完整商务差旅政策指南（附免费下载模板）

什么是商务差旅政策呢？

商务差旅政策，亦称公司差旅政策，是一份正式文件，明确了规则、指南、差旅报销流程以及其他与商务差旅相关的各项事宜。商务差旅政策规定了员工如何预订行程、管理支出以及申请差旅报销。此外，政策还应详细说明管理人员审批商务差旅的流程。

一份完善的公司差旅政策应包含目的声明、适用范围、授权与报销流程，以及具体的差旅安排。其中应详细列明交通方式（包含机票）、每日餐补标准、住宿安排、杂费，以及旅途中可能产生的其他各项费用。

公司差旅事宜通常由财务经理或差旅经理负责处理。你也可以选择聘请专业的旅行社。无论你是选择内部管理还是外包，一份涵盖国内及国际差旅的全面差旅政策都能有效简化流程。

制定商务差旅政策的目的

制定差旅政策的目的是为了建立明确的公司差旅标准，所以企业必须认真对待差旅政策的制定。一份覆盖公司全体员工的商务差旅政策，能够为不同职级的员工预订差旅提供清晰的指引，为员工报销提供依据，并为差旅人员和审批人员提供便利。

制定差旅及费用 (T&E) 政策还有助于员工了解商务差旅的相关法规，规范费用报告流程，并向有关部门清晰地展示企业的差旅预算和支出情况。

有了完善的 T&E 政策，企业便能更好地进行预算管理，有效监控员工支出，并确保员工的出行安全。同时，这也能有效减少超支和欺诈行为。

差旅及费用政策的适用范围

一份完善全面的 T&E 政策应涵盖公司所有正式员工，包括高层管理人员，以及可能需要出差的实习生。同时，政策也应涵盖合同工、季节性员工、兼职员工以及其他可能需要出差的人员。

政策范围应包括：

• 交通费用（包括机票、地铁等）
• 私人交通
• 餐饮
• 地面交通或当地交通
• 住宿
• 杂费（如Wi-Fi、停车费等）
• 其他费用（如新冠疫苗、加强针等）
• 保险费
• 求助热线
• 例外情况

对于违反公司差旅政策的行为，应严惩以待，无论员工职级。

为何需要商务差旅政策？

如果贵公司经常有员工需要出差，那么制定一套完善的 T&E 政策非常重要。政策不仅能为企业带来诸多益处，也能有效保障员工的权益。

公司差旅政策能保障员工安全

所有雇主都应尽到对员工的关怀义务。员工因公出差时，雇主必须保证他们的安全。制定明确的差旅政策和指南，能够有效保障员工的出行安全。例如，你可以要求员工选择具有最高安全标准的航空公司，或者允许员工在深夜选择乘坐私人交通工具，让员工感受到企业的关怀与呵护。

节约成本

控制差旅成本是制定商务 T&E 政策的一个主要原因。研究表明，到 2028 年，全球商务差旅支出可能达到 2 万亿美元，相较于 2024 年 的 1.48 万亿美元，增幅显著。如果没有明确的支出规定，企业的差旅成本可能会大幅攀升。缺乏规定的情况下，员工可能会倾向于选择最昂贵的方式。你肯定不希望员工入住总统套房，点昂贵的鱼子酱，并由公司报销。因此，你应当考虑实施公司差旅政策，规定员工的餐饮、住宿、当地交通、客户招待等各项支出的每日限额。

简化差旅管理

明确规定在工作相关的差旅中，员工可以做哪些行为，禁止做哪些行为，能够让员工和公司的差旅管理流程更加顺畅。缺乏清晰的差旅政策，员工就需要确认差旅的每一个细节，比如可以乘坐什么舱位的航班、机场停车费是否可以报销、网约车费用是否可以退款等。而明确的差旅政策不仅能方便员工，也能节省大量重复答疑的时间。

减少欺诈行为

在全公司推行详细的差旅政策，可以有效降低员工虚报费用的可能性。由于对各项差旅支出（如餐饮或住宿）设定了上限，员工就必须遵守预算，或自行承担超出预算的部分。让员工承担起责任，可以有效避免员工有意或无意的超支。

提升公平性和透明度

企业通过精心设计并充分宣传 T&E 政策，能够营造公平的企业环境，因为管理人员没有办法偏袒员工，所有员工都必须遵循政策确定的预算标准。让员工感受到公平的待遇，将有助于营造积极的企业文化。

