Cara Memilih Software Manajemen Pengeluaran yang Tepat bagi Bisnis

Banyak perusahaan kini mulai memanfaatkan platform manajemen pengeluaran untuk memangkas proses dan memantau pengeluarannya. Fakta ini diperkuat oleh survei Emburse yang menyebut bahwa 49% dari 500 profesional di bidang keuangan sudah memanfaatkan platform manajemen keuangan di perusahaannya pada 2023, meningkat dari 37% di 2017.

Melihat tren tersebut, Anda mungkin juga tertarik untuk memanfaatkan platform tersebut. Terlebih di era serba digital seperti saat ini, Anda mungkin juga penasaran mengenai efektivitas pemanfaatan teknologi untuk memantau atau mengelola pengeluaran.

Kendati demikian, Anda mungkin belum mengetahui bagaimana cara memilih software manajemen pengeluaran yang tepat bagi bisnis Anda. Ketidakpahaman tersebut bisa saja menjadi faktor utama yang membuat Anda ragu-ragu untuk memanfaatkan solusi satu ini.

Namun, Anda tak perlu khawatir. Pasalnya, Anda bisa memahami cara memilih software manajemen pengeluaran yang tepat di dalam artikel ini.

Mengapa Software Manajemen Pengeluaran Penting bagi Operasional Bisnis?

Secara sederhananya, software manajemen pengeluaran adalah sebuah solusi digital yang mampu mengotomatisasi segala kegiatan yang berkaitan dengan pengeluaran, seperti pelacakan, pelaporan, analisis, dan pengendalian pengeluaran. Piranti lunak ini hadir untuk membantu perusahaan mengurai tiga masalah utama dalam manajemen pengeluaran, yakni proses kerja manual, kurangnya kendali terhadap anggaran, dan kurangnya visibilitas atas anggaran.

Ketiga permasalahan tersebut bisa menimbulkan musibah keuangan ke depannya. Bahkan, seluruh permasalahan itu bisa mengancam kelangsungan bisnis perusahaan apabila dibiarkan berlarut-larut.

Sebagai contoh, proses manajemen pengeluaran manual, mulai dari pengumpulan faktur, pemrosesan klaim, hingga pencatatan, memakan waktu yang lama dan sangat rentan terhadap kesalahan-kesalahan yang disebabkan oleh manusia (human error). 

Software manajemen keuangan mampu mengotomatisasi proses-proses tersebut sehingga perusahaan dapat menghemat waktu operasional dan memiliki data-data keuangan yang lebih akurat.

Selain itu, perusahaan juga kadang menghadapi masalah fraud akibat minimnya kendali dan visibilitas atas pengeluaran. Untungnya, software manajemen keuangan dapat memantau pengeluaran secara real-time sehingga Anda dapat mengetahui kapan pengeluaran itu dilakukan dan siapa yang melakukan pengeluaran tersebut secara detail.

Hal-hal yang Perlu Dilakukan Sebelum Memilih Software Manajemen Keuangan

Anda kini sudah mengetahui alasan mengapa Anda perlu menggunakan software manajemen pengeluaran. 

Namun, sebelum memilih satu dari sekian banyak software tersebut, Anda juga perlu mengetahui alasan mengapa Anda benar-benar membutuhkannya. Hal ini bertujuan agar platform manajemen pengeluaran yang Anda miliki benar-benar bermanfaat bagi bisnis Anda dan tidak mubazir.

Dalam hal ini, Anda bisa menggali alasan tersebut dengan mengidentifikasi dua hal, yakni masalah yang sedang Anda hadapi dan kebutuhan bisnis Anda saat ini dan masa depan.

Ketahui Masalah yang Dihadapi

Sebuah platform manajemen pengeluaran yang ideal tentunya harus bisa menyelesaikan permasalahan Anda. Oleh karenanya, Anda juga harus sudah mengetahui permasalahan manajemen pengeluaran yang tengah Anda hadapi dan ingin segera Anda selesaikan.

Anda bisa mengidentifikasi permasalahan tersebut dengan mengevaluasi proses-proses manajemen pengeluaran yang sudah Anda lakukan, misalnya dari segi proses reimbursement, kepatuhan terhadap kebijakan penganggaran, dan pelacakan pengeluaran.

Jika analisis permasalahan tersebut rampung, maka nantinya Anda bisa menentukan fitur-fitur manajemen pengeluaran apa saja yang Anda butuhkan dari sebuah piranti lunak manajemen pengeluaran.

Ketahui Kebutuhan Bisnis Anda

Di samping itu, Anda juga perlu mengetahui kebutuhan bisnis Anda berdasarkan skala bisnis perusahaan Anda saat ini. Pasalnya, ukuran skala bisnis sangat memengaruhi tingkat ekspektasi Anda terhadap fungsi-fungsi yang terdapat di sebuah platform manajemen pengeluaran.

