Panduan Mengelola Reimbursement Perusahaan Secara Efisien

Setiap bisnis, baik start-up maupun korporat, memiliki pengeluaran rutin. Terkadang, karyawan perusahaan harus menanggung pembelanjaan perusahaan terlebih dahulu dengan uangnya sendiri, dan melakukan proses reimburse setelahnya, untuk mempercepat operasi.

Lalu apa sebenarnya reimbursement itu, mengapa reimbursement penting, dan apa saja yang harus diatur dalam proses reimbursement bisnis? Mari kita bahas lebih lanjut.

Apa itu Reimbursement?

Reimbursement merupakan uang yang harus dibayarkan kembali kepada karyawan atas pengeluaran yang berhubungan dengan perusahaan, contohnya: biaya perjalanan bisnis, biaya transportasi, dan lainnya. Pengeluaran terkait perusahaan atau asuransi tersebut dapat diganti oleh perusahan baik sepenuhnya atau sebagian sesuai dengan kebijakan yang ada dari perusahaan.

Yang perlu dipahami, reimbursement tidak sama dengan kompensasi, walaupun keduanya menyangkut uang yang harus dibayarkan kembali kepada karyawan. Keduanya adalah hal yang berbeda.

Kompensasi merupakan uang yang harus dibayarkan kepada karyawan atas pekerjaan yang mereka lakukan - seperti gaji, upah dan bonus. Mengacu pada pengertian diatas, maka gaji karyawan merupakan hal yang harus dibayarkan setiap bulannya kepada karyawan atas pekerjaan yang telah dilakukan, sedangkan reimbursement merupakan penggantian biaya dalam kasus-kasus tertentu.

Untuk dapat lebih memahami perbedaan antara keduanya, kita dapat melihat contoh berikut:

Misalnya, Bambang, salah satu karyawan perusahaan, sedang melakukan perjalanan bisnis. Biaya transportasi dan akomodasi telah dibayarkan oleh perusahaan, namun selama melakukan perjalanan bisnis, ia perlu untuk membayar makan malam dengan klien. Bambang pun menyimpan bukti pembayaran yang ada disertai detail terkait kepentingan bisnis yang ada.

Saat Bambang kembali dari perjalanan dinasnya, ia perlu melakukan proses klaim untuk biaya yang telah ia keluarkan kepada bagian keuangan perusahaan. Karena Bambang telah mengeluarkan uang pribadi untuk membayar makan malam dengan klien, maka ia berhak mendapatkan penggantian dari perusahaan. Hal ini lah yang dimaksudkan dengan reimbursement.

Disisi lain, Bambang menerima gaji di akhir bulan atas pekerjaan yang telah ia lakukan, hal ini yang dimaksudkan dengan kompensasi.

Jika tidak dikelola dengan benar, proses reimbursement dapat menimbulkan kerepotan baik untuk karyawan dan juga perusahaan. Selain menunggu hingga saatnya pembayaran gaji, ada beberapa prosedur yang harus dilakukan oleh karyawan. Proses reimbursement yang ada biasanya meliputi karyawan harus merinci berbagai pengeluaran yang ada, lalu diajukan dan disetujui oleh manajer, dan disetujui oleh bagian keuangan perusahaan untuk penggantian biaya yang ada. Bagian keuangan perusahaan memegang bagian yang penting untuk memastikan bahwa bukti pembayaran yang ada sah, hal ini biasanya ditunjukan melalui kuitansi asli yang harus dilampirkan.

Tentunya hal ini cukup melelahkan, dan pastinya perlu ada yang lebih mudah untuk mengatur hal ini.

Pastinya ada hal yang dapat memudahkan proses reimbursement ini, namun sebelumnya mari kita pahami lebih lanjut mengapa proses reimbursement itu penting.

Mengapa Reimbursement Penting?

