Setiap perusahaan mendambakan arus kas positif. Pasalnya, arus kas yang baik akan memudahkan mereka dalam melunasi kewajibannya, membayar beban-beban, meningkatkan reputasinya, dan leluasa dalam melakukan ekspansi bisnis.
Oleh karenanya, selain meningkatkan pendapatan, perusahaan wajib mempraktikkan manajemen pengeluaran demi mencapai tujuan tersebut. Dengan kata lain, perusahaan akan menempuh berbagai cara agar pengeluarannya tidak melebihi pendapatan yang diterima.
Hanya saja, Anda mungkin mengira bahwa manajemen pengeluaran punya arti yang sama dengan efisiensi. Padahal, manajemen pengeluaran semestinya juga mencakup cara-cara dalam meraih kendali dan visibilitas penuh atas pengeluaran Anda.
Sayangnya, kesalahpahaman tersebut justru bisa menuntun Anda untuk melakukan praktik-praktik manajemen pengeluaran yang terlihat wajar namun sebenarnya sangat berbahaya bagi kelangsungan bisnis. Saking terlihat wajar, kesalahan-kesalahan tersebut bahkan kerap diabaikan oleh beberapa pelaku bisnis.
Lantas, apa saja kesalahan-kesalahan dalam manajemen pengeluaran yang bisa membinasakan bisnis Anda?
5 Kesalahan Manajemen Pengeluaran yang Berbahaya bagi Bisnis
Proses Manual
Manajemen pengeluaran adalah pekerjaan yang melelahkan bagi tim keuangan. Mereka menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk memproses faktur hingga membukukan pengeluaran secara manual.
Hanya saja, proses manajemen pengeluaran yang dilakukan secara manual menyimpan risiko besar, yakni rentan terhadap kesalahan yang dilakukan manusia (human error). Kesalahan tersebut bisa saja berupa kekeliruan dalam mencatat angka pengeluaran, mencatat pengeluaran yang sama berulang kali, atau lupa mencatat pengeluaran ke dalam pembukuan.
Jika dibiarkan terus menerus, maka rentetan human error ini bisa menjadi ancaman bagi kelangsungan bisnis Anda.
Human error akan membuat pencatatan pengeluaran Anda menjadi kurang akurat. Akibatnya, hasil analisis atau proyeksi keuangan Anda pun bisa menjadi tidak valid apabila data-data yang digunakan juga tidak tepat.
Selain itu, human error dalam manajemen pengeluaran juga akan membuat Anda kesulitan dalam melacak dan memantau pengeluaran yang sebenarnya. Hasilnya, Anda semakin susah dalam mengidentifikasi pola pengeluaran yang selama ini Anda lakukan.
Seluruh dampak tersebut bisa menjerumuskan Anda untuk memutuskan strategi bisnis atau keuangan yang salah, yang pada akhirnya akan menjerumuskan Anda ke kerugian finansial.
Praktisi keuangan juga menganggap human error sebagai isu serius di manajemen pengeluaran yang perlu diurai. Hal ini ditegaskan oleh survei Payhawk di 2024 yang menyebut bahwa 29% dari 106 praktisi keuangan senior merujuk human error sebagai tantangan paling besar bagi tim mereka ketika melakukan proses manajemen pengeluaran.
Selain human error, risiko lain yang ditimbulkan proses manajemen pengeluaran manual adalah kenaikan biaya sumber daya manusia. Pencatatan hingga analisis data pengeluaran adalah kegiatan yang menyita waktu, sehingga Anda mungkin berencana untuk menambah anggota tim keuangan Anda hanya demi mengurus hal tersebut.
Mengabaikan Pengeluaran Kecil
Setiap pelaku bisnis selalu dihadapkan pada pengeluaran-pengeluaran recehan misalnya biaya transfer antar bank atau perlengkapan alat tulis kantor.Â
Pelaku bisnis, utamanya mereka yang baru merintis usahanya, kadang cenderung tidak mencatat biaya-biaya tersebut karena bernilai kecil dan dianggap tidak membahayakan operasional bisnis. Hanya saja, biaya-biaya dengan nilai tidak seberapa tersebut justru bisa menjadi beban bagi keuangan Anda jika diakumulasi. Terlebih, tekanan itu bisa semakin berat jika biaya-biaya tersebut dikeluarkan secara rutin.
Kebiasaan tersebut akan menyulitkan Anda dalam melakukan strategi efisiensi di masa depan. Anda bakal kesulitan mencari ruang penghematan lantaran tidak bisa mengetahui berapa besar uang yang telah dikeluarkan untuk biaya-biaya tersebut.
