Apa Itu Virtual Account? Cara Kerja, Manfaat, dan Cara Membuat Virtual Account untuk Bisnis

Virtual Account adalah metode pembayaran yang popularitasnya kian menanjak di era serba digital seperti saat ini. Pasalnya, ia memungkinkan konsumen untuk melakukan pembayaran langsung dari rekeningnya secara lebih cepat dan nyaman dibanding transfer bank konvensional.

Keunggulan ini tidak hanya memudahkan proses pembayaran di toko online, tetapi juga menciptakan lingkungan bisnis yang lebih dinamis dan adaptif, sesuai dengan tuntutan era digital yang terus berkembang pesat. 

Pelaku bisnis, mungkin termasuk Anda, tentu juga ingin memanfaatkan Virtual Account sebagai salah satu opsi metode pembayaran. Namun, Anda mungkin belum mengetahui konsep, cara kerjanya, dan manfaat sebenarnya bagi bisnis.

Di artikel ini, Anda akan mengetahui apa itu Virtual Account, cara kerja, dan langkah-langkah bagi pelanggan untuk melakukan pembayaran menggunakan metode pembayaran ini.

Apa Itu Virtual Account?

Virtual Account adalah sebuah metode pembayaran menggunakan akun atau "rekening" virtual yang dibuat secara khusus. Sejalan dengan namanya, Virtual Account tidak punya bentuk fisik. Namun, ia memungkinkan individu dan bisnis untuk melakukan pembayaran atau menerima dana secara elektronik.

Proses pembuatan Virtual Account melibatkan penciptaan nomor rekening atau ID pelanggan unik yang dapat dihubungkan sesuai dengan identitas pemiliknya atau tujuan transaksi tertentu. Karena bersifat unik, maka satu nomor Virtual Account milik seseorang tidak akan sama dengan nomor Virtual Account lainnya.

Lebih lanjut, salah satu aspek keunikan Virtual Account lainnya terletak pada fleksibilitasnya dalam mendukung berbagai jenis transaksi. Metode pembayaran ini bisa dimanfaatkan untuk membayar tagihan, membeli produk dan layanan online, hingga menerima pembayaran dari pelanggan.

Cara kerja Virtual Account melibatkan proses pengenalan nomor rekening virtual oleh sistem pembayaran, dan setelahnya, pemilik Virtual Account dapat dengan mudah melakukan transfer atau menerima dana melalui nomor rekening tersebut.

Selain itu, keamanan juga menjadi prioritas utama dalam penggunaan Virtual Account dengan diterapkannya berbagai fitur keamanan seperti otentikasi dua faktor dan enkripsi data. Dengan demikian, Virtual Account tidak hanya memberikan kemudahan dalam bertransaksi, tetapi juga menawarkan tingkat keamanan yang tinggi dalam mendukung aktivitas keuangan digital.

Virtual Account juga bermanfaat memberikan fleksibilitas bagi pengguna untuk melacak dan mengelola transaksi secara efisien, menjadikannya salah satu metode pembayaran yang sangat diandalkan dalam ekosistem keuangan modern.

Apa Itu Nomor Virtual Account dan Apa Bedanya dengan Nomor Rekening?

Kehadiran Virtual Account tak lepas dengan keberadaan nomor Virtual Account. Sebab, transaksi melalui metode pembayaran ini tidak dapat dilakukan jika pelanggan tidak memiliki nomor Virtual Account.

Namun pertanyaannya, apa itu nomor Virtual Account? Apakah nomor tersebut sama dengan nomor rekening bank?

Secara sederhananya, nomor Virtual Account adalah nomor identitas atas "rekening" atau akun virtual yang dimiliki oleh penerima dana. Nomor tersebut berisikan deretan angka-angka unik, sehingga satu Virtual Account bisa dikaitkan dengan satu kegiatan pembayaran atau satu pengguna tertentu.

Oleh karenanya, jika dilihat dalam konteks pembayaran, maka fungsi nomor Virtual Account sejatinya mirip dengan nomor rekening di dalam metode pembayaran transfer bank. Meski begitu, nomor Virtual Account dan nomor rekening bank sejatinya punya perbedaan mencolok.