Reimbursement merupakan hal yang penting bagi suatu perusahaan, karena beberapa hal ini:

1. Hal ini memungkinkan karyawan untuk melakukan pengeluaran bisnis yang diperlukan sementara perusahaan dapat menentukan apakah pengeluaran yang ada valid atau tidak.
2. Perusahaan dapat mengkategorikan reimbursement yang ada sebagai pengeluaran bisnis sehingga membantu mereka untuk melakukan pengajuan pengembalian pajak, dan mengurangi beban pajak.
3. Proses reimbursement yang tepat dapat membantu perusahaan untuk mengatur cash flow yang ada.

Di era modern saat ini, dimana karyawan dapat bekerja dari mana saja, tentunya tidak mudah untuk memastikan agar proses reimbursement yang ada tetap berjalan dengan baik.

Karena fleksibilitas yang ada, pastinya penting untuk memastikan agar proses reimbursement yang ada tetap berjalan dan karyawan tetap mendapatkan haknya. Membayar reimbursement yang diajukan oleh karyawan tepat waktu sesuai dengan aturan yang sudah dibuat perusahaan merupakan salah satu kunci untuk membuat bisnis Anda berjalan efektif dan efisien.

Untuk memastikan bisnis berjalan dengan baik, perusahaan tidak dapat menghabiskan waktu untuk mengecek laporan dan memastikan proses reimbursement dapat dilakukan tepat waktu. Lagi pula, proses reimbursement yang ada juga harus menyesuaikan dengan perkembangan zaman yang ada.

Berbagai Jenis Pengeluaran yang Dapat Diganti

Setelah mengetahui pentingnya proses reimbursement, mari kita lihat lebih lanjut mengenai berbagai pengeluaran bisnis yang dapat dimasukan dalam kategori pengeluaran yang dapat diganti.

Reimbursement untuk pengeluaran bisnis

Yang termasuk dalam kategori ini adalah berbagai biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan bisnis, sebagai contoh biaya untuk perjalanan dinas.

Jika kita rinci, pengeluaran untuk perjalanan dinas dimulai dengan memesan modal transportasi, sewa kendaraan di tempat tujuan (jika diperlukan), dan juga akomodasi saat perjalanan dinas. Melihat betapa krusialnya kategori ini, tidak heran jika kategori ini merupakan kategori reimbursement yang paling signifikan.

Biaya-biaya yang termasuk dalam kategori ini cukup umum dibandingkan dengan biaya-biaya penting lainnya. Biaya pengurusan dokumen, visa, vaksinasi bagi karyawan, merupakan beberapa contoh pengeluaran bisnis yang dapat dibayarkan sebelum perjalanan bisnis.

Namun ada juga pengeluaran bisnis lainnya seperti:

1. Biaya perlengkapan dan peralatan bisnis

Yang termasuk dalam kategori ini adalah benda-benda yang dibeli dan digunakan dalam kurun waktu yang sama, sebagai contoh adalah perlengkapan kantor seperti stapler, notes, bolpen, stabilo, keperluan mesin fotokopi, printer, dan lainnya.

2. Biaya pelatihan dan pendidikan:

Salah satu investasi yang penting untuk dilakukan oleh perusahaan adalah investasi kepada sumber daya manusia, dalam hal ini karyawan mereka, dalam bentuk berbagai pelatihan dan pendidikan seperti:

• Seminar, webinar, dan konferensi
• Lokakarya untuk meningkatkan keterampilan dan kepribadian
• Berlangganan publikasi terkait bidang usaha perusahaan
• Buku-buku sesuai dengan bidang usaha perusahaan

3. Pengeluaran untuk kegiatan marketing

Pengeluaran terkait kegiatan marketing pos pengeluaran yang paling dinamis, dan besarnya bisa bervariasi setiap tahunnya atau bisa ditentukan secara tetap setiap tahunnya. Sebagai contoh:

• Biaya untuk promosi dan marketing di sosial media
• Biaya untuk desain website
• Desain logo
• Billboard
• Iklan di koran atau majalah
• Iklan radio atau kemitraan
• Iklan televisi
• Kartu nama
• Selebaran
• Kegiatan sponsorship

4. Jamuan bisnis

Terkadang seorang karyawan juga harus mengeluarkan biaya untuk menjamu klien atau membelikan camilan untuk staff di kantor. Pengeluaran ini bervariasi setiap bulannya, sehingga penting bagi kamu untuk menyimpan bukti transaksi yang ada apabila kamu harus menjamu klien untuk kemudian mengajukan reimbursement.

