应付账款 101：应付账款是什么，对公司有何影响？

什么是应付账款？

应付账款是企业的一个重要科目，用于跟踪企业欠供应商和其他债权人的所有短期款项。企业赊购商品或服务时，供应商会规定一个付款期限，通常为 30 天、60 天或 90 天。具体的付款期限取决于供应商的规定以及企业与供应商之间的合作关系。

根据应付账款流程，企业在收到商品或服务的发票后，需要在资产负债表中，借记资产，并贷记一项费用，该费用将成为企业的负债。

哪些属于应付账款？

企业与供应商达成协议，先购买商品或服务，稍后再付款，而在付款完成之前，这些款项都属于应付账款。

企业通常会收到采购发票，而应付账款流程要求企业在账簿中记录相应的金额。

需要注意的是，应付账款是指为企业正常运营而购买的商品和服务。常见的应付账款项目包括原材料、办公室维护和用品、运输和物流、设备、与办公室相关的服务、许可和租赁等。

应计费用，包括租金、股息、应付工资等非应付货款，不属于应付账款。

什么是应付账款流程？

为了建立完善的应付账款流程，企业需要绘制应付账款流程图。以下是一个简化版的应付账款流程图，企业可以参考此流程图改善发票和账单管理。

一个简单的应付账款流程图包括以下步骤：下达商品或服务订单、从供应商处收到商品和发票、验证发票、在账簿中进行相关记录、按时支付供应商款项，最后关闭应付账款分类账。

完成所有步骤后，应付账款将不再是企业的负债。为了避免支出过程中发生错误或欺诈，就必须遵循应付账款流程。

既然你已经了解了应付账款流程，接下来让我们来区分一些容易与应付账款混淆的常见术语。

应付账款、应付货款和应付票据之间的区别

为了让会计更加清晰透明，一些公司会设置不同的应付款账户。除了应付账款之外，最常见的应付款类型还包括应付货款和应付票据。

应付货款是指企业因与存货相关的商品而欠供应商的款项，包括构成企业存货的物料或原材料。

应付票据是指企业因债务、贷款或其他借款而欠款的金额，与商品或服务无关。

应付账款是一个总括性术语，涵盖企业的所有短期付款义务，可能包括应付货款，也可能不包括。应付票据是一项单独的负债，不属于应付账款的范畴。

应付账款流程最佳实践

要优化企业的应付账款流程，请遵循以下最佳实践：

简化工作流程

复杂的应付账款流程容易出错，因此应尽可能简化流程。明确工作流程，确保每个人都清楚自己的职责。每月进行流程检查，评估流程的有效性。

简化发票管理

建立标准化的发票系统，集中管理所有发票。这将确保无论是手动输入，还是通过软件输入供应商付款信息，都不会出现重复输入的情况。

‍利用技术

利用技术改进应付账款流程是不错的方法。企业可以使用技术来减少员工处理重复、琐碎任务的时间，让他们专注于纠纷管理等更重要的任务。

建立防欺诈机制

应付账款流程存在欺诈风险。员工可能会创建虚假的供应商账户，开具发票，然后将款项转入自己的账户。为了避免这种情况，企业应合理分配创建供应商账户的职责，建立相应的制衡机制，以验证每个供应商的真实性。

定期审查数据

定期审查数据有助于避免人为错误、机器错误和欺诈行为。定期审查数据和系统能确保应付账款流程尽可能顺畅。

避免应付账款流程中的重复记账

在记录应付账款的过程中，有时可能会出现重复记录同一张发票的情况。手动记录应付账款发票时，发生这种情况的可能性更高。如果未能及时发现，这种错误会增加企业的负债，侵蚀利润。

那么如何避免应付账款流程中的重复记账呢？

• 建立统一的供应商主文件，确保不重复添加供应商。为每个供应商分配唯一的供应商代码，避免输入发票时出现重复。
• 仔细检查是否输入错误。员工在将信息输入系统时，可能会误读数字或字母，从而导致错误。使用能够以数字化方式读取发票的应付账款自动化软件，可以减少这种错误。然而，企业需要确保供应商发送标准化格式的发票，避免系统识别错误的信息。
• 建议向供应商索要统一来源的文件，避免接收多份分散的文档。例如，供应商可能会先发送一份对账单或报价单，然后再开具发票。如果企业将这些文档都计入系统，就会导致重复记账。如果企业接受多个来源的文档，请确保只将最终发票记录在应付账款系统中。
• 建立统一的发票归档系统。例如，如果供应商通过邮寄发送发票，然后又发送电子邮件提醒，企业可能会将两份发票都记录下来。因此，应尽可能简化接收和记录发票的方式，将所有发票发送到统一的接收地点。
• 建立统一的系统来记录已经结清的发票。这样可以降低重复付款的可能性。应付账款自动化软件可以对付款进行自动分类，帮助企业实现这一目标。