Kebijakan Pengeluaran Berbelit-belit
Perusahaan tentunya ingin memiliki kendali penuh atas pengeluaran perusahaan Anda. Oleh karenanya, Anda tentu akan menyusun prosedur dan birokrasi terkait pengeluaran, misalnya persetujuan pengeluaran dan reimbursement, demi mencegah pemborosan dan memastikan bahwa pengeluaran yang dilakukan benar-benar demi kepentingan bisnis.
Sayangnya, pelaku bisnis kadang memberlakukan prosedur pengeluaran yang panjang dan berbelit-belit. Sebagai contoh, terdapat sejumlah perusahaan yang menerapkan sistem persetujuan tersentralisasi dan berlapis-lapis sehingga karyawan kesulitan untuk segera melakukan pengeluaran, utamanya pengeluaran yang bersifat mendesak.
Apabila dibiarkan terus menerus, birokrasi semacam itu justru akan membuat proses bisnis tidak efisien dan membuat perusahaan Anda susah beradaptasi dengan perubahan eksternal seperti kondisi pasar atau makroekonomi.
Di samping itu, karyawan Anda juga akan menghabiskan banyak waktu untuk mengurus birokrasi. Padahal di saat bersamaan, sumber daya manusia yang Anda miliki semestinya bisa mengerjakan hal-hal lain yang lebih penting dan strategis.
Tidak Ada Kebijakan Pengeluaran
Seperti yang disinggung sebelumnya, kebijakan pengeluaran yang terlalu berbelit-belit dapat mengancam keberlangsungan bisnis Anda. Namun, kebijakan pengeluaran yang terlalu santai dan tidak jelas justru membuka peluang penyalahgunaan keuangan.
Tanpa kebijakan pengeluaran yang jelas, pegawai Anda kemungkinan besar akan melancarkan upaya-upaya fraud seperti menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan pribadi atau mengajukan klaim dengan nilai lebih besar dari seharusnya. Tindakan-tindakan tersebut tidak hanya menimbulkan kerugian finansial namun juga merusak kultur perusahaan.
Fraud pengeluaran adalah masalah serius karena pegawai kemungkinan besar akan melakukannya selama ada celah di kebijakan pengeluaran perusahaannya. Fakta ini ditegaskan oleh survei Emburse yang mengatakan bahwa 24% dari 1.000 pekerja mengaku pernah mengajukan reimbursement bagi pengeluaran pribadi lantaran perusahaan mereka tidak menerapkan kebijakan pengeluaran yang jelas.
Menganggap Anggaran Sebagai Formalitas
Penganggaran adalah sebuah prosedur yang wajib dilakukan perusahaan demi memastikan bahwa pengeluarannya benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis. Namun permasalahannya, tidak semua perusahaan menganggap penganggaran sebagai elemen penting di dalam manajemen pengeluaran.
Beberapa perusahaan, utamanya perusahaan baru, kadang hanya menganggap anggaran sebagai formalitas belaka. Perusahaan-perusahaan anyar tersebut umumnya dipimpin oleh mereka yang kurang berpengalaman dalam manajemen keuangan sehingga mereka bisa menyetujui pengeluaran yang tidak dianggarkan dengan dalih kepentingan bisnis.
Jika Anda mengikuti kebiasaan itu, maka Anda akan kesulitan dalam memproyeksikan profit bisnis ke depan. Di samping itu, pemborosan juga akan membuat Anda kesulitan dalam mengumpulkan kas demi ekspansi bisnis atau memulai diversifikasi usaha.
Cara Menghindari Kesalahan Manajemen Pengeluaran
Untuk menghindari seluruh permasalahan tersebut, Anda tentunya perlu meningkatkan visibilitas dan kontrol terhadap seluruh pengeluaran bisnis. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda lakukan untuk memperbaiki kedua aspek tersebut.
Menyusun Kebijakan Anggaran yang Jelas
Perencanaan kebijakan anggaran yang jelas akan mencegah Anda dari pemborosan, tindakan fraud, dan arus kas yang berantakan. Tak ketinggalan, menyusun kebijakan anggaran juga akan membantu Anda memiliki kendali yang lebih baik atas pengeluaran bisnis.
Untuk menyusun kebijakan anggaran yang efektif, Anda perlu memasukkan aspek-aspek berikut ke dalamnya:
- Tentukan pengeluaran apa saja yang bisa digantikan oleh perusahaan Anda. Dalam hal ini, Anda perlu merincinya secara spesifik agar karyawan Anda bisa mengetahui jenis pengeluaran pribadi apa saja yang bisa diganti oleh perusahaan.
- Tentukan limit anggaran per proyek atau divisi. Hal ini akan membantu karyawan Anda untuk melakukan pengeluaran sesuai anggaran yang ditetapkan.
