Bagaimana Brick Menggerakkan Para Pemain Fintech Generasi Baru dengan Kartu Aspire

Perusahaan: Platform Finance API di Asia Tenggara yang Sedang Bertumbuh Pesat

Brick didirikan pada tahun 2020, dan dengan cepat menjadi penyedia finance API ternama untuk produk dan layanan fintech di Asia Tenggara. Berbasis di Indonesia, mereka menggerakkan perusahaan fintech generasi baru dengan teknologi infrastruktur Open Finance and Payments yang mudah diintegrasikan, hemat biaya dan inklusif.

Tantangan: Pertumbuhan yang Terhambat Inefisiensi

Untuk mempertahankan status mereka sebagai startup di bidang teknologi yang berkembang pesat di kawasan iregional, Brick harus memastikan proses finansial internal mereka cukup efisien dan dinamis untuk mendukung momentum pertumbuhan mereka. Ini berarti mereka harus memberdayakan para karyawannya untuk mengambil keputusan dengan efisien, serta mengadopsi proses yang lebih praktis agar timnya dapat fokus pada prioritas utama perusahaan. Hal ini sudah diterapkan pada mayoritas aspek dalam bisnisnya, kecuali dalam mengelola pengeluaran.

#1 Pemrosesan yang Tersentralisasi Untuk Semua Jenis Pembayaran Berjalan Lambat

Karena Brick hanya mengandalkan beberapa kartu perusahaan bersama yang disediakan untuk tujuan tertentu, sebagian besar karyawan terpaksa mengajukan pesanan pembelian (PO) kapan pun mereka perlu membeli barang atau layanan apa pun untuk perusahaan.

Purchase Order tidak hanya membutuhkan dokumentasi yang kompleks dan sejumlah penawaran sebagai alasan untuk pengeluaran yang diajukan, tapi juga harus mendapatkan persetujuan yang tersentralisasi oleh manajemen. Para karyawan tidak memiliki kuasa untuk melakukan pembelian di waktu yang tepat, sehingga dapat menunda implementasi solusi yang vital.

#2 Kesulitan untuk Berkembang Dengan Kartu Korporat yang Dimiliki

Dengan pertumbuhan perusahaan sebagai tujuan utama, Brick terhambat oleh ketergantungan mereka pada kartu kredit korporat yang saat itu mereka miliki. Karena proses aplikasi yang cukup memakan waktu dan adanya biaya tinggi yang dibebankan oleh bank, Brick tidak bisa mengeluarkan kartu korporat baru dengan cepat untuk para karyawan baru. Persediaan yang terbatas ini pun menimbulkan beberapa masalah:

• Ketergantungan kepada para pemegang kartu untuk membuat keputusan pembelian selalu berakibat keterlambatan
• Detail kartu sering dibagikan bebas tanpa standar keamanan, menimbulkan risiko penyalahgunaan
• Setiap kartu yang diterbitkan untuk Brick memiliki biaya tambahan dan biaya tersembunyi yang menghambat likuiditas mereka dan menghambat Brick untuk menerbitkan lebih banyak kartu korporat
• Tim keuangan memiliki kontrol yang sangat terbatas, karena tidak bisa menentukan limit kredit dan pembelanjaan untuk setiap kartu
• Brick menerima layanan customer service yang buruk dari penyedia kartu korporat mereka, yang sering tidak merespon berbagai permintaan dan pertanyaan

Karena kartu kredit korporat ini diterbitkan di Indonesia, kartu-kartu ini hanya bisa digunakan untuk pembelian dalam kurs Rupiah (IDR). Akibatnya, kartu-kartu tersebut tidak bisa digunakan untuk kebutuhan penting berlangganan SaaS yang memerlukan pembayaran dalam kurs lain (seperti USD). Sebagai sebuah startup yang memprioritaskan pertumbuhan dan pengalaman pelanggan yang optimal, hilangnya peluang ini berarti Brick tidak bisa mencapai tingkat pertumbuhan sesuai potensinya.

#3 Kurangnya Monitor Pengeluaran yang Real-Time

Terbatasnya jumlah persediaan kartu korporat seringkali membuat para karyawan tidak memiliki pilihan lain, selain menggunakan dana pribadi mereka terlebih dahulu atau mengandalkan pembelanjaan berbasis PO, seperti yang telah kita bahas sebelumnya. Memilih salah satu dari alternatif tersebut dapat mengakibatkan kurangnya visibilitas yang real-time atas pembelanjaan yang dilakukan terhadap anggaran. Hal ini dapat berujung pada kejutan di akhir bulan saat PO dan klaim karyawan diproses, barulah ditemukan bahwa pembelanjaan telah melebihi anggaran yang ditentukan.

