksibilitas’. Semakin banyak birokrasi yang Anda terapkan pada anggota tim sebelum mereka dapat membelanjakan uang, semakin ketat kendali Anda atas pengeluaran perusahaan. Seorang anggota tim harus mengunjungi departemen keuangan atau bahkan CEO secara pribadi untuk mendapatkan kartu jika mereka perlu melakukan pembayaran online, contohnya saat hendak berlangganan software baru. Dengan begitu, pemegang kartu mengetahui semua informasi yang diperlukan sebelum mentransfer uang.

Karena faktor-faktor tersebut, proses menjadi tidak praktis. Dinamikanya menyebabkan bisnis bergerak lebih lambat karena membutuhkan lebih banyak waktu untuk meminta persetujuan. Saat karyawan diberikan kebebasan untuk bertindak, mereka akan dapat memberi kinerja maksimal.

Karyawan perlu diberi kebebasan untuk bertindak cepat dan mengambil keputusan, dibarengi wewenang untuk membatasi dan menghentikan transaksi yang tidak sah, yang mungkin terjadi. Berikan akses sistem tersebut secara langsung untuk anggota timmu, namun tentukan limit untuk mempertahankan target manajemen keuanganmu.

Memantau pengeluaran secara real-time

Data dan visibilitas merupakan hal yang sangat penting untuk tim keuangan. Mereka harus mengetahui pengeluaran yang dilakukan tim mereka setiap saat, bukan hanya di akhir bulan. Data yang real-time sangatlah diperlukan, dan kamu harus menggunakan sistem pembayaran yang dibuat khusus untuk tim keuangan modern.Tim keuangan memerlukan akses instan ke semua informasi pengeluaran operasional dalam satu sumber. Pada praktiknya, proses ini membutuhkan channel pembayaran yang terhubung ke platform atau sistem terpusat. Dengan cara ini, kamu dapat mengawasi pengeluaran secara real-time dari manapun. Hal ini merupakan salah satu manfaat dari transformasi digital keuangan.

Mengumpulkan data keuangan yang akurat

Bukankah akan lebih baik, jika kita bisa menghindari memasukkan data yang sama berulang kali? Selain itu, kamu dapat memastikan bahwa datamu dicatat dengan lebih akurat tanpa harus sering melakukan pengecekan, sehingga kualitas data akan meningkat seiring waktu.

1. Kuitansi dan klaim biaya

Bukankah akan lebih mudah, jika karyawan dapat mengirimkan semua data secara online, daripada harus mengisi file atau form Excel, mengirimnya ke manajer untuk persetujuan, dan meneruskannya ke tim finance?

Pengguna dapat memasukkan klaim mereka langsung ke dalam sistem dengan menggunakan software keuangan modern. Di dalamnya mencakup informasi alasan pembelian, manajemen yang memberi persetujuan, bahkan lampiran kuitansinya.

Untuk memasukkan data tersebut ke software akuntansi mereka, tim keuangan hanya perlu mengunggahnya, tanpa harus memasukkan data sama sekali. Hasilnya, tim keuanganmu pun dapat menghemat banyak waktu.

2. Penutupan buku akhir bulan

Akhir bulan merupakan waktu yang sangat menantang bagi tim keuangan. Kamu harus menggabungkan informasi dari berbagai sistem, mencocokkannya, dan memastikan bahwa pembukuan benar-benar seimbang. Dengan software keuangan modern, kamu dapat melacak semua data yang dibutuhkan di satu tempat.

Menyiapkan sistem keuangan yang homogen

Proses yang rumit hanya akan mempersulit karyawan. Maka dari itu, disarankan untuk menerapkan sistem manajemen pengeluaran dengan keuangan digital dalam satu platform agar semua dapat berjalan dengan lebih lancar.

Karyawan harus melalui satu proses untuk membayar dengan kartu kredit perusahaan, mengirim faktur, atau mengajukan klaim pengeluaran. Hal ini menghasilkan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mempelajari sistem baru dan lebih sedikit kesalahan secara keseluruhan. Selain itu, metode ini jauh lebih terukur. Setiap orang dalam tim Anda harus mematuhi prosedur pengeluaran yang sama ketika Anda membuka entitas global lainnya dan menyambut anggota tim yang terus bertambah.

Mendistribusikan daya beli/kontrol

Mendistribusikan daya beli secara merata di antara para karyawan adalah hal yang penting untuk dilakukan. Jangan sampai mereka merasa dibatasi dalam hal pengeluaran atau harus menunggu proses yang lama untuk menjalankan tugas mereka. Dengan software keuangan modern, kamu dapat mendistribusikan daya beli dengan mudah sekaligus mengikuti aturan manajerial.

