Bagaimana Eezee Mengotomatisasi Proses Hutang dan Menghemat 700 Jam Kerja Dalam Setahun

Perusahaan: Marketplace B2B untuk Supply Perlengkapan Industri dan Bisnis

Eezee didirikan pada tahun 2016, sebagai marketplace B2B berskala regional yang menyediakan supply perlengkapan industri atau bisnis, dan bertujuan untuk membuat proses procurement menjadi lebih efisien. Marketplace ini menyajikan akses ke berbagai brand serta produk, agar pembelinya bisa dengan mudah membanding-bandingkan barang dan supplier yang dibutuhkan. Pada tahun 2022, Eeeze telah beroperasi di Singapura, Malaysia dan Indonesia, dengan rencana untuk melebarkan sayap ke negara-negara Asia Tenggara lainnya.

Tantangan: Apa Saja Kesulitan yang Ingin Diatasi oleh Eeze?

#1 Sulitnya mengelola invoice dalam jumlah besar

Sebagai B2B Marketplace dengan lebih dari 1.500 koneksi supplier, Eezee menghadapi tantangan besar untuk memfasilitasi pembayaran masing-masing supplier secara tepat waktu. Selain sulit untuk dilacak, tim finance juga harus meng-input masing-masing transaksi secara manual ke master spreadsheet. Di saat-saat awal perusahaan ini baru berdiri, hal ini masih mungkin dilakukan. Namun lama kelamaan, proses tersebut menjadi semakin memakan waktu, hingga berjam-jam dalam seminggu.

Proses manual juga rawan mengalami human error. Pada beberapa kasus, ada invoice yang terlewat atau salah bayar. Saat tiba waktunya untuk tutup buku di akhir bulan, masalah-masalah kecil tersebut akan menghambat produktivitas tim secara signifikan.

#2 Biaya transfer yang terus meningkat disertai banyaknya karyawan di pasar luar negeri

Sebelumnya, dengan jumlah tim yang lebih kecil, mendelegasikan pembelanjaan perusahaan untuk pembelian tertentu relatif mudah. Tapi dengan anggota tim Eezee yang terus bertambah di Singapura, Indonesia dan Malaysia, hal tersebut menjadi lebih menantang.

Karyawan di berbagai departemen merasa kesulitan untuk melakukan pembelian karena mereka tidak memiliki akses ke kartu perusahaan mereka sendiri. Eezee juga segera merasakan beban keuangan yang muncul karena volume pembayaran internasional yang lebih tinggi karena biaya valuta asing yang mahal akan terus meningkat dari waktu ke waktu. Hal ini berdampak besar pada keuntungan mereka.

#3 Manajemen pengeluaran yang tidak terkoneksi

Untuk kegiatan bisnis yang padat logistik seperti Eezee, kegiatan sourcing, onboarding dan pengelolaan supplier merupakan makanan sehari-hari yang harus dihadapi oleh timnya. Untuk memastikan mereka dapat menjaga inventaris yang sehat di lokasi, tim Eezee melakukan pembayaran ke supplier secara rutin – termasuk pembayaran dengan mata uang asing (forex) ke sejumlah supplier di luar negeri. Selain itu, mereka menggunakan platform yang berbeda untuk mengatur pengeluaran karyawan yang mendukung kegiatan operasional mereka sehari-hari, mulai dari berlangganan layanan SaaS hingga biaya transportasi.

Penggunaan aplikasi yang berbeda untuk pembayaran supplier dan pembelanjaan karyawan menimbulkan masalah keuangan internal, karena tidak adanya solusi yang tersentralisasi untuk membantu melacak pengeluaran melalui satu pintu.

Solusi: Mengelola Pengeluaran Dan Pembayaran Supplier Melalui Satu Solusi Finansial Komplit

Menangani banyak supplier dengan invoice bernilai rendah sekaligus mengelola pembelanjaan karyawan pada tim regional yang sedang berkembang membutuhkan otomatisasi dan solusi keuangan all-in-one – untuk membantu mereka menyatukan proses pembayaran agar lebih efektif, dari awal hingga akhir.

