Langkah-langkah Menekan Kerugian dari Gangguan Teknis Payment Gateway

Semua teknologi tidak ada yang sempurna. Ada kalanya, operasional sebuah terganggu dan menyebabkan aktivitas Anda menjadi terganggu.

Tak terkecuali dengan Payment Gateway, Terkadang, ada kalanya layanan Payment Gateway menghadapi masalah yang memperlambat atau menggagalkan proses pembayaran, atau kerap disebut downtime. Sebagai pelaku bisnis yang menerima pembayaran secara online, Anda tak boleh meremehkan perkara tersebut. Pasalnya, sekecil apapun masalah di Payment Gateway akan berdampak negatif bagi keuangan Anda.

Anda mungkin merasa panik ketika kendala tersebut terjadi. Bahkan, Anda mungkin tidak tahu bagaimana cara merespons situasi itu. Padahal, tindakan responsif Anda sangat dibutuhkan untuk mencegah kerugian finansial dari masalah-masalah tersebut.

Untungnya, di artikel ini Anda akan menemukan langkah-langkah mitigasi di kala Payment Gateway mengalami downtime dan mempersiapkan langkah antisipasi jika masalah serupa timbul di kemudian hari.

Apa Itu Downtime dalam Payment Gateway dan Mengapa Anda Perlu Menyikapinya?

Dalam layanan Payment Gateway, downtime adalah periode ketika proses pembayaran di satu atau lebih metode pembayaran tidak berjalan dengan lancar. Sebagai dampaknya, pemrosesan pembayaran dari pelanggan menjadi tertunda atau bahkan gagal.

Anda mungkin kerap mengaitkan istilah downtime dengan kendala di infrastruktur jaringan. Namun kenyataannya, terdapat banyak alasan mengapa downtime bisa terjadi. Berikut di antaranya.

1. Kendala teknis. Kendala ini mencakup kegagalan pada perangkat keras atau pada sistem perangkat lunak, seperti turunnya keandalan server, instabilitas jaringan, atau munculnya bugs.
2. Pemeliharaan jaringan. Terkadang, sistem pembayaran mengalami interupsi secara temporer karena tengah menjalani perawatan atau perbaikan (upgrade).
3. Ancaman keamanan. Sistem Payment Gateway terpaksa dimatikan sementara ketika terjadi serangan siber atau aktivitas mencurigakan. Hal ini dilakukan agar penyedia Payment Gateway bisa menelusuri akar permasalahannya dan memecahkannya dengan segera.
4. Volume transaksi tinggi. Biasanya, semakin tinggi volume transaksi di satu periode, maka semakin berat pula beban jaringan Payment Gateway dalam memprosesnya. Walhasil, pemrosesan pembayaran pun menjadi ngadat dan tidak bisa dilakukan dengan cepat. Kondisi ini biasanya terjadi pada musim-musim belanja, seperti jelang hari raya atau masa liburan sekolah.
5. Masalah pada layanan pihak ketiga. Penyedia layanan Payment Gateway juga kerap bergantung pada layanan pihak ketiga (third-party services) ketika beroperasi, misalnya penyelenggara jasa internet, jasa hosting, atau jaringan perbankan. Jika seluruh layanan itu mengalami gangguan, maka pemrosesan pembayaran via Payment Gateway juga terganggu.

Sebagai pelaku bisnis yang menggunakan layanan Payment Gateway, Anda tentu tidak boleh menyepelekan masalah downtime. Pasalnya, perkara ini membuat pelanggan Anda tidak bisa menyelesaikan pembayaran. Pada akhirnya, Anda pun gagal meraih pendapatan yang diinginkan.

Bahkan, dampak kerugian tersebut bisa semakin kronis jika kendala teknis tersebut dibiarkan terlalu lama. Anda bisa membayangkan berapa banyak potensi pendapatan yang hilang akibat masalah tersebut.

Kerugian yang ditimbulkan downtime tidak sampai di situ saja. Jika layanan Payment Gateway tak kunjung berjalan mulus, maka pelanggan Anda akan kehilangan kepercayaan terhadap bisnis Anda. Walhasil, mereka pun akan hijrah ke kompetitor Anda yang menggunakan jaringan pembayaran yang lebih stabil.

Langkah Mitigasi Kala Payment Gateway Mengalami Downtime

Masalah downtime sejatinya bukan terjadi karena kesalahan Anda sehingga Anda bisa meminta pertanggungjawaban ke penyedia Payment Gateway. Namun di saat bersamaan, Anda sebenarnya juga bisa melakukan berbagai langkah mitigasi untuk meminimalisasi kerugian finansial di masa-masa downtime.

Lantas, seperti apa langkah-langkah mitigasi tersebut?

1. Segera Hubungi Penyedia Payment Gateway

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan ketika downtime adalah menghubungi penyedia layanan Payment Gateway. Dalam hal ini, Anda bisa meminta kejelasan mengenai situasi yang tengah terjadi. Tanyakan beberapa hal penting seperti apa masalah yang terjadi, berapa lama masalah ini bisa diselesaikan, dan siapa pihak yang bisa dihubungi setiap saat di tengah kondisi genting tersebut.