Menggunakan pelaporan mandiri

Analisis ad hoc pada tiap akhir kuartal merupakan suatu tantangan bagi departemen keuangan,  karena mereka membutuhkan banyak waktu untuk mengumpulkan data pelaporan dari semua sumber, seperti penjualan, pemasaran, dan IT. Dengan memfasilitasi semua pengguna untuk menyiapkan laporan dan menggabungkannya untuk mengetahui suatu pola atau tren musiman, kamu dapat memberdayakan manajemen dan menghemat banyak waktu.

Membangun hubungan didalam tim

Mengidentifikasi dan membina hubungan dengan baik dengan tim internal departemen keuangan perusahaan merupakan sebuah tantangan bagi para CFO modern. Selain itu, CFO harus merangkul peran kepemimpinan lintas fungsi, baik formal maupun informal, untuk memberikan pengaruh yang baik dalam keputusan investasi, risiko, dan kepatuhan. Pada akhirnya, dukungan dalam pengambilan keputusan yang strategis ini dapat memberikan hasil yang terukur pada suatu perusahaan.

Tujuan Manajemen Keuangan

Keberhasilan finansial suatu perusahaan sangat bergantung pada manajemen keuangannya. Karena itu, sebuah perusahaan harus melihat manajemen keuangan sebagai aspek penting dari manajemen perusahaan secara keseluruhan. Tujuan keuangan yang terencana dan strategis adalah bagian dari tujuan manajemen keuangan perusahaan. Utang dan piutang, risiko, akuntansi, pembukuan, peluang investasi adalah beberapa tugas khusus yang merupakan bagian dari sistem administrasi perbankan. Dalam menjalankan tugas-tugas tersebut, kamu pun perlu mempertimbangkan dampak potensial dari pilihan manajemen tugas tersebut terhadap pendapatan, arus kas, dan kelancaran keuangan perusahaan.

Bagaimana Cara Mencapai Transformasi Keuangan?

Meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya adalah dua faktor yang memotivasi banyak pebisnis untuk memulai transformasi keuangan. Membandingkan indikator-indikator utama untuk menjalankan efisiensi operasional adalah cara terbaik untuk memulai ketika kamu mau menilai area mana yang memerlukan perbaikan.

Kegiatan yang melibatkan kemitraan bisnis merupakan hal yang sangat penting dalam transformasi keuangan. Pahami kapan, di mana dan bagaimana cara mendapat keuntungan dari mitra bisnis, seperti memanfaatkan layanan bersama, serta membandingkan dan menilai kesuksesannya.

Hambatan Dalam Mencapai Transformasi Keuangan dan Cara Mengatasinya

Memahami potensi hambatan dan mempersiapkan cara terbaik untuk mengatasinya akan meningkatkan keberhasilan transformasi keuangan. Meskipun setiap transformasi keuangan memiliki perbedaan, selalu ada cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang umumnya terjadi:

Karyawan yang tidak siap menghadapi perubahan sistem

Sebelum memulai transformasi keuangan, tetapkan prosedur perubahan dalam manajemenmu dengan mempertimbangkan alur kerja karyawanmu saat ini, serta apakah ada potensi bahwa mereka akan berharap agar semuanya tetap berjalan seperti semula. Pastikan perubahan tersebut diterapkan secara bertahap untuk memberi waktu yang cukup bagi para staf untuk merasa terbiasa dan menguasai setiap perubahannya.

Kurangnya koordinasi antara pemimpin tim keuangan, mitra bisnis, dan pemegang saham

Untuk memastikan bahwa setiap orang merasa didengar dan semua pemegang saham menyetujui transformasi apa yang harus dilakukan, selalu utamakan komunikasi dalam setiap situasi.

Kesimpulan

Para eksekutif keuangan mungkin perlu mengubah prioritas mereka untuk mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang lebih baik dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Informasi real-time yang lebih signifikan, berkurangnya bias dan human error, serta meningkatnya kecepatan dalam pengambilan keputusan merupakan manfaat-manfaat dari keuangan modern. Seiring perkembangan zaman, akan lebih baik bila sebuah bisnis dapat menerapkan keuangan digital dan memberikan tugas ke tim keuangan sesuai dengan kemampuan mereka, untuk mendapatkan kepercayaan karyawan dan klien-klienmu.

‍