Penggantian biaya perjalanan

Saat melakukan perjalanan, biasanya biaya transportasi telah ditanggung. Namun terkadang, karyawan juga harus mengeluarkan biaya lebih untuk mengunjungi klien atau kunjungan bisnis lainnya. Lalu, apakah biaya ini termasuk biaya yang dapat diganti?

‍

Sebagian perusahan menerapkan penggantian biaya untuk penggunaan kendaraan pribadi seperti untuk keperluan bisnis, namun tidak untuk perjalanan pergi dan pulang ke tempat kerja melainkan untuk perjalanan yang harus dilakukan terkait pekerjaan di jam kerja, misalnya membeli perlengkapan kantor atau menemui calon klien.

Kebijakan yang jelas terkait penggantian biaya perjalanan bagi karyawan merupakan strategi keuangan yang penting bagi perusahaan. Dengan demikian karyawan dapat mengetahui dengan jelas apa saja yang termasuk dalam biaya perjalanan dan juga apa saja yang dapat diganti.

Sebagian besar perusahaan memiliki biaya perjalanan bagi karyawan merupakan strategi keuangan yang penting bagi perusahaan. Dengan demikian karyawan dapat mengetahui dengan jelas apa saja yang termasuk dalam biaya perjalanan dan juga apa saja yang dapat diganti.

Sebagian perusahaan memiliki biaya penggantian terkait jarak perjalanan sesuai dengan tarif yang disepakati di setiap negara. Tarif ini mencakup semua biaya yang dikeluarkan untuk perjalanan yang ada, dan seringkali disebutkan sebagai tarif jarak tempuh standar.

Berikut contoh lain:

Seorang karyawan mengemudi untuk bertemu dengan pemasok perusahaan, dan jaraknya 60 mil sekali jalan. Tapi, perjalanan karyawan yang biasa adalah 15 mil sekali jalan, jadi 30 mil harus dikurangkan dari klaim penggantian. Di sini, 90 mil dapat diklaim dan dikalikan dengan tingkat jarak tempuh standar (0,70). Jadi total klaim adalah $63.

Penggantian terkait biaya medis

Biaya untuk kesehatan adalah hal yang mahal, dan seringkali melibatkan proses yang berbelit dan klaim yang ada juga beresiko ditolak. Melihat mahalnya biaya kesehatan, maka tak jarang karyawan mencari fasilitas penggantian biaya kesehatan dari perusahaan.

Ada beberapa hal yang termasuk dalam penggantian biaya kesehatan, seperti asuransi kesehatan, pertanggungan untuk keluarga, dan pemeriksaan kesehatan rutin.

Beberapa perusahaan juga menawarkan manfaat kesehatan lainnya, seperti asuransi untuk pengecekan kesehatan gigi, penglihatan, serta kehamilan.

Tunjangan untuk karyawan

Tunjangan merupakan sejumlah uang yang sifatnya tetap yang diberikan kepada setiap karyawan. Tunjangan yang diberikan perusahaan kepada karyawan merupakan salah satu cara untuk menunjukan bahwa perusahaan peduli kepada kesejahteraan karyawannya.

Seiring dengan perkembangan yang ada, dan semakin populernya bekerja secara remote, tunjangan menjadi pilihan populer bagi perusahaan untuk membentuk budaya perusahaan yang ada. Beberapa tunjangan yang ada seperti:

1. Tunjangan kesehatan

Ketika suatu perusahaan masih berkembang, dan belum mampu menawarkan fasilitas kesehatan kepada karyawannya, tunjangan kesehatan merupakan salah satu opsi yang dapat ditawarkan.Tunjangan kesehatan merupakan opsi yang terjangkau, mudah dikelola, dan menghemat waktu.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menawarkan tunjangan kesehatan bulanan sebesar XXX untuk memenuhi tunjangan kesehatan karyawan.