Perbedaan Virtual Account dan rekening bank yang pertama adalah durasi pemanfaatannya.

Nomor Virtual Account hanya bersifat sementara dan ditujukan untuk kegiatan pengiriman uang yang spesifik. Sementara itu, nomor rekening bank bersifat tetap dan bisa dimanfaatkan untuk kegiatan pengiriman uang apapun.

Kemudian, perbedaan kedua terletak pada wewenang penerbitannya.

Di satu sisi, nomor rekening hanya bisa diterbitkan oleh bank. Ia tidak hanya bertindak sebagai "alamat" asal dan tujuan pengiriman dana namun juga sebagai nomor identifikasi nasabah bank.

Di sisi lain, nomor Virtual Account justru diterbitkan oleh nasabah-nasabah yang memiliki rekening bisnis di sebuah bank. Dengan kata lain, pelaku bisnis tidak bisa membuat Virtual Account jika ia tidak memiliki rekening bank terlebih dahulu.

Jenis Nomor Virtual Account Berdasarkan Tipe Nomor

Satu Virtual Account dengan lainnya memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Hal ini bisa terjadi karena nomor Virtual Account terdiri dari berbagai jenis yang didasarkan pada tiga aspek utama, yakni tipe nomor, fungsi, dan frekuensi penggunaannya.

Jika dilihat dari tipe nomornya, maka nomor Virtual Account bisa dibagi ke dalam dua kategori berikut.

1. Fixed Virtual Account atau Static Virtual Account

Fixed Virtual Account adalah jenis nomor akun virtual yang bersifat tetap dan umumnya dikaitkan dengan satu pengguna tertentu. Karena angka-angkanya bersifat tetap, maka Virtual Account jenis ini bisa dimanfaatkan berulang-ulang kali oleh pengguna sebagai nomor destinasi pembayaran.

Hal tersebut bisa terjadi karena Virtual Account jenis ini menghubungkan langsung data-data pelanggan dengan satu nomor akun virtual yang unik. Alhasil, pelanggan pun bisa melakukan pembayaran berulang tanpa harus memasukkan nomor ID-nya terlebih dulu.

Adapun salah satu contoh nomor Virtual Account jenis Fixed adalah nomor Virtual Account untuk mengisi saldo aplikasi E-Wallet.

Ketika melakukan top up, pelanggan biasanya akan menggunakan nomor ponselnya sebagai nomor ID Virtual Account. Bahkan, ID Virtual Account tersebut bisa digunakan berkali-kali jika pelanggan ingin melakukan top up berikutnya.

Kegiatan tersebut bisa berlangsung karena sistem Virtual Account sudah mengaitkan nomor ponsel pelanggan dengan satu nomor Virtual Account unik.

2. Non-Fixed Virtual Account atau Dynamic Virtual Account

Sementara itu, Non-Fixed Virtual Account adalah nomor Virtual Account yang sama-sama bersifat unik seperti Fixed Virtual Account. Namun perbedaannya, susunan angkanya terbilang acak dan bersifat sementara sehingga ia hanya bisa dimanfaatkan untuk satu kegiatan pengiriman uang yang spesifik sebanyak satu kali saja.

Karakteristik itu bisa timbul karena jenis nomor Virtual Account ini tidak dikaitkan dengan data pelanggan namun dikaitkan terhadap satu kegiatan pengiriman uang tertentu. Oleh karenanya, pelanggan tidak bisa menggunakan Non-Fixed Virtual Account untuk melakukan pengiriman uang berulang.

Adapun salah satu contoh Virtual Account jenis Non-Fixed yang populer adalah nomor Virtual Account untuk pembayaran belanja di platform E-Commerce.

Ketika memilih pembayaran melalui Virtual Account di sebuah platform E-Commerce, pelanggan pada umumnya wajib mengirimkan uang ke sebuah nomor Virtual Account yang bersifat acak dan memiliki masa kedaluwarsa tertentu, misalnya satu jam atau 24 jam.