Di samping itu, Anda juga bisa meminta instruksi mengenai hal-hal yang bisa dilakukan di masa downtime yang sekiranya bisa mempercepat penyelesaian kendala tersebut. Tak ketinggalan, Anda juga perlu aktif membuka laman resmi penyedia Payment Gateway atau berkomunikasi di kanal pelayanan pelanggan untuk mengetahui status terkini permasalahan tersebut.

2. Komunikasikan Masalah dengan Pelanggan

Anda tentunya tak ingin sistem Payment Gateway mengalami gangguan. Apalagi, musibah ini bisa datang kapan saja tanpa bisa diprediksi. 

Hanya saja, pelanggan Anda mungkin mengira bahwa insiden ini terjadi akibat kesalahan Anda. Persepsi tersebut tentu bisa merusak reputasi bisnis dan menggerus kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda.

Oleh karenanya, untuk menjaga kepercayaan pelanggan, Anda pun perlu mengomunikasikan masalah yang Anda hadapi ke pelanggan dengan jelas dan sesegera mungkin. Dalam proses komunikasi tersebut, Anda bisa meyakinkan mereka bahwa Anda pun tidak menginginkan peristiwa ini namun tetap berupaya keras untuk membereskannya.

Dalam hal ini, Anda bisa menulis pengumuman yang nantinya bisa dipublikasikan di blog, kanal media sosial, email, atau aplikasi Anda. Dalam pengumuman tersebut, Anda bisa menulis permintaan maaf, permasalahan yang terjadi, estimasi waktu penyelesaian masalah tersebut, dan langkah-langkah yang tengah Anda lakukan untuk mengurai kendala tersebut. 

Selain itu, Anda juga bisa membuka dialog dengan pelanggan melalui kanal pelayanan pelanggan yang Anda miliki. Tindakan proaktif ini diharapkan dapat membuat konsumen memaklumi masalah yang terjadi dan setia bertransaksi dengan bisnis Anda.

3. Tawarkan Metode Pembayaran Alternatif

Kemudian, Anda juga bisa menyediakan opsi pembayaran lain yang tidak terpengaruh oleh kendala teknis Payment Gateway kepada pelanggan. Tujuannya, tentu saja agar pelanggan tetap dapat bertransaksi sembari Anda menunggu penyelesaian masalah jaringan pembayaran.

Sebagai contoh, Anda bisa meminta pelanggan untuk melakukan pembayaran via transfer bank alih-alih menggunakan metode pembayaran lainnya kala downtime terjadi. Hal ini mengingat metode pembayaran transfer bank tidak terpengaruh dengan gangguan di layanan Payment Gateway yang Anda miliki.

Upaya ini tentunya memotivasi pelanggan untuk terus bertransaksi dengan Anda dan pada akhirnya bisa meminimalisasi kerugian finansial yang ditimbulkan kendala teknis Payment Gateway.

Bagaimana Mengantisipasi Masalah Downtime di Masa Depan?

Anda perlu memahami bahwa gangguan dalam operasional Payment Gateway tidak hanya terjadi sekali. Kendala serupa mungkin saja muncul kembali di masa depan. Bahkan, kehadiran kendala-kendala tersebut kadang tidak dapat Anda prediksi.

Oleh karenanya, meski sudah bisa memitigasi masalah downtime Payment Gateway, Anda ada baiknya juga memahami cara mempersiapkan kendala teknis Payment Gateway yang mungkin terjadi di masa depan.

1. Menganalisis Data Transaksi

Di dalam operasional sebuah bisnis, analisis berdasarkan data adalah kunci utama dalam memprediksikan sebuah kondisi di masa depan. Kegiatan ini rupanya juga berlaku di dalam operasional pembayaran yang difasilitasi Payment Gateway.

Dalam konteks ini, Anda bisa melihat data-data transaksi, misalnya tingkat transaksi gagal atau transaksi sukses, yang terjadi menjelang kondisi downtime di masa lampau. Biasanya, data-data tersebut membentuk sebuah pola yang memberi sinyal bahwa gangguan teknis yang lebih parah akan terjadi dalam waktu dekat.

Anda bisa menggunakan pola tersebut sebagai “alarm” dalam mendeteksi gangguan teknis Payment Gateway di masa depan. Namun, tugas Anda tak berhenti di situ saja. Anda juga perlu memantau data transaksi secara berkala demi mengantisipasi munculnya pola tersebut.

2. Gunakan Lebih dari Satu Layanan Payment Gateway

Selain itu, ada baiknya Anda juga menggunakan lebih dari satu layanan Payment Gateway di dalam operasional bisnis Anda. Dengan demikian, jika satu layanan Payment Gateway mengalami gangguan, maka Anda bisa mengalihkan seluruh proses pembayaran ke layanan Payment Gateway lain yang punya jaringan lebih stabil.