2. Tunjangan kesejahteraan

Dengan pekerjaan dengan segala kesibukannya, tak jarang karyawan mengalami kelelahan secara mental disamping lelah secara fisik. Disinilah tunjangan untuk kesejahteraan karyawan menjadi penting.

Tunjangan kesejahteraan bagi karyawan dapat berupa tunjangan untuk keanggotaan gym, kegiatan olahraga lainnya, sesi terapi. Biasanya tunjangan ini diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya secara teratur, misalnya: tiga bulan sekali, atau setiap enam bulan sekali, atau tahunan.

3. Tunjangan bekerja secara remote

Bekerja secara remote telah merubah budaya kerja yang ada, termasuk tunjangan yang ditawarkan kepada karyawan, sehingga dalam beberapa kasus tunjangan untuk bekerja secara remote menjadi penting.

Tunjangan ini bertujuan untuk menutupi biaya tambahan yang dikeluarkan oleh karyawan karena bekerja dari rumah, biasanya tunjangan ini dapat diberikan secara lump sum, atau secara berkala, sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Tunjangan yang ada misalnya dapat berupa uang sebesar XXX yang diberikan kepada karyawan setiap 4 bulan sekali dengan tujuan untuk membantu meningkatkan produktivitas karyawan.

Apa Saja Pengeluaran yang Tidak Dapat Diganti?

Perusahaan hanya dapat mengganti pengeluaran terkait bisnis yang disebutkan dalam kebijakan reimbursement. Pengeluaran pribadi atau yang tidak disertai bukti, tidak dapat diganti.

Sebagai contoh, ketika karyawanmu mengunjungi suatu kota untuk perjalanan dinas, namun setelahnya menambah waktu untuk berlibur. Ketika karyawan yang ada tidak dapat mendokumentasikan biaya perjalanan dinas yang ada dengan baik, dan juga selama di kota tersebut karyawan yang ada mentraktir temannya dan bukan partner bisnis, maka karyawan tersebut tidak dapat melakukan klaim terhadap biaya yang dikeluarkan.

Dalam hal ini, karyawan tidak dapat lagi mengklaim biaya perjalanan bisnis.

Biaya yang tidak termasuk dalam reimbursement lainnya seperti: biaya laundry, biaya valet parkir, biaya sewa mobil untuk keperluan pribadi, biaya tambahan untuk akomodasi, biaya iuran kartu kredit pribadi, denda pelanggaran, dan lainnya.

Apa saja tantangan yang dihadapi perusahaan terkait reimbursement?

Sebagian besar perusahaan masih belum memiliki mekanisme reimbursement yang efisien, sehingga masih banyak celah yang ada. Berikut beberapa tantangan terkait reimbursement yang sering dihadapi oleh perusahaan:

Memasukan data secara manual

Data yang akurat dan tepat waktu sangat penting untuk manajemen keuangan dan pengambilan keputusan setiap perusahaan. Namun, data entry secara manual yang seringkali banyak dilakukan di berbagai organisasi dan perusahaan, dapat menyebabkan data yang tidak akurat, waktu yang lama dalam melatih karyawan, serta resiko duplikasi.

Tak hanya itu, human error pun tidak bisa dihindari, dan kemungkinan kelalaian sangat tinggi. Hal ini dapat berakibat jumlah yang dimasukan pada pembukuan salah, duplikasi dalam memasukan data maupun resiko faktur hilang.

Manajemen bukti keuangan yang tidak efektif

Pengelolaan bukti keuangan yang praktis adalah salah satu indikator kesuksesan bagi tim keuangan perusahaan. Namun tak jarang karyawan merasa malas ketika mereka harus menyimpan semua tanda terima dari perjalanan dan menyerahkannya tepat waktu sambil memastikan mereka mematuhi kebijakan perusahaan yang ada.

Hal ini bisa membuat ketidaknyamanan karena mereka harus memastikan bahwa rincian yang benar diisi dalam waktu yang ditentukan. Sedangkan untuk tim keuangan, mereka harus memeriksa secara cermat pengajuan reimbursement yang ada sesuai dengan syarat perusahaan.

