雇主指南：在香港高效管理员工报销费用

1. 报销的含义是什么？

报销是向员工返还因工作相关支出（如业务费用或保险费用）而支付的款项。一些常见的业务费用包括商务差旅、餐费、客户招待和公共事业费用。这些费用可以根据公司的费用政策对员工进行全额或部分报销。

然而，报销经常会与薪酬混淆，因为员工在这两种情况下都会收到款项。但是，报销和薪酬是两个不同的概念。

薪酬是为员工的工作而支付的款项 - 比如工资、薪水和奖金。企业需要每月支付员工工资，但报销是根据情况而定。

让我们通过一个例子来了解两者之间的区别。

假设你的业务拓展经理约翰正在前往深圳出差。他的高铁车票和住宿已经由公司支付。然而，他在逗留期间自己付了与客户共进晚餐的费用。约翰在收据上做了备注，并记录了会议详情。

当他回到香港后，他必须向财务团队提交费用报销申请。由于他用个人现金支付了晚餐费用，并且有明确的业务理由，公司将向他偿还这笔钱。这就是报销。

另一方面，约翰在月底收到他为所做工作所得的工资。这就是薪酬。

如果没有做好报销管理，员工费用报销将给企业和员工带来很多麻烦。除了等到支付日，员工还必须完成所有的文书工作。这个过程还包括填写完整的费用记录表，提交给经理签字，并确保将其提交给财务团队进行报销。然后，财务团队将承担验证收据的庞大工程。而且验证收据只有在附上原始完整的收据时才可能进行。

这个过程确实很繁琐。或许应该有一种更令人满意的方式来处理这个问题？

当然有。在我们介绍这个方式前，让我们先了解一下员工费用报销的重要性。

2. 员工费用报销的重要性

员工费用报销对组织至关重要，因为：

1. 员工费用报销使员工可以进行必要的支出，同时雇主可以控制不必要的支出。
2. 雇主可以将员工报销视为业务支出。这有助于雇主进行税务申报，从而减轻税收负担。
3. 及时支付员工费用报销意味着公司有更多可用的现金，可以投资于实现业务目标。

在当今的现代社会中，你的员工一天在办公室工作，第二天在家工作，你如何确保像员工费用报销这样的关键流程不会中断。

由于这种不可预测性，更加重要的是专注于报销申请，并妥善对待您的员工。及时按照明确规则支付员工费用报销对赋权员工、提高业务效率至关重要。

企业不能再浪费宝贵的时间来制作报告，并且将所有还款时间安排在下一次工资支付的时候。毕竟，报销申请需要跟上我们现在生活的世界的步调。

3. 可报销费用的不同类型

既然我们了解了员工费用报销的重要性，让我们深入了解在香港符合报销要求的费用类别。

业务费用报销

业务费用报销是员工报销的最主要来源，这是一个为业务目的支出的汇总类别。对于香港企业来说，重要的是要注意税务局 (IRD) 对业务费用文件作出的具体要求。所有收据应至少保存 7 年。

例如，商务差旅从预订交通开始计算（无论是飞往海外目的地还是乘坐高铁去内地）。成本从地面交通需求开始累积，无论是地铁票价、出租车还是私人租赁服务。到达目的地后，还需包括酒店住宿费用。

与其他相对不为人知但同样重要的费用相比，这些费用相对较为常见。在商务差旅之前，企业可能产生一些重要的可报销费用，例如旅行文件、签证和员工接种疫苗等。

此外，还有其他一些业务成本，例如：

1.商务用品和工具：

这些是在同一年购买并通常在同一年使用完的物品。最常见的是办公用品，包括订书机、便利贴、荧光笔，以及用于运行复印机、打印机和其他办公设备的工具。

2.培训和教育：

雇主可以对员工的进一步教育投资，以便员工日后为公司创造价值。这可能包括：

• 研讨会、网络研讨会和会议
• 提升技能的课程或研讨会
• 订阅行业特定出版物
• 在香港受到认可的专业认证课程
• 与特定行业相关的书籍

3.营销费用

营销费用通常可以完全抵扣，并且可能每年有所不同或定期发生。费用包括：

• 社交媒体帖子或营销活动
• 网站设计或更新
• 标志设计
• 地铁站广告
• 本地报纸或杂志上的印刷广告
• 广播广告或合作伙伴关系
• 无线电视广告
• 名片
• 传单
• 活动赞助