Dengan demikian, sangat sulit untuk mengintervensi masalah dengan cepat serta mematuhi proyeksi finansial. Mendelegasikan pembelanjaan ke tim yang berbeda juga hampir tidak mungkin dilakukan.

#4 Rekonsiliasi Kwitansi Secara Manual

‍Kelemahan utama dari proses manual adalah segala sesuatu – tak  peduli seberapa berat beban kerjanya – harus dilakukan secara manual. Saat tiba saatnya untuk merekonsiliasi pembelanjaan  pada masing-masing kartu serta PO di akhir bulan, tim keuangan selalu dihadapkan pada tugas yang berat untuk menghitung setiap pengeluaran, seperti:

• Mencocokkan setiap pengeluaran dengan masing-masing tim yang membuat keputusan pembelian
• Mengkonfirmasi bahwa setiap pengeluaran sudah mendapat autorisasi
• Menindaklanjuti dokumentasi untuk memastikan keakuratan, serta jejak audit yang diperlukan untuk menentukan syarat dan ketentuan
• Mencocokkan kuitansi fisik dan pengeluaran yang relevan

‍Langkah-langkah ini dapat membuang hingga 30 menit untuk mengidentifikasi dan memproses setiap klaim atau tagihan yang diterima.

Solusi: Pengeluaran Otonom dengan Kartu Korporat

Saat tekanan untuk memperluas operasi perusahaannya terus meningkat, tim Brick memutuskan untuk memanfaatkan solusi yang lebih optimal, dengan memilih OS finansial dari Aspire untuk membuat manajemen pengeluaran dan operasi terkaitnya lebih efektif - penerbitan kartu perusahaan yang cepat dan efisien, visibilitas real-time atas pengeluaran setiap waktu, dan proses rekonsiliasi yang otomatis.

#1 Kartu Virtual untuk Segala Fungsi

Dengan bantuan Aspire, kini Brick dapat menerbitkan Kartu Virtual Aspire yang multifungsi dalam jumlah tak terbatas dengan cepat, untuk sebanyak mungkin karyawan yang dibutuhkan, tanpa biaya tambahan. Dengan proses yang jelas dan aman untuk otorisasi pembelanjaan, kartu virtual ini memungkinkan Brick untuk mendelegasikan daya beli langsung pada para pemegang kartu, untuk eksekusi cepat tanpa takut melebihi anggaran.

Dan yang terpenting, kartu virtual dari Aspire beroperasi dalam banyak kurs mata uang, sehingga Brick dapat membayar vendor SaaS dan platform digital marketing mereka secara langsung dalam USD. Mereka juga dapat melakukan penghematan lebih dengan adanya cashback dan biaya forex rendah atas sejumlah langganan platform penting yang mereka butuhkan untuk bekerja secara efisien. Hal ini adalah solusi yang menguntungkan semua pihak dalam tim.

#2 Melacak Pembelanjaan dengan Visibilitas dan Kontrol Real-time

Merencanakan pertumbuhan eksponensial Brick tidak lagi terhambat proses manual yang rumit, dan keputusan matang dapat diambil berdasarkan status terkini. Aspire memungkinkan tim finance untuk mengelola kartu perusahaan yang dipegang banyak user dan departemen melalui interface yang intuitif dan sederhana.

‍Interface ini memungkinkan mereka untuk menetapkan limit pengeluaran dengan cepat dan mudah, menetapkan anggaran dan merchant lock, menyesuaikan kebijakan pengeluaran, sekaligus melacak limit pengeluaran tersebut secara real-time, untuk memastikan kontrol dan kepatuhan pada anggaran yang ditentukan. Intervensi secara tepat waktu untuk mengelola pengeluaran dengan lebih baik di seluruh organisasi kini dapat menjadi sebuah kenyataan yang terjadi di Brick.

#3 Mengucapkan Selamat Tinggal Pada Proses Manual

Solusi manajemen pengeluaran dari Aspire telah membantu Brick untuk memotong proses manual mereka secara signifikan. Hari-hari dimana mereka harus memeriksa gunungan kuitansi serta menghabiskan berjam-jam untuk menindaklanjuti dokumen dan persetujuan pun telah berlalu.

Para karyawan kini bisa meng-upload semua kuitansi di satu tempat, sehingga tim finance bisa mengaksesnya dan mencatatnya secara efisien. Notifikasi, sistem approval, dan integrasi otomatis dengan software akuntansi mereka untuk rekonsiliasi yang lebih cepat membantu tim finance Brick menghemat berjam-jam waktu kerja di seluruh perusahaan.

#4 Dukungan Khusus dari Aspire

Yang terpenting, kini Brick memiliki Account Manager khusus dari Aspire yang menyediakan dukungan cepat, efisien, dan personal, dirancang secara spesifik untuk membantu perusahaan mencapai tujuan pertumbuhan dan ekspansi mereka.