Pemahaman Disbursement dan Reimbursement: Definisi, Perbedaan, dan Skenario dalam Kehidupan Nyata

Dalam dunia bisnis, pengeluaran adalah kehadiran yang konsisten. Namun, tidak semua pengeluaran bisnis diciptakan sama. Penting untuk membedakan antara dua jenis pengeluaran bisnis yang khusus: disbursement dan reimbursement. Membedakan antara kedua kategori ini memiliki kepentingan yang signifikan untuk manajemen arus kas yang efektif.

Artikel ini ditujukan untuk mengurai kerumitan dari pencairan dan penggantian, membantu Anda membedakan keduanya dengan bantuan contoh-contoh praktis.

Pengertian disbursement

Disbursement atau pencairan, dalam bentuk paling sederhana, merujuk pada uang yang dikeluarkan oleh sebuah bisnis, biasanya dari dana yang telah ditentukan. Contoh dari pencairan meliputi pembayaran bunga atas pinjaman atau dividen kepada pemegang saham. Bisnis juga terlibat dalam pencairan ketika membayar pihak ketiga, seperti konsultan, untuk jasa yang diberikan. Penting untuk dicatat bahwa pencairan tidak hanya terbatas pada pembayaran yang dilakukan oleh sebuah bisnis; mereka juga dapat menjadi pembayaran yang diterima oleh sebuah bisnis. Misalnya, sebuah bank mengucurkan pinjaman kepada sebuah perusahaan, atau pemerintah memberikan hibah kepada sebuah startup.

Di luar keuangan perusahaan, pencairan digunakan dalam berbagai skenario. Pertimbangkan seorang mahasiswa yang memenuhi syarat untuk beasiswa pemerintah; mereka menerima pencairan ke rekening bank mereka dari Departemen Pendidikan.

Pengertian reimbursement

Sementara itu, reimbursement atau penggantian merujuk pada kompensasi yang diberikan oleh sebuah bisnis kepada seorang karyawan atau pihak lain. Kompensasi ini bertujuan untuk menutupi pengeluaran dari kantong sendiri yang dikeluarkan selama menjalankan tugas mereka. Penggantian kepada karyawan adalah aplikasi paling umum dari konsep ini dalam bisnis. Perusahaan sering mengadopsi kebijakan yang menawarkan reimbursement kepada karyawan atas berbagai pengeluaran, termasuk perjalanan (biaya tiket pesawat, biaya taksi), akomodasi (biaya hotel), makanan (biaya restoran), biaya kuliah (mata kuliah perguruan tinggi, lokakarya pelatihan), perlengkapan kantor, utilitas (tagihan internet dan telepon seluler), perawatan kesehatan, dan banyak lagi.

Perbedaan antara disbursement dan reimbursement

Untuk membedakan secara singkat antara disbursement dan reimbursement, pencairan melibatkan pembayaran langsung, sementara penggantian mewakili pembayaran kompensasi. Salah satu cara efektif untuk membedakan keduanya adalah dengan memeriksa apakah pihak atau individu yang menanggung pengeluaran bertindak sebagai 'agen' atau 'prinsipal.' Mari kita eksplorasi perbedaan ini lebih lanjut melalui contoh-contoh dalam kehidupan nyata:

Disbursement

Bayangkan Anda telah menyewa seorang pengacara untuk tugas hukum tertentu. Saat menjalankan tugas mereka, pengacara tersebut mengeluarkan biaya yang terkait dengan biaya pengadilan, jasa detektif swasta, biaya kurir, dan konsultasi dengan ahli. Setelah menyelesaikan pekerjaan, pengacara tersebut mengeluarkan faktur kepada Anda, memisahkan biaya hukum mereka dari pengeluaran tambahan yang dikeluarkan atas nama Anda. Dalam skenario ini, pengembalian biaya pengacara atas pengeluaran ini memenuhi syarat sebagai pencairan. Hal ini karena tanggung jawab akhir atas pembayaran tersebut ada pada Anda, bukan pada pengacara. Ketika pengacara membuat pembayaran ini atas nama Anda, mereka bertindak sebagai agen Anda.