- Prosedur pengajuan reimbursement yang jelas. Atur syarat dan ketentuan pengajuan reimbursement yang jelas. Sebagai contoh, Anda baru bisa memproses reimbursement jika klaim tersebut memiliki bukti transaksi dan diajukan sebelum akhir bulan.
- Membuat kebijakan pengecualian. Anda bisa menetapkan kondisi atau aktivitas di mana karyawan Anda bisa melakukan pengeluaran mendesak meski tidak melalui prosedur yang ditetapkan di kebijakan pengeluaran.
Menggunakan Kartu Korporat
Kartu korporat adalah sebuah sarana yang esensial dalam meningkatkan visibilitas dan kontrol pengeluaran Anda.
Anda bisa menetapkan limit belanja di dalam kartu korporat sehingga karyawan Anda bisa melakukan pengeluaran sesuai dengan anggaran. Selain itu, kartu korporat juga menyediakan catatan detail mengenai berapa besar jumlah uang yang telah dibelanjakan dan peruntukkan pengeluaran tersebut.
Dengan memanfaatkan kartu korporat, Anda kemudian bisa mengetahui data-data pembelanjaan secara detail, Data-data tersebut nantinya bisa membantu Anda untuk mengidentifikasi pengeluaran-pengeluaran prioritas atau mencari kesempatan penghematan.
Otomatisasi Manajemen Pengeluaran
Otomatisasi keuangan berfungsi untuk mengurangi pekerjaan-pekerjaan manual sehingga Anda pun bisa mengurangi potensi risiko human error di dalam proses manajemen pengeluaran. Semakin rendah potensi human error, maka semakin baik pula kualitas data-data keuangan Anda.
Di samping itu, berkat otomatisasi, Anda juga bisa mengetahui realisasi pengeluaran secara real-time. Visibilitas yang lebih baik ini akan membantu Anda untuk mengidentifikasi potensi penghematan dengan cepat.
Kemudian, otomatisasi juga membantu Anda mengalokasikan sumber daya manusia dengan lebih baik. Sebagai contoh, karyawan yang tadinya mengerjakan tugas-tugas manual bisa dialihkan ke pekerjaan-pekerjaan lain yang lebih strategis.
Kendati demikian, Anda tetap harus cermat dalam memilih platform otomatisasi pengeluaran. Pastikan bahwa platform tersebut benar-benar memiliki fitur yang membantu Anda mendapatkan kontrol dan visibilitas penuh atas pengeluaran Anda agar terbebas dari masalah-masalah di atas.
Aspire Membantu Anda Menghindari Kesalahan Manajemen Pengeluaran
Manajemen Biaya Aspire menyediakan sarana manajemen pengeluaran secara menyeluruh, mulai dari penyusunan anggaran, pencatatan pembelanjaan, hingga sinkronisasi data pengeluaran ke software akuntansi secara otomatis.Â
Keunggulan tersebut tidak hanya menghemat waktu operasional tetapi juga memberikan Anda kendali dan wawasan detail mengenai pengeluaran. Hasilnya, Anda bisa menghindari lima kesalahan di atas yang mampu membahayakan kelangsungan bisnis Anda.
Berikut adalah sejumlah kelebihan Aspire yang bisa memperbaiki visibilitas dan kontrol pengeluaran Anda:
- Penyusunan anggaran. Anda bisa menyusun anggaran di tingkat proyek, tim, atau mitra bisnis serta tujuan-tujuan atas anggaran tersebut dan memasukkannya melalui kartu pembayaran korporat. Anda pun bisa menentukan anggota tim yang bertanggungjawab atas anggaran dan pengeluaran tersebut;
- Pantau pengeluaran secara real-time. Keunggulan ini memungkinkan Anda untuk mengetahui apakah realisasi pengeluaran sudah selaras dengan anggaran. Selain itu, Anda bisa memahami secara detail kapan pengeluaran itu dilakukan dan siapa saja yang melakukan pengeluaran tersebut;
- Delegasi pengeluaran. Dengan Aspire, Anda bisa mendelegasikan pengeluaran ke anggota tim namun tetap memiliki kendali penuh atas pengeluaran;
- Proses reimbursement cepat. Karyawan Anda bisa mengajukan reimbursement hanya dengan mengunggah bukti transaksi saja. Di saat bersamaan, Anda juga bisa meninjau dan menyetujui reimbursement di satu dasbor saja;
- Sinkronisasi dengan software keuangan. Seluruh data-data pengeluaran di Aspire bisa diintegrasikan dengan mudah dengan software akuntansi seperti Xero dan Quickbooks. Hal ini membantu Anda untuk tutup buku dua kali lebih cepat dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan;
Jika Anda tertarik mengetahui lebih jauh, maka Anda bisa berbicara dengan tim Sales kami atau mendaftar akun Aspire gratis sekarang!