优化报销流程

商务差旅政策应明确差旅预算，并要求员工提交收据和发票作为报销凭证。相关部门将会对凭证进行核对和处理。采用专业的 T&E 平台处理差旅报销事宜，能够简化报销流程，提升效率。

哪些企业应考虑制定商务差旅政策？

无论你经营的是总部位于香港的大型企业，还是初创公司，如果存在以下情况，都应考虑制定公司差旅政策：

• 企业在多地设有工厂。管理人员和员工可能需要因培训或学习目的前往不同地点。
• 企业业务正在各地快速扩张，这可能需要高级管理人员或其他员工前往其他地点开展业务，而制定差旅政策将有助于监控差旅情况并进行预算管理。
• 若客户遍布全国乃至全球，企业则必须制定差旅政策。员工需要频繁出差与客户联络。制定差旅政策将确保所有员工都能获得公平的差旅待遇。
• 企业将部分业务外包给海外供应商，可能需要不时派遣员工前往供应商处进行质量检查和监督。制定差旅政策将使公司差旅更加轻松便捷。
• 派遣员工到其他地方参加培训、会议和研讨会。制定差旅政策可降低批量预订的管理和预算制定的难度。

商务差旅政策应包含哪些内容？

制定商务差旅政策时，你需要考虑诸多方面。你的 T&E 政策应充分反映企业的独特需求，包括公司和员工的需求。以下是一些需要涵盖的基本要素：

总体准则

确立商务差旅 T&E 政策的基本标准。将政策分为国内差旅和国际差旅两部分，因为不同目的地的预算会有所不同。明确规定不同层级人员在政策执行中的职责。差旅经理是否负责所有审批，还是由各团队经理负责授权？同时，明确预订时间线。鼓励员工尽早预订，以享受更优惠的价格。除了预算方面的考虑，你还应关注商务差旅的安全问题，这能让员工在出差时感到安心。

交通

你需要仔细考虑员工的商务出行方式。对于短途国内出行，火车或公路交通是不错的选择。如果员工选择自驾，需要明确公司是仅承担燃油费，还是同时承担司机费用。国际差旅则可能需要经过航空预算审批。你应明确机票费用的预算范围，或明确是否允许员工选择商务舱或经济舱。对于目的地的本地交通，也应明确员工是否可以乘坐出租车，还是应尽量选择公共交通工具。甚至是前往机场或火车站，也应明确可选择的交通方式，避免日后产生争议。总而言之，应鼓励员工尽可能减少差旅开支。

住宿

若员工因公出差需要过夜，公司则需提供住宿。务必在 T&E 政策中清晰说明可提供的住宿标准。如果预算充足，可考虑为员工安排星级酒店。对于初创企业，将住宿成本控制在预算内更为明智。如果企业自有招待所，也可安排员工入住。应根据企业的实际情况在差旅政策中明确住宿的安排，并及时告知员工。

差旅保险

为提升商务差旅的安全性，企业可为出差员工购买保险。如果已与特定保险公司达成合作，应在 T&E 政策中明确说明，以便员工选择指定供应商的服务。若有任何差旅风险不在保险范围内，也应在政策中予以说明。

餐饮

对于团队出行，公司可通过餐饮服务商或固定菜单为所有员工安排用餐。对于独自出行的员工，则可考虑制定每日或每餐的餐费预算。采用每日餐补的方式更加经济合理。此外，还应明确员工可为哪些人员支付餐费。例如，员工在商务会议中可为客户支付餐费，但未经管理人员批准的私人聚餐则不应纳入公司报销范围。务必对此进行明确规定，避免混淆。

差旅标准与职级

你可以为所有员工制定统一的差旅标准，也可以为高管人员提供更高级别的服务。例如，允许高级管理人员乘坐商务舱，并入住星级酒店。这虽然可能增加额外开支，但也是激励员工的一种方式。公司如果要为不同职级的员工提供差异化的差旅安排，应在差旅政策中明确说明，以便预算部门合理分配资源。