4.商务餐饮

有时雇主还需要支付定期的商务餐费，例如客户午餐或为员工提供特别餐点和零食。这些费用每个月都有所不同，因此必须保留所有商务餐饮的详细收据，以便轻松报销。

汽车里程和差旅费用报销

在通勤过程中，员工可能会因为使用私人车辆进行业务目的的出行或拜访客户现场而产生差旅费用。这些费用应该得到报销吗？

必要时，公司应建立明确的政策，规定私人车辆使用所需的情况。对于需要前往工业区或跨境前往中国大陆进行商务旅行的销售团队或员工，这一点尤为重要。

大多数公司里程费用报销适用于个人车辆，但仅限于常规的商务活动。这并不包括往返工作地点的日常通勤，而是仅包括员工在工作期间的出行，例如前往客户现场或前往较不易到达的地区开展商务会议等。

建立处理员工里程费用报销的明确政策是一项重要的财务策略。你的员工应知道什么样的出行可以申请里程津贴。

你可以设置企业的里程费用补偿率，但无论如何，重要的是让员工清楚地知道这包括什么内容。如果你使用标准里程费率，请告知员工这包括燃油价格和每次出行的所有成本（税金、折旧等）。

医疗费用报销

香港的医疗福利通常包括私人和公共医疗。许多公司通过团体计划提供医疗保险，但有些费用可能仍然需要报销。

香港常见的可报销医疗费用包括：

• 私人诊所就诊
• 专科会诊
• 传统中医治疗
• 牙科护理
• 视力护理
• 产假福利

根据香港法律，雇主必须根据《雇员补偿条例》为员工提供雇员补偿保险。一些雇主还提供其他常见福利，如牙科和视力保险，以及父母产假福利。

员工津贴

津贴相当于给员工的补助，不过津贴的数额是固定的。津贴是一种体贴的支持员工，并表达“我关心您的整体福祉”的方式。

常见津贴包括：

1.医疗津贴

医疗津贴可以作为香港法律要求的强制性保险覆盖范围的补充。公司可能为以下额外事项提供额外津贴：

• 私人医院报销
• 专科会诊
• 家庭医疗保险
• 预防性健康筛查

2.健康津贴

工作伴随着许多压力，持续的奔波、紧张的截止日期、精神耗竭和身体疲惫都会带来压力。这就是健康津贴发挥作用的地方。

健康津贴专门用于员工的健康，包括：

• 健身房会员
• 瑜伽课程
• 心理健康支持
• 健康应用程序订阅
• 体育俱乐部会员
• 压力管理计划

3.远程工作津贴

居家办公已经给工作场所文化带来了永久性的改变。远程工作津贴包括工作场所福利和旨在覆盖居家办公所产生的额外成本的津贴。远程工作津贴可以一次性支付、定期支付或根据公司的需要进行支付。

在香港狭小的居住空间中，支持家庭办公制度的重要性与日俱增。公司可能会提供：

• 家庭办公设备津贴
• 互联网服务补贴
• 电费补助
• 共享办公空间会员资格

4. 哪些费用不可报销？

公司只能报销报销费用政策中提到的那些费用。个人费用或没有足够证据支持的费用不可报销。

比如，员工去广州出差，但他们的活动模糊了“商务出差”和“度假”之间的界限。此外，假设没有文件证明出差的真实性，员工的大部分时间都花在购物上，而不是与客户达成交易。

在这种情况下，员工将无法申请商务旅行费用报销。

其他不可报销的费用包括旅行期间的洗衣或代客服务、租车升级或住宿升级、个人信用卡的年费、交通违规罚款、旅行小工具等。

5. 企业面临的报销挑战

大多数企业处理员工费用管理的方式都极为低效，导致大量错误发生。一些最常见的挑战包括：

繁琐的手动数据输入

准确及时的数据对于每家公司的资金管理和决策至关重要。然而，在许多组织中，手动数据输入是一种常见做法。这种做法费力费时，导致信息不准确、员工培训时间过长和重复发票等问题。

