Sistem Payroll Adalah: Arti, Manfaat, dan Komponennya

Sistem payroll adalah salah satu sistem penggajian karyawan yang digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia. Proses penghitungan gaji merupakan salah satu hal penting dan harus perusahaan lakukan dengan tepat. Terdapat berbagai komponen yang harus perusahaan masukkan dalam menghitung upah yang diterima karyawan setiap bulannya.

Dalam artikel ini, Anda akan memahami lebih lanjut apa itu sistem payroll beserta manfaat dan komponennya. Artikel ini juga akan mengulas beberapa rekomendasi software payroll yang dapat perusahaan gunakan.

Arti Payroll dan Sistem Payroll

Payroll adalah sistem pembayaran gaji karyawan dari perusahaan kepada karyawan secara rutin dalam jangka waktu tertentu, biasanya setiap bulan. Sistem ini mencakup perhitungan semua komponen yang termasuk dalam gaji karyawan, termasuk tunjangan dan potongan. 

Namun bagi perusahaan, utamanya perusahaan dengan jumlah pegawai banyak, menghitung payroll secara manual di setiap periodenya tentu menyita waktu. Oleh karenanya, banyak perusahaan kini menggunakan sistem payroll, yakni sebuah sarana teknologi yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola dan menyederhanakan proses payroll seperti perhitungan, distribusi, dan penyimpanan catatan kerja pegawai, untuk penggajian karyawan,

Perhitungan dan pembayaran gaji melalui sistem payroll pun menjadi pilihan karena lebih akurat daripada perhitungan manual. Perusahaan akan lebih mudah memasukkan perhitungan apa saja yang harus diberikan kepada karyawan dan tertata dalam sistem yang rapi. 

Melalui payroll, karyawan akan mendapat rincian mengenai gaji yang mereka terima. Rincian tersebut umumnya mencakup gaji pokok, tunjangan, dan potongan pajak. Rincian dalam payroll dapat berbeda-beda sesuai dengan ketentuan perusahaan dan peraturan pemerintah yang berlaku.

Manfaat Sistem Payroll

Sistem payroll adalah sarana yang esensial bagi operasional penggajian karena memberikan manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan. Berikut beberapa manfaat dari penerapan sistem payroll:

1. Memberikan Perhitungan Gaji Otomatis

Manfaat payroll yang pertama adalah memungkinkan perusahaan untuk melakukan perhitungan gaji otomatis. Sistem payroll dapat mengintegrasikan data-data yang dibutuhkan untuk menghitung gaji karyawan. Misalnya identitas karyawan, jumlah lembur, total hari cuti, dan potongan keterlambatan.

Dengan adanya perhitungan otomatis dan integrasi data, perhitungan gaji karyawan pun lebih akurat. Tak hanya itu, sistem payroll akan menghemat waktu dan berjalan sesuai jadwal yang perusahaan tentukan. Hal ini tentunya akan menghindari terjadinya kemunduran pembayaran upah yang diterima karyawan dari tanggal yang seharusnya.

2. Meminimalisasi  Human Error

Manfaat payroll yang selanjutnya adalah meminimalisir human error. Sistem payroll mengurangi risiko kesalahan manusia dalam perhitungan gaji, seperti kesalahan dalam memasukkan data karyawan atau kesalahan dalam menerapkan aturan perhitungan. 

Tak hanya itu, sistem payroll menerapkan aturan dan prosedur yang sama untuk semua karyawan. Hal tersebut memastikan keseragaman dalam perhitungan gaji karyawan berdasarkan standar yang telah perusahaan tentukan.

3. Menyediakan Laporan Gaji Bulanan

Selain bermanfaat bagi perusahaan, sistem payroll juga bermanfaat bagi karyawan dengan adanya laporan gaji bulanan yang umumnya diberikan dalam bentuk slip gaji. Karyawan dapat melihat rincian gaji yang mereka terima setiap bulannya, termasuk potongan. Hal ini menunjukkan transparansi perusahaan dalam memberikan gaji kepada para karyawannya.

Untuk perusahaan, payroll dapat menghasilkan berbagai laporan gaji bulanan yang detail, seperti laporan gaji per karyawan, laporan pajak, dan laporan biaya tenaga kerja. Laporan-laporan tersebut dapat perusahaan gunakan untuk menganalisis data gaji, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

4. Membantu Penggajian Tepat Waktu

Salah satu kelebihan sistem payroll adalah integrasi dengan sistem perbankan. Hal ini membuat perusahaan bisa melakukan pembayaran gaji secara tepat waktu, membantu meningkatkan kepuasan dan motivasi kerja karyawan.