Asal tahu saja, perusahaan-perusahaan berskala besar melakukan banyak pengeluaran dan memiliki item pengeluaran yang beraneka ragam dibandingkan perusahaan berskala kecil. Mereka tentunya membutuhkan sebuah platform dengan fungsi dan fitur yang kompleks agar bisa mengelola pengeluaran dengan efisien.

Sementara itu, perusahaan berskala usaha mikro, kecil dan menengah (UMKM) mungkin mengalami kondisi berbeda. Jumlah dan item pengeluarannya lebih sedikit dibanding perusahaan berskala besar sehingga mereka mungkin hanya membutuhkan fungsi dan fitur platform manajemen keuangan yang lebih sederhana.

Sebagai contoh, perusahaan skala besar mungkin sering menggelontorkan pengeluaran perjalanan dinas dan langganan layanan Software-as-a-Service (SaaS). Alhasil, mereka tentu membutuhkan platform manajemen keuangan dengan fungsi khusus yang bisa membantu mereka mengontrol dua jenis pengeluaran tersebut dan mengintegrasikan data-datanya ke software akuntansi.

Namun, usaha-usaha berskala kecil mungkin jarang mengeluarkan kedua jenis pengeluaran tersebut sehingga mereka akan memilih platform dengan fungsi yang lebih sederhana. Ilustrasi itu menegaskan bahwa Anda efektivitas software manajemen pengeluaran sangat bergantung dengan kebutuhan bisnis Anda.

Faktor Pertimbangan dalam Memilih Software Manajemen Pengeluaran

Setelah mengidentifikasi alasan, Anda kemudian bisa memilih platform manajemen pengeluaran yang ideal bagi bisnis Anda. Namun pertanyaan berikutnya, bagaimana cara memilih solusi yang tepat bagi Anda?

Setiap perusahaan tentu memiliki preferensi masing-masing dalam memilih software manajemen pengeluaran yang cocok dengan kegiatan bisnis mereka. Namun pada umumnya, mereka melibatkan beberapa faktor berikut sebagai bahan pertimbangannya.

Integrasi ke Berbagai Software

Piranti lunak manajemen pengeluaran yang baik seharusnya bisa mempermudah operasional keuangan. Oleh karenanya, Anda perlu memperhatikan apakah software tersebut memiliki kemampuan integrasi dengan platform-platform lainnya.

Yang terpenting, pastikan bahwa teknologi tersebut bisa terintegrasi dengan software akuntansi sehingga Anda bisa melakukan pencatatan dengan efisien dan menutup buku lebih cepat. 

Selain itu, Anda juga perlu memeriksa apakah software tersebut juga terintegrasi dengan platform lain, misalnya jasa manajemen gaji (payroll service) atau platform pemesanan perjalanan dinas, jika Anda benar-benar membutuhkannya.

Penyesuaian Sistem

Selain itu, Anda juga bisa memperhatikan apakah sistem manajemen pengeluaran milik sebuah platform bisa disesuaikan dengan kebijakan pengeluaran Anda selama ini.

Sebagai contoh, jika Anda menerapkan sistem persetujuan berlapis untuk menyetujui klaim reimbursement, maka Anda harus memastikan bahwa alur kerja tersebut juga bisa diaplikasikan di dalam sistem software manajemen keuangan.

Penyesuaian sistem ini juga sangat bermanfaat apabila skala bisnis Anda bertumbuh di masa depan. Pasalnya, sistem ini nantinya bisa disesuaikan kembali jika perusahaan Anda memiliki semakin banyak pegawai dan mengalami perubahan organisasi. Alhasil, Anda pun tak perlu lagi menggunakan software baru untuk mengakomodasi kebutuhan tersebut.

Model Harga

Penyedia software manajemen pengeluaran biasanya akan memberikan beragam opsi paket harga kepada calon penggunanya. 

Masing-masing paket harga tersebut tentu berbeda satu sama lain karena fitur-fitur yang disediakannya juga berbeda. Biasanya, semakin mahal paket harga sebuah software manajemen keuangan, maka semakin banyak pula fitur yang ditawarkan.

Dalam hal ini, Anda bisa memilih paket sistem manajemen pengeluaran yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, ukuran perusahaan, dan anggaran yang Anda sediakan.

Keamanan Sistem

Sebuah platform manajemen pengeluaran harus memiliki standar keamanan yang baik karena ia menyimpan data-data yang sensitif. Oleh karenanya, Anda harus memastikan apakah software tersebut mengedepankan standar keamanan tingkat tinggi, seperti penerapan enkripsi, otentikasi berlapis, dan kebijakan backup data yang mudah.

Fitur

Anda juga bisa mengecek fitur-fitur yang disediakan oleh platform manajemen pengeluaran. Namun, pastikan bahwa fitur-fitur tersebut dapat menyelesaikan masalah dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Secara umum, berikut fitur-fitur penting manajemen pengeluaran yang selalu diperhatikan oleh perusahaan.