报销

公司无法预付所有费用。员工在出差期间可能会产生一些额外开支，如临时会见客户、参加会议产生的额外费用等。因此，需要明确哪些费用可以报销，哪些费用不予报销。公司可以为经常出差的员工发放公司信用卡，以简化报销流程。即使发放了信用卡，也需要明确告知员工哪些费用可以通过信用卡报销。Aspire 提供灵活的企业卡服务。你可以为团队成员发放无限量的企业卡，有效降低外汇费用。企业卡还可与会计软件无缝对接，方便追踪费用支出。Aspire 还提供专业的报销软件，为员工、财务团队和整个公司带来便捷高效的体验。

不可报销的费用

在差旅政策中应明确列出不可报销的费用项目。例如，若未明确说明娱乐费用不属于商务差旅预算，员工可能会误认为可以报销此类费用，从而导致后续争议。因此，应明确说明酒店内的水疗、游泳池、健身房、迷你吧、客房服务等费用不予报销。请务必在 T&E 政策中详细说明。

非员工差旅准则

对于时间较长的商务差旅，公司可允许员工携带配偶或子女同行，但企业可能要求其与员工入住同一房间。如果允许员工携带家属同行，需要明确允许携带哪些家属，以及公司是否承担其旅行费用或额外开支。

其他费用

如果员工需要参加会议并支付注册费，T&E 政策应明确说明公司是否承担该费用。应在差旅政策中明确规定其他杂费的标准，比如机场停车费、超重行李费、长期住宿期间的洗衣费和赠送给客户的礼品等。若有遗漏任何费用项目，都可能会造成疑问，并增加差旅预算。

特殊情况与例外

务必在差旅政策中划出单独部分，专门用于阐述特殊情况的处理方式，如错过航班、火车或巴士，重复预订，遗失车票，公共交通工具临时涨价等。应尽可能考虑到各种可能性，并为员工制定备用方案。明确的指导方针能够消除歧义，并避免员工虚报费用。

经审批的代理商与合作伙伴名单

商务差旅政策应包含一份经过预先批准的代理商、供应商和合作伙伴名单，涵盖差旅出行的方方面面。例如，公司可能与一些酒店达成合作协议，可以享受企业折扣，你应在差旅政策中明确说明此项内容，并提供酒店的联系方式、客服电话、优惠券代码等信息。

报销流程

公司需要针对无法预付的费用制定完善的报销流程，包括报销时限、提交收据和凭证的方式、报销软件的选择、报销审批人、报销所需时间等。

问题上报和紧急情况

T&E 政策还应说明遇到紧急情况的处理流程，提供公司求助热线以及当地联系人，以便员工在紧急情况下寻求帮助。同时，还应提供遇到其他问题时的单独上报渠道。企业应确保员工在遇到突发状况时能够及时获得支持，避免感到无助和困惑。

制定商务差旅政策的注意事项

制定商务差旅政策涉及诸多细节。以下是制定商务差旅政策的关键步骤：

明确目标

在为员工制定差旅政策之前，首先要明确政策的目标。政策的制定应充分考虑员工安全、成本控制和流程简化。如果希望员工拥有自助服务选项，则必须据此设计 T&E 政策。

考虑员工需求

商务差旅政策不应仅从公司的角度出发，还应充分考虑员工的需求。例如，员工是否对住宿安排感到满意？餐费预算是否足够？前往的目的地乘坐公共交通工具是否安全？你可以聘请专业的差旅经理来协助决策。

制定清晰的准则

含糊不清的 T&E 政策就跟没有政策一样糟糕。务必明确规定商务差旅期间的可接受行为，详细说明从交通费用到客户招待和礼品赠送政策的每个细节，避免产生疑问。

形成书面文件并广泛宣传

详细记录公司的差旅政策，并确保每位员工都知晓其存在。这将确保他们严格遵守相关的政策规定。如果认为某位员工可能需要出差，请务必将差旅政策发送给他们。同时，应在员工或人力资源门户网站上提供查阅入口，方便员工随时参考。

差旅和费用政策的最佳实践

遵循以下差旅和费用政策的最佳实践，确保差旅政策易于理解和执行：

保持简洁

商务差旅政策应内容全面，但同时也要易于理解。避免在政策中使用专业术语和法律术语。如果政策中包含大量难以理解的术语，建议添加索引，方便员工查阅和遵守。过于复杂的政策可能会让员工难以理解，从而忽略相关规定。