Reimbursement

Sekarang, bayangkan Anda mengirim karyawan Anda untuk mewakili perusahaan Anda dalam konferensi bisnis internasional di negara asing. Selama perjalanannya, dia membayar pengeluaran seperti tiket pesawat, akomodasi hotel, biaya taksi untuk mencapai lokasi konferensi, dan makan di restoran menggunakan dana pribadinya. Setelah kembali ke kantor, dia mengajukan permohonan klaim untuk penggantian pengeluaran bisnis ini. Setelah persetujuan Anda, perusahaan menggantinya untuk pengeluaran tersebut. Skenario ini merupakan penggantian karena karyawan menanggung pengeluaran yang berkaitan langsung dengan perannya sebagai prinsipal. Meskipun dia menggunakan dana pribadi, dia melakukannya dalam rangka pekerjaannya, sehingga dia berhak atas reimbursement dari perusahaan Anda.

Prinsip yang mengatur disbursement

Setelah menetapkan bahwa pencairan melibatkan pengembalian pengeluaran oleh seorang agen, penting untuk mengidentifikasi karakteristik seorang agen:

• Agen mengatur penyediaan barang dan/atau jasa atas nama Anda.
• Mereka bukan pihak dalam kontrak; kontrak hanya ada antara Anda dan supplier.
• Agen tidak memiliki kepemilikan atas barang dan/atau jasa; kepemilikan tetap pada Anda.
• Agen tidak memiliki kewajiban hukum untuk melakukan pembayaran kepada supplier tetapi diberi wewenang oleh Anda untuk melakukannya. Oleh karena itu, faktur supplier mencantumkan nama Anda, bukan nama agen.
• Agen tidak memiliki kewenangan untuk mengubah sifat atau nilai dari barang dan/atau jasa yang akan disediakan kecuali jika Anda memberikan instruksi eksplisit.
• Supplier mengakui Anda sebagai pembeli sebenarnya.
• Anda memiliki pengetahuan yang tepat tentang jumlah yang dikeluarkan oleh agen Anda untuk memperoleh barang dan/atau jasa dari supplier.

Prinsip yang mengatur reimbursement

Demikian pula, penggantian melibatkan pengeluaran yang ditanggung oleh prinsipal. Seorang prinsipal memenuhi kriteria berikut:

• Prinsipal memasuki kontrak untuk pengadaan barang dan/atau jasa dengan nama dan kapasitas mereka sendiri.
• Mereka bertindak sebagai penerima dan pemilik barang dan/atau jasa.
• Prinsipal memiliki kewajiban hukum untuk melakukan pembayaran kepada penyedia, sehingga nama mereka muncul dalam faktur penyedia.
• Supplier hanya mengenali prinsipal sebagai pihak yang terlibat.
• Prinsipal memiliki kewenangan untuk mengubah sifat atau nilai dari barang dan/atau jasa yang akan disediakan.
• Prinsipal menentukan pengeluaran yang memenuhi syarat untuk penggantian dan jumlah yang sesuai.

‍

Contoh ilustratif disbursement

Contoh 1: Perusahaan A mengontrak firma konsultan B untuk memfasilitasi perubahan nama terdaftar dengan otoritas regulasi. Firma B mengajukan permohonan perubahan nama ke otoritas regulasi dan menanggung biaya sebesar Rp150.000. Dalam skenario ini, Perusahaan A memiliki kewajiban hukum untuk memberitahukan otoritas regulasi tentang perubahan namanya, mendaftarkan nama baru, dan menanggung biaya yang terkait. Karena Perusahaan B bertindak sebagai agen atas nama Perusahaan A ketika melakukan pembayaran tersebut, Firma B dapat mengembalikan pengeluaran ini dari Perusahaan A sebagai disbursement.

Contoh 2: Importir I menggunakan jasa perusahaan pengiriman barang F untuk mengurus penerimaan pengiriman di Pelabuhan Jakarta. Dalam prosesnya, F membayar bea cukai impor. Selain itu, karena keterlambatan bea cukai yang tidak dapat dihindari yang memerlukan penyimpanan di gudang pelabuhan, F menanggung biaya penyimpanan. Importir I memiliki barang tersebut dan memiliki kewajiban hukum untuk membayar baik bea cukai impor maupun biaya penyimpanan. Oleh karena itu, F, yang bertindak sebagai agen I, berhak mengembalikan pengeluaran ini dari Importir I sebagai disbursement.