人为错误是不可避免，小团队也很有可能遇到疲劳和心不在焉的问题。这导致在公司账簿中输入错误的数量，丢失发票或对发票重复计费。

令人精疲力竭的收据管理

轻松顺畅的收据管理是员工和财务团队安心入睡的秘诀。但员工需要保留并及时提交旅行中的所有收据，同时确保收据符合现有政策，这经常让他们感到困扰。

这可能会给员工带来不便，因为他们必须确保在规定时间内填写正确的信息。财务团队则必须仔细检查这些报销申请，并与公司批准的项目清单进行对照。

模糊不清的费用政策

有时，现有的政策不仅没有明确费用政策的细节，还让员工感到十分困惑。这会导致出现不可报销的费用，也是财务部门头痛的开始。

使用个人现金或信用卡支付超出政策范围的费用只会导致员工损失金钱。在这种情况下，整个报销流程可能成为潜在的障碍，导致员工怨恨增加，阻碍业务增长。

打击员工积极性

当员工用自己的资金购买产品和服务（有时是大额支出）时，会在经济上给他们带来很大压力。此外，审批时间过长且缺乏透明度会导致延迟支付，并打击员工积极性。

对费用缺乏控制

有时，员工提交与公司费用政策不符的费用收据。由于公司对费用范围的控制有限/不存在，这些费用收据会导致混乱，让财务团队在编制预算时苦不堪言。

存在报销欺诈的可能性

金钱和恶意常常相伴而行。费用欺诈在大多数企业中相当普遍，因为很难了解一项费用报销的真实性。

一些最常见的欺诈行为包括虚构、错误标记、重复报销和夸大费用。或许企业必须确保费用的合理性，并建立强有力的内部控制，防止报销欺诈。

6. 如何管理可报销费用？

制定明确的报销政策

改进报销流程的第一步是建立指导方针并在企业内清晰地传达。如果让员工知道可报销的费用的范围，以及在提交发票之前是否需要满足特定要求或获得批准，那么财务团队将节省数小时的宝贵时间。

例如，员工是否需要在有限预算内购买特定服务？如果是，是否可以从多家供应商进行采购？

这类问题的答案能帮助到员工和财务团队，因为这消除了错误的可能性，让团队成员可以合理支出。

简化收据管理

对于财务经理来说，最大的挑战之一便是处理模糊、不一致和遗失的收据。在处理报销之前，获取完整的信息需要投入大量的时间和资源。

设定统一的收集提交方式是最简单的加快报销流程的方法。许多企业还使用自动化工具来减少工作量、节省时间，而且这些工具还十分方便易用。

简化审批流程

缺乏审批流程，投入到员工费用管理的所有辛勤工作和精力都没有意义。考虑提升透明度，简化流程，以取得成功。

在现代企业的快节奏环境中，组织可以使用标准化的审批流程来避免瓶颈，减少发生疏忽的可能性。所有这些措施都能提高报销流程的效率，并确保能够按时支付员工的报销。

设定具体的预设预算

创建和设定预算有助于财务团队控制支出，即确定已支出的资金和未来所需的资金。预先确定的预算可以推动重要的商业决策，如减少不必要的支出、投资新机会或招聘更多员工。

有了正确合理的预算计划，你可以为支出项目排序，调整业务计划，并找到避免承担负债的方法。

创建集中化的系统

在许多情况下，通过多个渠道收集到的报销数量非常巨大。从集中化的来源接收这些报销申请能提高效率，改善流程的流畅程度。

发放统一的公司卡可以省去反复提交发票的繁琐过程。此外，设定预算将确保员工在支出时谨慎行事，财务团队也可以轻松访问交易历史记录，证明支出的合理性。

你还可以考虑在现有流程中使用业务费用自动化工具，加快响应时间并将所有报销数据存储在一个平台上。

监控与预测

集中所有一致和相关数据的最大好处是能够轻松监控企业的资金流动。对于使用多种货币和在多个司法管辖区之间进行交易的香港企业来说，这一点尤为重要。

自动化繁琐的部分

员工费用报销是一个处理大量信息的过程，需要详细和准确的文档。这通常会导致错误，延缓支付，并使所有人感到沮丧。

雇主需告知员工将何时收到付款，这是法律和道德义务的要求。克服这些挑战的最佳方法是自动化报销流程。从一个简单的费用管理工具开始，改善员工和财务团队整理费用报销申请的流程。

除了完成报销之外，自动化记账还可以加快账目结算速度，并准确计算税收优惠，让企业从中受益。整个过程只需几秒钟，却能为你节省数小时。

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