应付账款流程的重要性

管理应付账款流程至关重要，忽视应付账款流程的管理可能会对企业产生负面影响。例如，如果企业不清楚自己欠供应商多少钱，就无法准确评估自身的整体财务状况，从而影响财务预测。如此一来，企业在需要资金时，可能难以获得信贷或贷款。

此外，在应付账款管理方面声誉不佳，可能会对企业品牌造成负面影响，导致供应商不愿意与企业合作，直接影响供应链运转。

应付账款流程管理不善还可能导致滞纳金和利息的产生，这些费用会迅速累积，并对利润产生负面影响。

• 完善的应付账款流程有助于企业按时支付账单，与供应商保持良好的合作关系。
• 强大的发票管理可以保证企业经营井然有序，避免错过付款。糟糕的应付账款流程可能会导致错过付款截止日期和现金流问题。
• 及时支付账单还有助于企业维持良好的信用评分，从而在需要时更容易获得信贷额度。
• 应付账款流程对于企业的现金流至关重要。企业可以通过制定需要优先支付的供应商清单，明确付款顺序。如果没有完善的应付账款流程，企业可能会优先支付那些愿意给予更长账期的供应商，而忽略了需要优先支付的供应商。
• 可靠的应付账款流程还有助于企业避免欺诈和资金管理不善。由于企业清楚地知道资金的用途，因此可以更好地管理资金。

启用应付账款流程的自动化是建立完善的应付账款流程的绝佳方法。采用优秀的应付账款自动化软件，可以简化流程，更好地管理应付账款。

什么是应付账款自动化？

应付账款流程自动化是指将应付账款自动化软件集成到传统的应付账款流程中，包括应付账款发票自动化、付款时间跟踪以及到期自动付款等。简而言之，这样可以自动化应付账款流程中最具重复和最繁琐的环节，让员工能够专注于更有意义的任务。

应付账款自动化软件可以执行多项任务，包括将从供应商处收到的发票转换为数字格式、自动审批发票、提供付款到期提醒，以及在会计软件中更新相关信息。这些都有助于建立更流畅的应付账款流程，减少企业对手动处理这些任务的依赖。

什么算是应付账款流程中的自动化？

将应付账款流程的任意部分交给软件或技术处理，都可以视为实现了应付账款流程自动化。优秀的应付账款自动化软件可以执行许多任务，包括将发票转换为数字格式、将发票与采购订单进行匹配、将发票发送给不同的利益相关方进行验证、设置付款提醒、直接向供应商付款等。

应付账款自动化通常会应用机器学习和人工智能技术。例如，你可以使用具有光学字符识别 (OCR) 功能的自动化软件，将纸质发票转换为数字发票。然后，可以利用机器学习技术来识别规律，并从收集的数据中推出结论，从而帮助你在付款流程上做出明智的重要决策，更好地管理现金流。

企业为什么应选择应付账款自动化软件？

前文已经介绍了应付账款自动化的优势。在本节中，我们将更详细地讨论应付账款流程自动化如何使企业受益。

减少错误

人工处理的应付账款流程容易出错，Excel 表格也存在大量出错的可能性。采用优秀的应付账款自动化软件，可以消除错误，并建立精简的应付账款流程。

加快发票审批和付款速度

减少错误有助于提高应付账款流程的效率和速度。借助应付账款发票自动化解决方案，企业可以加快付款速度，并实现自动结算。

控制和可见性

企业通过自动化应付账款流程，不仅可以更轻松地跟踪和管理应付账款，供应商也可以自行查询付款状态，从而提高应付账款管理的透明度，建立供应商的信任。此外，财务部门也能够清晰地了解对外付款、付款数据和现金流状况。

提高生产力并节约成本

企业可以通过应付账款流程自动化，建立精简的应付账款流程，从而解放员工，让员工可以专注于更重要的任务。从长远来看，企业可以节省招聘成本，并建立一个更高效的应付账款系统。

改善合作关系

自动化的应付账款流程能够提升效率和透明度，让企业成为更受欢迎的合作伙伴，从而吸引更多的供应商、供货商甚至贷款人，并使整体业务流程更加顺畅。

享受提前付款折扣

企业可以借助优秀的应付账款自动化软件，提高付款的速度和准确性。如果企业能够按时或提前付款，供应商通常愿意提供一定的折扣。

Aspire 如何帮助企业实现应付账款流程自动化

Aspire 的应付账款自动化软件可以帮助企业以简单轻松的方式，自动化所有应付账款流程的需求。企业可以通过转发电子邮件来支付发票，优化现金流，并在统一平台上管理所有账单。Aspire 的人工智能助手将负责处理手动输入的数据，支持企业安排付款日期，实时了解付款状态。

你只需将账单转发给 Aspire，开启通知，编辑付款，并在准备就绪时进行批准。操作就是如此简单。