Contoh ilustratif dari reimbursement

Contoh 1: Perusahaan Alpha menugaskan karyawan A dan B untuk bertanggung jawab atas pengadaan barang inventaris baru. Baik A maupun B secara pribadi bertemu dengan pemasok dan membayar biaya taksi menggunakan dana pribadi mereka. Karena A dan B menggunakan taksi sendiri dan secara hukum wajib membayar kepada sopir taksi, mereka berfungsi sebagai prinsipal dalam skenario ini. Namun, karena mereka mengeluarkan pengeluaran ini saat menjalankan tanggung jawab pekerjaan mereka, mereka dapat meminta penggantian biaya ini dari Perusahaan Alpha. Ini adalah contoh klasik dari penggantian biaya karyawan.

Contoh 2: Perusahaan Charlie mengontrak firma pemasaran M untuk melakukan penelitian pasar yang luas. Mengingat sifat tugas tersebut, M mengirimkan tim ke sebuah kota terpencil, yang mencakup biaya perjalanan dan akomodasi mereka. Meskipun M adalah prinsipal karena karyawan mereka secara langsung menggunakan layanan penerbangan dan hotel, mereka memiliki perjanjian kontraktual dengan Perusahaan Charlie yang mencakup pengeluaran dari kantong mereka. Akibatnya, M mengajukan faktur kepada Perusahaan Charlie untuk jasanya, yang mencakup item biaya perjalanan tim yang terpisah. Perusahaan Charlie, yang mengakui legitimasi pengeluaran ini, mengganti biaya tersebut sesuai dengan besaran pengeluaran.

Rangkuman

Pendek kata, ini adalah beberapa perbedaan mendasar antara disbursement dan reimbursement yang sudah dijelaskan di artikel ini:

Disbursement

1. Pihak yang melakukan pembayaran kepada pemasok bertindak sebagai 'agen' atas nama Anda.
2. Manfaat dari penyediaan tersebut ditujukan kepada Anda, bukan kepada agen. Dalam hal barang, Anda tetap memiliki kepemilikan.
3. Pembayaran kepada pemasok dilakukan atas nama Anda, dengan faktur pemasok mencerminkan hal ini. Agen tidak memiliki kewajiban hukum untuk membayar.

Reimbursement

1. Pihak yang melakukan pembayaran kepada pemasok bertindak dalam kapasitasnya sendiri sebagai 'prinsipal.'
2. Manfaat dari penyediaan tersebut diterima oleh pihak yang melakukan pembayaran, bukan oleh Anda.
3. Pembayaran kepada pemasok dilakukan atas nama pihak tersebut, sesuai yang tercantum dalam faktur pemasok. Pihak tersebut memiliki kewajiban hukum untuk membayar pemasok.

Bagaimana Aspire bisa membantu bisnis Anda dalam masalah reimbursement dan disbursement

Membedakan pencairan dari penggantian pada dasarnya melibatkan manajemen pengeluaran yang efektif. Aspire menawarkan alat berharga untuk meningkatkan praktik manajemen pengeluaran Anda:

• Pantau penggantian karyawan dengan Fitur Manajemen Pengeluaran Aspire, yang mencakup pembuatan anggaran, kontrol batas pengeluaran, dan alur kerja persetujuan otomatis untuk memastikan pembayaran yang lancar. Selain itu, bisnis dapat mengakses kartu korporat untuk mengoptimalkan manajemen arus kas selama periode pengeluaran bisnis yang meningkat.
• Pertimbangkan untuk menjelajahi solusi Pembayaran Utang Aspire, yang menyederhanakan proses melalui persetujuan otomatis, pembayaran, dan integrasi yang lancar dengan sistem akuntansi. Ini mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan efisiensi, dan menghemat waktu berharga.
• Untuk pembayaran yang mudah, Rekening Bisnis Aspire menawarkan dukungan untuk transfer dana dalam berbagai mata uang. Ini mencakup faktur yang sesuai dengan peraturan pajak dan integrasi dengan sistem akuntansi untuk menyederhanakan manajemen pengeluaran.

Di Aspire, kami menawarkan solusi manajemen pengeluaran yang disesuaikan dengan bisnis berbagai ukuran. Untuk mengakses informasi harga, kunjungi situs web kami.

‍