Komponen Payroll

Dalam sistem payroll, terdapat beberapa komponen yang menjadi dasar perhitungan kompensasi karyawan. Komponen tersebut dapat berbeda-beda tiap perusahaan sesuai dengan ketentuan perusahaan dan kebijakan pemerintah. Berikut beberapa komponen payroll yang umum digunakan oleh perusahaan:

1. Gaji Pokok

Komponen pertama dalam sistem payroll adalah gaji pokok. Gaji pokok adalah jumlah tetap yang diterima karyawan sebagai imbalan atas pekerjaan yang dilakukan setiap bulannya. Gaji pokok dapat menjadi acuan untuk menghitung komponen gaji lainnya, seperti tunjangan dan bonus.

Perhitungan gaji pokok seorang karyawan dapat biasanya berdasarkan jabatan, pengalaman, dan tingkat pendidikan. Dengan jumlah gaji pokok yang berbeda-beda pada tiap karyawan, sistem payroll memudahkan perhitungan gaji secara otomatis dan akurat.

2. Tunjangan

Komponen selanjutnya adalah tunjangan, yaitu tambahan penghasilan untuk karyawan selain gaji pokok. Pemberian tunjangan dari perusahaan kepada karyawan bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mempertahankan karyawan yang berkualitas.

Tunjangan karyawan dalam komponen gaji dapat berupa tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Tunjangan tetap adalah tunjangan yang karyawan terima setiap bulan, seperti tunjangan transportasi, tunjangan makan, dan tunjangan kesehatan. Sedangkan tunjangan tidak tetap adalah tunjangan yang karyawan terima berdasarkan kondisi tertentu, seperti tunjangan hari raya (THR) dan tunjangan kinerja (bonus).

Dengan mengetahui tunjangan, karyawan pun mampu mengetahui nilai gaji kotor yang diterimanya. Ini lantaran nilai gaji kotor diperoleh dari penjumlahan gaji pokok dengan total tunjangan.

3. Potongan

Terdapat beberapa potongan yang biasanya dibebankan pada gaji karyawan, antara lain:

1. Iuran pensiun: Potongan untuk membiayai program pensiun karyawan.
2. Iuran jaminan sosial: Potongan untuk program jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. Nilai kontribusi iuran ini didasarkan pada persentase tertentu dari total gaji kotor.
3. Cicilan pinjaman: Potongan untuk pembayaran cicilan pinjaman yang diambil dari perusahaan atau lembaga keuangan lainnya.
4. Potongan lainnya: Potongan untuk keperluan lain yang disepakati antara perusahaan dan karyawan, seperti potongan keterlambatan dan iuran koperasi.

4. Pajak Penghasilan

Komponen payroll selanjutnya adalah pajak penghasilan (PPh), yaitu pajak yang dikenakan atas penghasilan yang diterima oleh seorang wajib pajak termasuk karyawan. Besaran PPh yang dikenakan tergantung pada penghasilan kena pajak (PKP) dan tarif pajak yang berlaku.

Perhitungan PPh didasarkan pada gaji bersih, yakni nilai gaji yang diterima karyawan setelah mengurangi gaji kotor dengan komponen potongan. PPh yang dipotong akan disetorkan perusahaan  ke negara.

Mengenal 3 Proses Payroll

Secara umum, proses payroll terbagi menjadi tiga langkah yaitu sebagai berikut.

1. Pre-Payroll

Proses pertama adalah pre-payroll, yaitu proses yang harus dilakukan perusahaan sebelum proses payroll aktual berlangsung. Proses ini mencakup pengumpulan data terkait payroll,  mendaftarkan data karyawan ke instansi terkait seperti BPJS, dan melakukan validasi data.

Setelah itu, perusahaan akan menghitung absensi, lembur, dan cuti karyawan. Jika pada bulan tersebut ada tunjangan yang harus karyawan dapatkan, perusahaan harus memasukkannya juga. Misalnya Tunjangan Hari Raya (THR) dan bonus performa.

Selain pendapatan yang diterima oleh karyawan, perusahaan juga perlu menghitung iuran wajib yang akan menjadi potongan gaji. Iuran tersebut umumnya adalah PPh 21 karyawan, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan.

2. Actual Payroll

Setelah pengumpulan data dan perhitungan atas data-data tersebut selesai, selanjutnya adalah proses payroll aktual. Pada proses ini, perusahaan akan menghitung berapa total gaji kotor dan gaji bersih yang didapat oleh karyawan pada bulan tersebut.

Cara menghitungnya cukup sederhana. Perusahaan hanya perlu menjumlahkan total pendapatan karyawan dan menguranginya dengan potongan-potongan. Meski begitu, proses ini harus dilakukan dengan tepat dan cermat agar tidak terjadi kesalahan perhitungan.

Agar lebih mudah, perusahaan dapat memanfaatkan software payroll yang akan menghitung gaji secara otomatis. Penggunaan software payroll dapat membantu perusahaan menghemat waktu dan menyelesaikan perhitungan gaji tepat waktu.