Hanya saja, masa pakai nomor tersebut habis ketika pelanggan sukses melakukan transaksi atau tidak menyelesaikan transaksi sebelum tenggat waktunya. Dengan demikian, nomor ID tersebut pun tidak bisa digunakan kembali untuk pembayaran berikutnya. 

Jenis Nomor Virtual Account Berdasarkan Nominal Pembayaran

Selain dari tipe nomornya, jenis nomor Virtual Account juga bisa dibagi berdasarkan nominal pembayarannya.

1. Open Amount Virtual Account

Open Amount Virtual Account adalah jenis nomor akun virtual yang memungkinkan pelanggan untuk mengisi nilai pembayaran secara mandiri berapa pun nominalnya. Pada umumnya, jenis nomor akun virtual Fixed Virtual Account juga memiliki karakteristik open amount.

Sebagai contoh, mari merujuk kembali pada contoh Virtual Account untuk pengisian saldo E-Wallet.

Saat ingin melakukan top up menggunakan Virtual Account, pelanggan biasanya akan mengisi nominal transfernya secara mandiri. Pasalnya, pengisian saldo E-Wallet umumnya didasarkan pada tingkat kebutuhan pelanggan akan E-Wallet pada saat itu.

Jika pelanggan sering bertransaksi menggunakan dompet elektronik, maka ia bisa saja melakukan top up dengan nominal besar. Sebaliknya, pelanggan akan melakukan top up dengan nominal yang lebih kecil jika memiliki tingkat frekuensi penggunaan E-Wallet yang minim.

2. Closed Amount Virtual Account

Sementara itu, Closed Amount Virtual Account adalah nomor Virtual Account yang hanya bisa menerima pembayaran dalam nominal yang spesifik. Oleh karenanya, nomor ini hanya bisa digunakan satu kali saja dan kerap dikaitkan dengan nomor Virtual Account berjenis Non-Fixed Virtual Account. 

Para pelaku bisnis umumnya menggunakan jenis akun virtual satu ini untuk mengurangi risiko kesalahan pelanggan (error) dalam proses pembayaran, misalnya kesalahan pencatatan nominal transfer. Selain itu, Virtual Account jenis ini juga mempermudah mereka untuk melacak performa penjualan atas satu produk atau jasa tertentu.

Adapun salah satu contoh Virtual Account jenis Closed Amount adalah pembayaran tiket perjalanan menggunakan aplikasi agen travel online (OTA) melalui akun virtual.

Ketika ingin membayar jasa perjalanan, misalnya tiket pesawat terbang, pelanggan wajib memasukkan nomor Virtual Account pembayaran tersebut ke dalam aplikasi m-banking atau mesin ATM. Jika nomor tersebut benar, maka mesin ATM atau m-banking akan langsung menampilkan nominal yang mesti dibayarkan pelanggan.

Dengan demikian, pelanggan tak perlu lagi mengetik angka pembayaran secara manual ketika melakukan pembayaran via Virtual Account.

Jenis Nomor Virtual Account Berdasarkan Frekuensi Penggunaan

Terakhir, kategorisasi nomor Virtual Account juga bisa didasarkan pada frekuensi penggunaannya.

1. Single-Use Virtual Account

Single-Use Virtual Account adalah jenis Virtual Account yang hanya bisa dipakai satu kali saja dan memiliki usia manfaat yang sangat terbatas.

2. Multiple-Use Virtual Account

Sementara itu, Multiple-Use Virtual Account adalah nomor akun virtual yang bisa digunakan berkali-kali sebagai destinasi pembayaran. Kendati demikian, nomor ini juga memiliki masa kedaluwarsa, sama seperti Single-Use Virtual Account.

Bagaimana Cara Transfer ke Virtual Account?

Di era pembayaran nontunai, Virtual Account adalah salah satu metode pembayaran yang memungkinkan pelanggan untuk bertransaksi dengan nyaman. Pasalnya, manfaat Virtual Account terbilang berlimpah, di antaranya adalah meminimalisasi human error dalam proses pembayaran dan membantu pelanggan mendapat konfirmasi pembayaran dengan cepat.

Dengan demikian, masyarakat tentu tertarik memanfaatkan metode pembayaran satu ini ketika bertransaksi online. Namun pertanyaannya, bagaimana cara melakukan transfer Virtual Account?