Hanya saja, penggunaan lebih dari satu layanan Payment Gateway tentu akan menambah beban operasional Anda. Kendati begitu, hal ini bisa menjadi langkah alternatif bagi Anda untuk meminimalisasi risiko kerugian finansial dari downtime Payment Gateway di masa depan.

3. Pantau Terus Pengumuman dari Penyedia Payment Gateway

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, masalah downtime atau jaringan pembayaran yang offline juga bisa terjadi akibat pemeliharaan jaringan. Oleh sebab itu, Anda juga perlu mengetahui jadwal pemeliharaan jaringan yang dilakukan oleh penyedia Payment Gateway.

Anda bisa mengetahui informasi ini di situs resmi, dashboard, atau notifikasi yang dikirimkan ke email Anda. Selain itu, Anda juga bisa meminta tim pelayanan pelanggan penyedia Payment Gateway untuk selalu mengirimkan jadwal pemeliharaan jaringan Payment Gateway.

Upaya ini bisa membantu Anda mempersiapkan langkah antisipasi dengan matang dan mengomunikasikan kendala yang bakal terjadi ke pelanggan lebih awal.

4. Gunakan Layanan Payment Gateway dengan Jaringan Andal

Tak harus menunggu terjadi, langkah antisipasi downtime sebenarnya bisa Anda lakukan di jauh-jauh hari. Salah satunya adalah memilih layanan Payment Gateway dengan jaringan yang andal dan stabil.

Memang, setiap pelaku usaha punya preferensi masing-masing dalam memilih satu layanan Payment Gateway. Sebagian bisa saja memprioritaskan jumlah metode pembayaran yang difasilitasi, sebagian lainnya mungkin mengutamakan biaya atau tarif yang murah.

Namun, memilih layanan Payment Gateway dengan jaringan andal juga tak kalah pentingnya demi mencegah kerugian finansial yang bisa terjadi nantinya. Selain itu, dengan memilih layanan Payment Gateway dengan jaringan stabil, Anda juga tak perlu lagi mengganti layanan Payment Gateway jika nantinya volume transaksi Anda bertumbuh di masa depan.

Dalam hal ini, Anda bisa mengajukan pertanyaan kepada penyedia Payment Gateway seperti seberapa sering layanan Payment Gateway mengalami gangguan dan bagaimana cara dan kecepatan tim pelayanan pelanggannya dalam menanggapi pertanyaan atau keluhan Anda.

Lebih lanjut, Anda bisa menyimak artikel mengenai cara memilih Payment Gateway untuk mengetahui faktor apa saja yang perlu diperhatikan dalam menyeleksi layanan Payment Gateway yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Kesimpulan

Anda tentu tidak ingin kendala teknis atau downtime mengganggu operasional bisnis. Apalagi, kendala-kendala tersebut kerap terjadi tanpa bisa diprediksi.

Kendati begitu, Anda masih bisa memitigasi permasalahan itu dengan cepat dan mempersiapkan langkah antisipasinya di masa depan. Upaya-upaya ini diharapkan dapat mengurangi risiko kerugian yang ditimbulkan oleh kendala-kendala tersebut. Namun, upaya penanggulangan dan antisipasi itu tentu bisa berhasil jika Anda pun mau bersikap proaktif.

Nikmati Layanan Payment Gateway dengan Jaringan Andal di Aspire

Jika Anda ingin menggunakan layanan Payment Gateway yang tidak hanya memiliki jaringan andal namun juga pelayanan yang memuaskan, maka Payment Gateway Aspire bisa menjadi solusi bagi Anda.

Payment Gateway Aspire menggunakan infrastruktur berstandar internasional dan memiliki sistem yang stabil, sehingga pelanggan Anda pun bisa melakukan transaksi dengan lancar. Di samping itu, tim pelayanan pelanggan Aspire juga selalu siap merespons seluruh pertanyaan Anda dan memberikan konsultasi teknis jika dibutuhkan melalui chat, email, dan telepon.

Di samping itu, Payment Gateway Aspire juga menyediakan sejumlah keunggulan lain yang didesain untuk meningkatkan konversi, mempercepat arus pendapatan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

1. Biaya transparan. Anda hanya akan dibebankan tarif per transaksi. Tidak ada biaya langganan dan biaya tersembunyi.
2. Pemasangan mudah. Pasang sistem pembayaran hanya dalam hitungan menit.
3. Metode pembayaran lengkap. Payment Gateway mampu memfasilitasi lebih dari 26 metode pembayaran nontunai seperti QRIS, E-wallet, kartu kredit, dan transfer bank.
4. Integrasi mudah. Payment Gateway Aspire menyediakan otomatisasi sistem pembayaran dengan integrasi melalui plugin dan API yang bisa dilakukan dengan praktis.

Jika Anda tertarik mengetahui lebih jauh, maka Anda bisa berbicara dengan tim Sales kami atau mendaftar akun Aspire gratis sekarang!