Berikut adalah bagaimana mereka dapat mengoptimalkan dan mensentralisasi proses finansial yang tadinya tidak beraturan, dengan bantuan Aspire.

#1 Otomatisasi proses invoice dalam jumlah besar

Untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan hutang dagang (account payable), Eezee pun beralih pada Aspire Bill Pay.

Dengan Aspire Bill Pay, Eezee dapat memproses transaksi dalam jumlah besar dengan mudah, cukup forward tagihan dan invoice via email. Sebagai tambahan, dengan memiliki akun Aspire yang terintegrasi secara seamless dengan software accounting yang dimiliki, Eezee dapat membagikan data pembayaran tagihan dan melakukan rekonsiliasi bank secara otomatis.

Dengan demikian, proses data entry secara manual pun dapat 100% dihapuskan, sehingga mereka dapat menghemat waktu dan fokus pada pertumbuhan perusahaan.

Aspire Bill Pay juga membantu Eezee untuk mengoptimalkan cash flow, dengan memaksimalkan jangka waktu pembayaran invoice. Dengan demikian, Eezee bisa mendapatkan keuntungan dari cash flow yang lebih baik – suatu hal yang krusial dalam bidang industri yang mereka jalani.

#2 Memanfaatkan transfer lokal gratis dan biaya transfer forex yang rendah

Memproses transaksi bernilai rendah dalam jumlah besar juga menimbulkan kendala, karena bank yang digunakan membebankan biaya per transaksi. Dengan Aspire, Eezee dapat menikmati transfer lokal bebas biaya yang CEPAT dan aman, serta transfer antar negara dengan baiaya rendah. Semua manfaat tersebut pun dapat mempengaruhi laba akhir secara positif.

Eezee dapat mencapai tahap ini dengan menerbitkan lebih dari 20 kartu Aspire berdasarkan kategori spending yang berbeda. Selain pengeluaran yang berhubungan dengan bisnis, mereka juga menggunakan kartu-kartu ini untuk melakukan outbound transfer ke jaringan supplier dan vendor mereka, yang kadang menggunakan mata uang asing. Mereka pun dapat memperoleh tabungan tambahan dari outbound transfer tersebut, sehingga dapat meringankan cash flow dan memprioritaskan tujuan bisnis yang lebih penting.

Rata-rata, tim Eezee dapat menghemat hingga $3.820, hanya dari transaksi mata uang asing.

#3 Menikmati fitur-fitur Finance Operating System (OS) yang terintegrasi dan dapat dikembangkan

Dengan rencana untuk ekspansi regional, tim Eezee pun terus bertumbuh, bersamaan dengan bertambahnya jumlah supplier dan pelanggannya. Hal ini pun mendorong mereka untuk menyelesaikan berbagai masalah finansial secara internal, dengan menggunakan solusi yang dapat mengikuti pertumbuhan perusahaan. Terutama dalam hal pembayaran invoice dan manajemen pengeluaran.

Dengan adanya Aspire, mereka pun menemukan solusi all-in-one untuk mengatasi segala persoalan finansial yang timbul akibat penggunaan sejumlah aplikasi finansial berbeda dan tidak terhubung satu sama lain. Setiap uang yang dikeluarkan akan dicatat, baik saat karyawan membayar vendornya di Indonesia, atau membayar biaya berlangganan SaaS. monitor keuangan real-time yang didapat dengan menggabungkan kegiatan finansial dalam satu platform akan meningkatkan penghematan secara signifikan, dengan estimasi hingga $104.620 dalam setahun.

UI/UX Aspire yang user-centric juga terbukti efektif, karena lebih mudah dipahami dibandingkan aplikasi finansial lain yang pernah digunakan sebelumnya. Hal ini menjadi salah satu faktor penting, karena nantinya, karyawan-karyawan baru juga akan dibimbing untuk menggunakan OS Aspire.