Dasbor

Sebuah platform manajemen pengeluaran dianggap punya kualitas mumpuni jika semua fungsinya tersaji di dalam satu dasbor yang mudah dipahami. Hal itu memudahkan pengguna untuk melacak pengeluaran secara real-time dan mengakses data-data finansial di satu tempat saja sehingga operasi keuangan bisa lebih efisien.

Sistem Persetujuan Otomatis dan Berlapis

Solusi manajemen pengeluaran seharusnya juga bisa mengotomatisasi proses persetujuan pengeluaran, yang pada umumnya memakan waktu lama. 

Melalui fitur ini, pengguna dapat mengatur limit pengeluaran secara fleksibel untuk tim yang berbeda-beda dan menunjuk penanggung jawab anggaran. Dengan demikian, fitur ini sangat membantu perusahaan untuk mendapatkan kendali penuh atas pengeluarannya.

Selain itu, perusahaan juga membutuhkan fitur persetujuan pengeluaran berlapis yang bisa disesuaikan dengan kebijakan anggaran yang mereka miliki.

Penyimpanan Bukti Transaksi

Sebuah platform manajemen pengeluaran seharusnya juga bisa menyimpan seluruh bukti transaksi secara digital sehingga tim Anda tidak perlu lagi menyimpan, mencari, dan memproses dokumen seperti struk, kuitansi, atau invoice secara manual.

Dalam hal ini, pegawai Anda hanya perlu mengunggah dokumen atau foto bukti transaksi ke dalam sistem. Nantinya, software manajemen pengeluaran akan menyimpannya, sehingga Anda bisa mencarinya dengan mudah. Intinya, fitur ini akan membantu Anda memangkas waktu operasional keuangan secara signifikan.

Aplikasi Mobile

Software manajemen pengeluaran yang baik seharusnya juga bisa diakses melalui aplikasi ponsel pintar sehingga karyawan Anda juga bisa mengunggah bukti transaksi, mengajukan tambahan dana, dan mengajukan reimbursement kapan pun dan di mana pun. 

Analisis Pengeluaran

Sejumlah platform manajemen pengeluaran juga menyediakan laporan dan wawasan mengenai data-data pengeluaran secara real-time. 

Melalui laporan tersebut, perusahaan dapat mengetahui pola pengeluaran dan kepatuhan anggota tim terhadap kebijakan anggaran. Informasi-informasi tersebut tentu berguna untuk mengkaji ruang efisiensi dan kesempatan penghematan.

Kesimpulan

Memilih software manajemen pengeluaran harus dilakukan dengan cermat. Pastikan bahwa platform tersebut benar-benar dapat memecahkan permasalahan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Sehingga, manfaat yang Anda terima benar-benar sesuai dengan biaya yang telah Anda keluarkan untuk mendapatkannya. 

Selain itu, sebuah software manajemen pengeluaran yang baik haruslah bisa beradaptasi dengan perubahan skala bisnis Anda. Pastikan bahwa platform tersebut benar-benar bisa menunjang operasional keuangan Anda di setiap fase bisnis yang Anda lalui. 

Jika Anda membutuhkan software manajemen pengeluaran yang adaptif dengan perkembangan bisnis dan sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini, maka Aspire bisa menjadi solusi yang tepat bagi Anda.

Aspire Sebagai Solusi Manajemen Biaya yang Tepat bagi Bisnis Anda

Manajemen Biaya Aspire memiliki berbagai keunggulan yang tak hanya membantu Anda meninggalkan pekerjaan manual namun juga membuat Anda memiliki kontrol serta visibilitas pengeluaran yang lebih baik. Seluruh kelebihan tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda baik saat ini maupun di masa depan.

Dengan Manajemen Biaya Aspire, Anda bisa mengatur anggaran di tingkat tim, proyek, atau klien dan menempatkannya di kartu-kartu virtual. Keunggulan ini memungkinkan pegawai Anda untuk melakukan pengeluaran sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

Anda juga bisa memantau pengeluaran pegawai secara real-time melalui satu dasbor sehingga Anda bisa mengetahui tujuan pengeluaran tersebut dan pihak yang melakukannya.

Jika pegawai Anda tak memiliki kartu virtual, maka mereka bisa melakukan proses klaim reimbursement dengan mudah di platform Aspire. Mereka hanya perlu mengunggah bukti transaksi dan di waktu bersamaan Anda bisa meninjau, menyetujui, dan mencairkan reimbursement dari satu dasbor saja.

Seluruh data-data pengeluaran Anda juga dapat diintegrasikan ke software akuntansi populer seperti Xero dan Quickbooks, menghemat waktu kerja sehingga Anda bisa menutup buku lebih cepat.

Jika Anda tertarik mengetahui lebih jauh, maka Anda bisa berbicara dengan tim Sales kami atau mendaftar akun Aspire gratis sekarang!