Payment terms atau term of payment adalah salah satu komponen yang sangat penting bagi kelancaran transaksi bisnis dan hubungan antara pihak-pihak yang terlibat. Memahami dan menyepakati payment terms yang tepat sangat krusial untuk menjaga hubungan bisnis yang sehat dan menghindari perselisihan di kemudian hari.
Artikel ini akan mengulas lebih dalam mengenai apa itu payment terms dan manfaatnya untuk bisnis. Anda juga dapat memahami apa saja elemen penting dan jenis-jenis payment terms pada pembahasan berikut ini.
Apa Itu Payment Terms?
Payment terms adalah ketentuan atau persyaratan dalam sebuah transaksi jual beli mengenai cara, waktu, dan syarat pembayaran yang harus dipenuhi oleh pembeli kepada penjual. Ketentuan ini biasanya tercantum dalam kontrak atau kesepakatan antara kedua belah pihak untuk memastikan kejelasan dalam pembayaran.
Payment terms membantu menghindari masalah pembayaran antara penjual dan pembeli serta memastikan arus kas yang lancar bagi kedua belah pihak. Syarat pembayaran dapat menjadi alat agar transaksi bisnis berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kesepakatan.
Manfaat Payment Terms untuk Bisnis
Adanya payment terms memberikan sejumlah manfaat penting bagi bisnis, terutama untuk pihak penjual. Berikut beberapa manfaat payment terms yang perlu Anda ketahui.
1. Mengatur Arus Kas Bisnis
Arus kas yang lancar sangat penting untuk kelangsungan operasional bisnis Anda. Jika Anda berada di sisi penjual, Payment terms membantu Anda dalam merencanakan kapan dan berapa banyak uang yang akan Anda terima dalam periode tertentu. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengelola pendapatan dan pengeluaran bisnis dengan lebih efisien serta meminimalisasi risiko keterlambatan pembayaran dari pelanggan.
Selain itu, jika Anda berada di sisi pembeli, payment terms memungkinkan Anda untuk menyelesaikan pembayaran dan menghindari risiko keterlambatan. Terlebih jika Anda bisa mendapatkan diskon atas pembayaran lebih awal, yang tentunya membantu mengurangi pengeluaran bisnis.
2. Membangun Hubungan Baik dengan Konsumen
Manfaat payment terms yang selanjutnya adalah membangun hubungan yang baik dengan konsumen atau pelanggan. Adanya payment terms yang jelas membuat konsumen merasa lebih aman untuk bertransaksi dengan bisnis Anda. Hal ini juga akan menumbuhkan kepercayaan konsumen terhadap bisnis Anda.
Selain itu, fleksibilitas dalam payment terms juga dapat mendorong terciptanya loyalitas konsumen. Anda bisa menerapkan syarat pembayaran yang fleksibel seperti pembayaran bertahap dan jangka pembayaran yang lebih panjang. Hal ini dapat membuat konsumen senang bertransaksi dengan bisnis Anda dan menjadi pelanggan yang loyal.
3. Meningkatkan Efisiensi Pembayaran
Payment terms membantu menciptakan sistem yang terstruktur untuk proses pembayaran, baik bagi pembeli maupun penjual. Dengan adanya aturan pembayaran yang jelas, kedua belah pihak dapat menghindari konflik dan memproses pembayaran dengan lebih efisien.
Selain itu, payment terms yang jelas juga membantu proses pencatatan transaksi dan pengelolaan tagihan menjadi lebih mudah dan efisien. Anda dapat memanfaatkan sistem yang lebih otomatis untuk memantau pembayaran dari pelanggan dan mengirimkan pengingat otomatis jika terjadi keterlambatan.
Elemen Penting dalam Payment Terms
Pembuatan payment terms dapat berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan dan kebutuhan masing-masing pihak. Namun umumnya, payment terms memiliki beberapa elemen penting sebagai berikut.
1. Tanggal Jatuh Tempo
Tanggal jatuh tempo (due date) adalah tanggal terakhir sebagai batas waktu yang ditentukan dalam syarat pembayaran. Pada tanggal tersebut, pembeli harus melakukan pembayaran penuh atau sesuai dengan kesepakatan yang ada.
Adanya tanggal jatuh tempo sangat penting untuk memberikan batas waktu yang jelas kepada pembeli mengenai kapan mereka harus melakukan pembayaran. Komponen ini membantu penjual mengelola arus kas dan memastikan bahwa mereka menerima pembayaran tepat waktu.
2. Net Payment Term
Net payment term adalah syarat pembayaran di mana pembeli harus melunasi pembayaran penuh dalam jangka waktu tertentu setelah menerima tagihan. Komponen payment terms ini membantu pembeli mengetahui kapan harus melakukan pembayaran penuh dan memberikan waktu untuk mengelola dana mereka.
Net payment term ini adalah salah satu payment terms yang paling umum, di mana angka "Net" diikuti oleh jumlah hari sebagai waktu pembayaran. Misalnya "Net 30" berarti pembeli harus melakukan pembayaran penuh dalam waktu 30 hari setelah menerima invoice atau faktur.
3. Metode Pembayaran
Metode pembayaran (payment method) adalah instrumen yang pembeli gunakan untuk melakukan pembayaran kepada penjual. Beberapa contoh metode pembayaran yang umum penggunaannya adalah transfer bank, kartu kredit dan debit, serta dompet digital (e-wallet).
Menentukan metode pembayaran sangat penting agar kedua belah pihak memiliki kejelasan mengenai cara pembayaran yang tepat. Metode pembayaran yang fleksibel dan sesuai dengan preferensi pelanggan dapat mempercepat proses pembayaran serta meningkatkan kenyamanan transaksi.