3. Post-Payroll

Ketika payroll aktual selesai, bukan berarti proses payroll sudah berakhir. Perusahaan harus menjalankan post-payroll, yaitu proses setelah payroll. Pada tahap ini, perusahaan melakukan pencatatan atas pengeluaran untuk gaji karyawan pada bulan tersebut.

Perusahaan juga perlu membayar pajak penghasilan dan iuran wajib seperti BPJS kepada instansi terkait, serta melakukan pelaporan. Pembayaran gaji, pajak, dan iuran wajib harus tercatat dengan lengkap dalam laporan payroll perusahaan. 

Selain itu, perusahaan juga harus memberikan payslip atau slip gaji kepada karyawan sesuai Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2. Pada peraturan tersebut tertera bahwa perusahaan atau pemberi kerja harus memberikan bukti pembayaran gaji yang berisi rincian komponen dari upah yang diterima karyawan.

Rekomendasi Software Payroll Terbaik

Terdapat berbagai software yang bisa Anda gunakan untuk sistem payroll perusahaan. Berikut beberapa rekomendasi software payroll yang dapat menjadi pilihan bagi perusahaan Anda.

1. Xero

Xero merupakan software payroll yang bisa Anda manfaatkan untuk penggajian karyawan setiap bulannya. Dengan sistem cloud-based, aplikasi ini akan membantu memudahkan pembayaran bulanan dan memonitor pengeluaran perusahaan. Xero dirancang untuk membantu bisnis berkembang, termasuk bisnis kecil dan usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM).

Beberapa fitur unggulan Xero adalah:

1. Sistem payroll yang efisien.
2. Kontrol arus kas secara real-time.
3. Pembayaran tagihan online.

2. Quickbooks

Rekomendasi selanjutnya adalah Quickbooks, aplikasi yang juga terkenal dengan software akuntansinya. Dengan QuickBooks, Anda bisa mengotomatiskan proses perhitungan payroll dan pembayaran pajak. Anda juga bisa memilih paket yang sesuai kebutuhan perusahaan, misalnya HR Support dengan biaya tambahan.

Beberapa fitur unggulan Quickbooks adalah:

1. Perhitungan gaji karyawan otomatis dan terjadwal.
2. Perhitungan dan pembayaran pajak otomatis.
3. Integrasi dengan software akuntansi dan HR.

3. Fingercheck

Satu lagi aplikasi payroll yang berfokus pada bisnis skala kecil hingga menengah, yaitu Fingercheck. Aplikasi ini membantu memudahkan proses penggajian karyawan dengan sistem perhitungan payroll dan pembayaran otomatis.

Tak hanya itu, Fingercheck juga memberikan fitur-fitur berikut:

1. Pembayaran gaji langsung di esok hari setelah payroll.
2. Akses untuk karyawan yang tidak punya rekening bank.
3. Pengaturan untuk menerima gaji lebih dahulu sebelum tanggal penggajian.

4. Paychex

Rekomendasi software payroll selanjutnya adalah Paychex. Paychex menawarkan kemudahan dalam proses penggajian dan administrasi secara keseluruhan kepada perusahaan. Aplikasi ini juga memiliki dukungan customer service selama 24 jam, sehingga perusahaan dapat menghubungi mereka ketika terjadi kendala.

Berikut beberapa fitur unggulan Paychex:

1. Tersedia lebih dari 160 template laporan gaji.
2. Pengajuan pajak secara otomatis.
3. Integrasi dengan software akuntansi, asuransi, dan manajemen HR.

5. Gusto

Rekomendasi software payroll yang juga bisa menjadi pilihan bagi perusahaan Anda adalah Gusto. Anda dapat mengakses aplikasi ini baik melalui desktop maupun ponsel, sehingga memudahkan proses payroll perusahaan.

Berikut beberapa fitur unggulan Gusto:

1. Proses penggajian kapan dan di mana saja.
2. Pengisian formulir pajak secara otomatis.
3. Integrasi dengan software akuntansi.

Kelola Payroll Lebih Efektif dengan Aspire

Untuk proses payroll dan pengelolaan keuangan perusahaan yang efektif, Anda dapat menggunakan Aspire. Aspire merupakan platform keuangan all-in-one yang akan membantu kebutuhan keuangan perusahaan Anda dari satu tempat saja. Bersama Aspire, Anda bisa melakukan proses penggajian karyawan dengan lebih mudah karena Aspire memungkinkan Anda untuk melakukan pembayaran secara massal dan terjadwal hanya dari satu dashboard saja.

Selain itu, Aspire juga dapat membantu Anda dalam melakukan proses pembayaran lain yang harus dilakukan oleh perusahaan. Mulai dari bulk payment hingga global payment, Aspire selalu siap membantu Anda.

Ingin tahu lebih lanjut apa lagi yang bisa Aspire lakukan untuk membantu bisnis Anda? Hubungi tim kami sekarang!