明确规则

在制定差旅政策时，务必清晰明确地阐述各项准则。模糊不清的规定可能会让员工有机可乘，即使并非故意。考虑到差旅方方面面的综合性差旅政策更有可能得到有效执行。强调员工遵守商务差旅政策的重要性，并明确违反规定的后果。为了方便员工理解，可以创建包含常见问题解答的详细章节，从而使差旅政策更加完善。

确保政策易于查阅

为了顺利推动公司差旅政策执行，公司需要将其传达给每一位员工。不要将差旅政策藏在员工手册或人力资源规章制度等其他文件中，而应制定单独文件，并融入到差旅预订的流程中，确保员工不会错过。同时，应在员工门户网站上提供便捷的访问入口，方便员工查阅政策。

关注员工需求

不要将差旅政策仅仅等同于控制预算，而应在制定政策时充分考虑员工的安全、需求和偏好,找到能满足各种需求的解决方案并非不可能。例如，允许员工在超过 12 小时的商务差旅中乘坐商务舱，提高员工的舒适度，并提升工作效率。

制定关怀计划

差旅政策应始终包含关怀计划。如果员工在差旅中生病或发生意外，公司应提供便捷的医疗保障服务。公司提供的医疗保险可能无法覆盖特定目的地的医疗费用。因此，需要评估医疗保险的覆盖范围，并考虑如何针对差旅进行补充。同时，还应购买差旅保险，确保员工能有安全和舒适的差旅体验。

灵活变通

无论是初创企业、小型企业还是中型企业，都应在商务差旅政策中保留一定的灵活性。在遵循总体规则的前提下，给予员工一定的自主权，让他们能够自行决定差旅计划，能让他们更加自在。例如，允许员工自行安排差旅，提供一系列不同的住宿、保险提供商和交通方式供员工选择，都是提高差旅政策灵活性的有效途径。

收集反馈意见

员工的反馈意见和建议能有效推动商务差旅政策的完善。坚持定期收集员工对商务差旅的优点和缺点的反馈。你可以每月、每季度或每半年收集员工的反馈，具体取决于员工出差的频率。如果发现员工反复反映类似问题，可以考虑修改差旅政策的相应部分。

定期审查 T&E 政策

为了与时俱进，应定期审查和修改差旅政策。关注商务差旅中出现的新问题，并及时调整，提高政策的有效性。

你可以使用 Aspire 的费用管理工具来跟踪差旅费用和员工报销情况。支出管理功能可以让你在一个地方实时跟踪公司的所有商务差旅费用。一键式报销流程可以让你轻松地申请报销、设置支出限制和集中存储所有收据等。将商务差旅费用支出与其他报销费用分离，可以使差旅费用管理更加便捷和高效。

想要实施公司差旅费用政策，但仍然不确定从哪里开始？下载我们的免费差旅政策模板，开始创建强大的商务差旅系统！

福利：差旅费用报告最佳实践

差旅费用报告与制定全面的商务差旅政策同样重要。遵循差旅和费用报告最佳实践，可以帮助你有效控制差旅支出。差旅费用报告具有诸多优点，比如你可以了解到差旅费用预算的分配情况，识别支出模式，了解资金的主要流向，并根据分析结果生成报告，供高级管理人员参考，从而更好地管理预算。

以下内容介绍了一些差旅费用报告的最佳实践：

1. 建立一个能按公司和部门报告总支出的机制。
2. 使用国际货币和公司当地货币报告国际差旅的费用。
3. 发放企业信用卡，实时更新支出情况，从而更好地追踪费用。
4. 使用费用管理软件，简化追踪流程。
5. 确保使用的费用管理软件能够自动对费用进行分类，并与会计软件同步，从而加快账簿结算速度。

结论

为了扩大业务并抓住新的机遇，你可能需要派遣员工出差。因此，制定一项完善的商务差旅政策至关重要。商务差旅政策能确保公司拥有清晰的差旅准则，充分发挥商务差旅的效果和价值，也能让员工轻松处理差旅事宜。同时，差旅政策也是确保员工安全和有效控制成本的有效途径。

如果你不确定如何创建公司差旅政策，可以使用现有的商务差旅费用政策模板，并根据你的具体需求进行定制。在制定商务差旅政策之前，请务必牢记差旅和费用政策的最佳实践。Aspire 的支出管理工具可以帮助你跟踪差旅和费用的预算，密切关注差旅和费用政策的执行情况。