4. Diskon Pembayaran
Diskon pembayaran (early payment discount) adalah potongan harga yang diberikan kepada pembeli jika mereka melakukan pembayaran lebih awal dari tanggal jatuh tempo. Memberikan diskon pembayaran dapat mendorong pembeli untuk melakukan pembayaran lebih cepat. Tujuannya untuk mempercepat arus kas dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
Jenis-jenis Payment Terms
Terdapat berbagai jenis payment terms yang mengatur kapan dan bagaimana pembayaran dilakukan. Anda dapat menggunakan payment terms yang tepat berdasarkan kebutuhan, tipe bisnis, dan risiko yang mungkin terjadi.
Untuk lebih jelasnya, berikut jenis-jenis payment terms yang perlu Anda ketahui.
1. Cash on Delivery (COD)
Cash on Delivery adalah jenis payment term di mana pembeli membayar sejumlah uang secara langsung saat menerima produk. Dalam metode ini, pembeli melakukan pembayaran pada saat pengiriman produk, bukan sebelum atau setelahnya. Salah satu transaksi yang sering menggunakan metode COD adalah belanja online.
Metode COD memberikan rasa aman baik bagi penjual maupun pembeli. Penjual bisa mendapatkan pembayaran langsung begitu menyerahkan produk kepada pembeli. Sementara itu, pembeli lebih merasa nyaman karena hanya perlu membayar setelah menerima produk yang mereka pesan.
2. Cash Before Delivery (CBD)
Cash Before Delivery adalah jenis payment term di mana pembeli harus melakukan pembayaran penuh terlebih dahulu sebelum produk dikirimkan. Metode ini memberi kepastian penuh kepada penjual karena telah menerima pembayaran sebelum melakukan pengiriman.
Metode CBD, atau dikenal juga sebagai advance payment, umumnya digunakan pada transaksi bernilai kecil dengan pelanggan yang belum dikenal atau baru pertama kali bertransaksi. Tujuannya untuk menghindari risiko keterlambatan pembayaran atau bahkan pembayaran tidak dilunasi oleh pembeli.
3. Cash in Advance (CIA)
Cash in Advance adalah syarat pembayaran di mana pembeli harus membayar sejumlah uang terlebih dahulu di muka. Penerapan metode ini biasanya untuk pembayaran atas transaksi yang besar sebelum penjual memproses pesanan pembeli.
Metode CIA memberikan perlindungan bagi penjual dengan nilai transaksi besar dan memiliki risiko tinggi. Contoh penerapan syarat pembayaran CIA adalah perusahaan ekspor impor yang bertransaksi internasional dalam jumlah besar dan pembeli memiliki riwayat kredit yang tidak jelas.
4. Net d Days
Net d Days adalah syarat pembayaran yang mengharuskan pembeli untuk membayar jumlah penuh dalam jangka waktu tertentu setelah menerima tagihan. Angka “d” menunjukkan jumlah hari yang diberikan untuk melakukan pembayaran. Misalnya net 30 days, net 60 days, dan net 90 days.
Metode ini memberikan waktu bagi pembeli untuk mengatur keuangan mereka sebelum melakukan pembayaran penuh. Umumnya, pembayaran dilakukan dalam 30, 60, atau 90 hari setelah pembeli menerima tagihan. Lamanya waktu pada syarat pembayaran tersebut tergantung pada kesepakatan antara penjual dan pembeli.
5. Net End of Month (EOM)
Net End of Month adalah jenis payment term yang mengharuskan pembeli untuk membayar dalam jangka waktu tertentu yang dihitung berdasarkan akhir bulan. Jadi pembeli harus membayar tagihan pada akhir bulan tersebut, bukan menghitungnya dari tanggal penerimaan tagihan.
Misalnya jika pembeli menerima tagihan pada tanggal 3 Desember 2024 dengan payment term Net 30 EOM, maka pembeli harus membayar pada tanggal 31 Desember 2024.
Kelola Payment Terms Lebih Efisien dengan Aspire
Adanya payment terms yang jelas antara penjual dan pembeli akan memberikan kemudahan dalam pengelolaan keuangan kedua belah pihak. Namun, kebijakan payment terms tidak akan berjalan efisien jika segala prosesnya dikerjakan secara manual, seperti mengingatkan pembeli untuk melunasi kewajibannya terus menerus.
Jika Anda ingin mengelola payment terms dengan lebih efisien, maka Anda bisa memanfaatkan Rekening Bisnis Aspire.
Rekening Bisnis Aspire dilengkapi dengan fitur Manajemen Piutang yang membantu Anda untuk membuat, mengirimkan, dan mengelola faktur penjualan hanya dalam beberapa klik saja. Anda juga bisa memantau piutang yang sudah dan belum dibayar hanya melalui satu dashboard saja.
Tak ketinggalan, Anda juga bisa mengirimkan pengingat otomatis kepada mitra bisnis Anda untuk segera melunasi kewajibannya menjelang tenggat pembayaran. Kelebihan ini bisa mencegah Anda dari keterlambatan pembayaran dan menjaga arus kas.
Di samping itu, untuk penerimaan pembayaran yang lebih efektif dari pelanggan, Anda dapat memanfaatkan Payment Gateway Aspire.
Aspire memiliki beragam fitur unggulan yang dapat membantu pengelolaan keuangan bisnis Anda menjadi lebih optimal. Ingin tahu lebih banyak? Hubungi tim kami sekarang!