Kebijakan reimbursement yang membingungkan

Terkadang, kebijakan reimbursement yang ada tidak menjelaskan rincian pengeluaran yang dapat diganti kepada karyawan. Hal ini menyebabkan kerancuan terhadap berbagai pengeluaran yang tidak dapat diganti dan menambah beban kerja tim keuangan.

Penggunaan uang maupun kartu kredit pribadi untuk pengeluaran untuk hal-hal tak terduga di luar kebijakan kantor, dapat mengganggu keuangan karyawan. Dalam hal ini, proses reimbursement pun berpotensi terhambat, membangun keraguan karyawan, dan menghambat pertumbuhan bisnis.

Kurangnya loyalitas karyawan pada perusahaan

Ketika karyawan harus menggunakan uang personal terlebih dahulu untuk membayar pembelian produk dan layanan dalam jumlah besar, karyawan dapat terbebani secara finansial. Selain itu, proses persetujuan yang berbelit dan tidak transparans, juga dapat membuat proses reimbursement yang ada semakin lama. Karyawan akan enggan dan tidak merasa loyal pada perusahaan.

Kurangnya kontrol atas pengeluaran

Terkadang, karyawan menyerahkan bukti / faktur untuk pengeluaran yang tidak sesuai dengan kebijakan reimbursement perusahaan.

Hal ini mengakibatkan hilangnya kontrol atas tingkat pengeluaran, dan berakibat pada kacaunya penganggaran budget oleh tim keuangan.

‍

Kemungkinan penipuan

Uang dan kejahatan adalah 2 hal yang saling terikat. Penipuan pengeluaran cukup umum terjadi di sebagian besar perusahaan karena sulit untuk mengetahui apakah klaim pengeluaran itu asli atau tidak.

Beberapa penipuan yang paling umum adalah pengeluaran fiktif, kesalahan dalam kategorisasi pengeluaran, duplikasi klaim, dan juga mark-up. Mungkin, penting untuk memastikan keabsahan pengeluaran dan membangun kontrol internal yang kuat untuk mencegah penipuan klaim.

Bagaimana Cara Pengelolaan Reimbursement yang Baik?

Menetapkan kebijakan reimbursement yang jelas

Langkah pertama untuk memperbaiki prosedur reimbursement yang ada adalah dengan membuat pedoman dan mengkomunikasikannya dengan jelas. Tim keuangan akan menghemat waktu apabila seluruh karyawan sudah mengetahui akan pengeluaran yang dapat diganti dan persyaratan pergantian sebelum mengirimkan bukti pembayaran.

Sebagai contoh, apakah karyawan memiliki budget untuk membeli layanan tertentu? Jika ya, dapatkah pembelian dilakukan dari beberapa vendor?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti ini dapat menghilangkan kemungkinan kesalahan pengajuan dan membantu tim untuk melakukan pembelanjaan sesuai ketentuan.

Mempermudah proses pengumpulan bukti transaksi

Salah satu tantangan terbesar bagi manajer keuangan adalah bukti transaksi yang tidak jelas, tidak konsisten, ataupun hilang. Hal ini membuang banyak waktu dan sumber daya untuk melacak informasi lengkap sebelum mengganti uang karyawan.

Menetapkan cara yang seragam untuk mengumpulkan bukti transaksi adalah cara termudah untuk mempercepat proses reimbursement. Banyak bisnis memilih untuk melakukan  otomatisasi untuk efektivitas, penghematan waktu, dan mempermudah pengecekan.

Mempermudah proses approval

Tanpa proses persetujuan, semua usaha dan waktu yang digunakan untuk manajemen pengeluaran karyawan tidak akan berjalan. Namun, tim harus mempertimbangkan proses approval yang mudah dan juga transparan.

Seiring dengan tuntutan zaman yang semakin cepat dalam dunia bisnis, perusahaan dapat menggunakan proses persetujuan standar untuk menghindari bottleneck dalam proses approval reimbursement dan meminimalisasi pengawasan manual. ini dapat membantu meningkatkan efisiensi proses reimbursement dan memastikan proses reimbursement karyawan tepat waktu.