Berikut adalah langkah-langkah mengenai cara bayar Virtual Account yang bisa dilakukan masyarakat baik melalui mesin ATM maupun aplikasi m-banking.

1. Transfer Virtual Account via ATM

1. Masukkan kartu ke mesin ATM dan ketik nomor PIN kartu ATM;
   
   
2. Pilih menu "Transfer" dan kemudian pilih opsi transfer Virtual Account;
   
   
3. Masukkan kode pembayaran Virtual Account yang diberikan. Jika selesai, maka klik "Lanjut";
   
   
4. Layar mesin ATM akan menampilkan nominal yang harus dibayarkan, nama penerima, dan bank. Pastikan data yang ditampilkan sesuai dengan informasi tagihan;
   
   
5. Jika data tersebut benar, maka pelanggan bisa meneruskan pembayaran;
   
   
6. Transaksi berhasil. Ambil dan simpan bukti transfer dari mesin ATM sebagai dokumentasi.

2. Transfer ke Virtual Account via Aplikasi M-Banking

Setiap aplikasi m-banking memiliki langkah-langkah pembayaran Virtual Account yang berbeda-beda. Namun secara umum, berikut adalah cara bayar Virtual Account melalui aplikasi m-banking.

1. Buka aplikasi m-banking dan login menggunakan kode akses atau password;
   
   
2. Pilih menu "Transfer" dan kemudian klik menu "Virtual Account";
   
   
3. Masukkan nomor Virtual Account;
   
   
4. Aplikasi m-banking akan menampilkan data mengenai nama penerima dan nominal yang perlu dibayarkan. Periksa kembali informasi tersebut dengan detail yang tertera di informasi tagihan;
   
   
5. Jika data tersebut benar, maka pelanggan bisa melanjutkan transaksi. Konfirmasi pembayaran dengan mengisi password atau PIN m-banking.
   
   
6. Transaksi selesai. Lakukan tangkapan layar mengenai status keberhasilan pembayaran dan simpan sebagai bukti transaksi.

Cara Kerja Virtual Account

Seiring meningkatnya popularitas Virtual Account, pelaku usaha tentu juga ingin menerapkan metode pembayaran ini bagi bisnisnya. Namun, sebagian di antaranya mungkin belum memahami cara kerja Virtual Account dengan mumpuni.

Lantas, seperti apa cara kerja akun virtual yang mesti dipahami oleh pelaku usaha?

1. Pendaftaran Virtual Account untuk Bisnis

Proses pendaftaran Virtual Account dimulai dengan langkah-langkah yang sederhana dan cepat.

Pengguna biasanya akan diminta untuk mengisi formulir pendaftaran yang mencakup informasi dasar seperti nama, alamat, dan nomor identitas. Setelah formulir diisi, langkah selanjutnya melibatkan verifikasi identitas yang dapat dilakukan melalui berbagai metode seperti pengiriman dokumen atau konfirmasi melalui email.

Pendaftaran tersebut merupakan tahap kritis dalam membangun koneksi antara pengguna dan Virtual Account yang akan digunakan dalam transaksi keuangan elektronik.

2. Pembuatan Nomor Virtual Account

Setelah proses pendaftaran selesai, pengguna akan mendapatkan nomor "rekening" virtual atau ID Virtual Account yang unik. Nomor rekening ini dihasilkan secara otomatis oleh sistem dan seringkali terkait dengan informasi atau preferensi yang telah dimasukkan oleh pengguna selama proses pendaftaran.

Nomor "rekening" virtual ini menjadi kunci identitas pengguna dalam melakukan transaksi, baik sebagai pengirim maupun penerima dana. Dengan nomor virtual ini, Virtual Account siap digunakan dalam berbagai konteks pembayaran.

3. Menerima Pembayaran dengan Virtual Account

Pengguna atau pelanggan bisnis dapat langsung melakukan pembayaran melalui Virtual Account.

Saat berbelanja di toko online atau melakukan transaksi keuangan, pengguna hanya perlu memasukkan nomor rekening Virtual Account tersebut sebagai opsi pembayaran. Transaksi ini kemudian diotomatisasi dan dihubungkan langsung dengan rekening yang bersangkutan, baik itu rekening dari sesama bank maupun antarbank. Hal ini memudahkan pengguna untuk melakukan pembayaran tanpa perlu menukar informasi rekening fisik.

Manfaat Membuka Virtual Account bagi Bisnis

Selain bermanfaat bagi pelanggan, metode pembayaran Virtual Account juga memberikan dampak positif bagi bisnis modern. Pasalnya, manfaat yang ditawarkan idak hanya terbatas pada kenyamanan pembayaran tetapi juga mencakup peningkatan efisiensi operasional, keamanan transaksi, serta pelacakan transaksi yang lebih baik.

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Bisnis mengalami peningkatan efisiensi operasional dengan mengadopsi Virtual Account. Pasalnya, Virtual Account memfasilitasi proses pembayaran yang cepat dan otomatis sehingga pelaku usaha bisa mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk administrasi keuangan.

Selain itu, integrasi Virtual Account yang mudah dengan sistem perbankan dan aplikasi keuangan dapat mempercepat alur kerja dan mengurangi kebutuhan akan proses manual yang memakan waktu.

2. Meningkatkan Keamanan Transaksi

Di era pembayaran digital, keamanan transaksi menjadi prioritas utama bagi pelaku usaha di mana pun. Untungnya, Virtual Account dapat menjadi opsi bagi mereka untuk menerima pembayaran yang tidak hanya cepat namun juga aman.

Adapun salah satu standar keamanan yang diterapkan oleh Virtual Account adalah penggunaan autentikasi dua faktor dan enkripsi data sehingga pelaku usaha bisa terlindungi dari berbagai ancaman keamanan siber. Hal ini membuat pelaku usaha dan pelanggan merasa lega dalam bertransaksi online tanpa khawatir tentang risiko keamanan yang berpotensi merugikan.

3. Pelacakan dan Pelaporan Transaksi yang Lebih Baik

Virtual Account membantu bisnis untuk melacak dan melaporkan transaksi dengan lebih baik.

Dengan kemampuan pencatatan setiap transaksi secara rinci, pelaku usaha dapat memonitor arus kas, menganalisis tren pembelian, dan menyusun laporan keuangan dengan lebih akurat. Hal ini memberikan wawasan yang berharga untuk pengambilan keputusan strategis dan perencanaan keuangan yang lebih baik ke depan.

Cara Membuat Virtual Account untuk Bisnis dengan Aspire

Seperti yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya, pendaftaran VA cukup mudah dilakukan. Jika Anda adalah pelaku usaha yang sedang mempertimbangkan penyedia layanan Virtual Account, Aspire bisa menjadi solusi terbaik bagi Anda. 

Sebagai penyedia layanan fintech terkemuka di Asia Tenggara dan Indonesia, Aspire menyediakan berbagai solusi permasalahan dan operasional Anda sehari-hari, salah satunya adalah dengan kehadiran rekening bisnis modern yang membekali Anda dengan berbagai pilihan Virtual Account sebagai rekening destinasi bagi pelanggan Anda, tanpa perlu melakukan registrasi berkali-kali di berbagai bank. 

Dengan mendaftar Aspire secara gratis, Anda langsung mendapatkan akses ke berbagai Virtual Account sekaligus, mulai dari Virtual Account CIMB Niaga, Virtual Account Maybank, Virtual Account Permata Bank, Virtual Account Mandiri, Virtual Account BRI, dan Virtual Account BNI. Pilihan VA yang beragam memudahkan pelanggan Anda untuk melakukan pembayaran sesuai dengan rekening yang mereka miliki, mengurangi beban biaya yang mesti ditanggung pelanggan Anda.

Apabila Anda membutuhkan sistem pembayaran yang terintegrasi dengan website atau toko online Anda, Aspire juga menyediakan layanan Payment Gateway canggih dengan 26+ opsi bayar, salah satunya adalah dengan Virtual Account yang bisa mengakomodasi lebih dari 10 Virtual Account bank di Indonesia.