Menetapkan anggaran yang telah disetujui sebelumnya

Membuat dan menyiapkan anggaran dapat membantu tim keuangan mengontrol pengeluaran - uang yang dapat dibelanjakan dan uang yang akan dikeluarkan. Anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya dapat mendorong keputusan bisnis penting seperti mengurangi pengeluaran yang tidak diinginkan, berinvestasi dalam peluang baru, atau mempekerjakan lebih banyak staf.  

Dengan anggaran keuangan yang tepat, prioritas pengeluaran perusahaan dapat terjaga. Merubah rencana bisnis supaya perusahaan dapat lebih berkembang, dan menjauhkan perusahaan dari hutang.

Menetapkan sistem yang terpusat

Seiring bertumbuhnya tim, jumlah klaim reimbursement dapat meningkat. Pemusatan permintaan reimbursement akan membantu proses yang ada menjadi lebih efisien dan lancar.

Proses yang menguras tenaga untuk melakukan reimbursement dapat dihilangkan dengan memberikan kartu korporat yang terlacak. Selain itu, menetapkan limit kartu dan anggaran di awal juga dapat membantu karyawan untuk mengatur pengeluaran secara cermat, dan tim keuangan dapat dengan mudah mengecek riwayat transaksi untuk memastikan pengeluaran yang ada.

Salah satu instrumen yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan adalah dengan menggunakan platform otomatisasi pengeluaran bisnis untuk mempercepat waktu respons dan menyimpan semua data reimbursement dalam satu platform.

Memantau dan memprediksi

Manfaat terbesar dari pemusatan data yang konsisten dan relevan adalah memungkinkan kamu untuk memantau arus kas perusahaan dengan mudah. Tim keuangan dapat menentukan status keuangan dengan mudah dan menghasilkan laporan yang dapat digunakan untuk memprediksikan strategi bisnis.

Selain itu, dengan sistem yang terpusat dapat membantu identifikasi peluang dan celah untuk terus mengevaluasi proses reimbursement yang ada.

Melakukan proses otomatisasi

Reimbursement harus didasarkan pada dokumentasi yang terperinci dan akurat. Hal ini biasanya rentan akan terjadinya kesalahan, keterlambatan pembayaran, dan membuat semua orang yang terlibat dalam proses menjadi repot.

Sebagai pemilik usaha, tentunya perusahaan memiliki tanggung jawab baik secara hukum dan moral untuk memastikan kapan reimbursement akan diterima karyawan. Cara terbaik untuk mengatasi tantangan ini adalah dengan mengotomatisasi proses reimbursement yang ada. Otomatisasi yang ada dapat dimulai dengan platform manajemen pengeluaran yang memudahkan perusahaan untuk melakukan proses penyortiran klaim pengeluaran untuk staf dan tim keuanganmu.

Selain membantu proses reimbursement,  otomatisasi pembukuan keuangan perusahaan tentunya juga akan mempercepat proses tutup buku setiap bulannya dan juga membantu penghitungan pajak yang ada. Proses yang ada bahkan dapat dilakukan dalam hitungan detik untuk menghemat waktumu.

Aspire  menawarkan salah satu platform manajemen pengeluaran terbaik untuk bisnis baik skala kecil maupun berkembang untuk membantu mengurangi beban administratif bagian keuangan perusahaan dan juga membantu proses yang ada agar lebih efisien.

Dengan Aspire, kamu hanya membutuhkan satu platform untuk memantau dan mengelola pengeluaran seluruh team dalam perusahaan. Fitur Aspire dapat diandalkan, mempercepat proses, danmudah digunakan semua anggota tim!

Ingin mencoba Aspire untuk bisnismu? Buat jadwal dengan team kami untuk mencoba fitur yang ada dan untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana Aspire dapat membantu mengelola keuangan perusahaanmu.
‍

Unduh artikel ini sebagai e-book: Panduan Karyawan Untuk Mengelola Biaya Penggantian Karyawan Secara Efisien

‍